*Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Hội đồng thành viên: Quản lý điều hành trên tầm vĩ mơ, quyết định
mọi vấn đề liên qn đến mục đích quyền lợi của cơng ty.
- Ban giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý
kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà nước và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Phịng tổ chức hành chính: Tham mưu và chịu trách nhiệm trước
giám đốc về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương và các chế độ đảm bảo vệ sinh an tồn lao động và nội quy của cơng ty, tham mưu cho Giám đốc việc tuyển dụng, đào tạo lao động, quản lý và giải quyết các thủ tục cơng văn giấy tờ hành chính trong Cơng ty. Thực hiện cơng tác thi đua khen thưởng trong Cơng ty.
- Phịng kế hoạch - kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc trong việc
xây dựng kế hoạch, đơn đốc,kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty...
- Phịng kế tốn: Tổ chức hạch tốn kế tốn tồn bộ q trình hoạt động
kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ thu chi, quản lý và đảm bảo vốn, ngồi ra cịn tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4.Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty
*Cơ cấu bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trước hết phải xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa phịng kế tốn với các phịng ban có liên quan khác trong cơng ty.
Tổ chức hạch tốn phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu , phân công trách nhiệm hợp lý , khoa học. Áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp, nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh.
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn bán hàng Kế tốn thanh tốn và cơng nợ Kế toán kho Thủ quỹ Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý Cơng ty tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung. Theo mơ hình này tồn bộ cơng tác kế tốn đều được thực hiện tại phịng kế tốn của cơng ty.
Sơ đồ 2.2:Bộ máy kế tốn của cơng ty
* Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên.
- Kế toán trưởng :
+ Là người bao quát tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty, quyết định mọi việc trong phịng kế tốn, tham mưu giúp việc cho Giám đốc và là người chịu trách nhiệm của công ty.
+ Ngồi ra Kế tốn trưởng kiêm ln nhiệm vụ của bộ phận kế tốn tổng hợp thực hiện lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán bán hàng: Phụ trách việc quyết tốn bán hàng của Cơng ty.
Đồng thời phụ trách việc xuất kho, cùng với kế toán kho kiểm tra số lượng hàng đã tiêu thụ.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ: Theo dõi tình hình thanh tốn với các
trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số dư của tài khoản tiền gửi của đơn vị vào cuối tháng với số dư của ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ cơng nhân viên.
- Kế tốn kho: Chịu trách nhiệm theo dõi kho khi nhập kho, xuất kho
phải có phiếu nhập kho và xuất kho. Đối chiếu số lượng hàng hoá vật tư tồn kho cùng với kế toán bán hàng .
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt cho Công ty, Quản lý và
cân đối quỹ tiền mặt của Công ty.
*Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
-Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
-Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chứng từ
-Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các nghiệp
vụ kế tốn được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
-Kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh
giá theo nguyên tắc giá gốc.
-Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình qn gia quyền
-Hạch tốn thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
-Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo phương pháp đường thẳng.
*Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn
Để phù hợp với tình hình kinh doanh thương mại của cơng ty, Cơng ty
TNHH An Phú dùng hình thức Nhật ký chứng từ và trình tự hạch tốn theo sơ
Sơ đồ 2.3:Trình tự hạch tốn theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các Nhật ký- chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc
mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại
trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào
các bảng kê và nhật ký- chứng từ có liên quan.
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê Sổ, thẻ kế
toán chi tiết Nhật ký chứng từ…
Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ cái
Đối với các Nhật ký- Chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi
tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng
chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ.
- Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết,
bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-
Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì
được ghi trực tiếp vào các sổ thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc
thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng
tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái
Số liệu cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng
từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dung để lập báo cáo tài chính.
*Sổ sách sử dụng chủ yếu:
-Sổ kế toán tổng hợp: các nhật ký chứng từ (nhật ký chứng từ số 1, nhật ký
chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 8, nhật ký chứng từ số 10), các bảng kê (bảng kê số 1, bảng kê số 2, bảng kế số 11) và các số cái liên quan.
-Sổ kế toán chi tiết: các sổ tài khoản có liên quan đến q trình bán hàng và
*Giới thiệu phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng
Hiện nay Công ty TNHH An Phú đang sử dụng phần mềm kế toán
ACsoft
- Một số đặc điểm của phần mềm:
Mơ hình hố chức năng, quy trình làm việc bằng sơ đồ trên màn hình Giao diện trực quan bằng tiếng Việt, dễ nhập liệu
Quản lý tiền tệ theo nhiều đơn vị tiền tệ
Quản lý chi tiết vật tư hàng hố theo: mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, người mua, vv…
Quản lý tài sản cố định chi tiết theo: mã tài sản, tên tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, hao mòn luỹ kế, nguồn hình thành tài sản, vv…
Quản lý cơng nợ phải thu - phải trả chi tiết từng khách hàng theo từng hoá đơn
Quản lý chi phí và tính giá thành đến từng đơn hàng, sản phẩm, cơng trình Xác định hiệu quả kinh doanh đến từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh, nhóm hàng, mặt hàng, cơng trình, nhân viên, thị trường
Tất cả các báo cáo đều có thể lọc số liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau. An tồn dữ liệu với tính bảo mật cao, phân quyền chi tiết cho từng kế tốn, dễ dàng tích hợp với những chức năng mới phù hợp từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp.
2.2. TỔNG QUAN VỀ HỀ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆTNAM NAM
Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang trong thời kỳ hội nhập và phát triển. Điều này mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đem đến những thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp Việt Nam để canh tranh và tồn tại với các doanh nghiệp trong nước khác cũng như các doanh nghiệp nước ngoài. Như vậy để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp ln phải nâng cao trình độ quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh làm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể. Để làm được điều này, kế tốn là một phần khơng thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam được thiết kế, xây dựng theo mơ hình kế tốn động, thực hiện theo loại hình vĩ mơ với cơ sở kê tốn dồn tích và giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục.
Với loại hình kế tốn vĩ mơ, nhà nước với chức năng của mình, sử dụng kế tốn như một cơng cụ sắc bén để quản lý toàn bộ nền kinh tế. Nhà nước xây dựng, thiết kế và công bố ban hành hệ thống khuôn khổ pháp lý áp dụng thống nhất bắt buộc trong toàn bộ nền kinh tế cho tất cả các loại hình doanh nghiệp Việt Nam bao gồm:
- Luật kế toán
- Hệ thống chuẩn mực kế toán: Việt Nam đã ban hành 26 chuẩn mực kế toán. - Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp với quyết định 15/2006, quyết định 48 và mới nhất là thông tư 200 bao gồm 4 nội dung:
(1) Hệ thống chứng từ kế toán (2) Hệ thống tài khoản kế toán (3) Hệ thống sổ kế tốn
Các doanh nghiệp tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn bị phải tuân thủ những quy định trong khuôn khổ pháp lý nêu trên về kế toán, vận dụng một cách phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp theo đúng quy định cho phép.
2.3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ
2.3.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại đơn vị
*Các phương thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp dưới hai hình thức: Bán bn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của công ty là các cửa hàng, đại lý, công ty kinh doanh vật liệu xây dựng,cơng ty xây dựng mua với số lượng lớn hàng hóa, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là bán buôn.
+ Bán bn qua kho: Hàng hố nhập kho rồi mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hố có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (thanh tốn ngay hoặc nhận nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng.
+ Bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn: Hình thức này, hàng hố khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Thời điểm xác nhận doanh thu là khi khách hàng nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán.
*Phương thức thanh toán:
- Thah toán bằng tiền mặt: Chủ yếu là các khách hàng không thường xuyên, mua với khối lượng hàng khơng lớn.
- Thanh tốn qua ngân hàng: Khách hàng chủ yếu là các đơn vị có mối quan hệ thường xun, lâu dài với Cơng ty và mua với khối lượng lớn.
hạn nợ được thỏa thuận giữa bên mua và bên bán trong hợp đồng kinh tế đã ký). Hình thức này áp dụng cho khách hàng có uy tín và quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty.
2.3.2.Kế tốn doanh thu bán hàng
* Chứng từ, thủ tục xử lý chứng từ:
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, Công ty đang sử dụng các loại chứng từ như: Hợp đồng bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Ủy nhiệm chi, giấy báo có của ngân hàng,…
- Về hợp đồng bán hàng: hợp đồng bán hàng được lập thành 02 bản có
giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
- Về Hóa đơn GTGT: mẫu hóa đơn Cơng ty sử dụng được lập theo mẫu
số 01- GTGT - 3LL của Bộ Tài Chính. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: + Liên 1: lưu tại cuống
+ Liên 2: giao cho khách hàng để làm căn cứ thanh toán + Liên 3:chuyển cho phịng kế tốn làm chứng từ ghi sổ
-Về phiếu thu: phiếu thu được lập gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại Phịng kế tốn
+ Liên 2: khách hàng giữ để làm cơ sở thanh toán + Liên 3: thủ quỹ ghi sổ quỹ
Cuối ngày nhân viên bán hàng tổng hợp hóa đơn và các chứng từ liên quan, chuyển về phịng kế tốn. Nhân viên kế tốn kiểm tra, sốt xét hóa đơn và nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
*TK kế toán sử dụng chủ yếu:
TK 511, TK 3331, TK 1311, TK 1111, TK 1112
*Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ chi tiết TK511, TK3331 + Sổ cái TK511
+ Sổ tổng hợp TK511 + Nhật ký chứng từ số 8.
*Quy trình kế tốn
- Khi bán hàng cho khách, kế tốn bán căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Bảng kê bán hàng lập Hoá đơn GTGT
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT sau khi đã đối chiếu hợp đồng kinh tế và các chứng từ thanh toán (phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng…) thì kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Ở tại doanh nghiệp để tránh việc hạch tốn trùng lặp thì doanh nghiệp quy định tất cả các trường hợp bán hàng dù thu tiền ngay hay chưa thu tiền thì đều hạch tốn qua tài khoản 131.
Khi khách hàng thanh toán kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có để nhập liệu vào phần mềm
-Kết thúc máy sẽ kết chuyển số liệu vào các sổ liên quan như sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái TK511, Bảng kê số 11,nhật ký chứng từ số 8... Cuối kỳ trước khi kế tốn kết xuất in các sổ thì kế tốn sẽ tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ minh họa số 1:Ngày 22/12/2014 xuất bán XM Hoàng Thạch
PCB30 cho Cơng ty Cao Long theo hóa đơn GTGT số 0021533(Biểu số 2.1), tổng giá thanh tốn là 63.250.000 đồng( thuế GTGT 10%). Cơng ty Cao Long chưa thanh tốn.
Biểu số2.1:Trích dẫn hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01-GTGT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:TN/13P
Liên 3: Nội bộ Số: 0021533 Ngày 22 tháng 12 năm 2014
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH An Phú
Địa chỉ: Lô C, KCN Lễ Mơn, Thành phố Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa. Số tài khoản:
Điện thoại: 02413-777-241/ 02413-775-986 Mã số thuế: 2300492853 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cao Long
Địa chỉ: Phố Khám, Xã Gia Đơng, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Mã số thuế: 2300239642 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
01 Xi măg Hoàng
Thạch PCB30 Tấn 50 1.150.000 57.500.000
Cộng tiền hàng: 57.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 63.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng