Sơ đồ 2.2 :Bộ máy kế tốn của cơng ty
2.3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
2.3.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại đơn vị
*Các phương thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp dưới hai hình thức: Bán bn và bán lẻ. Khách hàng chủ yếu của công ty là các cửa hàng, đại lý, công ty kinh doanh vật liệu xây dựng,công ty xây dựng mua với số lượng lớn hàng hóa, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của cơng ty là bán bn.
+ Bán bn qua kho: Hàng hố nhập kho rồi mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hố có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (thanh tốn ngay hoặc nhận nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng.
+ Bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn: Hình thức này, hàng hố khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Thời điểm xác nhận doanh thu là khi khách hàng nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán.
*Phương thức thanh toán:
- Thah toán bằng tiền mặt: Chủ yếu là các khách hàng không thường xuyên, mua với khối lượng hàng khơng lớn.
- Thanh tốn qua ngân hàng: Khách hàng chủ yếu là các đơn vị có mối quan hệ thường xuyên, lâu dài với Công ty và mua với khối lượng lớn.
hạn nợ được thỏa thuận giữa bên mua và bên bán trong hợp đồng kinh tế đã ký). Hình thức này áp dụng cho khách hàng có uy tín và quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty.
2.3.2.Kế tốn doanh thu bán hàng
* Chứng từ, thủ tục xử lý chứng từ:
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, Công ty đang sử dụng các loại chứng từ như: Hợp đồng bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Ủy nhiệm chi, giấy báo có của ngân hàng,…
- Về hợp đồng bán hàng: hợp đồng bán hàng được lập thành 02 bản có
giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
- Về Hóa đơn GTGT: mẫu hóa đơn Cơng ty sử dụng được lập theo mẫu
số 01- GTGT - 3LL của Bộ Tài Chính. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: + Liên 1: lưu tại cuống
+ Liên 2: giao cho khách hàng để làm căn cứ thanh toán + Liên 3:chuyển cho phịng kế tốn làm chứng từ ghi sổ
-Về phiếu thu: phiếu thu được lập gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại Phịng kế tốn
+ Liên 2: khách hàng giữ để làm cơ sở thanh toán + Liên 3: thủ quỹ ghi sổ quỹ
Cuối ngày nhân viên bán hàng tổng hợp hóa đơn và các chứng từ liên quan, chuyển về phịng kế tốn. Nhân viên kế tốn kiểm tra, sốt xét hóa đơn và nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
*TK kế toán sử dụng chủ yếu:
TK 511, TK 3331, TK 1311, TK 1111, TK 1112
*Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ chi tiết TK511, TK3331 + Sổ cái TK511
+ Sổ tổng hợp TK511 + Nhật ký chứng từ số 8.
*Quy trình kế tốn
- Khi bán hàng cho khách, kế toán bán căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Bảng kê bán hàng lập Hoá đơn GTGT
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT sau khi đã đối chiếu hợp đồng kinh tế và các chứng từ thanh toán (phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng…) thì kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Ở tại doanh nghiệp để tránh việc hạch tốn trùng lặp thì doanh nghiệp quy định tất cả các trường hợp bán hàng dù thu tiền ngay hay chưa thu tiền thì đều hạch tốn qua tài khoản 131.
Khi khách hàng thanh toán kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có để nhập liệu vào phần mềm
-Kết thúc máy sẽ kết chuyển số liệu vào các sổ liên quan như sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái TK511, Bảng kê số 11,nhật ký chứng từ số 8... Cuối kỳ trước khi kế tốn kết xuất in các sổ thì kế tốn sẽ tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ minh họa số 1:Ngày 22/12/2014 xuất bán XM Hoàng Thạch
PCB30 cho Cơng ty Cao Long theo hóa đơn GTGT số 0021533(Biểu số 2.1), tổng giá thanh tốn là 63.250.000 đồng( thuế GTGT 10%). Cơng ty Cao Long chưa thanh tốn.
Biểu số2.1:Trích dẫn hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01-GTGT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:TN/13P
Liên 3: Nội bộ Số: 0021533 Ngày 22 tháng 12 năm 2014
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH An Phú
Địa chỉ: Lô C, KCN Lễ Mơn, Thành phố Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa. Số tài khoản:
Điện thoại: 02413-777-241/ 02413-775-986 Mã số thuế: 2300492853 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cao Long
Địa chỉ: Phố Khám, Xã Gia Đông, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Mã số thuế: 2300239642 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
01 Xi măg Hoàng
Thạch PCB30 Tấn 50 1.150.000 57.500.000
Cộng tiền hàng: 57.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 63.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
-Kế toán hạch toán:
Nợ TK 131: 63.250.000 (Chi tiết: Công ty Cao Long)
Có TK 5111 57.500.000 Có TK 3331 5.750.000
-Kế toán nhập liệu vào phần mềm kế tốn theo trình tự:
+ Từ giao diện màn hình ACsoft chọn Kế tốn chi tiết=> chọn Thành phẩm, nguyên vật liệu đồng việt => chọn Xuất bán hàng
+Nhấn nút Xuất trên màn hình rồi bắt đầu khai báo các thơng tin cần thiết trên màn hình nhập liệu :
Lựa chọn: Chọn “1.Xuất bán hàng hóa” Ngày:nhập “22/12/2014”
Số HĐ:nhập số hóa đơn
Người mua: lọc chon “131-Công ty Cao Long” =>phần mềm sẽ tự động hiển thị họ tên, đơn vị,MST của công ty Cao Long
Lý do:nhập “ Xuất kho XM Hoàng Thạch PCB30- Cơng ty Cao Long” Mặt hàng:Lọc chọn “1561- XM Hồng Thạch PCB30”
Số lượng:nhập “50.000”
Giá vốn:phần mềm tự động tính Giá bán:nhập “1.150.000”
Tiền vốn:phần mềm tự động tính theo cơng thức: Tiền vốn= Số lượng*Giá vốn
Tiền bán: phần mềm tự động tính theo cơng thức:Tiền bán=số lượng*Giá bán
Tk nợ, Tk có: phần mềm tự động hiển thị,nếu muốn sửa định khoản nhấn chọn Sửa định khoản và đánh lại định khoản
Tổng HĐ, Tổng VAT:phần mềm tự động tính
+ Sau khi nhập dữ liệu xong nhấn nút Lưu để lưu dữ liệu.
Kết thúc máy sẽ kết chuyển số liệu vào vào các sổ liên quan như sổ kế toán chi tiết Tk5111(Biểu số 2.3 ),Sổ chi tiết Tk131(Biểu số 2.5), sổ cái TK511(Biểu
số 2.4) ,Sổ cái TK131( Biểu số 2.7), Bảng kê số 11( Biểu số 2.6),nhật ký chứng
từ số 8(Biểu số2.19 )
Ảnh màn hình nhập liệu
Ví dụ minh họa số 2: Ngày 28//12/2014 Cơng ty Cao Long thanh tốn tiền mua hàng theo hóa đơn GTGT số 0021533, tổng giá thanh tốn là 63.250.000 đồng( thuế GTGT 10%). Cơng ty đã nhận được giấy báo có( Biểu
Biểu số 2.2: Trích dẫn Giấy báo có
Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam Chi nhánh Thanh Hóa
GIẤY BÁO CĨ
Ngày 28 tháng 12 năm 2014
Số: BC 246 Đơn vị chuyển tiền: Công ty Cao Long
Địa chỉ: Phố Khám, Xã Gia Đông, huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: 2607201003978
Nội dung: Cơng ty Cao Long thanh tốn tiền hàng Số tiền: 63.250.000
Bằng chữ: Sáu mươi ba triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng./.
Ngày 28 tháng 12 năm 2014
Kiểm soát viên Giao dịch viên Kế toán trưởng
-Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1121: 63.250.000 Có TK 131: 63.250.000 (Chi tiết:Cơng ty Cao Long)
-Quy trình nhập liệu
+Từ giao diện màn hình ACsoft chọn Kế tốn chi tiết => chọn Kế toán tiền vốn đồng việt =>nhấn chọn Báo có
+Nhấn nút Nhập trên màn hình rồi bắt đầu khai báo các thơng tin cần thiết trên màn hình nhập liệu :
Ngày:28/12/2014 Số CT:246
Họ tên:Công ty Cao Long
Nội dung:Công ty Cao Long thanh tốn tiền hàng
Tk nợ, Tk có:phần mềm tự hiển thị số hiệu tài khoản, kế toán nhập số tiền tương ứng
+Sau khi nhập dữ liệu xong nhấn nút Lưu để lưu dữ liệu.
Dưới đây là trích một số mẫu sổ theo dõi một số tài khoản có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng
Biểu số 2.3: Trích sổ chi tiết TK5111
SỔ CHI TIẾT TK 5111
Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa Tháng 12 năm 2014 Số dư có đầu kỳ:- Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có
01/12 Xuất kho XM Bút Sơn MC25-Cty
Cao Long
131 54.600.000
01/12 Xuất kho XM Duyên Hà- Cty Hỗ Lợi
131 112.254.545
01/12 Xuất kho XM Duyên Hà PCB40-
Cty Cao Long
131 272.618.182
01/12 Xuất kho Thép d6- Cty TNHH Trung Việt
131 37.909.909
01/12 Xuất kho XM Duyên Hà PCB40-
Cty ĐT& XD Hồng Thịnh
131 182.636.363
… … … … …
22/12 Xuất kho XM Hoàng Thạch
PCB30- Cty Cao Long
131 57.500.000
22/12 Xuất kho XM Duyên Hà PCB40-
DNTN Hồng Khiêm
131 91.318.182
… … … … … …
31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 13.987.841.008 …
Cộng số phát sinh 13.987.841.008 13.987.841.008
Số dư cuối kỳ -
Ngày 31,tháng 12, năm 2014 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám Đốc
Biểu số 2.4 : Trích Sổ cái TK 5111
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5111
Từ ngày 01/01/2014 Đến ngày 31/12/2014
Số dư đầu năm
Nợ Có - - TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 131 … … … … 13.987.841.008 911 13.987.841.008 Cộng PS Nợ 13.987.841.008 Cộng PS Có … … … … 13.987.841.008 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng Ngày 31,tháng 12, năm 2014 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám Đốc
Biểu số 2.5: Trích sổ chi tiết TK131 SỔ CHI TIẾT TK131
Tài khoản 131- Công ty Cao Long
Tháng 12 năm 2014 Số dư có đầu kỳ: 2.499.034.792 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có
01/12 Xuất kho XM Bút Sơn MC25 5111 54.600.000
01/12 Xuất kho XM Bút Sơn MC25 33311 5.460.000
04/12 Xuất kho XM Duyên Hà PCB40 5111 272.618.182
04/12 Xuất kho XM Duyên Hà PCB40 33311 27.261.818
… … … … … …
10/12 Công ty Cao Long trả tiền hàng 1121 100.000.000
… … … … .. …
22/12 Xuất kho XM Hoàng Thạch PCB30 5111 57.500.000
22/12 Xuất kho XM Hoàng Thạch PCB30 33311 5.750.000
… … … … … …
28/12 … Công ty Cao Long trả tiền hàng 1121 63.250.000
… … … … … …
Cộng số phát sinh 3.255.197.942 5.421.485.000
Ngày 31,tháng 12, năm 2014 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám Đốc
Biểu số 2.6:Trích bảng kê số 11 BẢNG KÊ SỐ 11 PHẢI THU KHÁCH HÀNG( TK131) Tháng 12 Năm 2014 ST T Tên người mua Số dư nợ đầu tháng
Ghi nợ Tk131, Ghi có các TK Ghi Có Tk131, Ghi Nợ các Tk Số dư nợ cuối
tháng 511 3331 Cộng nợ TK131 1121 331 1111 Cộng Có TK131 1 Cty Cao Long 2.499.034.792 2.050.197.947 205.019.795 2.255.197.942 5.421.485.000 5.421.485.000 333.017.734 2 DNTN Hồng Khiêm 4.425.602.750 1.950.642.580 195.064.258 2.145.706.838 … … … … … 3 Cty Hỗ Lợi 2.624.254.545 1.181.745.455 118.174.545 1.299.920.000 … … … … … 4 Cty TNHH Việt Trung 4.624.364.818 1.258.239.455 125.823.945 1.384.064.400 … … … … … 5 Cty ĐT& XD Hồng Thịnh 2.465.246.124 925.318.182 92.531.818 1.017.850.000 … … … … … 6 Cty XD Cường Vinh 1.969.425.201 530.883.636 53.088.363 583.971.999 … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 24.524.626.408 13.897.841.008 1.389.784.101 15.287.625.109 22.410.720.706 … … 28.376.310.664 11.435.940.853 Ngày 31, tháng 12. Năm 2014
Biểu số 2.7: Trích sổ cái Tk131
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131
Từ ngày 01/01/2014 Đến ngày 31/12/2014
Số dư đầu năm
Nợ Có 16.449.239.201 - TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 511 … … … … 13.897.841.008 3331 … … … … 1.389.784.101 Cộng PS Nợ … … … … 15.287.625.109 Cộng PS Có … … … … 28.376.310.664 Dư nợ cuối tháng … … … 24.524.626.408 11.435.940.853 Dư có cuối tháng Ngày 31,tháng 12, năm 2014 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám Đốc