nguyên vật liệu chính, chi phí vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu..., trong đó có thể hạch toán chi tiết hơn theo từng thứ vật liệu sử dụng cho từng công trình, hạng
mục để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát và phân tích mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: để phục vụ cho công tác kiểm tra giám sát, phân tích khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, công ty có thể theo dõi chi tiết hơn nữa theo từng loại công việc cho từng hạng mục công trình.
Ví dụ: Chi phí nhân công trực tiếp cho một công trình xây dựng cầu có thể theo dõi chi tiết cho từng giai đoạn thi công phần hạ bộ, phần thượng bộ và phần hoàn thiện. Trong từng giai đoạn như phần hạ bộ lại theo dõi chi tiết chi phí nhân công của từng hạng mục: đóng cọc, làm móng...
- Khoản mục chi phí sản xuất chung: ngoài việc theo dõi chi phí sản xuất chung theo từng nội dung chi phí, doanh nghiệp còn cần theo dõi chi tiết theo từng
nhóm và từng khoản chi tiết như: Chi phí chung phục vụ sản xuất, chi phí chung khác.
Các khoản chi phí sản xuất được phân chia càng chi tiết càng đảm bảo cho công tác hạch toán chi phí sản xuất đúng đối tượng và chính xác hơn, hợp lý hơn đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát và phân tích các khoản mục chi phí sản xuất.
4.3.1.2. Hoàn thiện thời gian luân chuyển chứng từ
Để giảm bớt công việc kế toán cuối tháng, đảm bảo cung cấp các thông tin kế toán kịp thời, công ty cần qui định các đội định kỳ (có thể từ 10 - 15 ngày) phải gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty để tập hợp chi phí.
Ngoài ra phải hướng nhân viên kế toán đội lập bảng tập hợp chi phí sản xuất phát sinh tại công trình, hạng mục công trình gửi kèm cùng các chứng từ gốc. Bảng tổng hợp chi phí phát sinh thực chất là bảng kê chứng từ gốc phát sinh tại công trình, hạng mục công trình tuy nhiên bước đầu đã có sự phân loại và tổng hợp chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí. Tại các đội mỗi khi có các hóa đơn, chứng từ phát sinh kế toán đội xem xét phân loại khoản chi phí có liên quan đến đối tượng nào, được sử dụng vào mục đích gì để phản ánh vào
bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Mỗi chứng từ phát sinh được ghi trên một dòng. Cuối kỳ bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh tại các công trình, hạng mục công trình được gửi về phòng kế toán công ty, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các chứng từ gốc với bảng tổng hợp chi phí phát sinh kèm theo, nếu có sai sót thì sửa chữa. Sau đó kế toán căn cứ váo số liệu bảng tổng hợp chi phí sản xuất để tiến hành hạch toán.
4.3.1.3. Hoàn thiện về nội dung kế toán các khoản mục chi phí
* Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, vì vậy doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, tránh lãng phí thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt đồng thời góp phần hạ giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
- Trong khâu thu mua: Căn cứ vào dự toán đã được thẩm định, xác định khối lượng nguyên vật liệu cần xuất vào từng phần việc thi công cùng với vị trí xây dựng công trình mà doanh nghiệp có biện pháp thu mua thích hợp, cụ thể:
+ Nếu doanh nghiệp ở xa nơi thu mua thì doanh nghiệp nên tập hợp NVL theo chuyến để tiết kiệm được chi phí vận chuyển mà vẫn đảm bảo cung ứng NVL kịp thời cho quá trình sản xuất liên tục.
+ Nếu doanh nghiệp ở gần nơi thu mua thì làm đến phần việc nào, doanh nghiệp tiến hành thu mua nguyên vật liệu cho từng phần việc đó.
Trong khâu này, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại đúng yêu cầu của chủ đầu tư.
- Trong khâu dự trữ và bảo quản, để quá trình sản xuất không bị gián đoạn cũng như không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích tồn kho nguyên vật liệu, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ đồng thời phải thực hiện chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu.
Thực tế hiện nay cho thấy công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn tùy tiện, tồn tại nhiều sai phạm, đây là một khoản mục khó quản lý, khó kiểm soát. Để phản ánh, cung cấp thông tin về khoản mục này trung thực, hợp lý hơn đòi hỏi phải thực hiện một số công việc sau:
- Đối với vật tư mua về dù đưa thẳng đến chân công trình để sử dụng song ở đó còn kho tạm nên đơn vị cần thiết phải thực hiện nghiêm túc các thủ tục nhập, xuất kho để tăng cường cho công tác quản lý vật tư, đặc biệt trong trường hợp khoán cho các đội tự mua vật tư, kế toán phải thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ do đội đưa lên chặt chẽ.
- Tất cả các vật tư mua về dù qua kho hay không, công ty đều hạch toán vào TK 152, 153 như sau: Cuối mỗi kỳ cần thiết tiến hành kiểm kê vật tư còn lại cuối kỳ tại công trường chưa sử dụng hết để là căn cứ tính toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ:
Chi phí vật liệu trực tiếp trong kỳ =
Trị giá vật liệu nhận trong kỳ -
Chênh lệch trị giá vật tư còn đầu kỳ và cuối kỳ tại công trường
Bảng kê vật tư còn lại cuối kỳ có thể lập theo mẫu: (Phụ lục 4.1)
Để lập bảng kê này, nhân viên thống kê đội cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành xác định khối lượng vật tư còn lại cuối kỳ tại công trường để tiến hành tính toán ghi vào bảng kê. Bảng kê được lập theo từng công trình, hạng mục công trình theo từng kỳ. Mỗi dòng trên bảng kê sẽ được ghi cho một thứ vật tư.
Ngoài ra, phải tiến hành tổng hợp lượng vật tư tiêu hao thực tế của từng thứ vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình, tiến hành so sánh với định mức tiêu hao để có biện pháp kịp thời trong quản lý.
- Đối với vật tư sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi do phá dỡ công trình cũ, kế toán lập biên bản kiểm kê và đánh giá giá trị thu hồi sự có mặt của đội trưởng công trình, thủ kho công trình, kế toán theo mẫu: (Phụ lục 4.2)
Để làm tốt quá trình hạch toán giá trị vật liệu, công ty chọn phương pháp đánh giá thích hợp. Đối với vật tư giá trị lớn nên sử dụng giá thực tế đích danh, đối với những giá vật tư giá trị nhỏ tùy từng loại mà lựa chọn phương pháp thích hợp.
Công ty cần tiến hành hạch toán riêng chi phí nhân công lái máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp để cho cơ cấu chi phí của công ty được tập hợp chính xác. Để hạch toán lương nhân viên lái máy kế toán tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 623 (6231): Chi phí lương nhân viên điều khiển máy Có TK 334: Phải trả công nhân viên
Việc tập hợp chi phí sử dụng máy thi công tại công ty tùy tiện đối với các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng. Do vậy, tập hợp chi phí sử dụng máy thi công cần theo nguyên tắc chung:
+ Những chi phí liên quan trực tiếp đến nhiều đối tượng thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó.
+ Những chi phí nào liên quan tới nhiều đối tượng thì sẽ tập hợp chung và phân bổ cho từng đối tượng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ hợp lý nhất định (số ca máy sử dụng).
Chi phí sử dụng máy thi công phân bổ từng công
trình, hạng mục công trình
=
Tổng chi phí sử dụng máy cần phân bổ x
Tiêu chuẩn phân bổ của công trình, hạng mục công
trình Tổng tiêu chuẩn phân
bổ trong kỳ
Chi phí sử dụng máy của từng công trình, hạng mục công trình = Chi phí sử dụng máy đã tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình x Số chi phí sử dụng máy phân bổ cho
công trình, hạng mục công trình Sau khi đó kế toán kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công của từng công trình, hạng mục công trình để tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Công ty cổ phần xây dựng Điện Biên hiện nay không trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công mà khi phát sinh lại tính hết vào giá thành của công trình nơi máy thi công đang phục vụ có phát sinh sửa chữa lớn trong khi máy thi công thường phục vụ cho rất nhiều công trình. Để đảm bảo tính chính xác của giá thành và thuận lợi cho việc phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng công trình, hạng mục công trình công ty nên tiến hành trích trước chi phí
sửa chữa lớn máy thi công và phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình theo tiêu thức phân bổ hợp lý (số ca máy, sản lượng thực tế...) cụ thể như sau:
- Theo kế hoạch hàng kỳ tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công kế toán định khoản:
Nợ TK 623
Có TK 335
- Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn máy thi công kế toán định khoản: Nợ TK 241(2413) Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111, 112.... Đồng thời kết chuyển: Nợ TK 335 Có TK 241 (2413)