- Mô hình 2: Tổ chức kế toán quản trị có tính độc lập với kế toán tài chính Kế toán quản trị sẽ có hệ thống tài khoản riêng, hệ thống sổ kế toán
Ngoài cách phân loại chi phí theo nội dung và theo chức năng giống như kế toán tài chính, kế toán quản chi phí cần phải phân loại chi phí
như kế toán tài chính, kế toán quản chi phí cần phải phân loại chi phí theo cách ứng xử của hoạt động chi phí được phân thành 3 loại:
- Biến phí: là những khoản chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành, thường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí bao bì,…Biến phí trên một đơn vị sản phẩm luôn là một mức ổn định.
- Định phí: là những khoản chi phí cố định khi khối lượng công việc hoàn thành thay đổi. Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì định phí lại biến đổi. Định phí thường bao gồm: chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng chung, tiền lương nhân viên, cán bộ quản lý,…
- Hỗn hợp phí: là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức đó nó lại thể hiện đặc tính của biến phí. Hỗn hợp phí thường bao gồm: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Đây là cách phân loại đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp hoạch định, kiểm tra và ra quyết định. Cách phân loại này quan tâm tới cách ứng xử của chi phí mà dựa vào nó để nghiên cứu mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận điều này có ý nghĩa trong việc khai thác khả
năng tiềm tàng của doanh nghiệp là cơ sở để ra các quyết định ngắn hạn nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Việc phân biệt định phí và biến phí giúp cho nhà quản trị xác định đúng phương hướng để nâng cao hiệu quả.
2.4.2.2. Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắpĐịnh mức CPSX kinh doanh là cơ sở để lập dự toán chi phí cho từng đơn vị Định mức CPSX kinh doanh là cơ sở để lập dự toán chi phí cho từng đơn vị dự toán. Như vậy, việc lập dự toán sản xuất kinh doanh phải căn cứ vào định mức chi phí. Dự toán và định mức có sự khác nhau về phạm vi. Định mức thì tính cho từng đơn vị, còn dự toán được lập cho toàn bộ sản phẩm cần thiết sản xuất trong kỳ. Do vậy, giữa dự toán và định mức chi phí có mối liên hệ và ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu định mức xây dựng không hợp lý, sát với thực tế thì dự toán lập trên cơ sở đó không có tính khả thi cao, giảm tác dụng kiểm soát thực tế. Vì vậy khi xây dựng định mức chi phí sản xuất phải tuân theo những phương pháp và nguyên tắc nhất định.
Khi xây dựng định mức chi phí sản xuất phải tuân theo nguyên tắc chung là phải tìm hiểu, xem xét khách quan toàn bộ tình hình thực tế thực hiện chi phí sản xuất kinh doanh đối với mỗi đơn vị sản phẩm về mặt hiện vật của kỳ trước, đánh giá chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến năng suất và hiệu quả lao động của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những thay đổi về thị trường như quan hệ cung cầu, nhu cầu đòi hỏi của thị trường,... thay đổi về điều kiện kinh tế kỹ thuật bổ sung định mức chi phí cho phù hợp với điều kiện và yêu cầu mới.
Dự toán là một công cụ để lập kế hoạch và kiểm tra được sử dụng rất rộng rãi trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hiện nay, trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống các bản dự toán, dự toán là phương tiện đắc lực cho các nhà quản lý trong viêc điều hành.
Dự toán là tổng thể các dự đoán về khối lượng được thể hiện theo một cơ cấu nhất định, là sự cụ thể hoá bằng các con số, các kế hoạch, dự án.
Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm:
* Lập tổng dự toán công trình: Là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật
hoặc thiết kế kỹ thuật thi công.
* Lập dự toán xây lắp cho từng hạng mục công trình:
Dự toán xây lắp hạng mục công trình được xác định trên cơ sở khối lượng các loại công tác xây lắp tính toán từ bản vẽ kỹ thuật, đơn giá xây dựng cơ bản (định mức xây lắp chi tiết) do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố ban hành hoặc đơn giá công trình (định mức công trình) đối với những công trình được lập đơn giá riêng, định mức các chi phí theo tỷ lệ % do Bộ xây dựng ban hành và các chế độ chính sách của Nhà nước có liên quan bao gồm:
- Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập trên cơ sở dự toán khối lượng xây lắp, định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chênh lệch về vật liệu (nếu có).
- Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập căn cứ vào khối lượng xây lắp, định mức thời gian xây dựng và định mức theo đơn giá giờ công trực tiếp.
- Lập dự toán chi phí máy thi công: Dự toán chi phí máy thi công được lập trên cơ sở dự toán khối lượng xây lắp, định mức chi phí máy thi công và hệ số điều chỉnh máy thi công.
- Lập dự toán chi phí sản xuất chung: Đây là một khoản mục chi phí gián tiếp đối với từng công trình, hạng mục công trình nên thông thường dự toán chi phí sản xuất chung tính cho các công trình, hạng mục công trình được căn cứ vào định mức chi phí sản xuất chung (đối với trường hợp dự án chỉ có một hạng mục xây lắp). Còn đối với dự án có nhiều hạng mục xây lắp thì sau khi xác định chi phí chung cho toàn bộ dự án sẽ phân bổ chi phí chung cho từng hạng mục theo tỷ trọng chi phí trực tiếp của từng hạng mục công trình.
- Lập dự toán giá thành sản phẩm xây lắp: được căn cứ vào dự toán các khoản mục chi phí như: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí máy thi công, dự toán chi phí sản xuất chung. 2.4.2.3. Thu thập thông tin thực hiện dự toán và thông tin tương lai
Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình hạch toán đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng phải thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế. Bên cạnh việc sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc để phục vụ kế toán tài chính, xử lý và cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính, để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị, các doanh nghiệp xây lắp có thể thiết kế thêm các chứng từ riêng (chứng từ hướng dẫn). Các chứng từ hướng dẫn này phản ánh đầy đủ, chi tiết các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá thông tin thực hiện (quá khứ) và cả những thông tin liên quan đến tương lai, phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
* Tài khoản sử dụng
Dựa vào hệ thống tài khoản của kế toán tài chính (tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết) để tập hợp số liệu thông tin thực hiện (quá khứ) chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.Tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý, cần thông tin chi tiết đến mức độ nào mà doanh nghiệp mở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4,... cho phù hợp. Việc thiết kế tài khoản trong kế toán quản trị phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán.
* Hệ thống sổ kế toán sử dụng
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức kế toán ở doanh nghiệp theo mô hình “kết hợp” hay “độc lập”. Với mô hình “kết hợp” giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính trong cùng một bộ máy, hệ thống sổ kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp được sử dụng để thu nhận, hệ thống hoá toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính. Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm hai loại sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp để ghi chép phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính ở dạng tổng quát.
- Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, cụ thể số liệu được ghi ở sổ kế toán tổng hợp nhằm hệ thống hoá thông tin cụ thể theo từng công trình, hạng mục công trình, theo từng đơn vị, tổ, đội thi công phục vụ cho quản trị doanh nghiệp.
2.4.2.4. Phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm để ra quyết định quản trịBáo cáo kế toán quản trị là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán quản trị Báo cáo kế toán quản trị là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán quản trị nên việc tổ chức báo cáo kế toán quản trị có quyết định đến chất lượng, hiệu quả của thông tin kế toán do kế toán quản trị cung cấp. Tùy theo sự phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu để có thể xác định nội dung và thiết kế mẫu biểu báo cáo, lựa chọn phương án lập báo cáo phù hợp. Do tính chất linh hoạt của báo cáo kế toán quản trị nên không thể xây dựng biểu mẫu thống nhất cho mọi doanh nghiệp, mà các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu hệ thống thông tin nội bộ để xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho việc cung cấp thông tin của doanh nghiệp mình.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp bao gồm:
- Báo cáo tình hình thực hiện: báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng công trình; báo cáo chi tiết khối lượng công việc hoàn thành; báo cáo năng suất lao động; báo cáo tình hình biến động nguyên liệu, vật liệu; báo cáo tiến độ sản xuất....
- Báo cáo chi phí sản xuất lập cho từng công trình, hạng mục công trình, từng tổ, đội thi công.
- Báo cáo giá thành, phiếu tính giá thành công việc...
- Báo cáo phân tích: phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận... Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác.