1.10 .3,Tài khoản sử dụng
2.2.3, Một số chính sách áp dụng trong công ty:
Kỳ kế tốn: cơng việc thực hiện kỳ kế tốn theo q
Niên độ kế toán:bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất kho thực tế hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền
Khấu hao tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng Đơn vị tiền tệ kế toán: VNĐ( Việt Nam đồng)
2.2.4, Tổ chức bộ máy kế toán tại cơng ty: 2.2.4.1, Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn:
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn: cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung có đặc điểm tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phịng kế tốn xử lý và tổng hợp thơng tin
Mơ hình kế tốn tập trung có ưu điểm là cơng việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm việc xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng. Tuy nhiên ưu điểm này có thể phát huy được bởi vì cơng ty có điều kiện như: có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất kĩ thuật, phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại đầy đủ, đồng bộ.
2.2.4.3, Chức năng và nhiêm vụ của các bộ phận:
Kế toán trưởng:
- Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính- kế tốn - Tiếp nhận xử lý thông tin theo trách nhiệm được phân công
- Theo dõi và kiểm sốt tồn bộ chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc và các ngành hữu quan về cơng tác kế tốn, về tình hình tài chính của cơng ty, thường xun báo cáo cho giám đốc về cân đối vốn, phân tích tình hình tài chính của đơn vị
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp và hiểu biết về chính sách chất lượng. - Có quyền từ chối thanh tốn các khoản chi không hợp lệ
- Đề nhị các bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu cần thiết liên quan đến cơng việc kế tốn.
Phó phịng kế tốn 1:
- Thực hiện thường xun việc kiểm tra, kiểm sốt tình hành tài chính, cơng nợ ở các trạm. KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn các phần hành: Thanh tốn, TSCĐ, Hàng hóa, Ngân hàng… Thủ quỹ Kế tốn các cụm, Trạm xăng, Trạm dừng xe PHĨ PHỊNG 1 PHĨ PHỊNG2
- Kiểm tra các tài liệu quyết tốn của tồn cơng ty.
- Theo dõi tình hình sử dụng vốn, nghiệp vụ tại nộp các khoản phí của các trạm. - Theo dõi tình hình hực hiện và phân tích các chi tiêu kế hoạch( sản lượng, doanh thu, lợi nhuận của công ty.
- Báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng về nghiệp vụ được giao. - Phụ trách về cơng tác ISO cho các phịng, phổ biến các thủ tục
- Thay mặt kế toán trưởng quản lý và điều hành cơng việc khi ké tốn trưởng đi vắng.
Phó phịng kế tốn 2:
- Phụ trách cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản, kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ liên quan đến đầu tư, thanh lý, nhượng bán tài sản, công tác quản lý Thuế tại đơn vị. - Hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến lĩnh vực quản lý cho các Trạm.
- Kiểm tra các tài liệu quyết tốn của tồn cơng ty.
- Lập báo cáo cân đối vốn, phân tích tình hình vốn và nguồn vốn khi có yêu cầu. - Thực hiện các báo cáo liên quan đến cơng việc khi có phân cơng
- Báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng về nhiệm vụ được giao. - Quản lý các cơng việc được Kế tốn trưởng ủy quyền khi đi vắng. - Lưu giữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng việc.
Kế tốn tổng hợp:
- Lập bảng cân đối vốn, phân tích tình hình vốn và nguồn vốn khi có u cầu - Kiểm tra các số liệu báo cáo quyết toán của các trạm
- Tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng tháng của tồn khối cơng ty. - Báo cáo thường xuyên cho kế toán trưởng về nghiệp vụ được giao.
- Tổng hợp báo cáo thuế
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả xăng dầu. - Lập báo cáo kinh doanh xăng dầu hàng tháng.
Kế tốn hàng hố, cơng nợ bộ phận VLXD- du
thuyền:
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
- Lập báo cáo kinh doanh VLXD- du thuyền hàng tháng của cơng ty. - Lập báo cáo tài chính
- Cuối q phân tích tình hình thưc hiện định mức chi phí văn phịng cơng ty.
Kế tốn ngân hàng:
- Lập kế hoạch vốn lưu động hàng tháng
- Lập bảng kê hoạt động sử dụng vốn vay ngân hàng - Theo dõi công nợ vốn vay với công ty Mẹ.
Thủ quỹ:
- Thực hiện chi tiền mặt căn cứ vào phiếu thu, chi của kế toán thanh toán chuyển qua.
- Cập nhật số liệu thu chi vào sổ quỹ tiền mặt theo thời điểm phát sinh. - Cuối tháng lập biên bản kiểm kê tiền mặt.
- Chịu trách nhiệm về các số liệu thực hiện.
2.3. Thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH 1 thành viên xăng dầu Tín Nghĩa
2.3.1, Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Doanh thu là nguồn thu chủ yếu để trang trãi các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong kỳ kinh doanh. Đây là điều kiện kiên quyết để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động kinh doanh cũng như mở rộng quy mô của doanh nghiệp.
2.3.1.1,Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu
- Giấy báo có của ngân hàng
2.3.1.2, Sổ sách sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ - Sổ cái chi tiết TK 511
2.3.1.3, Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 511
TK chi tiết: 5111: “ Doanh thu bán xăng dầu”
5112: “ Doanh thu bán vật liệu xây dựng” 5113: “ Doanh thu du thuyền”
2.3.1.4, Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi bán hàng phải có giấy đề nghị xuất hàng, chữ ký của người đề nghị cùng chử ký của Giám Đốc công ty. Khi nhận được giấy đề nghị xuất hàng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng, xuất bán cho khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi sổ chi tiết hàng hố và sổ chi tiết cơng nợ người mua, người bán đồng thời nhập số liệu vào bảng kê hàng hoá bán ra trong tháng. Định kỳ cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng, bán cáo nhập xuất tồn hàng hố. Từ đó kế tốn lên chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái.
2.3.1.5, Định khoản các nghiệp vụ phát sinh tại công ty:
Nhằm tăng doanh số bán ra và tìm kiếm lợi nhuận phịng kinh doanh đã vạch ra chiến lược để thu hút khách hàng và tạo được mối quan hệ hợp tác lâu dài như sau:
Mỗi ngày phòng kinh doanh xem xét lượng hàng, giá cả các loại xăng dầu tồn kho và giá cả trên thị trường vào từng thời điểm để làm cơ sở tính tốn việc nhập xuất hàng. Đồng thời phịng kinh doanh cần xem xét thực hiện điều kiện giao hàng sau: địa
trong hợp đồng có sự thoả thuận của 2 bên. Tuỳ từng người mua nhất định mà phòng kinh doanh lựa chọn hình thức xuất hàng cho phù hợp. Kế toán lập hoá đơn GTGT theo mẫu quy định.
- Ngày 22/09/2008 cơng ty xuất bán 6.000lít xăng M92 , đơn giá 14.422,73 đ/lít trạm xăng dầu Gia Tân, VAT 10%, hàng chưa thanh toán. Kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 95.190.018 Có TK 5121: 6.000 x 14.422,73 = 86.536.380 Có TK 3331: 10% x 86.536.380 = 8.653.638
- Ngày 24/09/2008 công ty xuất bán 10.000 lít dầu DO 0,25%S, đơn giá 13.454,55 đ/lít cho cơng ty TNHH Dầu Khí TP.HCM,VAT 10%, khách hàng chưa thanh tốn. Kế tốn ghi:
Nợ TK 131: 148.000.050 Có TK 5111: 10.000 x 13.454,55 = 134.545.500 Có TK 3331: 10% x 134.545.500= 13.454.550
- Ngày 29/09/2008 cơng ty xuất bán 12.000 lít xăng M92 đơn giá 14.427,27 đ/lít và 2.000 lít DẦU KO đơn giá 16.059,09 đ/lít cho cơng ty TNHH Tân Tường Phát, thu bằng tiền mặt Kế tốn ghi:
a/ Nợ TK 111: 190.440.000 Có TK 5111: 12.000 x 14.427,27 = 173.127.273 Có TK 3331: 10% x 173.127.273= 17.312.727 b/ Nợ TK 111: 35.330.000 Có TK 5111: 2.000 x 16.059,09 = 32.118.182 Có TK 3331: 10% x 32.118.182= 3.211.818
Bảng biểu 2.3.1: Giấy đề nghị xuất hàng
Công ty TNHH 1 thành viên xăng dầu Tín Nghĩa BM-KD-13-TM LBH:02 Phòng kinh doanh
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Ngày nhập hàng: 25/09/2008
Nguồn nhập: công ty TM Kỹ Thuật Đầu Tư Pectec Đơn vị mua hàng: Trạm Xăng dầu ICD Biên Hòa Địa chỉ: Tân Lập, Đơng Hồ, Di An, BD
MST: thanh toán: trả chậm STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG (lít) GIÁ NHẬP(chưa thuế) GIÁ XUẤT( ch ưa thuế) GIÁ XUẤT( có thuế) 1 XĂNG M92 KC 10.000 14.480,0 14.498,18 16.448,0 2 XĂNG A 83 - - 3 XĂNG M 95 - - 4 DẦU DO 0.25%S 8.000 13.443,6 13.461,82 15.108,0 5 DẦU DO 0.05%S - - 6 DẦU FO - -
Bảng biểu 2.3.2: Hoá đơn Giá Trị Gia Tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KQ/2008N
Liên 3: Nội bộ 0157244 Ngày 30 tháng 09 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH một thành viên xăng dầu Tín Nghĩa Địa chỉ: 95A CMT8, P Quyết Thắng, Biên Hoà, Đồng nai
Số tài khoản:
Điện thoại: (061) 3843646 MST: 3601038204
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Tường Phát Địa chỉ: Tân Lập, Đơng Hồ, Di An, BD Số tài khoản: Hình thức thanh tốn: MST: 3700370844 STT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
1 Xăng M92 Lít 10.000 14.498,18 144.987.818 2 Dầu DO 0,25% S Lít 8.000 13.461,82 107.694.545
LPXD 7.400.000 Cộng tiền hàng: 252.676.363 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 25.267.637 Tổng cộng tiền thanh toán 285.344.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi lăm triệu ba trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (đóng dấu,ghi rõ họ tên)
Bảng biểu 2.3.3: Báo cáo bán hàng
BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 09/2008
STT MẶT
HÀNG ĐVT
PHÁT SINH THÁNG LUỸ KẾ TỪ ĐẦU NĂM
SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ I XĂNG DẦU Lít 8.747.600 76.530.711.410 78.340.200 679.062.461.430 1 Xăng M 95 // 67.000 688.795.458 510.000 5.143.360.002 2 Xăng M 92 // 3.448.000 34.283.295.440 32.201.000 316.023.895.465 3 Xăng M 90 // 0 0 0 4 Xăng M83 // 721.000 6.866.290.918 5.255.000 48.727.945.454 5 Dầu D.O 0,25% // 4.012.600 30.910.977.288 35.086.200 269.793.862.802 6 Dầu D.O 0,05% // 10.000 78.909.091 106.000 829.018.180 7 Dầu K.O // 149.000 1.132.850.001 1.460.000 11.119.990.905 8 Dầu F.O // 340.000 1.760.145.447 3.722.000 19.200.219.971 9 Nhớt (phuy) // 44.200.0 809.447.767 368.200,0 8.224.168.651 Nhớt (lon,can) // 6.663,8 97.167 II GAS 20.052,0 255.730.003 116.159 1.420.371.141
IV KHÁC 25.592.727 261.235.638 1 Cho thuê kho 13.636.364 150.340.912 2 Điện 10.865.320 93.180.080 5 Nước sinh hoạt 1.091.043 17.714.646 TỔNG CỘNG 76.812.034.140 680.744.068.209 Bảng biểu 2.3.4: Chứng từ ghi sổ Tài khoản: 5111 DTBH-XD Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Nợ có
Doanh thu bán hàng thu bằng tiền mặt
111 5111 2.561.567.727
Doanh thu bán hàng thu bằng tiền gửi
112 5111 34.729.302.560
Doanh thu bán hàng chưa thu tiền
Bảng biểu 2.3.5: Sổ cái chi tiếtTừ ngày 01/09/2008 đến ngày 30/09/2008 Từ ngày 01/09/2008 đến ngày 30/09/2008 Tài khoản: 5111 DTBH-XD Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại Số Nợ Có 30/09/2008 XH Doanh thu bán hàng thu bằng tiền mặt 111 2.561.567.727 XH Doanh thu bán hàng thu bằng tiền gửi
112 34.729.302.560
XH Doanh thu bán hàng chưa thu tiền
131 19.336.162.521 XH KC DTBH T09-DT 911 76.874.031.808 Phát sinh trong kỳ 76.874.031.808 76.874.031.808 2.3.1.6, Sơ đồ hạch toán: TK 5111 TK 111 2.561.567.727 TK 112 34.729.302.560 TK 131 19.336.162.521
Bảng biểu 2.3.6: Sổ cái chi tiếtTừ ngày 01/09/2008 đến ngày 30/09/2008 Từ ngày 01/09/2008 đến ngày 30/09/2008 Tài khoản: 5121 DTBH-XD Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại Số Nợ Có 30/09/2008 XH Doanh thu bán hàng 131 1.098.606.745 30/09/2008 XH KC DTBH T09-DT 911 1.098.606.745 Phát sinh trong kỳ 1.098.606.745 1.098.606.745 Sơ đồ hạch toán: TK 5121 TK 131 1.098.606.745 2.3.2, Kế toán xác định giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán tại công ty là trị giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ, được xác định theo giá thực tế.
Cơng ty áp dụng phương pháp bình qn gia quyền để tính giá xuất kho cho khách hàng.
Đơn giá thực = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng
2.3.2.1, Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Báo cáo nhập xuất tồn. - Phiếu xuất kho
2.3.2.2, Sổ sách sử dụng: - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 632 2.3.2.3, Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán 2.3.2.4, Trình tự luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ có liên quan kế toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh giá vốn hàng bán vào chứng từ ghi sổ. Từ vào chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán kết chuyển vào sổ cái TK 632.
2.3.2.5, Định khoản các nghiệp vụ phát sinh tại công ty:
Ngày 08/09 công ty xuất bán dầu DO cho cơng ty TNHH Thành Lập. Kế tốn ghi:
Nợ TK 632: 169.640.000 Có TK156: 169.640.000
Ngày 12/09 cơng ty xuất bán cho công ty TMKT&ĐT Pectec + Xăng M95:
Nợ TK 632: 688.892.904 Có TK 156: 688.892.904 + Dầu FO:
Có TK156: 269.744.000
+ Castrol Power (0,8 lít) Cp 0,8:
Nợ TK 632: 19.820.800 Có TK 156: 19.820.800
Ngày 16/08 công ty xuất bán dầu D.O 0,05% cho DNTN Hiệp Vân. Kế toán ghi:
Nợ TK 632: 77.872.727 Có TK 156: 77.872.727
Bảng biểu 2.3.7: Chứng từ ghi sổ
Tài khoản: 632 GVHB- Xăng dầu
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ có
Giá vốn hàng bán 632 1561 76.356.859.598
Bảng biểu 2.3.8: Sổ cái chi tiết
Từ ngày 01/09/2008 đến ngày 30/09/2008 Tài khoản: 632 GVHB- Xăng dầu
Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại Số Nợ Có 30/09/2008 AC KC xuất kho hàng hoá vàoGVHB-XD 1561 76.356.859.598 30/09/2008 AC KCGVHB XĐ KQKD 911 76.356.859.598
2.3.2.6, Sơ đồ hạch toán:
TK 1561 TK 632 76.356.859.598
2.3.3, Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại cơng ty là tồn bộ các chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ hàng hố như: chi phí vận chuyển,chi phí quảng cáo, chi phí hoa hồng đại lý, chi phí cơng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng….
2.3.3.1, Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu, phiếu chi - Bảng khấu hao TSCĐ - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho
2.3.3.2, Sổ sách sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 641
2.3.3.3, Tài khoản sử dụng:
TK 641- Chi phí bán hàng
TK chi tiết: TK6411- Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6413- Chi phí CCDD, đồ dùng, văn phịng phẩm TK 6414- Chi phí KH TSCĐ
TK 6418-Chi phí khác
2.3.3.4, Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh chi phí bán hàng kế tốn tập hợp số liệu chi phí bán hàng vào chứng từ ghi sổ. Định kỳ hàng tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ,kế toán kết chuyển sang sổ cái TK 641.
2.3.3.5, Định khoản các nghiệp vụ phát sinh tại công ty: