2.3.2.1.Những tồn tại trên phương diện kế tốn tài chính Về chứng từ ban đầu:
Đối với tất cả các doanh nghiệp dù áp dụng cơ chế quản lý tập trung hay cơ chế khốn thi các chứng từ sử dụng nói chung tính pháp lý chưa cao, nhiều chứng từ viết tay khơng theo mẫu quy định, chứng từ ở đây mang nặng tính hợp thức chi phí, hồn thiện thủ tục mà ít xem xét đến tính hợp lý của chi phí. Mặt khác một số loại chứng
cịn chưa có tính nhất qn, chẳng hạn để giao khốn hầu hết các doanh nghiệp đã khơng ký hợp đồng giao khốn (đối với doanh nghiệp thực hiện cơ chế khốn) mà chỉ có quyết định giao khốn mang tính áp đặt, nội dung hợp đồng giao khốn cịn chưa đầy đủ vì cơ chế khốn chủ yếu là khoán trắng, chưa quan tâm đến khoản mục chi phí, trách nhiệm kiểm tra của bên giao khốn đối với bên nhận khốn chưa được thực hiện đầy đủ. Cơng tác tập hợp chứng từ của kế tốn đội cịn mang tính đối phó sao cho đủ chi phí sản xuất. Vai trị của kế tốn đội chưa thực sự phát huy trong việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ ban đầu do đó tính hợp pháp của chứng từ khơng cao chẳng hạn chứng từ thanh tốn lương kèm theo bảng nghiệm thu khối lượng cơng tác xây lắp hồn thành khơng có xác nhận của chủ đầu tư dẫn tới hiện tượng vay sản lượng để tạm ứng chi phí
Nguyên nhân của những vấn đề trên là do quan niệm của các doanh nghiệp về thông tin kế tốn chủ yếu để đối phó với cơ quan thuế, mà ít quan tâm tới vai trị quản trị chi phí, giá thành. Mặt khác một số doanh nghiệp vẫn quen với cơ chế bao cấp, tổ chức thực hiện cơng việc mang tính mệnh lệnh, áp đặt (thường ở các công ty nhà nước)
Về vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn trong hạch tốn chi phí sản xuất:
Mặc dù các doanh nghiệp đã vận dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp nhưng nhìn chung thực tế ghi chép chưa đúng nội dung của tài khoản. Chế độ quy định cấp ứng vốn cho đội thi cơng xây lắp hạch tốn vào tài khoản 141 (tài khoản cấp 2 là 1413), cấp vốn cho xí nghiệp trực thuộc hạch toán vào tài khoản 136 (tài khoản cấp 2 là 1361) nhưng có doanh nghiệp xây lắp viễn thông áp dụng theo chế độ như cơng ty 386 nhưng có nhiều DN khác lại sử dụng tài khoản 136 khi cấp vốn cho đội và xí nghiệp v.v..
Hạch tốn chi phí vật liệu trực tiếp hầu hết các doanh nghiệp xây lắp viễn thông đều sử dụng tài khoản 621 theo quy định nhưng lại hạch toán vào tài khoản này các chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy, hoặc hạch toán phần chi doanh nghiệp giao khoán cho nhà thầu phụ, vật liệu quản lý khơng thuộc nội dung chi phí về cốt pha đà giáo lại hạch tốn vào chi phí sản xuất chung.
Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp hạch tốn vào tài khoản 622 nhưng có doanh nghiệp xây lắp viễn thơng lại hạch tốn chi phí BHXH , BHYT, KPCĐ trích trên lương của cơng nhân sản xuất vào tài khoản 622 mà theo quy định đây là nội dung của khoản mục chi phí chung.
Khoản mục chi phí máy thi cơng được các doanh nghiệp xây lắp viễn thơng hạch tốn khơng đảm bảo chế độ, có doanh nghiệp lại sử dụng tài khoản 627....Những doanh nghiệp sử dụng tài khoản 623 để hạch tốn khoản mục chi phí máy thi cơng thì lại khơng hạch tốn vào tài khoản này các chi phí về khấu hao máy thi cơng, tiền th máy cịn lại các chi phí khác thì lại hạch toán sang các tài khoản 621, 622, 627.
Việc sử dụng tuỳ tiện các tài khoản trong hạch tốn cho phí sản xuất làm cho cơng tác xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp khơng chính xác đặc biệt là trong việc phân tích theo khoản mục, khó có thể xác định được giá thành sản xuất theo khoản mục, vì vậy khơng cung cấp được số liệu chính xác cho việc phân tích và kiểm tra tình hình thực hiện định mức chi phí dự tốn.
Trong việc hạch tốn chi phí bảo hành cơng trình hầu hết các doanh nghiệp xây lắp viễn thông không thực hiện theo đúng chế độ quy định, không phản ánh được các chi phí về bảo hành cơng trình phát sinh trong kỳ, không phản ánh các khoản thiệt hại trong sản xuất, thiệt hại ngừng sản xuất.
Về phân bổ chi phí chung một số doanh nghiệp do thực hiện cơ chế giao khốn nên cứ phát sinh chi phí chung do kế tốn đội tập hợp được thì đều tiến hành phân bổ mà khơng quan tâm tới chi phí chung trực tiếp và chi phí chung gián tiếp. Mặt khác tiêu thức phân bổ khơng đảm bảo tính nhất qn.
Ngun nhân cơ bản của những vấn đề này là do trình độ nhận thức của nhân viên kế tốn chưa thực sự rõ ràng về nội dung, tính chất của các loại chi phí, cũng như nội dung hạch toán tại các tài khoản. Hơn nữa họ khơng ý thức được vai trị của thơng tin kế tốn mà doanh nghiệp phải cung cấp.
Về tính giá thành sản phẩm xây lắp :
Cơng tác tính giá thành ở các doanh nghiệp xây lắp viễn thơng nhìn chung chưa được quan tâm đúng mức, việc tính giá thành chủ yếu để đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ bên ngoài như của cơ quan cấp trên, của cơ quan thuế và để xác định lợi nhuận chứ không đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị. Các DN phần lớn khơng xác định giá thành theo khoản mục chi phí, nếu có thì tính tốn theo kiểu "bốc thuốc", kiểm kê đánh giá trị dở dang cuối kỳ được thực hiện một cách tuỳ tiện, nhiều DN không tiến hành kiểm kê , ở DN có kiểm kê thì xác định giá trị dở dang khơng phân tích theo khoản mục thiếu độ tin cậy. Do vậy chỉ tiêu giá thành không cho phép doanh nghiệp phân tích các khoản mục chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm do đó khơng xác định vượt chi hay tiết kiệm so với dự tốn để có biện pháp tiết kiệm chi phí hạ giá thành.
Trong q trình sản xuất có xảy ra các rủi ro dẫn đến thiệt hại. Chi phí khắc phục thiệt hại vẫn được tập hợp hết vào giá thành cơng trình mà khơng quan tâm tới nguyên nhân thiệt hại để xử lý chi phí và đó là lý do dẫn tới việc tính giá thành và cung cấp thơng tin thiếu tin cậy
Về sổ sách kế toán
Mặc dù hệ thống sổ kế toán bắt buộc được phần lớn các doanh nghiệp xây lắp viễn thông áp dụng và thực hiện đúng chế độ nhưng hệ thống sổ chi tiết theo dõi chi phí sản xuất cũng như vốn phục vụ sản xuất được mở tuỳ tiện khơng đủ các sổ để phản ánh chi phí sản xuất, ghi chép không rõ ràng không cập nhật hàng ngày mà chỉ ghi các số tổng cộng cuối kỳ kế tốn, nhiều đơn vị sổ chi tiết khơng thống nhất với sổ tổng hợp, các sổ theo dõi khoán đều khơng có nên khơng đánh giá được tình hình thực hiện khoán.
2.3.2.2. Những tồn tại trên phương diện kế toán quản trị
Các doanh nghiệp xây lắp viễn thông mới chỉ quan tâm tới thơng tin do kế tốn chính cung cấp để phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh trong khi thơng tin do kế tốn quản trị mới thực sự có giá trị cao trong việc ra quyết định quản lý.
Phần lớn các doanh nghiệp đã phân loại chi phí theo khoản mục phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Rất ít doanh nghiêp tính đến các khoản chi phí cơ hội, chi phí tiếp thị tìm việc như một khoản chi phí cơng khai có tính chất nội bộ hoặc nếu có thì việc xử lý thơng tin về chi phí này phục vụ việc ra quyết định quản lý còn hạn chế. Đặc biệt các doanh nghiệp chưa tìm ra một phương thức nhất quán trong việc quản lý các khoản chi phí có tính chất thiếu minh bạch này.
Nhiều doanh nghiệp chưa thực sự biết cách vận dụng hệ thống đơn giá định mức vào việc quản lý các khoản chi phí xây lắp để việc ghi nhận chi phí đảm bảo tính phù hợp hơn với khối lượng cơng việc xây lắp thực hiện.
Ngoài ra các doanh nghiệp do phần lớn áp dụng cơ chế khốn sản phẩm xây lăp nên họ khơng quan tâm tới việc phân tích các khoản chi phí giao khốn nhằm đánh giá chính xác và hồn thiện tỷ lệ giao khốn nội bộ cho từng sản phẩm xây lắp, từng địa bàn xây lắp.
2.3.2.3. Nguyên nhân của những tồn tại này:
Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đặc thù của ngành xây lắp với tính chất đơn chiếc, sản xuất theo đơn đặt hàng, địa điểm xây lắp khơng cố định, quy trình cơng nghệ sản xuất mỗi sản phẩm có thể khác nhau chính vì vậy việc quản lý chi phí là rất khó khăn. Bên cạnh đó ý thức, trình độ của nhân viên kế tốn đội và hạn chế của cơ chế khoán tạo ra kẽ hở cho các chủ nhiệm cơng trình ép các loại chi phí cho đủ vời giá khoán. Mặt khác trách nhiệm của những tổ chức cá nhân có liên quan như các cơ quan kiểm tốn, thanh tra, thuế cịn hạn chế gây ra kẽ hở cho kế toán các doanh nghiệp ghi nhận các chi phí khơng hợp lý là thơng tìn về chi phí và giá thành bị sai lệch đáng kể.
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP VIỄN THÔNG
3.1. Những u cầu cơ bản hồn thiện kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩmtại các doanh nghiệp xây lắp viễn thông tại các doanh nghiệp xây lắp viễn thơng
Vai trị nổi bật nhất của kế tốn là cung cấp thơng tin cho quản lý. Để thơng tin kế tốn cung cấp ngày càng xác thực hơn kế toán phải giám sát được các loại chi phí phát sinh trong các khâu của q trình sản xuất kinh doanh. Đối với khâu sản xuất thì việc quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm bao giờ cũng chiếm vị trí quan trọng trong tồn bộ cơng tác kế toán trong doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp xây lắp viễn thơng do đặc tính riêng có của ngành sản xuất này mà hầu hết các DN đều thực hiện cơ chế khoán trừ các doanh nghiệp mới thành lập hay quy mô chưa cho phép thực hiện cơ chế khốn thì mới vận dụng cơ chế quản lý tập trung. Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp viễn thơng có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng hiệu quả kinh tế và hiệu quả quản lý trong DN và phải đạt được những yêu cầu cơ bản sau.
- Phải xác định được nội dung và phạm vi các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm xây lắp trên cơ sở đó phân loại chi phí thực tế phát sinh trong các khoản mục chi phí cho phù hợp với chế độ kế toán đã được ban hành và với cơ chế quản lý sản xuất sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp.
- Phải hạch toán đúng và đầy đủ các khoản mục chi phí phát sinh liên quan tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
- Việc hạch tốn chi phí sản xuất phải đảm bảo thơng tin chi phí sản xuất và giá thành phải đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ quản lý.
- Ngồi ra phải hạch tốn đúng theo quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán.
- Việc hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp phải được tiến hành đồng bộ từ chứng từ kế toán, vận dụng tài khoản kế toán sổ kế tốn để phản ánh đúng và đủ chi phí sản xuất kinh doanh, hồn thiện
phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp, phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể để kết hợp chặt chẽ cơng tác kế tốn tại các đơn vị đó. Nếu đơn vị quản lý sản xuất tập trung cần tổ chức bộ máy kế toán thực sự tốt để khắc phục những yếu điểm vốn có của mơ hình này. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng cơ chế khoán sản xuất thì cần tổ chức tốt cơng tác giao khốn tại đơn vị giao khốn và đơn vị nhận khoán để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí thực tế phát sinh và giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp hoàn thành trên cơ sở đó xác định được lãi hạ giá thành của đơn vị nhận khoán.
- Thực hiện được nhứng yêu cầu này thì thơng tin kế tốn cung cấp có thể đáp ứng được các yêu cầu của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
3.2. Các giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm tại các doanh nghiệp xây lắp viên thơng. phẩm tại các doanh nghiệp xây lắp viên thơng.
3.2.1. Hồn thiện hạch tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm 3.2.1.1. Hoàn thiện chứng từ ghi chép ban đầu
Theo quy định của chế độ kế toán thống kê, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập các chứng từ để ghi chép và phản ánh kịp thời và đầy đủ chính xác của nghiệp vụ đó. Chứng từ kế tốn là những minh chứng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành. Tất cả các chứng từ kế toán phải hợp pháp và hợp lệ.
Chứng từ là phương tiện để thông tin và kiểm tra về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Đồng thời nó cịn xác định trách nhiệm pháp lý của các tổ chức cá nhân liên quan tới nghiệp vụ kinh tế. Chính vì các lý do này mà chứng từ kế tốn cần được quan tâm đúng mức. Đặc thù ngành xây lắp là sản phẩm có tính đơn chiếc, sản xuất theo đơn đặt hàng. Sản phẩm xây lắp cố định tại một địa điểm cụ thể nhưng lại phân tán trong tương tác quản lý của doanh nghiệp. Điều này làm cho chứng từ thường bị chậm trễ khi tập hợp về doanh nghiệp dẫn tới không kịp thời trong nghĩa vụ kê khai thuế đặc biệt là các doanh nghiệp áp dụng cơ chế khoán. Mặt khác chứng từ phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Vì vậy địi hỏi kế tốn doanh nghiệp phải nắm được định mức kinh tế kỹ thuật thi cơng từ đó bóc tách tiên lượng dự tốn, áp đơn giá chính xác
cho từng loại vật tư, từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Ngồi ra các chứng từ dùng để tạm ứng, hồn ứng chi phí phải có sự xác nhận của bên thứ 3 (thường phải có sự xác nhận của chủ đầu tư)
Như vậy các doanh nghiệp cần quan tâm để chứng từ kịp thời về doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt trong quá trình quản lý. Tác giả xin đưa ra một số mẫu chứng từ giúp quản lý chặt chẽ hơn trong q trình giao khốn.
- Mẫu biên bản giao khoán nội bộ nêu tại phụ lục 6
- Mẫu biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán nội bộ nêu tại phụ lục 7 Với tình trạng sử dụng chứng từ như hiện nay trong các DNXLVT mà đặc biệt trong việc tập hợp chi phí sản xuất trong điều kiện áp dụng cơ chế khốn thì cần thiết hồn thiện hệ thống chứng từ ban đầu để đảm bảo tập hợp đúng đủ chính xác các chi phí sản xuất phát sinh. Hệ thống chứng từ kế tốn sử dụng trong hạch tốn chi phí sản xuất ở DNXLVT trong điều kiện áp dụng cơ chế khoán bao gồm:
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng. - Bảng chấm cơng và bảng thanh tốn tiền lương
- Phiếu xuất kho, nhập kho - Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ - Hóa đơn GTGT