Mang 1 D/O đến phịng thương vụ cảng đĩng phí nâng hạ cont, đăng ký rút rưột và đĩng phí rút ruột. Tại đây sau khi đã thu tiền nhân viên sẽ đĩng dấu “ Đã thu tiền” lên D/O. Sau đĩ, cầm lệnh cĩ đĩng dấu “ Đã thu tiền” trình cho phịng điều độ để xin điều độ cơng nhân. Cầm D/O đã đĩng dấu ở bộ phận điều độ cảng đến khu rút hàng tại bãi để liên hệ vớI độI bốc xếp cho cơng nhân dỡ hàng lên phương tiện vận tải của mình. Rút hàng xong, NVGN ghi lại số xe lên lệnh giao hàng cĩ đĩng dấu “ Đã thu tiền” và yêu cầu đại diện đội bốc xếp ký xác nhận lên lệnh. NVGN cầm tờ lệnh đĩ đến phịng điều độ để in “ Phiếu rút ruột” hay phiếu EIR. Nhân viên phịng điều độ sẽ lập thành 3 phiếu, giữ lại 1 phiếu và 1 D/O.NVGN mang TK, 1 D/O, 1 phiếu rút ruột hay phiếu EIR trình cho HQ bãi để thanh lý cổng, lưu lại 1 phiếu. Thanh lý xong, NVGN mang TK, D/O đã đối chiếu, 2 phiếu rút ruột trình cho HQ giám sát cổng để Thanh lý cổng. HQ cổng sẽ lưu lại 1 phiếu
3.62 Đối với hàng lẻ
NVGN cầm D/O đến phịng thương vụ cảng để đĩng tiền lao vụ và in phiếu xuất kho ( gồm 4 liên ) đồng thời xem hàng cĩ bị lưu kho hay khơng, nếu cĩ thì đĩng phí lưu kho, sau đĩ xuống kho để nhận hàng. Tại kho, NVGN cầm TK, D/O và phiếu xuất kho trình cho HQ kho. HQ kho sẽ kiểm tra, ký xác nhận vào phiếu xuất kho đồng thời lưu lại 1 phiếu xuất kho,1 D/O.
Tiếp theo đĩ, NVGN mang phiếu xuất kho đưa cho thủ kho, thủ kho ký vào sổ, ký xác nhận việc giao nhận hàng rồi đưa lại để NVGN ghi số xe nhận hàng. NVGN kêu xe nâng chở hàng ra khỏi kho. Thủ kho sẽ kiểm tra xem hàng ra đủ khơng và giám sát việc đưa hàng lên xe ( theo đúng số xe ghi trên phiếu xuất kho ), rồi đưa phiếu xuất kho cho chủ hàng để ký xác nhận đã nhận hàng đủ và giữ lại 1 phiếu xuất kho. Khi ra cổng, NVGN trình bảo vệ cổng phiếu xuất kho cịn lại và cho xe ra cổng.
Đây là cơng đoạn cuối cùng của quá trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu. Cầm D/O, Tờ khai, Phiếu EIR đến Hải quan giám sát bãi để Thanh lý cổng, tách phiếu EIR ra lấy liên màu xanh kẹp với D/O chung 1 bộ, trên D/O ghi số tờ khai, loại hình nhập, ngày đăng ký, tên hàng hóa. HQ giám sát bãi sẽ kiểm tra lại lần nữa về số cont, số seal, tên hàng… giữa tờ khai, phiếu EIR, D/O . Sau đĩ, đĩng dấu số hiệu cơng chức HQ vào liên vàng và trả lại tờ khai cùng phiếu EIR, giữ lại D/O cùng liên màu xanh.
Kết thúc quá trình nhận hàng
3.7. Giao hàng, quyết tốn và hồn trả hồ sơ cho khách hàng.3.71 Giao hàng 3.71 Giao hàng
Sau khi nhận hàng với cảng xong, NVGN cho tài xế đưa hàng về kho của khách hàng và lập Biên bản bàn giao hàng hố dưới sự chứng kiến và ký xác nhận của cả 2 bên bao gồm 2 bản : 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu.
3.72 Quyết tốn và hồn trả hồ sơ cho khách hàng.
Sau khi giao hàng xong, NVGN mang tất cả các hố đơn, biên lai liên quan của lơ hàng về giao lại cho Bộ phận Chứng từ. Bộ phận chứng từ sẽ tính tốn các chi phí khi làm hàng bao gồm các loại phí như:
Lệ phí Hải quan Chi phí giám định
Tiền thuê phương tiện vận tải ….
Rồi chuyển sang Bộ Phận Kế Tốn. Bộ phận này sẽ lập Bảng kê thanh tốn, Phiếu thanh tốn và kèm theo những hố đơn liên quan như: Hoa đơn GTGT, hố đơn đĩng lệ phí HQ…những chứng từ này là chứng từ thanh tốn giữa hai cơng ty..
Khi hồn trả Bộ hồ sơ cho khách hàng, Bộ phận chứng từ sẽ lập một Biên bản giao nhận chứng từ xác nhận cĩ chữ ký xác nhận của hai bên. Sau đĩ, hồn trả Bộ hồ sơ bao gồm tất cả các chứng từ cĩ liên quan đến lơ hàng kèm theo một số
giấy đề nghị thanh tốn Phí Dịch Vụ Giao Nhận, trong đĩ ghi rõ những khoản nào Cơng ty phải trả và khoản nào Cơng ty Dịch vụ trả.