III. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty xây dựng số 2 Tổng
1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà n- ớc và pháp luật trong những năm qua, đã đặt ra yêu cầu cấp bách, phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý, mà trong đó kế tốn là một cơng cụ rất quan trọng. Trong nền kinh tế kế tốn có vai trị tích cực đối với việc quản lý vốn tài sản và việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nguồn thơng tin đáng tin cậy để nhà nớc điều hành nền kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các ngành các khu vực, kế toán cung cấp thơng tin kinh tế của Doanh nghiệp mình cho các tổ chức kinh tế các đơn vị kinh doanh có nhu cầu sử dung thông tin trong việc xem xét khả năng hợp tác cùng làm ăn. Chính vì vậy, việc không ngừng hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn ở Công ty xây dng số 2 -Tổng công ty xây dựng Hà nội một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với quy mô kinh doanh phạm vi hoạt động, đặc thù của ngành nghề sản xuất kinh doanh và đúng theo các quy định về pháp lệnh kế tốn thống kê đã ln đợc thực hiện ở Công ty.
Để tạo sự quản lý chặt đối với mọi hoạt động kinh tế diễn ra trong tồn Cơng ty. Đồng thời cũng để tạo sự chỉ đạo thống nhất của kế tốn trởng từ Cơng ty đến các xí nghiệp, đội sản xuất trực thuộc và để phù hợp với đặc điểm tổ chức quy mô hoạt động ngành nghề của Công ty do vậy bộ máy kế tốn của Cơng ty xây dng số 2 đựơc tổ chức và
thực hiện kế toán tập trung. Việc tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty đảm bảo ngun tắc đơn giảm, gọn nhẹ và hiệu quả kết hợp với việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên phịng kế tốn và chun mơn hố cơng tác kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty bao gồm:
* Phịng kế tốn tập trung: Là phịng kế tốn đặt tại
văn phịng Cơng ty có các chức năng thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế tốn phát sinh tại văn phịng Cơng ty và các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến hoạt động cho từng đơn vị xí nghiệp, đội trực thuộc, tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu do các nhận viên kinh tế đội lập ở từng cơng trình và hạng mục cơng trình gửi lên.
* Tại các Xí nghiệp, đội trực thuộc : cơng việc kế
tốn chỉ là cơng việc ghi chép , lập chứng từ ban đầu đều do nhân viên kinh tế đội lập cho từng cơng trình và hạng mục cơng trình. Việc nhập, xuất vật t, phải cân, đong, đo, đếm cụ thể từ đó lập các phiếu nhập kho, định kỳ nhân viên kinh tế đội gửi phiếu nhập kho, xuất kho cùng hoá đơn vật t lên phịng kế tốn.
Các đội trởng, kỹ thuật, tổ trởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, chấm cơng, lập hợp đồng khốn khối lợng hồn để thanh tốn lơng sau đó gửi về phịng kế tốn để thanh tốn nhân cơng.
Tất cả các chứng từ ban đầu tại các xí nghiệp, đội cơng trình sau khi tập hợp, phân loại có xác nhận của Đội trởng, Giám đốc xí nghiệp thì gửi về phịng kế tốn Cơng ty theo thời gian quy định. Phịng kế tốn Cơng ty sau khi nhận đợc chứng từ ban đầu kế toán từng bộ phận tiến hành kiểm tra phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp hệ thống hoá số liêu và cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ cho yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Công ty trong điều hành sản xuất Kinh doanh.
Để đảm bảo thực hiện đợc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn Cơng ty. Bộ máy kế tốn của Cơng ty đợc tổ chức bao gồm:
1. Kế tốn trởng.
2. Một phó phịng kế tốn làm kế tốn tổng hợp 3. Một kế toán vật liệu và tài sản cố định. 4. Một kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội. 5. Một kế toán thanh toán và vốn bằng tiền.
6. Một kế toán ngân hàng, thống kê, thu hồi vốn. 7. Một thủ quỹ.
+ Kế tốn Trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hớng
dẫn và kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong tồn Cơng ty. Kế toán trởng giúp Giám đốc Công ty chấp hành các chinh sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, việc sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ phúc lợi cũng nh việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh tốn.
+ Kế toán tổng hợp : thực hiện hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.Kế tốn tổng hợp nhận số liệu từ các bộ phận kế tốn và các chi phí khác từ các bảng kê, bảng phân bổ... để thực hiện lập các báo cáo tài chính theo quy định, định kỳ tiến hành kiểm kê, lập và nộp báo cáo kiểm kê tài sản, vật t hàng hoá theo quy định, thực hiện việc tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh của Cơng ty trong kỳ đối với từng đối tợng tính giá thành cụ thể làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của Cơng ty.
Kế tốn tr ởng Kế Toán vật liệu, TSCĐ CCD C Nhân viên kinh
tế ở các đơn vị trực thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán l ơng và BHXH Kế toán T.Toán và vốn bằng tiền Thủ quỹ
Nhân viên kinh tế ở các đội
cơng trình
Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty
+ Kế toán vật liệu và tài sản cố định: Công ty xây d-
ng số 2 áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo ph- ơng phấp kê khai thờng xuyên căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ cần thiết khác để ghi sổ kế tốn. Kế tốn tài sản cố định có nhệm vụ theo dõi TSCĐ, cơng cụ dụng cụ. Khi có biến động về tăng giảm TSCĐ kế toán căn cứ vào các chứng từ hố đơn hợp lý để phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ sự biến động đó đồng thời kế toán cũng căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại TSCĐ đã đợc cơ quan quản lý vốn duyệt để tiến hành trích khấu hao TSCĐ.
+ Kế tốn tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Kế toán lơng
nhận bảng lơng do phịng tổ chức chuyển đến tính tốn và lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng theo khối văn phịng cơng ty. Kế tốn tổng hợp lơng cịn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lơng của tất cả các cơng trình theo quy định hàng tháng, sau đó căn cứ phân bổ vào các đối tợng sử dụng. Căn cứ vào bảng thanh toán lơng để tiến hành trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo chế độ hiện hành.
+ Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền: Kế tốn có
nhiệm vụ theo dõi kiểm tra tất cả các khoản thanh toán với ngời bán và các khoản thanh tốn trong nội bộ Cơng ty. Kế toán chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, kế tốn định khoản kế tốn sau đó chuyển cho thủ quỹ để tiến hành các thủ tục thanh toán.
+ Kế toán ngân hàng, thống kê và thu hồi vốn: Kế
toán ngân hàng theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng, kế tốn có nhiêm vụ viết uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi để thực hiện các món thanh tốn với khách nợ và chủ nợ. Kế toán theo dõi việc thực hiện thu quyết tốn cơng trình, theo dõi các khoản cơng nợ với bên A, tìm mọi biện pháp để thúc đẩy quá trình thu hồi vốn đợc nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng vốn lâu ngày.
+ Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của Công ty,căn
cứ vào phiếu thu phiếu chi, kèm theo các chứng gốc hợp lệ để tiến hành nhập, xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt.
+ Nhân viên kinh tế đội ở các đơn vị trực thuộc và ở các đội cơng trình
Khơng thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đội, các cơng trình mà chỉ thực hiện việc ghi chép, lập chứng từ ban đầu các chi phí phát sinh cho từng cơng trình , hạng mục cơng trình để gửi về phịng Kế tốn của cơng ty theo thời gian quy định sau khi đã có xác nhận của đội trởng , xác nhận của Giám đốc Xí nghiệp.
Việc tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty xây dựng số 2 theo phơng pháp tập chung đã tạo sự thống nhất trong ph- ơng pháp hạch toán, tạo thuận lợi trong cơng tác kiểm sốt các chi phí. Việc hạch tốn độc lập giữa các bộ phận kế tốn của Cơng ty đã tạo lên sự khách quan trong việc lập các báo cáo tài chính cũng nh việc tập hợp các chi phí sản xuất .