III. CÔNG CỤ JIDOKA
4. Ứng dụng 5 why trong sản xuất với công nghệ số
4.1. Khái niệm 5 why
5 why là phƣơng pháp sử dụng để giải quyết vấn đề đƣợc Sakichi Toyoda - cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển phƣơng pháp này từ những năm 1930. Đƣợc biết đến là ngƣời sáng lập nên Toyota Industries, ông đã phổ biến phƣơng pháp trong suốt những năm 1970 đến tận ngày nay Toyota vẫn áp dụng nó để giải quyết vấn đề.
Đúng nhƣ tên gọi của nó, phƣơng pháp này sử dụng 5 câu hỏi vì sao và biểu đồ 5 why (Hình 3.10) để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn đề từ gốc rễ, từ đó đƣa ra những quyết định sáng suốt nhất.
Phƣơng pháp này sẽ hiệu quả nhất khi câu trả lời có sự hợp tác, trung thực từ ngƣời có kinh nghiệm thực tiễn thực hiện trong q trình kiểm tra.
Hình 3.10. Biểu đồ 5 why
4.2. Ứng dụng trong sản xuất
Với công cụ 5 why, công nghệ số đƣợc ứng dụng trong các thiết bị may kỹ thuật số đã giúp cho việc lƣu trữ dữ liệu, tra cứu dữ liệu, phát hiện nguyên nhân của các sự cố một cách hết sức nhanh chóng. Từ đó, cán bộ điều hành sản xuất có thể dễ dàng đề xuất giải pháp xử lý các phát sinh một cách chủ động, hiệu quả.
Ví dụ: Khi vấn đề bạn đang gặp phải đó là khách hàng từ chối giao dịch vì lơ hàng tới họ bị trễ q thời gian quy định. Bạn hãy đặt ra 5 why để trả lời cho vấn đề này
Tại sao ? Việc giao hàng trễ là do sản phẩm chƣa hoàn thiện
Tại sao ? Sản phẩm chƣa hoàn thiện do mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến. Tại sao ? Mất thời gian do vải thiết kế chƣa phù hợp.
Tại sao ? Vải chƣa phù hợp do bên sản xuất gửi nhầm.
Tại sao ? Vì vải gửi nhầm nên mất thời gian chờ đợi vải đúng chuyển lại
Biện pháp ứng phó: Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên để nhanh chóng hồn thiện sản phẩm khi có vải về.
Lợi ích của 5 Why
- Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Từ ví dụ trên ta có thể thấy rằng chỉ với 5 câu hỏi 5 why nhƣng với mỗi câu chúng ta lại có thêm những gợi ý để dần tìm đƣợc nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.
- Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm đƣợc nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. Cũng nhƣ
khi bạn làm đổ sơn ra tƣờng trắng, việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó chứ khơng đƣợc để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.
Cách sử dụng 5 Why: Cách sử dụng 5 why chính là bắt đầu từ kết quả cuối cùng, hãy đặt câu hỏi với nó và suy ngƣợc lại để tìm nguyên nhân gốc rễ. Đây là một phƣơng pháp dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao, nhằm xử lý tình huống, giải quyết các vấn đề và đƣa ra cách giải quyết tốt nhất. Để tìm ra ngun nhân chính một cách hiệu quả thì bạn phải chắc chắn rằng những câu trả lời của bạn dựa trên thực tế và logic. Tiếp tục đặt các câu hỏi “tại sao” tiếp theo để đi đến nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó tìm ra biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái phát.
Bƣớc 1: Thiết lập một nhóm giải quyết vấn đề: Nhóm này bao gồm những thành viên nòng cốt, nắm chắc các chi tiết vấn đề đang gặp phải. Hãy phân ra một ngƣời điều phối để giúp nhóm theo sát mục đích tìm ra gốc rễ vấn đề.
Bƣớc 2: Định nghĩa vấn đề: Nêu tên vấn đề đang gặp phải để cả nhóm cùng phân tích.
Bƣớc 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên
Bƣớc 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi tìm ra đƣợc vấn đề gốc rễ. Bƣớc 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ
Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy tính và đảm bảo rằng mọi ngƣời đều hiểu nó.
Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Đảo ngƣợc vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ
Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác. Khơng vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề
Trung thực nhận lỗi
Tơn trọng và tin cậy ngƣời khác trong 1 nhóm làm việc.