2.2.1. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.2.1.1. Mơ hình tổ chức kế tốn tại Cơng ty
Cơng ty thực hiện theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung:
Theo đó, tổ chức bộ máy kế tốn tồn bộ doanh nghiệp chỉ có một phịng kế tốn thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan, từ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa các thơng tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến cơng tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp.
2.2.1.2. Nhiệm vụ chức năng của nhân viên kế tốn tại Cơng ty
Kế toán trưởng
Là người tổ chức quản lý công tác kế tốn, giúp Giám Đốc nắm được thơng tin kinh tế đồng thời là nguồn chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ phận kế toán, chỉ đạo trực tiếp các kế toán viên, thực hiện tốt các chế độ kế tốn của cơng ty.
Kế toán bán hàng
Thường xuyên cập nhật giá, sản phẩm hàng hóa mới, nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán. Quản lý sổ sách, các hóa đơn chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên.
Kế tốn cơng nợ
Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thu chi, lập phiếu thu, phiếu chi theo biểu mẫu để làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền. Quản lý công nợ, theo dõi, lập báo cáo tình hình
SVTT: Ngơ Quốc Cường Trang 41 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hồi Thiêm số dư cơng nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc định kỳ (tháng, quý, năm) theo yêu cầu BGĐ, KTT… Định kỳ hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.
Kế tốn thuế
Tập hợp các hóa đơn chứng từ để kê khai thuế đầu vào - đầu ra của hàng hóa dịch vụ có thuế GTGT, khơng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB (nếu có) hàng tháng, quý và năm. Nộp thuế đầy đủ và kịp thời đúng theo quy định của cơ quan nhà nước. Nắm bắt thông tin kịp thời bằng văn bản chế độ có liên quan đến thuế.
Thủ quỹ
Là người thu - chi tiền của Công ty, phải cập nhật, tính số tiền tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu quỹ tiền mặt với sổ của kế tốn cơng nợ để phát hiện sai sót kịp thời. Mọi khoản thu chi đều được ghi chép trong sổ quỹ tiền mặt.
2.2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế tốn tại Cơng ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế tốn tại Cơng ty
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 42 Kế Toán Trưởng Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế tốn cơng nợ
Đề tài: Kế toán mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn tại Cơng ty 2.2..2.1. Hệ thống tài khoản đang sử dụng tại Công ty
Cơng ty áp dụng Luật Kế Tốn, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam theo thơng tư 200/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính ban hành; hướng dẫn chế độ kế tốn cho nhà thầu nước ngồi theo Thơng tư 103/2014/TT- BTC ban hành ngày 06 tháng 08 năm 2014.
Công ty TNHH Tư Vấn phần mềm sử dụng hình thức sổ kế tốn nhật ký chung trên phần mềm kế toán: Smart Pro.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kế thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
2.2.2.2. Hệ thống sổ kế tốn tại Cơng ty.
Sơ đồ tổ chức quy trình kế tốn của cơng ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự luân chuyển chứng từ
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng, kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Giám Đốc cơng ty ký duyệt;
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn.
SVTT: Ngơ Quốc Cường Trang 43 Phần mềm kế toán SMART PRO Sổ kế toán. sổ chi tiết. Sổ nhật ký chung. Sổ cái Chứng từ kế tốn Máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
Báo cáo tài chính
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
Sổ sách minh họa:
Sổ nhật ký chung
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN PHẦN MỀM Mẫu số S03 - DNN
479 Phạm Thế Hiển, Phường 4, Quận 8, TP.HCM Ban hành theo TT 200/2014 BTC NGÀY 22/12/2014 Bộ trưởng BTC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày … đến ngày … Ngày Ghi Sổ Chứng từ
Diễn giải Số hiệuTK ĐƯ
Phát sinh trong kỳ (Vnd)
Số hiệu Ngày Nợ Có
Tổng cộng
Ngày…tháng…năm … NGƯỜI GHI SỔ KẾT TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sổ cái
CƠNG TY TNHH TƯ VẤN PHẦN MỀM
479 Phạm Thế Hiển, Phường 4, Quận 8, TP.HCM
SỔ CÁI Mã hiệu: … Từ ngày … đến ngày … Ngày Ghi Sổ Chứng từ Diễn giải TK DU Số tiền VND Số Ngày Nợ Có SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỘNG PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI KỲ Ngày … tháng … năm …
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên)
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 44 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hồi Thiêm
Sổ chi tiết tài khoản
CƠNG TY TNHH TƯ VẤN PHẦN MỀM
479 Phạm Thế Hiển, Phường 4, Quận 8, TP.HCM
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: Từ ngày … đến ngày …
Ngày Chứng từ Diễn giải TK Số tiền VND
ghi sổ Số Ngày ĐU Nợ Có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ
CỘNG PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI KỲ
Ngày … tháng … năm …
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên)
2.2.2.3. Các báo cáo kế tốn đang thực hiện tại Cơng ty
Công ty đang áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng Tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính ban hành. Bao gồm:
Bảng cân đối kế toán
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý để phản ánh tình hình tài chính q đó và niên độ kế tốn đó.
2.2.2.4. Phương pháp kế tốn đang thực hiện tại Cơng ty
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp: Kê khai thường xuyên Tính giá xuất kho theo phương pháp: Thực tế đích danh
Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 45 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
Đối với mặt hàng là phần mềm thì khơng chịu thuế GTGT.
SVTT: Ngơ Quốc Cường Trang 46 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế toán mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
2.2.2.5. Tổ chức trang bị và các phương tiện công nghệ phục vụ cho công tác kế tốn tại Cơng ty tốn tại Cơng ty
Công ty trang bị cho mỗi nhân viên văn phịng một bộ máy tính bàn DELL
Trong văn phịng gồm có: 1 máy photo RICOH Aficio MP5000, một máy in HP LaserJer 1212MFP, một máy in Canon, hai máy đếm tiền;
2.2.3. Tình hình thực tế về kế tốn mua bán hàng hóa tại Cơng ty TNHH Tư VấnPhần Mềm. Phần Mềm.
2.2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa 2.2.3.1.1. Nội dung:
Đặc điểm: Mua phần mềm:
+ Mua từ các công ty việt nam + Mua từ các cơng ty nước ngồi Giá hạch toán:
Phần mềm = Giá ghi trên hóa đơn + các loại thuế khơng hồn lại + các khoản giảm trừ
Nguyên tắc mua hàng:
- Chi phí thu mua ghi nhận vào tài khoản 632
- Hàng hóa và hóa đơn về đầy đủ được phép nhập kho.
- Kế tốn phải theo dõi kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua phần mềm.
2.2.3.1.2. Phương pháp kế tốn mua hàng hóa
Chứng từ sử dụng
- Đối với phần mềm:
+ Hợp đồng mua hàng
+ Biên bảng bàn giao & Nhiệm thu + Hóa đơn mua hàng
Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 156, 151,… - Sổ chi tiết công nợ phải trả - Sổ nhật ký mua hàng Tài khoản sử dụng
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 47 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hồi Thiêm Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực mua bán, cung cấp phần mềm,... tài khoản công ty sử dụng là 156*
Kế cấu và nội dung phản ánh tài khoản 156
Nợ Tài khoản 156 “Hàng hóa” Có
- Trị giá mua vào của phần mềm theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại);
- Trị giá bảo hảnh của phần mềm (gồm giá mua vào );
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá của phần mềm xuất kho để bán, hoặc sử dụng cho kinh doanh;
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
SDCK
- Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho;
- TK 1561: Hàng hóa phần mềm
- TK 1562: Chi phí mua hàng phần mềm
Tài khoản phản ánh công nợ phải trả, Công ty sử dụng 331 trong đó được chia ra như sau:
TK 331 gồm:*
- TK 3311: Phải trả cho người bán trong nước - TK 3312: Phải trả cho người bán nước ngồi
Do hàng hóa của cơng ty là phần mềm nên khơng tính thuế GTGT nên khơng sửa dụng TK 133
Ví dụ:
NV1: Tình hình mua Phần mềm NX CAD/CAM 3 Axis Milling Foundation (FL)
(NX12450) từ Công ty TNHH SDE VIETNAM
- Ngày 28 tháng 09 năm 2020:
+ Hợp đồng mua bán số 200610-002/SDE-SCC - Ngày 14 tháng 10 năm 2020:
+ Biên bản giao hàng & nghiệm thu số 201014_002/BBNT/SDE-SCC + Hóa đơn GTGT số 0000028
Nợ TK 1561: 572.945.000
Có TK 3311: 572.945.000
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 48 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hồi Thiêm
NV2: Tình hình mua Phần mềm NX CAD/CAM 3 Axis Milling Foundation (FL)
(NX12450) từ Công ty TNHH SDE VIETNAM
- Ngày 30 tháng 09 năm 2020:
+ Hợp đồng mua bán số 200610-001/SDE-SCC - Ngày 14 tháng 10 năm 2020:
+ Biên bản giao hàng & nghiệm thu số 201014_001/BBNT/SDE-SCC + Hóa đơn GTGT số 0000027
Nợ TK 1561: 395.590.000
Có TK 3311: 395.590.000
NV3: Tình hình mua Phần mềm NX CAM 3 Axis Milling từ Công ty TNHH
CONG NGHE VIETBAY
- Ngày 17 tháng 09 năm 2020:
+ Hợp đồng mua bán số 126/2020/VBT-SCC - Ngày 24 tháng 09 năm 2020:
+ Biên bản nghiệm thu & bàn giao hàng hóa dịch vụ + Hóa đơn GTGT số 0000223
Nợ TK 1561: 235.780.000
Có TK 3311: 235.780.000 - Ngày 6 tháng 10 năm 2020:
+ Ủy nhiệm chi số 2699
Nợ TK 3311: 235.780.000
Có TK 1121: 235.780.000
NV4: Tình hình mua Phần mềm NX12450 NX CAD/CAM 3 Axis Milling
Foundation từ công ty Siemens Industry Software Pte. Ltd gửi bán thẳng cho COMPOSITEGEAR VIET NAM CO., LTD.
- Ngày 28 tháng 07 năm 2020: + Hóa đơn số 550H0084615311 + Giá trị hợp đồng: 40.908 USD - Ngày 30 tháng 07 năm 2020: + Chấp nhận thanh toán 57.164,43 SGD Tỷ giá đồng USD/SGD: 1,39739 Tỷ giá đồng SGD/VND: 17.131,01 Nợ TK 157: 979.284.422 Có TK 3312: 979.284.422
SVTT: Ngơ Quốc Cường Trang 49 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
NV5: Tình hình mua Phần mềm NX10101 NX Mach Designer - Node Locked từ
công ty Siemens Industry Software Pte. Ltd gửi bán thẳng cho EXPORT MECHANICAL TOOL JSC. - Ngày 23 tháng 12 năm 2020: + Hóa đơn số 550H0084576550 + Giá trị hợp đồng: 9.390 USD + Chấp nhận thanh toán 12.840,17 SGD Tỷ giá đồng USD/SGD: 1,36743 Tỷ giá đồng SGD/VND: 17.585,44 Nợ TK 157: 225.800.040 Có TK 3312: 225.800.040 2.2.3.1.3. Nhận xét Mua phần mềm: + Khơng tính thuế GTGT
+ Nguồn mua phần mềm từ cả trong nước lẫn quốc tế
+ Phần mềm mua từ nước ngồi có thể chuyển bán thẳng đến bên mua trong nước Giá hạch tốn:
+ Khơng tính thuế GTGT
+ Các chi phí mua và thuế khơng hồn lại được cộng gộp lại Nguyên tắc mua hàng:
+ Hàng về rồi mới thanh toán tiền hàng.
+ Hàng và hóa hóa đơn về thì kế tốn mới được phép hoạch tốn, nếu cuối tháng hàng chưa về thì khơng ghi nhận gì cả
Tài khoản 156:
+ Khơng sử dụng TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa
+ Không đầu tư bất động sản
Công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi trên đường Tài khoản thuế 133: không được sử dụng với các mặt hàng là phần mềm
Cơng ty khơng mua hàng trả góp, hình thức thanh tốn có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ghi nhận nợ, hoặc khấu trừ nợ.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 50 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
2.2.3.2. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng hóa 2.2.3.2.1. Nội dung:
Đặc điểm: bán phần mềm, hoặc nhận hàng từ nước ngồi chuyển bán thẳng đến các doanh nghiệp, cơng ty mua
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Cơng ty hạch tốn tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Giá hạch tốn:
- Thực tế đích danh
- Bình qn gia quyền
2.2.3.2.2. Phương pháp kế tốn q trình bán hàng hóa
Chứng từ sử dụng
- Đối với phần mềm:
+ Hợp đồng mua hàng
+ Biên bảng bàn giao & Nhiệm thu + Hóa đơn mua hàng
Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 156, 157,… - Sổ chi tiết công nợ phải trả - Sổ nhật ký mua hàng Tài khoản sử dụng
Công ty phản ánh doanh thu trên tài khoản 511 gồm:*
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán phụ tùng, xe và cung cấp dịch vụ của Cơng ty trong một kỳ kế tốn.
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài
khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của Doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế tốn.
SVTT: Ngơ Quốc Cường Trang 51 Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Đề tài: Kế tốn mua bán hàng hóa tại doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Hoài Thiêm
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 6 tài khoản cấp 2 - Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản 5112: Doanh thu bán các thành phẩm - Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- Tài khoản 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư - Tài khoản 5118: Doanh thu khác
Phản ánh nợ phải thu tài khoản 131: Phải thu khách hàng* - Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng trong nước - Tài khoản 1312: Phải thu khách hàng ngoài nước - Tài khoản 1318: Phải thu khách hàng khác
Đồng thời Doanh nghiệp phản ánh giá vốn hàng bán trên tài khoản 632 gồm:* Tài khoản 6321: Giá vốn hàng bán phần mềm
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Nợ Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” Có
- Trị giá vốn của hàng hóa phần mềm dịch vụ đã bán trong kỳ.
- Các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
- Chi phí mua hàng