1.2 .Tổ ch ức qu ản lý chu ỗi cung ứng
2.2 Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng
2.2.2 Quy trình hoạt động chuỗi cung ứng
Mặc dù, bộ phận lãnh đạo của Cơng ty cũng đã có cái nhìn về việc hồn thiện hoạt động của cơng ty, đã bƣớc đầu có cái nhìn cơ bản về chuỗi cung ứng nhƣng vấn đề của cơng ty hiện nay khơng có mơ hình mẫu và nhà lãnh đạo chỉ thực hiện theo kiểu hoàn thiện các bộ phận riêng lẻ mà chƣa có sự gắn kết cho mục tiêu chung của cả hệ thống. Chƣa có các chỉ tiêu đo lƣờng, đánh giá để xem xét mức độ hiệu quả của chuỗi.
Sơ đồ 2.2: Chuỗi cung ứng tổng quát tại Nutifood
Quản trị MQH đầu
vào Quản trị SC nội bộ Quản trị MQH đầu ra
Để tiện đánh giá thực trạng công tác quản trị chuỗi cung ứng tại Nutifood, tác giả sẽ phân tích hoạt động của chuỗi trên các hoạt động cơ bản:
2.2.2.1. Dự báo nhu cầu
Hiện tại Nutifood dự báo chủ yếu dự báo nhu cầu theo ngắn hạn theo các số liệu kinh doanh năm cũ và chủ yếu theo phƣơng pháp định tính dựa kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo bên cạnh đó việc dự báo nhu cầu cũng dựa theo chính sách Marketing và môi trƣờng cạnh tranh theo từng thời điểm. Thƣờng nhu cầu đƣợc dự báo cho từng chu kỳ kinh doanh (4 tuần).
Việc cung cấp dữ liệu để dự báo và lập kế hoạch do bộ phận Sales data thực hiện, đây là bộ phận lƣu trữ và phân tích các số liệu kinh doanh.
Hoạt động dự báo kinh doanh cuối chu kỳ của Nutifood thực sự chƣa tốt, đây là giai đoạn chốt số kinh doanh để tính lƣơng thƣởng, nhân viên kinh doanh chủ yếu chạy doanh số chƣa thực sự quan tâm đến nhu cầu khách hàng, không dự báo đƣợc nhu cầu từ trƣớc dẫn đến việc đặt hàng quá nhiều dẫn tới nhà phân phối
tồn kho nhiều và lƣợng hàng đặt vƣợt quá tồn kho đáp ứng (Đối với các khu vực xa nhà máy sản xuất) phải đợi chuyển hàng từ kho sản xuất ra kho trung gian thƣờng mất 7 đến 10 ngày vận chuyển làm khách hàng khơng hài lịng.
Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đầu chu kỳ cũng đƣợc đƣa ra chậm trễ là cho hoạt động bán hàng của nhân viên sales gặp nhiều khó khăn
Nhƣ chúng ta đã biết hoạt động dự báo là hoạt động đi đầu trong chuỗi cung ứng nội bộ của công ty. Hoạt động này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác nhƣ hoạt động kinh doanh, hoạt động mua nguyên liệu, hoạt động sản xuất, hoạt động giao hàng… nên đây là một mắt xích khởi đầu rất quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ. Nếu công ty làm tốt cơng tác dự báo thì các cơng tác khác có thể tốt và ngƣợc lại. Nhƣng công ty chƣa thực hiện công tác dự báo một cách bài bản nên các hoạt động khác bị ảnh hƣởng nghiêm trọng.
2.2.2.2. Lập kế hoạch tổng hợp và quản lý tồn kho * Lập kế hoạch tổng hợp
Xuất phát từ cơng tác dự báo cịn chƣa đƣợc chú trọng một cách đúng mức nên việc lập kế hoạch trong công ty hiện tại mang tính chất rời rạc, các phịng ban tự làm kế hoạch từng phòng ban riêng mà chƣa chú ý đến kế hoạch liên kết lẫn nhau. Kế hoạch chỉ đƣợc xây dựng trong ngắn hạn, chƣa xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn và tổng hợp. Kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới sẽ đƣợc đƣa ra vào ngày cuối cùng chu kỳ kinh doanh (một chu kỳ kinh doanh tính theo 4 tuần), sau đó bộ phận kinh doanh chuyển kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới cho bộ phận sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu cho tháng chu kỳ sau. Khi phòng sản xuất lập xong kế hoạch nguyên liệu, chuyển cho bộ phận mua hàng để có kế hoạch nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
Kế hoạch kinh doanh đƣợc lập nhƣ sau: Bộ phận kinh doanh chủ yếu căn cứ trên số liệu quá khứ của các tháng gần tháng lập kế hoạch và mục tiêu doanh số Ban Lãnh đạo đề ra để xây dựng kế hoạch kinh doanh. Các yếu tố ảnh hƣởng khác nhƣ yếu tố thời vụ, tác động các chƣơng trình khuyến mãi, các yếu tố cạnh tranh và biến động giá trên thị trƣờng chƣa đƣợc Bộ phận kinh doanh chú ý đến, nên việc lập kế hoạch kinh doanh của Bộ phận kinh doanh thƣờng xuyên không phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trƣờng, thƣờng xảy ra tình hình quá thừa hoặc quá
thiếu sản phẩm phục vụ khách hàng. Vì kế hoạch của các bộ phận khác phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh nên kế hoạch kinh doanh khơng chính xác và chỉ lập trong ngắn hạn (lập kế hoạch hàng tháng) nên công ty phải sử dụng chiến lƣợc tăng ca cho hầu hết các tháng cao điểm trong năm. Điều này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác cũng xảy ra tình hình bất ổn:
- Sản phẩm thƣờng đƣợc sản xuất ra quá thừa hoặc quá thiếu so với nhu cầu thị
trƣờng
. - Nguyên liệu cũng xảy ra tình hình tƣơng tự là tồn kho quá mức hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng thƣờng xuyên gặp phàn nàn do thiếu hàng.
* Quản lý hoạt động lƣu kho:
Hiện tại Nutifood có 4 kho theo số liệu sau:
Bảng 2.3: Sức chứa lƣu kho và cung ứng hàng hóa22
STT Diễn giải Diện tích (m2) Sức chứa (Pallet) Qui đổi thùng
IMP UHT Cộng IMP UHT
1 Kho ICD Sóng Thần (Sagawa) 2,088 700 500 1,200 1,200 60,000 2 Kho Cộng Hòa 250 63 750 450 3 Kho Đà Nẵng 500 126 1,500 900 4 Kho Hà Nội 1,400 616 7,000 7,000
- Hoạt động lưu kho: Nutifood thực hiện hoạt động lƣu kho tại kho chính
Bình Dƣơng, các kho trung gian, và kiểm sốt số lƣợng hàng hóa tại các nhà phân phối theo chu kỳ và theo nhu cầu của khách hàng. Do hoạt động lƣu kho phối hợp với hoạt động dự báo chƣa thật tốt nên khi có những biến động thất thƣờng của nhu cầu thị trƣờng và các giai đoạn cao điểm đặt hàng chƣa hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng thiếu hàng tạm thời những giai đoạn này.
- Kiểm soát số liệu tồn kho: kho thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho trên phần
mềm quản lý ERP, phần mềm này quản lý đƣợc số lƣợng hàng nhập vào và xuất ra nhƣng chƣa kiểm soát đƣợc hạn sử dụng của hàng tồn kho, công việc này vẫn thực hiện thủ công theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.
- Sắp xếp kho:
22
Hiện tại Nutifood sắp xếp hàng hóa theo 2 kho: Kho sữa bột và kho sữa nƣớc. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch và sắp xếp hàng hóa theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho cịn chỗ nào trống thì hàng đƣợc xếp vào mà chƣa chú ý đến việc sắp xếp khoa học. Sơ đồ kho chƣa đƣợc lập sẽ làm cho công tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng, nhầm date sử dụng.
2.2.2.3. Hoạt động thu mua:
Đây là hoạt động thƣờng xuyên và là nhiệm vụ truyền thống của hầu hết các doanh nghiệp, Nutifood thƣờng xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh giá và đàm phán mua sản phẩm có chi phí thấp nhất. Vì đặc thù là hàng tiêu dùng, liên quan trực tiếp tới sức khỏe khách hàng nên Nutifood ln đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp có chất lƣợng đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Một số nguyên vật liệu chính của Nutifood:
Bảng 2 4: Một số nhà cung cấp chính của Nutifood
STT Nguyên liệu Nhà sản xuất Quốc gia Nhà PP
tại Việt Nam
1 Sữa béo nguyên kem
Fontera New Zealand
Muray Australia Rosewater bay
Bura food Australia O Lam (Singapo)
2 Sữa không
béo UHT
Fontera New Zealand Nhập trực tiếp Sterling Agro Ấn Độ 3 Axit béo DHA Keivit Hà Lan 4 Chất xơ Orafti Bỉ 5 Đạm đậu nành Solae Mỹ 6 Vitamin trộn sẵn
Fortitech Malaysia Nhập trực tiếp 7 Phụ gia thực
phẩm
Givaudan Singapo
8 Bao bì sữa nƣớc
Tetra Pak Thủy Điển Nhập trực tiếp 9 Bao bì sữa
bột Cơng ty cổ phần in 7 Cơng ty bao bì
Tân Tiến
- Các nhà cung cấp nêu trên là những nhà sản xuất hàng đầu thế giới và Việt Nam trong lĩnh vực nguyên vật liệu ngành sữa, việc mua hàng đƣợc thông qua ký hợp đồng từng quý/năm để có đƣợc sự ổn định về nguồn nguyên liệu, đồng thời cơng ty có gia mua tốt nhất.
- Đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu thì Nutifood thƣờng củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với đa số nhà cung cấp cũ có do uy tín đáp ứng đƣợc nhu cầu của Nutifood. Bên cạnh những nhà cung cấp quen thuộc cơng ty cũng tích cực nghiên cứu, tìm hiểu các nhà cung cấp mới để lựa chọn đƣợc nguồn nguyên liệu phong phú, giá cả cạnh tranh và chất lƣợng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
+ Đối với công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất: Trƣớc đây khi mới thành lập thì chủ yếu tìm kiếm các nhà cung cấp nƣớc ngồi chi phí cao, hiện tại cơng ty bắt đầu đánh giá và tìm kiếm thêm các nhà cung cấp trong nƣớc để nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu doanh nghiệp mà chi phí giảm.
+ Về phƣơng tiện vận tải thì Nutifood sử dụng chủ yếu 2 nhà cung cấp dịch vụ chính: Minh Kiên Phát, Vạn Thiên Phúc để giao hàng cho các nhà phân phối, siêu thị,…
* Lƣợng đặt hàng tối ƣu: Hiện công ty đặt hàng dựa vào nhu cầu đơn hàng, bảng giá nguyên liệu từng nhà cung cấp, tính chất nguyên vật liệu mà có lƣợng đặt hàng tối ƣu khác nhau. Cơng thức tính chủ yếu của cơng ty hiện tại
Lƣợng đặt hàng = (Nhu cầu sản xuất – Tồn kho) + Lƣợng chênh lệch để có giá tốt
* Chi phí ngun vật liệu và các chi phí sản xuất khác:
Vì đặc thù là doanh nghiệp sản xuất nên chi phí cho nguyên vật liệu khá lớn, chiếm tỉ trọng chủ yếu là nguyên vật liệu nhập khẩu từ nƣớc ngoài chủ yếu từ nƣớc Úc và New Zealand và một số nguyên liệu từ các nƣớc châu Á.
Bảng 2.5: Chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất
ĐVT: VNĐ
STT Phân loại
2009 2010 2011
Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ
1 Nguyên vật liệutrực tiếp 241,176,007,931 55% 482,330,821,419 60% 698,584,241,884 64% 2 Chi phí nhâncơng 46,172,862,746 11% 66,402,516,953 8% 114,423,280,998 10%
3 Khấu hao và khấu trừ tài sản cố định 9,422,932,414 2% 11,930,786,225 1% 36,133,667,684 3% 4 Chi phí dịch vụ mua ngồi 108,876,145,191 25% 188,372,027,001 23% 180,668,338,418 16% 5 Chi phí bằngtiền khác 31,887,080,519 7% 59,949,643,298 7% 66,245,057,420 6% Tổng 437,535,028,801 808,985,794,896 1,096,054,586,404
(Nguồn: Tổng hợp dữ liệu từ phịng kế tốn Nutifood)
- Qua bảng số liệu cho thấy tổng chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng khá cao trong tổng chi phí sản xuất, năm 2009 chỉ chiếm 55% nhƣng đến năm 2011 đã tăng lên 63% do nguồn nguyên liệu sữa nhập khẩu tăng. Điều này làm cho giá thành sản phẩm sữa Nutifood tăng nhẹ trong 3 năm qua, đây cũng là tình hình chung trên thị trƣờng nguyên liệu sữa.
- Chi phí nhân cơng giảm từ 10% xuống cịn 8% vào năm 2010 và tăng lên 10% vào năm 2011 do công ty đầu tƣ thêm nhiều dây chuyền sản xuất, mở rộng sản xuất các sản phẩm mới nên cần thêm lao động.
- Do năm 2011 cơng ty có chiến lƣợc kiểm sốt và cắt giảm bớt chi phí nên chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí khác giảm đáng kể.
* Theo dõi việc cung ứng hàng hóa từ nhà cung cấp
Việc trao đổi mua bán hàng hóa với nhà cung cấp chủ yếu thơng qua việc ký hợp đồng dài hạn nhằm có sự ổn định về giá và nguồn nguyên liệu. Do chi phí nguyên liệu sữa chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên những biến động về giá nguyên liệu sữa đều ảnh hƣởng đến giá thành.
Thông thƣờng sau khi Nutifood gửi đơn hàng đi thì phản hồi về đơn hàng từ nhà cung cấp về đơn hàng là từ 1-3 ngày, về tiến độ giao hàng: Đối với các nhà cung cấp châu Á thì 10 ngày đối với hàng biển và 2 ngày đối với đƣờng hàng không, đối với nhà cung cấp châu Âu, châu Mỹ thì 25 ngày đối với đƣờng biển, 4 ngày theo đƣờng hàng không. Việc giao hàng đƣờng hàng không chỉ xảy ra khi Nutifood cần hàng gấp hoặc nhà cung cấp giao hàng trễ so với thời hạn yêu cầu.
Theo số liệu và đánh giá của bộ phận mua hàng Nutifood ta có bảng sau:
Bảng 2.6: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của các nhà cung cấp
ĐVT: %
STT Loại hình cung cấp Tỷ lệ giao hàng đúnghạn Tỷ lệ giao hàng trễ
1 Nguyên vật liệu 93% 7%
2 Công cụ dụng cụ,
NVL khác
89% 11%
(Theo số liệu ERP từ phòng mua hàng Nutifood)
Theo bảng số liệu thu thập đƣợc thì tỷ lệ giao hàng trễ đối với nguyên vật liệu là 7% và 11% so với công cụ dụng cụ. Nguyên nhân giao hàng trễ: Thời tiết xấu, gặp khó khăn ở hải quan, chậm thanh tốn tiền cho nhà cung ứng.
* Chính sách thanh tốn cho nhà cung ứng
Nutifood ln thanh tốn cho các nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng hoặc trong đơn hàng. Thơng thƣờng thì Nutifood thanh tốn đơn hàng làm 2 lần, 50% sau khi có thơng báo hàng lên tàu, và 50% phần cịn lại sau 30 ngày tính từ ngày thanh tốn lần đầu tiên.
Bảng 2.7: Tỷ lệ thanh toán cho nhà cung cấp nguyên vật liệu
ĐVT: %
STT 2009 2010 2011
Tổng số nhà cung cấp 38 40 41
Tỷ lệ thanh toán đúng hạn 98% 92% 95%
Tỷ lệ thanh toán chậm 2% 8% 5%
Nhà Máy Sản xuất
Hành chánh nhân sựBộ phận kế hoạchBộ phận sản xuất QC R&D Kỹ thuật
SX sữa bột SX sữa nƣớc
Tỷ lệ thanh tốn chậm năm 2009 chỉ có 2%, đến năm 2010 tăng lên 8% do nền kinh tế có nhiều biến động, tỷ lệ thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn dẫn đến chậm thanh tốn cho nhà cung cấp nhƣng năm 2011 đã giảm từ 8% xuống 5%.
Mục tiêu của phòng thu mua cố gắng tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nguyên liệu nƣớc ngoài để gia hạn thời gian trả nợ là 45 ngày.
2.2.2.4. Hoạt động sản xuất:
* Sơ đồ tổ chức và hoạt động của bộ phận sản xuất
Nhà máy sản xuất của Nutifood chia làm hai bộ phận: Bộ phận sản xuất sữa nƣớc và bộ phận sản xuất sữa bột. Bên cạnh đó có các bộ phận nghiệp vụ hỗ trợ: Bộ phận hành chánh nhân sự nhà máy, Bộ phận QC, bộ phân R&D, bộ phận kế hoạch và bộ phận kỹ thuật
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhà máy sản xuất23
- Với công suất 20.000 tấn sữa bột và 17 triệu lít sữa tiệt trùng / năm, nhà máy đã đáp ứng đƣợc toàn bộ nhu cầu phân phối của các sản phẩm Nutifood trên tồn quốc.
- Nutifood có hệ thống sản xuất sữa bột theo cơng nghệ đóng gói của Đức,
cơng suất 70 sản phẩm/phút. Công ty đã đầu tƣ 3 hệ thống trộn và 3 hệ thống đóng gói tự động cho sữa bột dinh dƣỡng dạng lon và dạng gói với nhiều chủng loại nhƣ gói nhỏ 25g, 400g, 1 kg, lon 400g và lon 900g phù hợp với nhu cầu đa dạng của ngƣời tiêu dùng.
- Hệ thống sản xuất sữa tiệt trùng theo công nghệ tiên tiến nhất của Thụy Điển, công suất 17 triệu lít/năm, đƣợc tự động hóa hồn tồn từ khấu chế biến đến
đóng gói với quy trình sản xuất khép kín, thiết kế nhà máy theo tiêu chuẩn GMP, cùng với quy trình kiểm sốt vệ sinh an tồn thực phẩm đƣợc chúng nhận HACCP do Quacert cấp, tạo niềm tin cho ngƣời tiêu dùng về an toàn thực phẩm và giá trị dinh dƣỡng cho các sản phẩm.
- Năm 2011 Nutifood lắp đặt và vận hành thành công dây chuyền sản xuất sữa nƣớc UHT do công ty Combibloc (Đức) cung cấp đƣợc đánh giá vào loại hiện đại của khu vực Đông Nam Á với công suất hơn 12.000 hộp / giờ (trung bình khoảng 4 hộp /
giây) với cơng nghệ sản xuất, an toàn vệ sinh thực phẩm cao của thế giới
* Kế hoạch sản xuất
- Công ty tiến hành sản xuất theo nhu cầu khách hàng và tồn kho dự trữ