KẾ TOÁN TĂNG TSCĐ DO MUA SẮM TSCĐ BẰNG CÁC NGUỒN KINH PHÍ HOẶC CÁC QŨY
211 - TSCĐ hữu hình 213 - TSCĐ vơ hình
Mua TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử
Mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay
Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:
466 661
Nếu mua TSCĐ
bằng nguồn kinh phí hoạt động
662
Nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí dự án
635
Nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
441
Nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB
431
Nếu mua TSCĐ bằng các quỹ dùng cho hoạt động HCSN, phúc lợi
Nếu rút dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình, dự án để mua TSCĐ 461, 462, 465, 008, 009 111, 112, 331... TSCĐ mua sắm hoàn thành đưa vào sử dụng 2411 - Mua sắm TSCĐ
+ Phân biệt rõ ràng hai trường hợp cụ thể:
Với tài sản mua về sử dụng ngay, kế toán hạch toán thẳng vào bên Nợ TK 211 hoặc TK 213. Tuy nhiên, với tài sản mua về phải qua lắp đặt, chạy thử, được tập hợp trước tiên vào tài khoản 2411 - Mua sắm TSCĐ và khi hoàn thành mới ghi tăng nguyên giá trên TK 211 hoặc 213- TSCĐ hữu hình, vơ hình.
+ Phản ánh phương thức thanh tốn khi mua sắm những TSC: cơng nợ (tài khoản 3311), mua sắm bằng tiền mặt (TK 111), bằng tiền gửi (TK 112) hay bằng hình thức rút dự tốn kinh phí NSNN (TK 461,462… và bút tốn ghi đơn Có TK 008/009)
+ Chứng minh được tài sản này có nguồn gốc từ NSNN, được phản ánh vào những khoản chi cho các hoạt động tương ứng để phục vụ nhiệm vụ quyết tốn vào cuối năm tài chính qua bút tốn đồng thời ghi tăng nguồn hình thành TSCĐ trên TK 466 - Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.
- Trường hợp tài sản tăng do được cấp trên cấp kinh phí
Sơ đồ 2.8: Kế toán TSCĐ tăng do cấp trên cấp
KẾ TỐN TĂNG TSCĐ
DO ĐƯỢC CẤP TRÊN CẤP KINH PHÍ BẰNG TSCĐ
211 - TSCĐ hữu hình 213 - TSCĐ vơ hình
Khi nhận TSCĐ mới Nguyên do cấp trên cấp giá
Giá trị Nguyên
còn lại giá
Giá trị hao mịn
Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:
661
Nếu được cấp kinh phí hoạt động bằng TSCĐ
662
Nếu được cấp kinh phí dự án bằng TSCĐ
635
Nếu được cấp kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước bằng TSCĐ 461, 462, 465 214 466 Khi nhận TSCĐ đã sử dụng do cấp trên cấp
Đây là hình thức cấp kinh phí bằng tài sản, nên đặc trưng của sơ đồ kế toán này là sự tăng của tài sản, đồng thời cũng là sự tăng tương ứng của nguồn kinh phí được cấp. Sơ đồ kế tốn này cho ta thấy được số tài sản mà đơn vị được cấp trên cấp kinh phí, và cụ thể đó là cấp kinh phí cho hoạt động nào - HCSN, dự án hay hoạt động thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước. Song, đối với trường hợp TSCĐ được cấp trên cấp mà cuối năm đơn vị cấp dưới khơng phải làm thục quyết tốn, chế độ kế toán giai đoạn 1996 đến nay cho phép đơn vị chỉ cần định khoản 1 bút toán duy nhất - ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và đồng thời ghi tăng TSCĐ đó bằng cách ghi Nợ TK 211,213/ Có TK 466.
- Trường hợp tăng TSCĐ do được biếu tặng, viện trợ
Nếu đây là trường hợp viện trợ phi dự án, kế toán TSC cho phép ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động tương ứng với tăng tài sản.Đồng thời cũng ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ. Nhưng nếu là trường hợp viện trợ dự án, kế tốn sẽ khơng ghi tăng nguồn kinh phí dự án, mà ghi thẳng bút tốn tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ trên TK 466 và tương ứng với đó là việc ghi tăng nguyên giá tài sản trên TK 211,213.
Kế toán giảm TSCĐ
- Trường hợp giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán
Sơ đồ 2.9: Kế toán TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán
(1) Ghi giảm TSCĐ TK 211, 213 TK 466- Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Giá trị cịn lại Ghi giảm TSCĐ 214- Hao mòn TSCĐ theo nguyên giá Giá trị hao mòn
(2) Phản ánh thu - chi thanh lý, nhượng bán
111,112,331
… TK 631 TK 531
111,112,33 1
Chi phí thanh lý Kết chuyển chi phí nhượng bán TSCĐ thanh lý TSCĐ
Thu thanh lý
TK 4314
nhượng bán TSCĐ
Kết chuyển thu, chi về thanh lý, nhượng bán
TSCĐ
Với nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ, song song với việc ghi giảm nguyên giá TSCĐ trên TK 211, 213, chế độ kế toán HCSN yêu cầu kế toán đơn vị phải ghi đối ứng bên Nợ của những tài khoản sau: TK 466 - phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ và TK 214 - phản ánh số hao mịn lũy kế tính đến thời điểm thanh lý, nhượng bán.
Trong chế độ kế toán HCSN theo quyết định 999, nghiệp vụ phản ánh thu - chi từ hoạt động thanh lý, nhượng bán được coi là một trong những hoạt động thuộc mảng hoạt động SXKD và cung ứng dịch vụ. Chính vì vậy, số chi thanh lý được phản ánh vào bên Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD, và số chi này sẽ được kết chuyển vào bên Nợ của TK 531 - thu hoạt động SXKD để bù trừ nhằm tính chênh lệch phát sinh bên Có TK 531 những khoản thu từ hoạt động này. Số chênh lệch giữa thu - chi thanh lý sẽ được bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động của đơn vị.
Sơ đồ 2.10: Kế toán TSCĐ giảm do phát hiện thiếu Ghi giảm TSCĐ TK 211, 213 TK 466- Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Giá trị cịn lại Ghi giảm TSCĐ 214- Hao mòn TSCĐ theo nguyên giá
Giá trị hao mòn Đồng thời TK 3118 TK 531 TK 3118 111,112,334 Nếu được phép xóa bỏ khoản thiệt hại TK 4314 Khi xử lý
Ghi tăng quỹ khi
được bồi thường
Giá trị còn lại của tài sản
Khi thu được tiền, trừ vào
461,462,46
5 thiếu, mất phải thu hồi
lương của cán bộ viên chức
Nếu được bổ sung nguồn kinh phí
Trong trường hợp này, cơng cụ kế tốn khơng những chỉ ra việc TSCĐ bị mất hay thiếu hụt phát hiện được khi kiểm kê, phản ánh sự thiếu hụt đó bằng cách ghi tăng khoản phải thu khác, đồng thời cịn cách xử lí của doanh nghiệp để xử lí tiếp theo. Các trường hợp này đã được đưa trình bày cụ thể hơn trong phần trên.
Kế tốn hao mịn TSCĐ
Sơ đồ 2.11: Kế tốn hao mịn TSCĐ
TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp
214
211, 213 466
TSCĐ giảm Ghi giảm số đã Tháng hàng năm
hao mòn
phản ánh giá trị hao mòn
Ghi giảm giá trị còn lại
TSCĐ dùng cho SXKD được hình thành từ nguồn NSNN
TK 4314 TK 631
Hàng tháng trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD
Hao mịn TSCĐ được tínhvà theo dõi đối với những TSCĐ. Song, cơng cụ kế toán lại một lần nữa thể hiện tính hữu dụng của mình khi chỉ với 1 bút toán đã chỉ ra
được nguồn gốc của tài sản, và cùng với đó là mục đích sử dụng của tài sản đó là gì - cho hoạt động sự nghiệp hay cho hoạt động SXKD.
Nội dung trình bày trên báo cáo tài chính
Trong 11 mẫu biểu báo cáo được quy định trong chế độ kế toán HCSN theo quyết định 999, tình hình biến động của TSCĐ trong đơn vị được trình bày thơng qua báo cáo mẫu B03-H - báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ. Mẫu báo cáo này cung cấp cho người sử dụng thơng tin nắm được tình hình biến động tăng, giảm và số lượng chính xác tính đến cuối năm của tồn bộ TSCĐ trong đơn vị HCSN theo đúng danh mục TSCĐ đã được phân loại từ trước. Đây là kết quả của tồn bộ q trình hạch tốn kế tốn TSCĐ, giúp người sử dụng thơng tin nắm được một cách tổng quát nhất về tình hình sử dụng TSCĐ trong đơn vị. tùy vào cơng tác quản lí và nội dung cần đi sâu hơn về quản lí TSCĐ mà các sổ kế tốn được hồn thiện dần.
2.3.3. Giai đoạn từ năm 2006 đến nay
Một số điểm khác biệt so với giai đoạn 1996 - 2004
Hầu hết những quy định, nguyên tắc về lý luận cũng như những hướng dẫn nghiệp vụ kế toán TSC Đtrong giai đoạn này được thiết kế dựa trên cơ sở kế thừa, sửa đổi và bổ sung của giai đoạn trước - chế độ kế toán HCSN theo quyết định 999 - TC/QĐ/CĐKT. Do vậy, trong nội dung phần này, chỉ trình bày những điểm mới, hay những điểm đã được sửa đổi, bổ sung trong quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
Về tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ
Theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ trong đơn vị HCSN đó là hai tiêu chuẩn tiên quyết ghi nhận một tài sản trở thành TSCĐ trong đơn vị HCSN theo quy định mới, đó là:
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
- Có nguyên giá từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên;
Ngồi ra, cịn có một số TS đặc biệt hay TS đặc thù được quy định cụ thể trong thông tư 162/2014/TT – BTC về chế độ quản lý, tính hao mịn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước.
Về hệ thống chứng từ
Thay vì chỉ có 3 mẫu chứng từ trong chỉ tiêu TSCĐ, chế độ kế toán HCSN đã bổ sung thêm 4 loại chứng từ nữa liên quan đến TSCĐ, nâng con số chứng từ TSCĐ thành 7:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành
- Bảng tính hao mịn TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Về hệ thống tài khoản
Đối với hệ thống tài khoản, chế độ kế toán mới đã sửa đổi và bổ sung thêm một số tài khoản cấp 2 của tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình, đó là:
- TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc
- TK 2112 - Máy móc, thiết bị
- TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn
- TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý
- TK 2115 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
- TK 2118 - TSCĐ khác
Như vậy, trong quyết định mới này, TSCĐ là đất đai khơng được xếp ở danh mục TSCĐ hữu hình nữa, thay vào đó là nằm trong nhóm TSCĐ vơ hình.
Về phương pháp hạch toán
Sửa đổi cách thức hạch toán trong trường hợp giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán TSCĐ có nguồn gốc từ NSNN
Sơ đồ 2.12: Kế tốn thanh lý, nhượng bán TSCĐ KẾ TOÁN THANH LÝ, NHƯỢNG BÁN TSCĐ
THUỘC NGUỒN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
511 (5118) Các khoản thu
Chi phí thanh lý, Tiền thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhượng bán TSCĐ
Thuế GTGT Chênh lệch thu lớn hơn chi (nếu có)
do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được ghi tăng quỹ
phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc nộp NSNN Đồng thời ghi: 466 Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán 214 211, 213 111, 112, 311... 333(33311) 431(4314), 333 111, 112, 331...
Khác với quyết định 999 cũ - coi hoạt động thanh lý, nhượng bán là một trong những hoạt động SXKD thì với quyết định mới này, hoạt động thanh lý, nhượng bán được coi là hoạt động sự nghiệp khác của đơn vị HCSN. Chính vì vậy, thay vì phản ánh những khoản thu - chi từ hoạt động thanh lý, nhượng bán trên tài khoản 531 và tài khoản 631; kế toán TSCĐ theo quyết định mới lấy tài khoản 5118 làm trung gian - phản ánh bên Nợ là những khoản chi thanh lý và bên Có là khoản thu từ hoạt động này. Tài khoản 5118 phát huy nhiều tác dụng hơn và cụ thể, trong trường hợp này đóng vai trị là tài khoản xác định kết quả, xác định chênh lệch từ hoạt động thanh lý, nhượng bán.
Bổ sung tài khoản 521 - thu chưa qua ngân sách và đồng thời, thay đổi cách thức hạch toán trong trường hợp TSCĐ tăng do được biếu tặng, viện trợ
Theo luật NSNN 2002, mọi khoản thu thuộc NSNN đều phải được nộp vào KBNN và được kiểm soát qua cơ quan này. Những khoản thu phí, lệ phí hay những
cơ chế tự chủ ngày càng được nâng cao, hầu hết những khoản thu này đều được để lại một phần hoặc tồn phần cho đơn vị tạo lập nguồn kinh phí. Vì vậy, để thực thi đúng luật NSNN và đồng thời nâng cao tính hiệu quả trong kiểm sốt chi tại KBNN, kế toán HCSN phát sinh chứng từ Ghi thu - ghi chi NSNN, bao gồm hai lệnh ghi thu NSNN và lệnh chi tiền - chứng từ này gắn liền với tài khoản 521. Tài khoản 521 có tên gọi là tài khoản thu chưa qua ngân sách, dùng cho các đơn vị HCSN phản ánh các khoản tiền, hàng viện trợ khơng hồn lại đã tiếp nhận và các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu - ghi chi NSNN.
Sơ đồ 2.13: Kế toán TSCĐ tăng do được tài trợ, biếu tặng KẾ TOÁN TĂNG TSCĐ DO ĐƯỢC TÀI TRỢ HOẶC ĐƯỢC BIẾU,
TẶNG CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG NƯỚC
211 - TSCĐ hữu hình 213 - TSCĐ vơ hình
Khi nhận TSCĐ do được biếu, tặng, tài trợ
Đồng thời ghi:
661
Tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và tính vào chi hoạt động
461, 521
466
Với việc sửa đổi này, chỉ khi đơn vị nhận TSCĐ được viện trợ đồng thời với việc nhận chứng từ ghi thu - ghi chi NSNN thì đơn vị mới được phép hạch tốn như cũ (theo quyết định 999) - Ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động và tăng nguyên giá TSCĐ. Ngược lại, nếu đơn vị mới nhận được TSCĐ mà chưa có chứng từ ghi thu - ghi chi NSNN, kế toán đơn vị buộc phải treo khoản viện trợ này trên tài khoản 521 bằng cách ghi Nợ TK 211,213/ Có TK 521. Điểm khác biệt này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ qua hình thức nhận viện trợ, đồng thời làm minh bạch hóa mọi khoản thu NSNN ngoài thuế.
Bổ sung hướng dẫn cách thức hạch tốn tăng TSCĐ theo hình thức đấu thầu mua sắm tập trung
- Đối với đơn vị cấp trên
Sơ đồ 2.14. Hạch toán TSCĐ
theo phương thức mua sắm tập trung ở cấp trên
Mua sắm TSCĐ và bàn giao cho đơn vị cấp dưới
TK 461 TK 3311 TK 2411 TK 342 TK 661
(2) (1a)
TK
111,112 (3) (4)
TK 008 (1b)
+ (1a): Khi hồn thành cơng việc mua sắm, căn cứ vào biên bản nghiệm thu giữa đơn vị và nhà cung cấp về TSCĐ hữu hình đơn vị đã mua sắm, hóa đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan, kế tốn phản ánh giá trị TSCĐ mua về trên TK 2411: Nợ TK 2411/ Có TK 3311
+ (1b): Khi phát sinh những khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm TSCĐ hữu hình như chi phí tư vấn, hỗ trợ…: Nợ TK 2411/ Có TK lq
+ (2): Khi đã tập hợp được tất cả những khoản phải trả, những khoản đã tạm ứng, kế toán làm thủ tục thanh tốn số nợ cịn lại cho nhà thầu: Nợ TK 3311/ Có TK 461, đồng thời ghi đơn Có TK 008 nếu rút dự tốn kinh phí hoạt động để thanh tốn.
+ (3): Khi bàn giao TSCĐ cho đơn vị cấp dưới quản lý và sử dụng, căn cứ vào quyết định bàn giao TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế tốn đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 342/ Có TK 2411
+ (4): Khi cấp dưới báo cáo đã nhận đủ TSCĐ hữu hình và các hồ sơ tài liệu có liên quan đến tài sản do đơn vị cấp trên bàn giao, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 661/ Có TK 342
Sơ đồ 2.15: Hạch tốn TSCĐ
theo phương thức mua sắm tập trung ở cấp dưới
* Nếu đưa vào sử dụng ngay
TK 466 TK 211
Nhận TSCĐ do cấp trên bàn giao
* Nếu qua lắp đặt, chạy thử
111,112,461 2411 211 CP lắp đặt, chạy thử Kết chuyển CP lắp đặt, chạy thử NG 466 Giá nhận bàn giao từ cấp trên 661 008 Đồng thời kết chuyển CP lắp đặt
chạy thử ghi tăng nguồn hình thành TSCĐ