CHƯƠNG 1 : LÍ LUẬN CHUNG VỀ CễNG TÁC KẾ TOÁN
2.2 Thực trạng tổ chức kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty
2.2.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu:
Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giỏ trị vật liệu theo những nguyờn tắc nhất định đảm bảo yờu cầu xỏc thực và yờu cầu thống nhất.
Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là xỏc định giỏ trị của chỳng theo những nguyờn tắc nhất định đảm bảo yờu cầu chõn thực và thống nhất. Trong kế toỏn núi chung, kế toỏn vật tư núi riờng nguyờn tắc cơ bản là hạch toỏn theo giỏ thực tế.
2.2.3.1 Đỏnh giỏ thực tế vật liệu nhập kho
Tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ cỏc nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu khụng diễn ra thường xuyờn, liờn tục nờn Cụng ty đó sử dụng giỏ thực tế để đỏnh giỏ nguyờn vật liệu.
VD: Trong thỏng 01/2014 theo Phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2014 nhập xi măng PC 30 Hà Nội tại kho Cụng ty, số lượng thực nhập là 80 tấn, đơn giỏ 610.000 đồng/tấn
Do vậy giỏ thực tế của vật liệu nhập kho:
2.2.3.2 Đỏnh giỏ thực tế vật liệu xuất kho
Đối với nguyờn vật liệu xuất kho cú thời điểm nhập và thời điểm xuất khỏc nhau thỡ Cụng ty ỏp dụng giỏ xuất kho vật liệu là giỏ thực tế theo phương phỏp nhập trước xuất trước.
Khi xuất hết số lượng của lần nhập trước thỡ số lượng cũn lại tính theo giỏ thực tế của lần nhập tiếp theo lụ hàng đú.
Việc tính giỏ vật liệu xuất kho ở Cụng ty thỏng 01/2014 (cụ thể là Xi măng PC 30 Hà Nội) cỏc loại vật liệu khỏc tính giỏ thực tế xuất kho cũng tương tự.
Tồn đầu thỏng 1/2014: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giỏ 604.000 đ/tấn. Nhập trong thỏng 1/2014: Ngày 03/1/2014 nhập 80 tấn đơn giỏ 610.000 đ/tấn.
Xuất trong thỏng1/2014:
- Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2014 xuất 30 tấn (cho XD cụng trỡnh Sàn giao dịch bõt động sản SUDICO).
- Ngày 15/1/2014 xuất 12 tấn (cho XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp Trung Yờn).
- Ngày 18/1/2014 xuất 40 tấn (cho XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp 2 Trung Yờn)
Việc ỏp dụng tính giỏ thực tế theo phương phỏp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau:
Ngày 06/1/2014 xuất 30 tấn được tính theo giỏ: 03 tấn theo đơn giỏ 604.000 đ/tấn, cũn 27 tấn cũn lại tính theo giỏ của lần nhập tiếp theo là giỏ 610.000 đ/tấn (nhập ngày 03/1/2014). Trị giỏ thực tế của đợt xuất xi măng
Ngày 06/1/2014 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ
Ngày 15/1/2014 xuất 12 tấn tính theo giỏ là 610.000đ/tấn: 12 tấn x 610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2014 xuất 40 tấn tính theo giỏ là 610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ.
2.2.4. Thủ tục nhập xuṍt kho và chứng từ sử dụng
2.2.4.1 Thủ tục nhập kho
+ Trường hợp nhập từ nguồn mua ngoài
Theo chế độ kế toỏn qui định tất cả cỏc loại vật tư khi về đến Cụng ty đều phải tiến hành kiểm nhận theo đỳng thủ tục kế toỏn.
Khi vật tư được chuyển về đến Cụng ty, thường là được chuyển thẳng đến cỏc kho cú cụng trỡnh đang thi cụng, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xỏc nhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn phiếu, 1 liờn gửi cho Phũng kế toỏn, kế toỏn vật tư để theo dừi (TK 152) 1 liờn gửi cho kế toỏn cụng nợ để thanh toỏn, 1 liờn lưu. Khi làm phiếu nhập thủ kho phải đỏnh số hiệu phiếu nhập, ngày thỏng nhập kho vật tư và vào thẻ kho để đối chiếu.
Cuối thỏng thỡ kế toỏn vật liệu phải đối chiếu với kế toỏn cụng nợ để phỏt hiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanh toỏn, để kế toỏn cụng nợ theo dừi được chính xỏc số dư của cỏc chủ hàng và cú biện phỏp để thanh toỏn dứt điểm.
Cuối thỏng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lờn để kế toỏn vật liệu đối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toỏn rỳt số dư của mỗi loại vật tư và ký xỏc nhận vào thẻ kho.
Vớ dụ 1: Trong thỏng 1 năm 2014 Cụng ty đó nhận được Hoỏ đơn
Bảng 2 : Húa đơn GTGT
Biểu số 1:
Khi vật liệu (xi măng) về đến kho căn cứ vào khối lượng, chất lượng, chủng loại đó được kiểm tra đối chiếu, căn cứ vào Hoỏ đơn nếu phự hợp, hợp lệ thủ kho cho nhập kho và tiến hành lập phiếu nhập kho số hàng thực nhập
HOÁ ĐƠN (GTGT )
(Liờn 2: Giao cho khỏch hàng)
Ngày 03 thỏng 1 năm 2014 Đơn vị bỏn hàng : Đại lý xi măng số 1
Họ tờn người mua: Anh Thỏi
Địa chỉ: Đội thi cụng số 4 - Cụng ty CP tư vấn XD&TM Thủ Đụ Địa điểm giao hàng: Kho Cụng ty CP tư vấn XD&TM Thủ Đụ Hỡnh thức thanh toỏn: TM S T T Tờn qui cỏch sản phẩm, hàng hoỏ, dịch vụ ĐV T Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Xi măng Hà Nội PC30 Tấn 80 610.000 48.800.000
Cộng 48.800.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 53.600.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm ba triệu, sỏu trăm ngàn đồng chẵn).
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: Số 58 Duy Tõn-P.Dịch Vọng Hậu-CG-HN QĐ số 15/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO số: 01 Ngày 03 thỏng 1 năm 2014
Nợ: 152
Cú: 111 Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Văn Toàn
Theo Hợp đồng số 59405/HĐ-KT ngày 02 thỏng 01 năm 2014 Nhập tại kho: Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ
ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó Số Đơn vị tính Sản lượng
Đơn giỏ Thành tiền(đồng) Ghi chỳ Theo Chứn g từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Xi măng PC 30 Bim sơn Tấn 80 80 610.000 48.800.000
Cộng: 48.800.000
Bằng chữ: (Bốn tỏm triệu, tỏm trăm ngàn đồng chẵn).
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
+ Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào tiến độ thi cụng và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi cụng trỡnh mà vẫn đảm bảo được chất lượng cụng trỡnh thỡ mỗi cụng trỡnh đều thành lập một kho vật tư riờng ngay tại chõn cụng trỡnh.
Do vậy khi cụng trỡnh hoàn thành bàn giao thỡ nhiều kho vẫn cũn một số vật tư chưa sử dụng hết.
Căn cứ vào yờu cầu di chuyển kho của Giỏm đốc, Phũng kế toỏn lập Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liờn phiếu:
Người di chuyển mang 3 liờn gồm: 2 liờn giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đó ký xỏc nhận vào phiếu nhập & xuất, 1 liờn người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoỏ đơn vận chuyển để thanh toỏn phí vận chuyển, cũn liờn thứ 4 phũng kế toỏn giữ lại để đối chiếu.
Bảng 3: Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ
Đơn vị : Cty CP Tư Vấn XD&TM TĐ
Địa chỉ : Hà nội
PHIẾU XUẤT KHO KIấM VẬN
CHUYỂN NỘI BỘ Mẫu số 03 - VT
(Liờn 1 Lưu)
Lập ngày 15/1/2014
Số: 05
Kho xuất hàng: Cty CP Tư Vấn XD&TM TĐ
Kho nhận hàng: Cụng trỡnh Đường tràn liờn hợp 2 Trung Yờn Lệnh điều động số: Thủ trưởng đơn vị
Người ỏp tải hàng: Trần Đức Kiờn Số giấy giới thiệu:
Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số Ngày đi : 15/1/2014 Ngày đến 15/1/2014
TT Tờn qui cỏch, hàng hoỏ, sản phẩm Đơn vị tính Số lượng hay trọng lượng số tiền Ghi chỳ
A B 1 2 3 4
1 Xi măng PC 30 Bỉm sơn Tấn 12 7.320.000
(Xuất cho CT Đường tràn liờn hợp 2)
Sản phẩm của Cụng ty chủ yếu là cỏc cụng trỡnh xõy dựng được thi cụng theo hợp đồng nờn việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào cỏc thụng số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phũng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiờu hao sau đú chuyển cho Phũng vật tư căn cứ vào đú Phũng vật tư lờn kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi cụng. Khi cú nhu cầu về nguyờn vật liệu, của từng đội, từng cụng trỡnh, cỏc đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội Kế toỏn trưởng ký xỏc nhận.
2.2.4.2 Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biờn bản bàn giao khoỏn cụng trỡnh hay hạng mục cụng trỡnh, Kế toỏn sẽ lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: - Liờn 1: Lưu tại cuống
- Liờn 2: Phũng kế toỏn ghi sổ.
- Liờn 3: Giao cho người lĩnh vật tư để nhận hàng, lưu tại kho để vào thẻ kho.
Phiếu xuất kho được đưa lờn thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính chính xỏc và căn cứ vào đú để xuất vật tư.
VD: Ngày 18/1/2014 xuất 40 tấn (cho XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp Nà Tố 2 Trung Yờn) Căn cứ vào giấy đề nghị yờu cầu xuất kho cho thi cụng cụng trỡnh kế toỏn lập phiếu xuất kho
Đơn vị: Cụng ty CP Tư vấn XD và TM Thủ Đụ Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: Hà nội QĐ số 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC
PHIẾU XUẤT KHO số: 06 Ngày 18 thỏng 1 năm 2014
Nợ: 621
Cú: 152 Họ tờn người nhận hàng: Nguyễn Văn Toàn
Địa chỉ (bộ phận): Đội thi cụng số 2
Lý do xuất kho: XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp Trung Yờn Xuất tại kho: Cụng ty
ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó Số Đơn vị tính Sản lượng
Đơn giỏ Thành tiền
(đồng) Ghi chỳ Theo Chứn g từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Bỉm sơn Tấn 40 40 610.000 24.400.000 Cộng: 24.400.000
Bằng chữ: (Hai bốn triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn).
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
2.2.5. Kờ́ toỏn chi tiờ́t vật liệu
Để quản lý, theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn vật liệu cụng cụ dụng cụ theo giỏ thực tế, kế toỏn Cụng ty thực hiện theo phương phỏp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương phỏp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toỏn nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chộp kế toỏn tại Phũng kế toỏn và trờn cơ sở đú mà giỏm sỏt tỡnh hỡnh cung cấp cũng như tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu của Cụng ty.
Theo phương phỏp này quy trỡnh hạch toỏn chi tiết vật tư của Cụng ty như sau:
Ở kho:
Tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất vật tư hàng ngày. Mỗi loại vật tư được mở mụ̣t thẻ kho theo dừi riờng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu hợp lý hợp lệ hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ dược ghi vào mụ̣t dũng và chỉ ghi chỉ tiờu sụ́ lượng và tớnh được chỉ tiờu tồn kho cuả từng loại vật tư trong ngày, và được tớnh theo cụng thức sau
Nguyờn vật liệu tồn kho cuối ngày = Nguyờn vật liệu tồn kho đầu ngày + Nguyờn vật liệu nhập kho trong ngày - Nguyờn vật liệu xuất kho
trong ngày
Ở phũng kế toỏn:
Định kỳ nhận được phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho gửi lờn, phũng kế toỏn mà cụ thể là bộ phận kế toỏn vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp phỏp, hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất tồn của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiờu: số lượng và giỏ trị.
Đơn vị: Cụng ty Cổ Phần Tư Vấn Xõy Dựng và Thương Mại Thủ Đụ
THẺ KHO
Tờ số 01
Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư: Xi măng PC30 Bỉm sơn Đơn vị tính: Tấn
Tờn kho: Kho Cụng ty
Chi tiết cụng trỡnh XD Đường tràn liờn hợp Trung Yờn
Số TT
Chứng từ
Diễn giải Số lượng Ký xỏc
nhận
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu thỏng
01/2014 03
1 01 03/1/2014 Nhập kho xi măng 80 83
2 02 06/1/2014 Xuất kho xi măng 30 53
3 05 15/1/2014 Xuất kho xi măng 12 41
4 06 18/1/2014 Xuất kho xi măng 40 01
…………
Cộng thỏng 01/2014
80 82 01
Bảng 4: Chi tiết cụng trỡnh XD Đường tràn liờn hợp Trung Yờn
Cuối thỏng, kế toỏn vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho để trỏnh tỡnh trạng nhầm lẫn sai sút trong quỏ trỡnh ghi sổ. Hàng quý và cuối niờn độ kế toỏn Cụng ty tiến hành kiểm kờ hàng tồn kho.
Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất nguyờn vạt liệu như đó trỡnh bày ở trờn Kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ ghi vào sổ chi tiết cho Xi măng PC30 Bỉm sơn (chi tiết cho cụng trỡnh XD Đường tràn liờn hợp); ...
Cụng ty Cổ phần tư vấn XD và TM Thủ Đụ
CT: XD Đường tràn liờn hợp Trung yờn
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tờ số: 01
Tờn kho: Kho Cụng ty Cổ phần tư vấn XD và TM Thủ Đụ Mó số: 1521 Đơn vị tính: Tấn C.t ừ Nội Dung Ngà y N- X
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượn g Thành tiền (đồng) Tồn đầu thỏng 03 1.812.000 01 Nhập XM 03/1 80 48.800.000 02 Xuất XM 06/1 03 1.812.000 27 16.470.000 05 Xuất XM 15/1 12 7.320.000 06 Xuất XM 16/1 40 24.400.000 …… Cộng PS thỏng 1 80 48.800.000 82 50.002.000 Tồn kho 31/1 01 610.000 2.2.6. Kế toỏn tổng hợp vật liệu: 2.2.6.1 Tài khoản sử dụng:
Tại Cụng ty kế toỏn vật liệu ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Vật liệu xuất dựng chủ yếu để thi cụng cỏc cụng trỡnh Bởi vậy kế toỏn vật liệu phải phản ỏnh đầy đủ, kịp thời, chính xỏc vật liệu xuất dựng cho từng lần xuất, từng cụng trỡnh, từng bộ phận sử dụng cụ thể.
Việc hạch toỏn tổng hợp xuất vật liệu tại Cụng ty sử dụng cỏc tài khoản: Tài khoản 1521 : Nguyờn vật liệu
Tài khoản 1522 : Nhiờn liệu
Tài khoản 1523 : Phụ tựng thay thế Tài khoản 142 : Chi phí trả trước Tài khoản 621 : Chi phí NVL trực tiếp
Tài khoản 627 : Chi phí sản xuất chung Tài khoản 642 : Chi phí QLDN
Tài khoản ......
2.2.6.2 Kế toỏn tổng hợp nhập vật liệu
a) Đối với vật liệu mua ngoài về nhập kho
Cơ chế thị trường là cạnh tranh địa điểm vật liệu mua ngoài thường ở gần cụng trỡnh thi cụng nờn khi mua nguyờn vật liệu Cụng ty khụng cú trường hợp hoỏ đơn về mà hàng hoỏ vật liệu chưa về trong thỏng và ngược lại. Vỡ vậy, cụng tỏc ghi sổ kế toỏn đơn giản hơn do chỉ cú trường hợp hàng và hoỏ đơn cựng về trong thỏng.
* Nhập vật tư thanh toỏn ngay bằng tiền mặt
Trường hợp mua trả tiền ngay căn cứ vào phiếu chi kế toỏn ghi: Nợ TK 152
Nợ TK 133 Cú TK 111
Ví dụ: Như trong thỏng 1 năm 2014 căn cứ vào Hoỏ đơn ngày 03/01/2014 mua xi măng PC30 của nhà mỏy xi măng Hà Nội thanh toỏn ngay bằng tiền mặt :
Số lượng: 80 Tấn Đơn giỏ: 610.000đ/tấn Thành tiền : 48.800.000 đồng Thuế GTGT 10%: 4.880.000 đồng Tổng cộng : 53.680.000 đồng Kế toỏn ghi: Nợ TK 1521: 48.800.000 Nợ TK 133: 4.880.000 Cú TK 1111: 53.680.000
Chứng từ kế toỏn gồm cú 01 Hoỏ đơn GTGT, 01 phiếu nhập kho nờn khụng lập “Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại” mà kế toỏn căn cứ ngay vào chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 thỏng 1 năm 2014 Số: 30
Trích yờ́u Số hiệu tài khoản Số tiờ̀n Ghi chỳ
Nợ Cú
Nhập xi măng PC
30 Hà Nội 152 1111 48.800.000
Cộng 48.800.000
Bảng 5: Chứng từ ghi sổ
* Nhập vật tư thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng :
Khi cú nhu cầu về vật tư phỏt sinh trong thỏng về cỏc loại vật tư mà chủ