Đặc điểm của vật liệu, và quản lý nguyờn vật liệu của cụng ty:

CHƯƠNG 1 : LÍ LUẬN CHUNG VỀ CễNG TÁC KẾ TOÁN

2.2 Thực trạng tổ chức kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty

2.2.1. Đặc điểm của vật liệu, và quản lý nguyờn vật liệu của cụng ty:

Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ là đơn vị chủ yếu hoạt động trong cụng tỏc xõy dựng cơ bản, nờn chi phí về nguyờn vật liệu chiếm từ 70 - 80% giỏ trị tổng sản lượng, mà vật liệu sử dụng trong xõy dựng núi chung rất đa dạng phong phỳ. Để thi cụng cỏc cụng trỡnh, cần rất nhiều loại vật liệu khỏc nhau được tập kết tại chõn cụng trỡnh nờn việc quản lý vật liệu ở Cụng ty cũng gặp khụng ít những khú khăn. Do điều kiện nền kinh tế thị trường cú nhiều thuận lợi: Thuận lợi trong việc thu mua cỏc nguyờn vật liệu mang tính chất và chính sỏch giao khoỏn cụng trỡnh cho từng đội sản xuất nờn

Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh

Bỏo cỏo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra

Cụng ty khụng bố trí một hệ thụng kho tàng mà chủ yếu là những bói dự trữ nguyờn vật liệu ngay dưới chõn cụng trỡnh.

Cú loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thỏc được sử dụng ngay mà khụng qua chế biến như: cỏc loại cỏt, sỏi, đỏ ... Những loại vật liệu này khụng cú hệ thống kho mà thường để ngoài trời. Do vậy hao hụt tự nhiờn thường cao. Do đặc điểm của vật liệu trong xõy dựng cú đặc thự riờng nờn việc bảo quản phải sạch sẽ, thoỏng mỏt khụng ẩm ướt. Đối với vật tư chịu ứng lực như cỏc loại sắt, thộp... thường cú giỏ trị cao nhưng nếu khụng bảo quản tốt sẽ bị rỉ nờn cần phải bao bỡ cẩn thận trỏnh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyờn kiểm tra, phải đảo lại trỏnh bị hoỏ đỏ. Do đặc điểm sản phẩm của Cụng ty nờn chi phí nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giỏ thành, vỡ chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giỏ thành vật liệu cũng ảnh hưởng tới giỏ thành sản phẩm.

Nguyờn vật liệu của Cụng ty cú nhiều loại: Cú loại cú giỏ trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nờn Cụng ty chỉ tiến hành phõn bổ một lần vào chi phí xõy lắp cụng trỡnh.

Tuy nhiờn cú một số nguyờn vật liệu cú giỏ trị nhỏ nhưng lại cần thiết trong quỏ trỡnh sản xuất như đảm bảo yờu cầu quản lý, đảm bảo cho an toàn lao động và quỏ trỡnh thi cụng. Do vậy phải quản lý tốt nguyờn vật liệu ở tất cả cỏc khõu. Cú như vậy mới đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục.

Là một Doanh nghiệp xõy lắp, sản phẩm của Cụng ty thường là những cụng trỡnh cầu, cống, đường giao thụng, đường điện, trạm biến ỏp, cỏc cụng trỡnh dõn dụng cú quy mụ vừa, nhỏ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi cụng khụng dài lắm. Nguyờn vật liệu đa dạng phong phỳ và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giỏ thành, hoạt động xõy lắp được tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng lớn của điều kiện tự nhiờn, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư và ảnh hưởng tiến độ thi cụng. Do vậy những đặc điểm chủ yếu

đú, để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh mang lại lợi ích kinh tế, Cụng ty tăng cường đầu tư những mỏy múc thiết bị vào trong sản xuất, tổ chức cơ cấu sản xuất. Ngoài ra Cụng ty cũng khụng ngừng hoàn thiện cỏc biện phỏp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm hao hụt tự nhiờn, mất mỏt, hư hỏng, trỏnh lóng phí, gúp phần làm giảm chi phí và hạ giỏ thành sản phẩm.

Cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu ở Cụng ty được thực hiện tại Kho và Phũng kế toỏn.

- Tại Kho chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. - Phũng kế toỏn quản lý về mặt số lượng và giỏ trị.

Trong sản xuất xõy lắp, cú những loại vật liệu như cỏt, sỏi, đỏ... dựng cho cụng trỡnh được tập kết lại chõn cụng trỡnh, thường được để ngoài trời khụng cú điều kiện che đậy, nờn rất dễ bị hao hụt tự nhiờn, những loại vật liệu chịu lực như: sắt thộp... cú giỏ trị cao nhưng khụng bảo quản tốt rất dễ bị mau rỉ, xi măng nếu để lõu, bảo quản khụng tốt sẽ bị hoỏ đỏ. Do vật liệu trong xõy lắp cú những đặc thự riờng và do vật liệu sử dụng cho cỏc cụng trỡnh cú khối lượng lớn, việc tổ chức mua rất tiện lợi, để làm giảm đi hư hỏng, mất mỏt, cụng ty thường chỉ dữ trữ một khối lượng vật liệu hợp lý.

Căn cứ vào tiến độ thi cụng của cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà cỏc đội cú kế hoạch thu mua dữ trữ vật liệu, trỏnh khụng gõy ứ đọng vốn làm giảm chất lượng của vật liệu và giảm hao hụt, mất mỏt nhưng vẫn đảm bảo cho quỏ trỡnh thi cụng được diễn ra bỡnh thường đỳng tiến độ thi cụng. Để tạo ra được những cụng trỡnh cú chất lượng cao, bờn cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thỡ chất lượng chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng cụng trỡnh cho nờn cụng tỏc quản lý vật liệu về chất lượng chủng loại luụn được Cụng ty quan tõm. Cụ thể, căn cứ vào bản thiết kế cỏc Đội phải cú kế

cỏch, phẩm chất và chất lượng đó đề ra trong thiết kế. Cú những vật liệu định kỳ vào cuối quý và cuối năm tổ chức kiểm tra cỏc kho để kịp thời phỏt hiện ra những vật liệu bị mất phẩm chất và cú biện phỏp kịp thời đối với vật liệu đú, khụng đưa vật liệu bị kộm và mất phẩm chất vào sản xuất. Cú vậy Cụng ty luụn sản xuất ra những cụng trỡnh cú chất lượng cao, giảm bớt chi phí bảo hành sản phẩm và nõng cao uy tín của Cụng ty.

Chi phí nguyờn vật liệu ở Cụng ty luụn chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố này cú ý nghĩa quan trọng quyết định đến chi phí và giỏ thành sản phẩm cao hay thấp. Để giảm chi phí và giỏ thành, Cụng ty luụn khuyến khích tiết kiệm nguyờn vật liệu trong khõu sử dụng. Tiết kiệm ở đõy khụng phải trong quỏ trỡnh sử dụng mà bớt xộn hoặc thay đổi cỏc loại vật tư khụng theo thiết kế, mà phải sử dụng vật liệu theo đỳng định mức về khối lượng vật liệu theo đỳng thiết kế , tổ chức thi cụng khoa học, ứng dụng cỏc phương phỏp thi cụng mới nhằm tiết kiệm và trỏnh lóng phí vật liệu, sử dụng vật liệu đỳng mục đích.

Ngoài ra trong quỏ trỡnh thi cụng, cỏc Đội đó tổ chức cụng tỏc thu hồi phế liệu như cỏc đầu sắt thộp, gỗ khụng sử dụng, vỏ bao xi măng... gúp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Cụng ty.

Nhỡn chung, trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh Cụng ty đó coi trọng cụng tỏc quản lý và sử dụng vật liệu gúp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh.

2.2.2. Phõn loại vật liệu của cụng ty:

Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho cụng tỏc quản lý và sử dụng cú hiệu quả, Cụng ty đó tiến hành phõn loại vật liệu ra thành những loại sau:

1521 - Nguyờn vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của Cụng ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hỡnh thành nờn sản phẩm xõy dựng: Xi măng, sắt thộp, cỏt, sỏi, đỏ...

1522 - Nhiờn liệu dựng để cung cấp phục vụ cho cỏc loại mỏy thi cụng, xe như cỏc loại xăng, dầu ...

1523 - Phụ tựng thay thế: Cỏc chi tiết phụ tựng của cỏc loại mỏy múc thiết bị: Cỏc loại vũng bi, xộc măng, săm, lốp xe, ỏc quy…

1524 - Phế liệu thu hồi: Gồm cỏc đoạn thừa của sắt, thộp, gỗ khụng dựng hết, vỏ bao xi măng...

2.2.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu:

Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giỏ trị vật liệu theo những nguyờn tắc nhất định đảm bảo yờu cầu xỏc thực và yờu cầu thống nhất.

Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là xỏc định giỏ trị của chỳng theo những nguyờn tắc nhất định đảm bảo yờu cầu chõn thực và thống nhất. Trong kế toỏn núi chung, kế toỏn vật tư núi riờng nguyờn tắc cơ bản là hạch toỏn theo giỏ thực tế.

2.2.3.1 Đỏnh giỏ thực tế vật liệu nhập kho

Tại Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ cỏc nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu khụng diễn ra thường xuyờn, liờn tục nờn Cụng ty đó sử dụng giỏ thực tế để đỏnh giỏ nguyờn vật liệu.

VD: Trong thỏng 01/2014 theo Phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2014 nhập xi măng PC 30 Hà Nội tại kho Cụng ty, số lượng thực nhập là 80 tấn, đơn giỏ 610.000 đồng/tấn

Do vậy giỏ thực tế của vật liệu nhập kho:

2.2.3.2 Đỏnh giỏ thực tế vật liệu xuất kho

Đối với nguyờn vật liệu xuất kho cú thời điểm nhập và thời điểm xuất khỏc nhau thỡ Cụng ty ỏp dụng giỏ xuất kho vật liệu là giỏ thực tế theo phương phỏp nhập trước xuất trước.

Khi xuất hết số lượng của lần nhập trước thỡ số lượng cũn lại tính theo giỏ thực tế của lần nhập tiếp theo lụ hàng đú.

Việc tính giỏ vật liệu xuất kho ở Cụng ty thỏng 01/2014 (cụ thể là Xi măng PC 30 Hà Nội) cỏc loại vật liệu khỏc tính giỏ thực tế xuất kho cũng tương tự.

Tồn đầu thỏng 1/2014: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giỏ 604.000 đ/tấn. Nhập trong thỏng 1/2014: Ngày 03/1/2014 nhập 80 tấn đơn giỏ 610.000 đ/tấn.

Xuất trong thỏng1/2014:

- Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2014 xuất 30 tấn (cho XD cụng trỡnh Sàn giao dịch bõt động sản SUDICO).

- Ngày 15/1/2014 xuất 12 tấn (cho XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp Trung Yờn).

- Ngày 18/1/2014 xuất 40 tấn (cho XD cụng trỡnh Đường tràn Liờn hợp 2 Trung Yờn)

Việc ỏp dụng tính giỏ thực tế theo phương phỏp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau:

Ngày 06/1/2014 xuất 30 tấn được tính theo giỏ: 03 tấn theo đơn giỏ 604.000 đ/tấn, cũn 27 tấn cũn lại tính theo giỏ của lần nhập tiếp theo là giỏ 610.000 đ/tấn (nhập ngày 03/1/2014). Trị giỏ thực tế của đợt xuất xi măng

Ngày 06/1/2014 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ

Ngày 15/1/2014 xuất 12 tấn tính theo giỏ là 610.000đ/tấn: 12 tấn x 610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2014 xuất 40 tấn tính theo giỏ là 610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ.

2.2.4. Thủ tục nhập xuṍt kho và chứng từ sử dụng

2.2.4.1 Thủ tục nhập kho

+ Trường hợp nhập từ nguồn mua ngoài

Theo chế độ kế toỏn qui định tất cả cỏc loại vật tư khi về đến Cụng ty đều phải tiến hành kiểm nhận theo đỳng thủ tục kế toỏn.

Khi vật tư được chuyển về đến Cụng ty, thường là được chuyển thẳng đến cỏc kho cú cụng trỡnh đang thi cụng, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xỏc nhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn phiếu, 1 liờn gửi cho Phũng kế toỏn, kế toỏn vật tư để theo dừi (TK 152) 1 liờn gửi cho kế toỏn cụng nợ để thanh toỏn, 1 liờn lưu. Khi làm phiếu nhập thủ kho phải đỏnh số hiệu phiếu nhập, ngày thỏng nhập kho vật tư và vào thẻ kho để đối chiếu.

Cuối thỏng thỡ kế toỏn vật liệu phải đối chiếu với kế toỏn cụng nợ để phỏt hiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanh toỏn, để kế toỏn cụng nợ theo dừi được chính xỏc số dư của cỏc chủ hàng và cú biện phỏp để thanh toỏn dứt điểm.

Cuối thỏng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lờn để kế toỏn vật liệu đối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toỏn rỳt số dư của mỗi loại vật tư và ký xỏc nhận vào thẻ kho.

Vớ dụ 1: Trong thỏng 1 năm 2014 Cụng ty đó nhận được Hoỏ đơn

Bảng 2 : Húa đơn GTGT

Biểu số 1:

Khi vật liệu (xi măng) về đến kho căn cứ vào khối lượng, chất lượng, chủng loại đó được kiểm tra đối chiếu, căn cứ vào Hoỏ đơn nếu phự hợp, hợp lệ thủ kho cho nhập kho và tiến hành lập phiếu nhập kho số hàng thực nhập

HOÁ ĐƠN (GTGT )

(Liờn 2: Giao cho khỏch hàng)

Ngày 03 thỏng 1 năm 2014 Đơn vị bỏn hàng : Đại lý xi măng số 1

Họ tờn người mua: Anh Thỏi

Địa chỉ: Đội thi cụng số 4 - Cụng ty CP tư vấn XD&TM Thủ Đụ Địa điểm giao hàng: Kho Cụng ty CP tư vấn XD&TM Thủ Đụ Hỡnh thức thanh toỏn: TM S T T Tờn qui cỏch sản phẩm, hàng hoỏ, dịch vụ ĐV T Số

lượng Đơn giỏ Thành tiền

A B C 1 2 3

1 Xi măng Hà Nội PC30 Tấn 80 610.000 48.800.000

Cộng 48.800.000

Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 53.600.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm ba triệu, sỏu trăm ngàn đồng chẵn).

Đơn vị: Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ Mẫu số 01 - VT

Địa chỉ: Số 58 Duy Tõn-P.Dịch Vọng Hậu-CG-HN QĐ số 15/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của BTC

PHIẾU NHẬP KHO số: 01 Ngày 03 thỏng 1 năm 2014

Nợ: 152

Cú: 111 Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Văn Toàn

Theo Hợp đồng số 59405/HĐ-KT ngày 02 thỏng 01 năm 2014 Nhập tại kho: Cụng ty Cổ phần Tư vấn XD và TM Thủ Đụ

ST T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó Số Đơn vị tính Sản lượng

Đơn giỏ Thành tiền(đồng) Ghi chỳ Theo Chứn g từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4

1 Xi măng PC 30 Bim sơn Tấn 80 80 610.000 48.800.000

Cộng: 48.800.000

Bằng chữ: (Bốn tỏm triệu, tỏm trăm ngàn đồng chẵn).

KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO

(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)

+ Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ:

Căn cứ vào tiến độ thi cụng và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi cụng trỡnh mà vẫn đảm bảo được chất lượng cụng trỡnh thỡ mỗi cụng trỡnh đều thành lập một kho vật tư riờng ngay tại chõn cụng trỡnh.

Do vậy khi cụng trỡnh hoàn thành bàn giao thỡ nhiều kho vẫn cũn một số vật tư chưa sử dụng hết.

Căn cứ vào yờu cầu di chuyển kho của Giỏm đốc, Phũng kế toỏn lập Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liờn phiếu:

Người di chuyển mang 3 liờn gồm: 2 liờn giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đó ký xỏc nhận vào phiếu nhập & xuất, 1 liờn người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoỏ đơn vận chuyển để thanh toỏn phí vận chuyển, cũn liờn thứ 4 phũng kế toỏn giữ lại để đối chiếu.

Bảng 3: Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ

Đơn vị : Cty CP Tư Vấn XD&TM TĐ

Địa chỉ : Hà nội

PHIẾU XUẤT KHO KIấM VẬN

CHUYỂN NỘI BỘ Mẫu số 03 - VT

(Liờn 1 Lưu)

Lập ngày 15/1/2014

Số: 05

Kho xuất hàng: Cty CP Tư Vấn XD&TM TĐ

Kho nhận hàng: Cụng trỡnh Đường tràn liờn hợp 2 Trung Yờn Lệnh điều động số: Thủ trưởng đơn vị

Người ỏp tải hàng: Trần Đức Kiờn Số giấy giới thiệu:

Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số Ngày đi : 15/1/2014 Ngày đến 15/1/2014

TT Tờn qui cỏch, hàng hoỏ, sản phẩm Đơn vị tính Số lượng hay trọng lượng số tiền Ghi chỳ

A B 1 2 3 4

1 Xi măng PC 30 Bỉm sơn Tấn 12 7.320.000

(Xuất cho CT Đường tràn liờn hợp 2)

Sản phẩm của Cụng ty chủ yếu là cỏc cụng trỡnh xõy dựng được thi cụng theo hợp đồng nờn việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào cỏc thụng số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phũng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiờu hao sau đú chuyển cho Phũng vật tư căn cứ vào đú Phũng vật tư lờn kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi cụng. Khi cú nhu cầu