1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ DKT
1.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
- Hội đồng quản trị: có 4 người là ơng Phạm Văn Trung, ông Phạm Văn Phong, bà Nguyễn Kim Huệ và ông Đỗ Văn Hùng. Trong đó, ơng Phạm Văn Trung là Chủ tịch hội đồng quản trị. Các thành viên còn lại là Ủy viên Hội đồng quản trị. Mọi quyết định quan trọng liên quan đến công ty như: chiến lược kinh doanh, huy động vốn, mở rộng kinh doanh đều do Hội đồng quản trị quyết định.
- Giám đốc: Trực tiếp quản lý công ty, thay mặt hội đồng quản trị quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động, tổ chức sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phịng Kinh doanh – Bán hàng: bao gồm các Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Kinh doanh. Bộ phận Kho chịu trách nhiệm ghi chép và thực hiện xuất, nhập hàng hóa khi có yêu cầu; quản lý hàng trong kho, theo dõi hàng tồn kho về số lượng để báo cáo kịp thời cho bộ phận Bán hàng mua hàng để đảm bảo hoạt động bán hàng được liên tục và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Bộ phận Bán hàng chịu trách nhiệm trong việc nhận và xử lý đơn đặt hàng, trao đổi trực tiếp với khách hàng; đồng thời, chịu trách nhiệm trong việc chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành, xử lý các vấn đề khâu sau bán hàng. Đồng thời, căn cứ báo cáo tình hình tồn kho của bộ phận Kho để có kế hoạch mua hàng hóa phù hợp và kịp thời. Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệm về tìm kiếm đầu vào mới và mở rộng thị trường về đầu ra; cũng như chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh, đề xuất các biện pháp thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Phịng Hành chính-Kế tốn lại gồm 2 bộ phận nhỏ là Bộ phận Hành chính và Bộ phận Kế tốn. Bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy tờ hành chính, chịu trách nhiệm về công tác nhân sự, theo dõi nhân sự, chấm công, lên bảng lương, thưởng hàng tháng; quản lý tài
sản, trang thiết bị trong cơng ty. Bộ phận Kế tốn chịu trách nhiệm thu thập, ghi chép, xử lý các thơng tin tài chính kế tốn phát sinh hàng ngày. Tổng hợp, phân tích các thơng tin tài chính – kế tốn, lập báo cáo kế tốn (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) để phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc, và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.
1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty
1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Công tác kế tốn của cơng ty tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty là quy mô nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn thành phố Hà Nội, tuy có hoạt động bn bán trao đổi với một số khách hàng ở các tỉnh lân cận nhưng do có ít nghiệp vụ phát sinh với số lượng và giá trị hàng hóa khơng q lớn nên được tập trung hạch tốn ngay tại phịng kế tốn của cơng ty.
SƠ ĐỒ…..BỘ MÁY KẾ TỐN CƠNG TY
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thuế Kế toán bán hàng Kế toán nội bộ Thủ quỹ
- Kế tốn trưởng: Chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị do cấp dưới thực hiện.Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong cơng tác tổ chức hệ thống kế tốn, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời cịn có trách nhiệm đơn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
- Kế tốn bán hàng kiêm kế tốn kho có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới. Lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa.Theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho để ra quyết định mua hàng hóa cũng như điều chỉnh số lượng hàng hóa bán ra so với đơn đặt hàng. Tính giá trị hàng nhập và xuất kho hàng hóa.Lưu trữ, sổ sách, hóa đơn khâu bán hàng, hạch toán các nghiệp vụ của hoạt động bán hàng. Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Lập báo cáo tồn, nhập, xuất hàng hóa.
- Kế tốn nội bộ có nhiệm vụ theo dõi và hạch tốn thu các khoản thu chi ngồi hoạt động bán hàng trong cơng ty; tính lương và thanh tốn lương cho nhân viên cơng ty. Theo dõi và hạch tốn các khoản tạm ứng, theo dõi tình hình cơng nợ phải trả, cơng nợ phải thu của từng khách, từng nhà cung cấp theo chứng từ cơng nợ liên quan, hạn thanh tốn, số tiền đã quá hạn để báo cho bộ phận Bán hàng và Ban giám đốc đốc thúc nợ. Định kỳ xác nhận công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ lập báo cáo cơng nợ liên quan.
- Kế tốn thuế: có nhiệm vụ tập hợp hóa đơn hàng ngày để theo dõi và hạch toán, cuối tháng lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN và nộp tiền thuế cho cơ quan thuế. Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi có phát sinh. Hàng quý làm báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN của quý đó. Làm báo
cáo sử dụng hóa đơn. Cuối năm lập Báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT tháng cuối năm, báo cáo thuế TNDN quý IV và báo cáo quyết toán thuế TNDN của năm.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ thực hiện thu hoặc chi tiền khi phát sinh, đồng thời theo dõi tình hình thu chi trên sổ quỹ hàng ngày, đến cuối ngày thực hiện kiểm tra lại quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ và trên tài khoản 111 đối với kế toán tiền. Tại công ty DKT do không nhiều nghiệp vụ phát sinh nên thủ quỹ cịn đóng vai trị của một nhân viên hành chính.
1.1.4.2. Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và thơng tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của BTC về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Doanh nghiệp
- Hình thức Sổ kế tốn: Nhật ký chung
- Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
+ Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước.
+ Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kế toán TSCĐ
-Hệ thống danh mục tài khoản : Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết
định số QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC (Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.) - Hệ thống Sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản
+ Các sổ và thẻ kế toán chi tiết như Sổ hàng hóa, Sổ Tài sản cố định....
1.1.4.3. Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SMS.NET được sử dụng tạicông ty công ty
Tất cả các cơng việc của các phần hành kế tốn được công ty thực hiện trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010. Phần mềm kế toán Misa bao gồm các phần hành kế tốn là cổ đơng, ngân sách, quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, tổng hợp
Tại cơng ty, kế tốn khơng sử dụng hết tất cả các phần hành mà phần mềm có, kế tốn chỉ sử dụng một số phần hàng cơ bản chủ yếu như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, Tiền lương, Thuế, Tổng hợp.
Tại phịng kế tốn có 4 máy tính do 4 kế toán viên sử dụng được cài đặt phần mềm kế toán Misa.sme.net 2010 và được kết nối dữ liệu với nhau, mỗi kế toán viên được đăng ký một mã đăng nhập và được kế toán trưởng phân quyền theo chức năng nhiệm vụ của mình. Mỗi một kỳ, kế tốn sẽ tạo một dữ liệu kế tốn riêng cho kỳ đó. Ví dụ năm 2014 kế tốn viên sẽ lựa chọn Dữ liệu kế toán là “DKT2015”, nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập hệ thống dữ liệu.
HÌNH …….. MÀN HÌNH ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM MISA SME.NET 2010
Vì doanh nghiệp mua bản quyền phần mềm, nên sau khi đăng nhập thành cơng trong các màn hình làm việc đều sẽ có dịng chữ “CTHoangPon2014” ở góc trái bên dưới màn hình.
HÌNH……MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn trong máy tính.Cuối năm, kế tốn thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế tốn, in sổ, báo cáo và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
* Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
+ Phần mềm kế toán MISA SME.NET là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với ưu điểm dễ sử dụng, được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng chun nghiệp của cơng ty phần mềm kế tốn Misa.
Mua hàng: Tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp. Theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng hóa đơn
Bán hàng: Quản lý hóa đơn chặt chẽ. Theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ, hóa đơn. Tự động bù trừ cơng nợ
Quản lý kho:Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ. Cho phép điều chỉnh hàng tồn kho, chuyển kho nội bộ
Quản lý quỹ: Cho phép hạch toán nhiều loại tiền. Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Ngân hàng: Sẵn sàng cho thương mại điện tử. Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch giữa sổ kế toán và ngân hàng.
TSCĐ: Quản lý TSCĐ linh hoạt. Phản ánh chính xác tình hình tăng giảm, đánh giá lại tài sản
Thuế: Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng. Theo dõi số thuế GTGT được hoàn lại, miễn giảm. Cho phép xuất dữ liệu ra phần mềm thuế của Tổng cục thuế
Tiền lương: Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm. Tự động phân bổ chi phí lương
Giá thành: Tính giá thành theo nhiều giai đoạn. Lập báo cáo giá thành sản phẩm và báo cáo phân tích các yếu tố chi phí
Hợp đồng: Quản lý chi tiết đến từng hợp đồng của khách hàng. Theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn theo từng hợp đồng
Tổng hợp: Tự động kết chuyển lãi cuối kỳ, xác định lãi lỗ của kỳ kinh doanh và lập báo cáo tài chính. Khóa sổ cuối kỳ.
Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, tức là mỗi đơn vị được thao tác trên nhiều cơ sở dữ liệu độc lập
Tính chính xác: số liệu tính tốn trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường, giúp kế toán yên tâm hơn.
+ Nhược điểm của phần mềm kế toán Misa sme.net 2010
Địi hỏi cấu hình máy tính phải tương đối cao, nếu khơng chương trình sẽ chạy khá chậm.
So với các phiên bản mới như Misa.sme.net 2012, Misa.sme.net 2015, tốc độ xử lý dữ liệu của Misa sme.net 2010 chậm hơn..
1.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ DKT Việt Nam 1.2.1. Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.1.1.1. Kế tốn doanh thu bán hàng
a. Quy trình bán hàng của cơng ty
- Đối với các đối tác là khách hàng mua số số lượng nhiều, khi khách hàng liên hệ đến để đặt hàng, nhân viên bán hàng kiêm kế toán bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng rồi liên hệ bên kho để biết tình hình tồn kho hàng hóa khách hàng u cầu, căn cứ tình hình tồn kho hàng hóa nhân viên bán hàng sẽ liên hệ lại cho khách hàng để xác nhận lại về đơn hàng về số lượng, giá cả và thời hạn thanh toán. Khi bên khách hàng đã chấp nhận đơn hàng thì nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng, rồi chuyển cho khách hàng một liên để khách hàng đến kho nhận hàng. Bộ phận kho giao đủ số lượng và chủng loại theo hóa đơn này, lập phiếu xuất kho và đóng dấu xác nhận lên hóa đơn sau đó chuyển trả lại cho khách hàng. Khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc trả sau dựa theo sự thỏa thuận của hai bên. Khi đủ điều kiện ghi nhận
doanh thu, kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm.
- Đối với các khách hàng mua lẻ, khi khách hàng đến hỏi mua, nhân viên bán hàng thực hiện tiếp đón và tư vấn cho khách hàng về các loại sản phẩm khách hàng muốn mua. Khi khách hàng đồng ý mua bộ phận bán hàng tiến hành nghiệp vụ bán hàng tương tự như đối với khách hàng mua buôn ở trên.
b. Các phương thức bán hàng của công ty
Tại cơng ty có cả hai hình thức bán hàng là bán bn và bán lẻ. Tất cả đều là bán hàng trực tiếp qua kho của cơng ty, khơng có gửi bán hàng.
- Bán buôn qua kho, giao hàng trực tiếp: Thông thường, khách hàng mua với số lượng lớn gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện đặt hàng đến công ty, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng với trữ lượng hàng tồn trong kho xem cịn đủ trong kho khơng, nếu không sẽ liên hệ nhà cung cấp để mua thêm.Sau khi đã có đủ số hàng theo yêu cầu khách hàng bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng và thực hiện giao hàng theo yêu cầu khách hàng.
- Bán lẻ, giao hàng trực tiếp: Với các khách hàng lẻ, khối lượng mua thường ít, khi khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên bán hàng trực tiếp tiến hành thủ tục bán hàng và thu tiền của người mua.
c. Các phương thức thanh tốn của cơng ty
+ Thu tiền ngay: ngay sau khi khách hàng kiểm tra hàng hóa và chấp nhận nhận hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt (là chủ yếu) hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
nhất giữa công ty và khách hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
d. Chính sách bán hàng của cơng ty
Để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa, cơng ty ln đặt chất lượng phục vụ lên hàng đầu. Tồn thể nhân viên cơng ty được qn triệt tinh thần “khách hàng là thượng đế” do đó, khách hàng đến với cơng ty ln được tiếp đón niềm nở, tư vấn lựa chọn sản phẩm một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp; hướng dẫn sử dụng sản phẩm, chăm sóc sau bán hàng cũng rất chu đáo, cẩn thận. Do đó, cơng ty ln được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và thái độ phục vụ.
Công ty cam kết nhận lại hàng và hồn trả tồn bộ tiền nếu hàng khơng đúng cam kết, không đúng mẫu mã yêu cầu cũng như chất lượng không như cam kết. Tuy nhiên từ trước đến nay chưa có trường hợp nào cơng ty bị khách hàng trả lại hàng nên cơng ty chưa có bất kì khoản giảm giá hàng bán nào.
e. Chứng từ sử dụng và quy trình ln chuyển chứng từ trong kế tốn doanh thu bán hàng
Chứng từ sử dụng: Phiếu bán hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng(kiêm phiếu bảo hành), phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng.
Quy trình luân chuyển của chứng từ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: sau khi xác nhận được nhu cầu của