1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ DKT
1.1.4.3. Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SMS.NET được sử dụng
công ty
Tất cả các cơng việc của các phần hành kế tốn được công ty thực hiện trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2010. Phần mềm kế toán Misa bao gồm các phần hành kế tốn là cổ đơng, ngân sách, quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, tổng hợp
Tại cơng ty, kế tốn khơng sử dụng hết tất cả các phần hành mà phần mềm có, kế tốn chỉ sử dụng một số phần hàng cơ bản chủ yếu như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, TSCĐ, Tiền lương, Thuế, Tổng hợp.
Tại phịng kế tốn có 4 máy tính do 4 kế toán viên sử dụng được cài đặt phần mềm kế toán Misa.sme.net 2010 và được kết nối dữ liệu với nhau, mỗi kế toán viên được đăng ký một mã đăng nhập và được kế toán trưởng phân quyền theo chức năng nhiệm vụ của mình. Mỗi một kỳ, kế tốn sẽ tạo một dữ liệu kế tốn riêng cho kỳ đó. Ví dụ năm 2014 kế tốn viên sẽ lựa chọn Dữ liệu kế toán là “DKT2015”, nhập tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập hệ thống dữ liệu.
HÌNH …….. MÀN HÌNH ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM MISA SME.NET 2010
Vì doanh nghiệp mua bản quyền phần mềm, nên sau khi đăng nhập thành công trong các màn hình làm việc đều sẽ có dịng chữ “CTHoangPon2014” ở góc trái bên dưới màn hình.
HÌNH……MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn trong máy tính.Cuối năm, kế tốn thực hiện các thao tác kết chuyển, khóa sổ kế tốn, in sổ, báo cáo và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
* Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
+ Phần mềm kế toán MISA SME.NET là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với ưu điểm dễ sử dụng, được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của cơng ty phần mềm kế tốn Misa.
Mua hàng: Tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp. Theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng hóa đơn
Bán hàng: Quản lý hóa đơn chặt chẽ. Theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ, hóa đơn. Tự động bù trừ cơng nợ
Quản lý kho:Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp. Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ. Cho phép điều chỉnh hàng tồn kho, chuyển kho nội bộ
Quản lý quỹ: Cho phép hạch toán nhiều loại tiền. Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Ngân hàng: Sẵn sàng cho thương mại điện tử. Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch giữa sổ kế toán và ngân hàng.
TSCĐ: Quản lý TSCĐ linh hoạt. Phản ánh chính xác tình hình tăng giảm, đánh giá lại tài sản
Thuế: Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng. Theo dõi số thuế GTGT được hoàn lại, miễn giảm. Cho phép xuất dữ liệu ra phần mềm thuế của Tổng cục thuế
Tiền lương: Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm. Tự động phân bổ chi phí lương
Giá thành: Tính giá thành theo nhiều giai đoạn. Lập báo cáo giá thành sản phẩm và báo cáo phân tích các yếu tố chi phí
Hợp đồng: Quản lý chi tiết đến từng hợp đồng của khách hàng. Theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn theo từng hợp đồng
Tổng hợp: Tự động kết chuyển lãi cuối kỳ, xác định lãi lỗ của kỳ kinh doanh và lập báo cáo tài chính. Khóa sổ cuối kỳ.
Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, tức là mỗi đơn vị được thao tác trên nhiều cơ sở dữ liệu độc lập
Tính chính xác: số liệu tính tốn trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường, giúp kế toán yên tâm hơn.
+ Nhược điểm của phần mềm kế tốn Misa sme.net 2010
Địi hỏi cấu hình máy tính phải tương đối cao, nếu khơng chương trình sẽ chạy khá chậm.
So với các phiên bản mới như Misa.sme.net 2012, Misa.sme.net 2015, tốc độ xử lý dữ liệu của Misa sme.net 2010 chậm hơn..
1.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ DKT Việt Nam 1.2.1. Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.1.1.1. Kế tốn doanh thu bán hàng
a. Quy trình bán hàng của cơng ty
- Đối với các đối tác là khách hàng mua số số lượng nhiều, khi khách hàng liên hệ đến để đặt hàng, nhân viên bán hàng kiêm kế toán bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng rồi liên hệ bên kho để biết tình hình tồn kho hàng hóa khách hàng yêu cầu, căn cứ tình hình tồn kho hàng hóa nhân viên bán hàng sẽ liên hệ lại cho khách hàng để xác nhận lại về đơn hàng về số lượng, giá cả và thời hạn thanh toán. Khi bên khách hàng đã chấp nhận đơn hàng thì nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng, rồi chuyển cho khách hàng một liên để khách hàng đến kho nhận hàng. Bộ phận kho giao đủ số lượng và chủng loại theo hóa đơn này, lập phiếu xuất kho và đóng dấu xác nhận lên hóa đơn sau đó chuyển trả lại cho khách hàng. Khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc trả sau dựa theo sự thỏa thuận của hai bên. Khi đủ điều kiện ghi nhận
doanh thu, kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập liệu vào phần mềm.
- Đối với các khách hàng mua lẻ, khi khách hàng đến hỏi mua, nhân viên bán hàng thực hiện tiếp đón và tư vấn cho khách hàng về các loại sản phẩm khách hàng muốn mua. Khi khách hàng đồng ý mua bộ phận bán hàng tiến hành nghiệp vụ bán hàng tương tự như đối với khách hàng mua buôn ở trên.
b. Các phương thức bán hàng của cơng ty
Tại cơng ty có cả hai hình thức bán hàng là bán bn và bán lẻ. Tất cả đều là bán hàng trực tiếp qua kho của cơng ty, khơng có gửi bán hàng.
- Bán buôn qua kho, giao hàng trực tiếp: Thông thường, khách hàng mua với số lượng lớn gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện đặt hàng đến công ty, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng với trữ lượng hàng tồn trong kho xem cịn đủ trong kho khơng, nếu không sẽ liên hệ nhà cung cấp để mua thêm.Sau khi đã có đủ số hàng theo yêu cầu khách hàng bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng và thực hiện giao hàng theo yêu cầu khách hàng.
- Bán lẻ, giao hàng trực tiếp: Với các khách hàng lẻ, khối lượng mua thường ít, khi khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên bán hàng trực tiếp tiến hành thủ tục bán hàng và thu tiền của người mua.
c. Các phương thức thanh tốn của cơng ty
+ Thu tiền ngay: ngay sau khi khách hàng kiểm tra hàng hóa và chấp nhận nhận hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt (là chủ yếu) hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
nhất giữa công ty và khách hàng, khách hàng sẽ thanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
d. Chính sách bán hàng của cơng ty
Để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa, cơng ty ln đặt chất lượng phục vụ lên hàng đầu. Tồn thể nhân viên cơng ty được qn triệt tinh thần “khách hàng là thượng đế” do đó, khách hàng đến với cơng ty ln được tiếp đón niềm nở, tư vấn lựa chọn sản phẩm một cách nhiệt tình, chuyên nghiệp; hướng dẫn sử dụng sản phẩm, chăm sóc sau bán hàng cũng rất chu đáo, cẩn thận. Do đó, cơng ty ln được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và thái độ phục vụ.
Công ty cam kết nhận lại hàng và hồn trả tồn bộ tiền nếu hàng khơng đúng cam kết, không đúng mẫu mã yêu cầu cũng như chất lượng không như cam kết. Tuy nhiên từ trước đến nay chưa có trường hợp nào cơng ty bị khách hàng trả lại hàng nên cơng ty chưa có bất kì khoản giảm giá hàng bán nào.
e. Chứng từ sử dụng và quy trình ln chuyển chứng từ trong kế tốn doanh thu bán hàng
Chứng từ sử dụng: Phiếu bán hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng(kiêm phiếu bảo hành), phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng.
Quy trình ln chuyển của chứng từ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: sau khi xác nhận được nhu cầu của khách hàng kế toán bán hàng kiêm nhân viên bán hàng tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên, sau khi viết và đã xin đầy đủ chữ ký và con dấu cần thiết, kế toán xé chuyển liên 2 và 3 cho khách hàng. Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt ngay thì khách hàng cầm hóa đơn sang bên thủ quỹ để thực hiện thanh tốn, sau đó cầm cả phiếu thu và hóa đơn đến kho để nhận hàng. Liên 3 hóa đơn được đóng dấu, lưu lại đây sau đó thì chuyển lại cho kế toán bán hàng để lưu trữ và ghi sổ.
- Phiếu thu: Khi khách hàng đến làm thủ tục thanh tốn kèm theo hóa đơn GTGT, thủ quỹ lập phiếu thu gồm 2 liên, xin chữ ký đầy đủ thì chuyển cho khách hàng liên 2, liên 1 được để lại để ghi sổ và lưu trữ.
- Giấy báo Có: Khi nhận được GBC của ngân hàng, kế toán bán hàng so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng xem có chênh lệch hay khơng, nếu khơng có sai lệch kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để nhập dữ liệu phần hành Ngân hàng, sau đó GBC do kế tốn bán hàng lưu trữ. Nếu có chênh lệch, kế tốn bán hàng báo cáo cho kế tốn trưởng để tìm ngun nhân và xử lý chênh lệch.
- Sổ phụ ngân hàng: được ngân hàng chuyển qua hàng tháng, trong đó có ghi lại tồn bộ các giao dịch tăng giảm tài khoản trong một tháng.
f. Tài khoản sử dụng
Các tài khoản được sử dụng tại công ty là:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
- Ngoài ra là các tài khoản: TK 111 - Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 131 - Phải thu khách hàng.
g. Phương pháp tính giá áp dụng
- Cơng ty áp dụng phương pháp giá gốc để tính trị giá hàng hóa mua về và áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá xuất của hàng hóa xuất bán.
h. Sổ kế tốn và thơng tin trình bày trên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
HÌNH….. TRÍCH DẪN TÀI KHOẢN 511 Số hiệu Ngày, tháng Nợ B C H 1 546 04/05/2015 131 547 05/05/2015 1111 548 05/05/2015 131 559 16/05/2015 1111 566 25/05/2015 131 567 27/05/2015 131 568 28/05/2015 1111 ZNVK00074 31/05/2015 911 552.882.936 552.882.936 3.985.435.290
- Sổ này có 2 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 2
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Ngày mở sổ: .............
Ngày .... tháng .... năm .....
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Cộng lũy kế từ đầu năm 3.985.435.290
Cộng số phát sinh 552.882.936
Số dư cuối kỳ 28/05/2015
Bán sơn các loại ( Công ty Cố Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Quán Triều )
17.174.000
31/05/2015 Kết chuyển lãi lỗ đến ngày 31/12/2015 25/05/2015
Bán sơn các loại ( Công ty TNHH TM và XD Đức Thành Phát )
58.150.000
27/05/2015
Bán sơn các loại ( Công ty CP xây dựng điện VNECO 11 )
48.293.600 ……………………………
…
16/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty 16.907.272
05/05/2015 Bán sơn các loại ( Doanh nghiệp Tư nhân Nguyễn Công Chiểu )
12.345.455
04/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta ) 43.229.127
05/05/2015 Bán sơn các loại ( Cơng ty TNHH Hồng Việt Ân Thi ) 18.026.819
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số tiền Trang sổ STT dịng Có A D E G 2 SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Tháng 05 năm 2015
Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng
Công ty CP TM & DV DKT Việt Nam Mẫu số: S03b-DNN
Số 49 đường Trung Kính, P Trung Hồ, Q Cầu Giấy, HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
HÌNH…..TRÍCH DẪN TÀI KHOẢN 131 Số hiệu Ngày, tháng Nợ B C H 1 450.147.500 546 04/05/2015 5111 43.229.127 546 04/05/2015 33311 4.322.913 548 05/05/2015 5111 12.345.455 548 05/05/2015 33311 1.234.545 550 07/05/2015 5111 23.854.000 566 25/05/2015 33311 58.150.000 34512 26/05/2015 567 27/05/2015 5111 48.293.600 567 27/05/2015 33311 4.829.360 39567 29/05/2015 11211 584.561.680 939.709.180 3.457.232.509 Số dư cuối kỳ
Cộng lũy kế từ đầu năm 2.517.523.329
29/05/2015 Công ty TNHH TM và DV Đức Thành Phát thanh toán tiền hàng 50.000.000 Cộng số phát sinh 95.000.000 27/05/2015
Bán sơn các loại ( Công ty CP xây dựng điện VNECO 11 )
27/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty CP xây dựng điện VNECO 11 )
25/05/2015
Bán sơn các loại ( Công ty TNHH TM và XD Đức Thành Phát )
26/05/2015
Công ty CP đầu tư và xây dựng VINLAND thanh toán tiền hàng
45.000.000 ……………………………
…. 05/05/2015
Bán sơn các loại ( Doanh nghiệp Tư nhân Nguyễn Công Chiểu )
05/05/2015
Bán sơn các loại ( Doanh nghiệp Tư nhân Nguyễn Công Chiểu )
04/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta )
04/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta )
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số tiền Trang sổ STT dịng Có A D E G 2 SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Tháng 05 năm 2015
Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng
Công ty CP TM & DV DKT Việt Nam Mẫu số: S03b-DNN
Số 49 đường Trung Kính, P Trung Hồ, Q Cầu Giấy, HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số hiệu Ngày, tháng Có Nợ B C E 1 3 4 - 546 04/05/2015 5111 43.229.127 546 04/05/2015 33311 47.552.040 29913 06/05/2015 11211 47.552.040 0 552 09/05/2015 5111 34.749.000 552 09/05/2015 33311 38.223.900 561 19/05/2015 5111 77.544.536 561 19/05/2015 33311 81.476.600 47.552.040 81.476.600
- Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 1
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Ngày mở sổ: .............
Ngày .... tháng .... năm .....
Người ghi sổ Kế toán
Số dư cuối kỳ
19/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta ) 3.932.064
Cộng số phát sinh 176.580.680
09/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta ) 3.474.900
19/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta ) 39.320.636
06/05/2015 Cơng ty Delta thanh tốn tiền hàng
09/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta ) 34.749.000
04/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta) 43.229.127
04/05/2015 Bán sơn các loại ( Công ty Delta) 4.322.913
Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Nợ A D 2 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Thời hạn được chiết
khấu
Số phát sinh
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN)
Tháng 5 năm 2015
Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng Đối tượng: Công ty Xây Delta
Công ty CP TM & DV DKT Việt Nam
Số 49 đường Trung Kính, P Trung Hồ, Q Cầu Giấy, HN
*Trình bày thơng tin trên Báo cáo tài chính
- Doanh thu bán hàng: Tổng doanh thu bán hàng thu được trong kỳ sẽ được tổng hợp tồn bộ lại ( tổng hợp phát sinh bên Có củ TK 511) lên một chỉ tiêu là Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (MS 01) tương ứng với cột “Năm nay” trên Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Thuế đầu ra phải nộp: là tổng số thuế GTGT đầu ra phải nộp chính tổng