Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong tồn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đảm bảo khai thác hết cơng suất có hiệu quả. Quản lý TSCĐ phải theo những nguyên tắc nhất định. Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên tắc cơ bản sau :
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có liên quan khác.
- Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phịng kế tốn và đơn vị sử dụng.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị cịn lại trên sổ kế tốn.
- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ. Mọi trường hợp thiếu, thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm ngun nhân và có biện pháp xử lý.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán là một cơng cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ.
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mịn của TSCĐ trong q trình sử dụng, tính tốn phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có liên quan.
- Tham gia các cơng tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐ trong trường hợp cần thiết. Tổ chức phân tích, tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp.