2.1 .KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỨC HUY
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hiện nay Công ty TNHH Đức Huy đang áp dụng sơ đồ quản lý chức năng với 4 phòng ban và 3 dây chuyền sản xuất.
Trong công tác quản lý và tổ chức sản xuất tại cơng ty có 3 cấp quản lý: Giám đốc, Quản đốc, Tổ trưởng sản xuất. Mỗi dây chuyền sản xuất chịu sự quản lý của nhiều bộ phận cấp trên, các phòng ban chịu sự điều hành của ban Giám đốc theo các chức năng quản lý: Điều hành sản xuất, Vật tư thiết bị, Lao động - Tiền lương, Thống kê kế tốn.
Đứng đầu cơng ty là Giám đốc, là đại diện có tư cách pháp nhân của Cơng ty, chịu trách nhiệm tồn bộ về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Giám đốc điều hành bộ máy quản lý của công ty theo chế độ thủ trưởng và tập trung quyền hạn.
Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực về sản xuất kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý và ra quyết định, nhận ủy quyền điều hành công việc sản xuất khi Giám đốc vắng mặt.
Giúp việc về mặt tài chính có kế tốn trưởng là người đứng đầu bộ máy kế tốn của cơng ty, chịu trách nhiệm theo điều lệ kế tốn trưởng.
Các phịng chuyên môn chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, Phó giám đốc, có chức năng tham mưu hướng dẫn các đơn vị sản xuất trên các lĩnh vực được phân công, thu thập các thông tin từ các đơn vị sản xuất, báo cáo Giám đốc để có những điều chỉnh phù hợp.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Đức Huy
2.2. HIỆN TRẠNG HTTT KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC HUY
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty TNHH Đức Huy là một doanh nghiệp tư nhân có quy mơ sản xuất khá lớn, chu kỳ sản xuất kinh doanh liên tục. Căn cứ vào yêu cầu tổ chức quản lý, trình độ nhân viên và thực tế hoạt động, Công ty đã tổ chức cơng tác hạch tốn- kế tốn theo hình thức tập trung do phịng Kế tốn đảm nhận từ khâu tập hợp ghi chép ban đầu đến tính tốn và lập báo cáo.
Phịng Kế tốn đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc với chức năng tính tốn và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đức Huy, trích nộp kịp thời các khoản vay, cơng nợ phải trả, phải thu. Phịng Kế tốn phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý thu chi tài chính theo cơ chế của Công ty và của pháp luật do Nhà nước quy định.
Hiện nay bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức như sau:
2.2.2. Hình thức kế tốn sử dụng
- Công ty TNHH Đức Huy áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung.
- Các sổ kế toán sử dụng:
+ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt + Sổ Cái
+ Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết - Trình tự ghi sổ: Xem hình 1-1 ( Chương 1)
2.2.3. Tài khoản kế toán
TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Gồm 6 tài khoản cấp 2).
TK 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc. TK 2112 – Máy móc, thiết bị.
TK 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn. TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý.
TK 2115 - Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm. TK 2118 – Tài sản cố định khác.
TK 213 – Tài sản cố định vơ hình (Gồm 7 tài khoản cấp 2).
TK 2131 – Quyền sử dụng đất. TK 2132 – Quyền phát hành.
TK 2133 – Bản quyền, bằng sáng chế. TK 2134 – Nhãn hiệu hàng hóa.
TK 2135 – Phần mềm máy vi tính.
TK 2136 - Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. TK2138 – Tài sản cố định vơ hình khác.
TK 214 – Hao mịn tài sản cố định. TK 711 – Thu nhập khác.
Và các tài khoản có liên quan khác.
2.2.4. Sơ đồ hạch tốn kế tốn
2.2.4.1. Tăng giảm TSCĐ:
2.2.4.2. Thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Hình 2.4: Sơ đồ hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ
2.2.4.3. Khấu hao TSCĐ:
2.2.4.4. Sửa chữa lớn TSCĐ:
Hình 2.6: Sơ đồ hạch tốn sửa chữa lớn TSCĐ
2.2.4.5. TSCĐ thừa chờ giải quyết:
2.2.4.6. TSCĐ thiếu chờ giải quyết:
a) Đối với TSCĐ thiếu có quyết định xử lý ngay:
Hình 2.8: Sơ đồ hạch tốn TSCĐ thiếu có quyết định xử lý ngay b) Đối với TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân:
2.2.5. Chứng từ và qui trình ln chuyển chứng từ:
Hiện tại, Cơng ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn theo QĐ15/2006 của Bộ Tài Chính.
Chứng từ sử dụng
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ). - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ).
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ).
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ). - Phiếu điều chuyển TSCĐ.
Một số chứng từ khác như: Phiếu thu, Phiếu xuất kho, Hóa đơn.
Qui trình ln chuyển chứng từ:
Khi có TSCĐ mua mới, Ban hành chính-quản trị sẽ gửi TSCĐ kèm Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng, đồng thời gửi Biên bản giao nhận TSCĐ cho Kế toán TSCĐ để ghi sổ TSCĐ và mở thẻ TSCĐ để theo dõi. Khi có TSCĐ cần thanh lý, tài sản đó trước hết sẽ được chuyển vào kho. Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại xác định giá trị của tài sản cần thanh lý, sau đó căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại lập Biên bản thanh lý TSCĐ, một liên gửi cho Kế toán TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và một liên gửi cho đơn vị sử dụng . Kế toán TSCĐ lập Phiếu xuất kho gửi cho thủ kho để xuất kho TSCĐ cần thanh lý. Kế tốn TSCĐ lập hóa đơn kèm phiếu xuất kho gửi cho khách hàng. Khi khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn TSCĐ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ để ghi tăng tiền mặt.
Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng nguyên giá TSCĐ, Phịng hành chính-quản trị gửi Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành cho Kế tốn TSCĐ để ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Cuối kì, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại tiến hành kiểm kê, đánh giá TSCĐ trong công ty. Bộ phận kiểm kê đánh giá lại lập Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ gửi cho Kế toán TSCĐ. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TCSĐ và quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch tốn.
Khi có quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị, phòng hành chính quản trị lập Phiếu điều chuyển TSCĐ, một liên giữ lại tại phịng hành chính - quản trị, một liên gửi cho Phịng kế tốn để theo dõi.
2.2.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn
Mỗi kế tốn viên đều được trang bị máy tính để phục vụ cho phần hành kế tốn mà mình phụ trách. Các máy tính đểu được nối mạng Internet, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành kế tốn và cơng tác tổng hợp thông tin lập báo cáo tài chính. Các kế tốn vẫn sử dụng cơng cụ MS Exel để tính tốn và tổng hợp số liệu, cơng ty chưa sử dụng một phần mềm kế tốn nào.
2.3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm:
- Bộ máy kế tốn: Được chun mơn hóa sâu, đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.
- Con người: Hầu hết các nhân viên kế tốn đều có trình độ đại học, được trang bị đầy đủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về kế tốn tài chính tùy theo từng vị trí nhiệm vụ cụ thể. Các nhân viên đều có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong cơng việc.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Các nhân viên đều được trang bị máy tính riêng, các máy tính đều được nối mạng Internet.
Nhược điểm:
Mặc dù các nhân viên đều được trang bị máy tính nhưng trình độ tin học của nhân viên cịn yếu nên khơng khai thác hết được cơng dụng của máy tính trong việc hỗ trợ cơng tác kế tốn. Mặt khác, số lượng nhân viên kế tốn cịn hạn chế, cơng tác hạch tốn vẫn cịn thủ cơng nên khơng tránh khỏi những sai sót.
Phương hướng khắc phục:
Bên cạnh việc cải thiện đội ngũ nhân viên kế toán, tuyển thêm lao động cũng như trang bị cho nhân viên các kiến thức về tin học thì cơng ty cần chú trọng đầu tư cho hệ thống hạ tầng kĩ thuật, mà cụ thể là công nghệ thông tin để phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn .
2.3.2. Về hình thức kế toán Nhật ký chung:
Ưu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân cơng lao động kế tốn. - Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế tốn ở mọi thời điểm, vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Nhược điểm:
- Do kế toán vẫn thực hiện việc ghi chép thủ công nên lượng ghi chép nhiều, mất thời gian.
- Việc ghi chép có thể bị trùng lặp trong trường hợp doanh nghiệp có mở các sổ Nhật ký đặc biệt. Do vậy trước yêu cầu phải loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Phương hướng khắc phục:
Công ty nên áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
(1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi
sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.3.3. Về tài khoản kế toán
Ưu điểm:
Kế tốn TSCĐ tại Cơng ty đã nghiên cứu và sử dụng các tài khoản chi tiết dựa trên từng loại TSCĐ để tính hao mịn, kết hợp với các tài khoản tổng hợp do BTC ban hành. Điều này giúp cho việc kế toán TSCĐ được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Nhược điểm:
Tuy đã mở tài khoản chi tiết cho từng loại TSCĐ nhưng do cơng tác kế tốn vẫn cịn thủ cơng nên kế tốn viên khơng thể theo dõi chi tiết TSCĐ đến từng đơn vị sử dụng, từng nhà cung cấp. Việc theo dõi như vậy vừa mất nhiều thời gian mà lượng sổ chi tiết mở ra cũng rất nhiều, tốn kém chi phí và khó khăn trong q trình lưu giữ.
Phương hướng khắc phục:
Những khó khăn trên cho thấy sự bất cập trong công tác kế tốn thủ cơng, địi hỏi cơng ty cần đổi mới cơng tác hạch tốn kế tốn, trong đó việc áp dụng cơng nghệ thơng tin là điều tất yếu.
Lợi ích của kế tốn máy đối với việc hạch tốn chi tiết TSCĐ:
- Kế tốn viên có thể theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng đơn vị sử dụng của tất cả các loại TSCĐ trong cơng ty một cách đơn giản, nhanh chóng.
- Kế tốn viên khơng cần phải mở sổ chi tiết vì mọi thơng tin đều lưu giữ trên máy tính, khi cần thơng tin gì thì kế tốn chỉ cần một vài thao tác đơn giản thì máy tính sẽ cung cấp mọi thơng tin liên quan đến tài sản.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian.
2.3.4. Về qui trình hạch tốn kế tốn
Ưu điểm:
Qui trình hạch tốn được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
Việc hạch tốn vẫn cịn thực hiện thủ cơng, máy tính chỉ sử dụng để hỗ trợ trong khâu tính tốn, do vậy trong trường hợp số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều sẽ dẫn đến sai sót.
Phương hướng khắc phục:
Phát huy tối đa việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn. Công ty nên sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế kế tốn thủ cơng, giảm thiểu sai sót trong khâu hạch toán, nâng cao hiệu quả làm việc.
2.3.5. Về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo của công ty
Ưu điểm:
Công ty chủ yếu sử dụng hệ thống chứng từ, báo cáo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Nhìn chung hệ thống này phù hợp với đặc thù trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành.
Nhược điểm:
Do hệ thống tài khoản chưa được mở chi tiết nên không thể mở các sổ chi tiết theo dõi từng loại tài sản. Điều này làm cho việc theo dõi các loại tài sản không được đầy đủ, ảnh hưởng đến công tác quản lý.
Phương hướng khắc phục:
Việc áp dụng hình thức kế tốn máy sẽ giải quyết được các khó khăn trên: - Trong các phần mềm kế tốn ln có cơng cụ trợ giúp quá trình in báo cáo, sổ sách. Các báo cáo, sổ sách đều được thiết kế theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.
- Do trên máy tính, các tài sản ln được theo dõi chi tiết nên kế tốn có thể in ra các sổ chi tiết bất kì lúc nào.
- Phần mềm kế tốn cịn tích hợp các cơng cụ tra cứu, giúp kế tốn có thể in các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý.
2.3.6. Về tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin
Ưu điểm:
Hiện nay, 100% nhân viên phịng kế tốn đều có máy tính được nối mạng Internet, các nhân viên đều sử dụng phần mềm MS Exel để tính tốn số liệu. Phần mềm này có ưu điểm :
- Phần mềm có tốc độ lọc dữ liệu nhanh, dễ sử dụng, được áp dụng phổ biển đối với các doanh nghiệp. Hiện nay thì doanh nghiệp khơng cần tốn chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.
- Phần mềm này có thể in được đầy đủ các báo cáo, sổ sách theo quy định. Nhược điểm:
- Phần mềm này hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu, khơng thể liên kết giữa các phần hành kế tốn. Do đó nhân viên có thể sửa xóa chứng từ hoặc xóa đối tượng mặc dù đối tượng đó đã tham gia vào giao dịch kinh tế…
- Việc tính tốn hàng tháng trên excel có thể mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo và xác định kết quả kinh doanh.
- Phần mềm khơng có tính năng phân quyền, bất kì ai cũng có thể xóa một file exel , gây khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu.
- Dữ liệu của các năm phải lưu trữ trên nhiều file độc lập, theo thời gian