2.1 .KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỨC HUY
2.3.3. Về tài khoản kế toán
Ưu điểm:
Kế tốn TSCĐ tại Cơng ty đã nghiên cứu và sử dụng các tài khoản chi tiết dựa trên từng loại TSCĐ để tính hao mịn, kết hợp với các tài khoản tổng hợp do BTC ban hành. Điều này giúp cho việc kế toán TSCĐ được dễ dàng, thuận tiện hơn.
Nhược điểm:
Tuy đã mở tài khoản chi tiết cho từng loại TSCĐ nhưng do cơng tác kế tốn vẫn cịn thủ cơng nên kế tốn viên khơng thể theo dõi chi tiết TSCĐ đến từng đơn vị sử dụng, từng nhà cung cấp. Việc theo dõi như vậy vừa mất nhiều thời gian mà lượng sổ chi tiết mở ra cũng rất nhiều, tốn kém chi phí và khó khăn trong q trình lưu giữ.
Phương hướng khắc phục:
Những khó khăn trên cho thấy sự bất cập trong công tác kế tốn thủ cơng, địi hỏi cơng ty cần đổi mới cơng tác hạch tốn kế tốn, trong đó việc áp dụng cơng nghệ thơng tin là điều tất yếu.
Lợi ích của kế tốn máy đối với việc hạch toán chi tiết TSCĐ:
- Kế tốn viên có thể theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng đơn vị sử dụng của tất cả các loại TSCĐ trong công ty một cách đơn giản, nhanh chóng.
- Kế tốn viên khơng cần phải mở sổ chi tiết vì mọi thơng tin đều lưu giữ trên máy tính, khi cần thơng tin gì thì kế tốn chỉ cần một vài thao tác đơn giản thì máy tính sẽ cung cấp mọi thơng tin liên quan đến tài sản.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian.
2.3.4. Về qui trình hạch tốn kế tốn
Ưu điểm:
Qui trình hạch tốn được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
Việc hạch tốn vẫn cịn thực hiện thủ cơng, máy tính chỉ sử dụng để hỗ trợ trong khâu tính tốn, do vậy trong trường hợp số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều sẽ dẫn đến sai sót.
Phương hướng khắc phục:
Phát huy tối đa việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn. Công ty nên sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế kế toán thủ cơng, giảm thiểu sai sót trong khâu hạch tốn, nâng cao hiệu quả làm việc.
2.3.5. Về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo của công ty
Ưu điểm:
Công ty chủ yếu sử dụng hệ thống chứng từ, báo cáo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Nhìn chung hệ thống này phù hợp với đặc thù trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành.
Nhược điểm:
Do hệ thống tài khoản chưa được mở chi tiết nên không thể mở các sổ chi tiết theo dõi từng loại tài sản. Điều này làm cho việc theo dõi các loại tài sản không được đầy đủ, ảnh hưởng đến công tác quản lý.
Phương hướng khắc phục:
Việc áp dụng hình thức kế tốn máy sẽ giải quyết được các khó khăn trên: - Trong các phần mềm kế tốn ln có cơng cụ trợ giúp q trình in báo cáo, sổ sách. Các báo cáo, sổ sách đều được thiết kế theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.
- Do trên máy tính, các tài sản ln được theo dõi chi tiết nên kế tốn có thể in ra các sổ chi tiết bất kì lúc nào.
- Phần mềm kế tốn cịn tích hợp các cơng cụ tra cứu, giúp kế tốn có thể in các báo cáo kế tốn quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý.
2.3.6. Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
Ưu điểm:
Hiện nay, 100% nhân viên phịng kế tốn đều có máy tính được nối mạng Internet, các nhân viên đều sử dụng phần mềm MS Exel để tính tốn số liệu. Phần mềm này có ưu điểm :
- Phần mềm có tốc độ lọc dữ liệu nhanh, dễ sử dụng, được áp dụng phổ biển đối với các doanh nghiệp. Hiện nay thì doanh nghiệp khơng cần tốn chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.
- Phần mềm này có thể in được đầy đủ các báo cáo, sổ sách theo quy định. Nhược điểm:
- Phần mềm này hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu, không thể liên kết giữa các phần hành kế tốn. Do đó nhân viên có thể sửa xóa chứng từ hoặc xóa đối tượng mặc dù đối tượng đó đã tham gia vào giao dịch kinh tế…
- Việc tính tốn hàng tháng trên excel có thể mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo và xác định kết quả kinh doanh.
- Phần mềm khơng có tính năng phân quyền, bất kì ai cũng có thể xóa một file exel , gây khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu.
- Dữ liệu của các năm phải lưu trữ trên nhiều file độc lập, theo thời gian thì khối lượng lữu trữ sẽ rất lớn.
- Phần mềm chỉ đáp ứng việc lập các sổ sách thơng thường, các phân tích mang tính thống kê quản trị là rất khó.
- Phần mềm excel khơng có chức năng backup, restore dữ liệu. Phương hướng khắc phục:
Cần xây dựng một phần mềm kế toán TSCĐ dựa trên thực trạng về TSCĐ của Công ty TNHH Đức Huy nhằm thay thế phần mềm MS Excel. Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu chủ yếu sau:
- Phản ánh được tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ. - Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỨC HUY
3.1. XÁC ĐỊNH U CẦU: 3.1.1. Mơ tả bài tốn:
Khi có TSCĐ mua mới, Ban hành chính-quản trị sẽ gửi TSCĐ kèm Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng, đồng thời gửi Biên bản giao nhận TSCĐ cho Kế toán TSCĐ để ghi sổ TSCĐ và mở thẻ TSCĐ để theo dõi. Hàng tháng kế tốn tiến hành trích khấu hao TSCĐ.
Khi có TSCĐ cần thanh lý, tài sản đó trước hết sẽ được chuyển vào kho. Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại xác định giá trị của tài sản cần thanh lý, sau đó căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại lập Biên bản thanh lý TSCĐ, một liên gửi cho Kế toán TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và một liên gửi cho đơn vị sử dụng . Kế toán TSCĐ lập Phiếu xuất kho, 1 liên gửi cho thủ kho để xuất kho TSCĐ cần thanh lý, 1 liên gửi cho khách hàng kèm hóa đơn. Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn TSCĐ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ để ghi tăng tiền mặt.
Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng ngun giá TSCĐ, Phịng hành chính-quản trị gửi Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành cho Kế tốn TSCĐ để ghi tăng ngun giá TSCĐ.
Khi có quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị, Phiếu điều chuyển TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phịng hành chính-quản trị và một bản gửi cho Kế tốn TSCĐ để theo dõi.
Cuối kì, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại tiến hành kiểm kê, đánh giá TSCĐ trong công ty. Bộ phận kiểm kê đánh giá lại lập Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ gửi cho Kế toán TSCĐ. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TCSĐ và quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch tốn.
Cuối kì, kế tốn tiến hành khóa sổ. Căn cứ vào Sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết, Kế tốn tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ trong kì để báo cáo Ban giám đốc.
3.1.2. Phân tích yêu cầu:
Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm kế tốn TSCĐ tại Cơng ty TNHH Đức Huy là nhằm phục vụ công tác kế toán TSCĐ, giúp cho nhân viên kế tốn tiết kiệm được thời gian, cơng sức đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu về quản lý, giám sát tình hình về TSCĐ tại Công ty. Cụ thể:
- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến kế tốn TSCĐ thơng qua việc nhập các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Phiếu điều chuyển TSCĐ.
- Phần mềm phải đưa ra được các báo cáo, sổ sách cần thiết: + Thẻ TSCĐ
+ Sổ TSCĐ
+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ + Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao.
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.2.1. Dữ liệu vào và thông tin ra hệ thống:
- Dữ liệu vào hệ thống:
+ Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản sửa chữa TSCĐ lớn hoàn thành + Biên bản kiểm kê TSCĐ
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Phiếu điều chuyển TSCĐ
+ Quyết định xử lý tăng , giảm TSCĐ do kiểm kê + Quyết định xử lý tăng, giảm TSCĐ do đánh giá lại - Thông tin ra hệ thống:
+ Thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ
+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
+ Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn
3.2.2. Sơ đồ ngữ cảnh:
3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
3.2.4. Ma trận thực thể chức năng
3.2.4.1. Hồ sơ dữ liệu sử dụng
Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản kiểm kê TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Phiếu điều chuyển TSCĐ - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn
- Quyết định xử lý kiểm kê, đánh giá lại, thanh lý Các sổ và báo cáo đưa ra:
- Thẻ TSCĐ
- Danh mục TSCĐ
- Báo cáo tăng, giảm TSCĐ - Báo cáo kiểm kê TSCĐ - Báo cáo đánh giá lại TSCĐ - Báo cáo thanh lý TSCĐ - Sổ TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Sổ cái TK 211
3.2.4.2. Ma trận thực thể chức năng CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Biên bản giao nhận TSCĐ b. Biên bản thanh lý TSCĐ c. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
d. Biên bản kiểm kê TSCĐ
e. Biên bản đánh giá lại TSCĐ
f. Phiếu điều chuyển TSCĐ
g. Phiếu thu h. Phiếu xuất kho i. Hóa đơn k. Thẻ TSCĐ
l. Báo cáo tăng, giảm TSCĐ
m. Báo cáo kiểm kê TSCĐ
n. Báo cáo đánh giá lại TSCĐ
o. Báo cáo thanh lý TSCĐ
p. Sổ TSCĐ
q. Danh mục TSCĐ s. Quyết định xử lý kiểm kê, đánh giá lại, thanh lý r. Sổ cái TK 211 t. Sổ chi tiết TK 211 CÁC CHỨC NĂNG a b c d e f g h i k l m n o p q s r t 0.1 Cập nhật thông tin TSCĐ R C C, U 0.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ R R 0.3 Xử lý kiểm kê, đánh
giá lại, thanh lý TSCĐ R R R C C C R
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng
3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Hình 3.4 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.2.5.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 2:
Biểu đồ tiến trình “0.1 Cập nhật TSCĐ mới”
Biểu đồ tiến trình “0.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ”
Hình 3.6: Tiến trình “Theo dõi sử dụng TSCĐ” Biểu đồ tiến trình “0.3 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ”
Biểu đồ tiến trình “0.4 Báo cáo”
Hình 3.8: Tiến trình “Báo cáo”
3.2.6. Mơ hình thực thể liên kếta) Bảng từ điển dữ liệu a) Bảng từ điển dữ liệu Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt Xác định tính chất các thuộc tính Thuộc tính lặp Thuộc tính tên gọi Thuộc tính mơ tả Thuộc tính mối liên kết 1. Biên bản giao nhận TSCĐ Số biên bản giao nhận Sobbgn X
Ngày giao nhận Ngaygn X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Sohieuts X
Nước sản xuất Nuocsx X
Năm sản xuất Namsx X
dụng
Công suất Cs X
Nguyên giá Nguyengia X
2. Biên bản thanh lý TSCĐ
Số biên bản thanh
lý Sobbtl X
Ngày thanh lý Ngaytl X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Shts X
Nước sản xuất Nuocsx X
Năm sản xuất Namsx X
Năm đưa vào sử
dụng Namsd X
Nguyên giá Nguyengia X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Giá trị hao mòn tới
thời điểm thanh lý Gthm X
Giá trị còn lại Gtcl X
Kết luận Kl X
Chí phí thanh lý Cptl X
Giá trị thu hồi Gtth X
Ngày ghi giảm Ngaygg X
3. Biên bản kiểm kê
Số biên bản kiểm
kê Sobbkk X
Ngày kiểm kê Ngaykk X
Tên tài sản Tents X
Mã số Maso X
Nơi sử dụng Nsd X
Số lượng theo sổ
kế toán Slkt X
Nguyên giá theo sổ
kế tốn Ngkt X
Giá trị cịn lại theo
Số lượng theo kiểm
kê Slkk X
Nguyên giá theo
kiểm kê Ngkk X
Giá trị còn lại theo
kiểm kê Gtclkk X
Số lượng chênh
lệch Sl X
Nguyên giá chênh
lệch Nguyengia X
Giá trị còn lại
chênh lệch Gtcl X
Ghi chú Ghichu X
4. Biên bản đánh giá lại
Số biên bản đánh
giá lại Sobbdgl X
Ngày đánh giá lại Ngaydgl X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Shts X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Nguyên giá ghi sổ Nguyengia X
Hao mòn ghi sổ Haomon X
Giá trị còn lại ghi
sổ Gtclgs X
Giá trị còn lại theo
đánh giá lại Gtcldgl X
Chênh lệch tăng Tang X
Chênh lệch giảm Giam X
5. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Số biên bản sửa
chữa Sobbsc X
Ngày sửa chữa Ngaysc X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
cách cấp hạng TSCĐ
Số hiệu TSCĐ Shts X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Bộ phận sử dụng Bpsd X
Thời gian bắt đầu
sử chữa Tgbd X
Thời gian kết thúc
sử chữa Tgkt X
Tên bộ phận sửa
chữa Tenbp X
Nội dung sửa chữa Noidung X
Giá dự toán Gdt X
Chi phí thực tế Cptt X
Kết quả kiểm tra Ketqua X
6. Phiếu điều chuyển
Số phiếu Sophieu X
Ngày điều chuyển Ngaydc X
Đơn vị điều chuyển
đi Dvdi X
Đơn vị điều chuyển
đến Dvden X
Bộ phận quản lý Bpql X
Lý do điều chuyển Lydo X
Số thẻ tài sản cố
định Sothetscd X
Tên tài sản Tents X
Số lượng Sl X
Tình trạng Tt X
Ghi chú Ghichu X
7. Phiếu thu
Số phiếu Sophieu X
Ngày thu tiền Ngaythu X
Tài khoản nợ TKNo X
Tài khoản có TKCo X
Họ và tên người
nộp tiền Nguoinop X
Địa chỉ Diachi X
Số tiền Sotien X 8. Phiếu xuất kho
Số phiếu Sophieu X
Ngày xuất kho Ngayxk X
Tài khoản nợ Tkno X
Tài khoản có Tkco X
Họ tên người nhận
hàng Nguoinhan X
Địa chỉ người nhận Diachi X
Lý do xuất Lydo X
Kho xuất Tenkho X
Địa điểm Diadiem X
Tên, nhãn hiệu,
quy cách TSCĐ Tents X
Mã số Maso X
Đơn vị tính Dvt X
Số lượng yêu cầu Slyc X
Số lượng thực xuất Sltx X
Đơn giá Dg X
Thành tiền Thanhtien X
9. Bảng tính và phần bổ khấu hao
Số bảng Sobang X
Tháng khấu hao Thang X
Năm khấu hao Nam X
Số khấu hao trích
tháng trước Sokhttt X
Số khấu hao tăng
trong tháng Sokhtang X