Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ:- 123docz.net

2.1 .KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỨC HUY

2.2.5. Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ:

Hiện tại, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn theo QĐ15/2006 của Bộ Tài Chính.

Chứng từ sử dụng

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ). - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ).

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ).

- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ). - Phiếu điều chuyển TSCĐ.

Một số chứng từ khác như: Phiếu thu, Phiếu xuất kho, Hóa đơn.

Qui trình ln chuyển chứng từ:

Khi có TSCĐ mua mới, Ban hành chính-quản trị sẽ gửi TSCĐ kèm Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng, đồng thời gửi Biên bản giao nhận TSCĐ cho Kế toán TSCĐ để ghi sổ TSCĐ và mở thẻ TSCĐ để theo dõi. Khi có TSCĐ cần thanh lý, tài sản đó trước hết sẽ được chuyển vào kho. Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại xác định giá trị của tài sản cần thanh lý, sau đó căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại lập Biên bản thanh lý TSCĐ, một liên gửi cho Kế toán TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và một liên gửi cho đơn vị sử dụng . Kế toán TSCĐ lập Phiếu xuất kho gửi cho thủ kho để xuất kho TSCĐ cần thanh lý. Kế tốn TSCĐ lập hóa đơn kèm phiếu xuất kho gửi cho khách hàng. Khi khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn TSCĐ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ để ghi tăng tiền mặt.

Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng ngun giá TSCĐ, Phịng hành chính-quản trị gửi Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành cho Kế tốn TSCĐ để ghi tăng nguyên giá TSCĐ.

Cuối kì, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại tiến hành kiểm kê, đánh giá TSCĐ trong công ty. Bộ phận kiểm kê đánh giá lại lập Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ gửi cho Kế toán TSCĐ. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TCSĐ và quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch tốn.

Khi có quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị, phịng hành chính quản trị lập Phiếu điều chuyển TSCĐ, một liên giữ lại tại phịng hành chính - quản trị, một liên gửi cho Phịng kế tốn để theo dõi.

2.2.6. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn

Mỗi kế tốn viên đều được trang bị máy tính để phục vụ cho phần hành kế tốn mà mình phụ trách. Các máy tính đểu được nối mạng Internet, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành kế tốn và cơng tác tổng hợp thông tin lập báo cáo tài chính. Các kế tốn vẫn sử dụng cơng cụ MS Exel để tính tốn và tổng hợp số liệu, công ty chưa sử dụng một phần mềm kế toán nào.

2.3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán

 Ưu điểm:

- Bộ máy kế tốn: Được chun mơn hóa sâu, đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.

- Con người: Hầu hết các nhân viên kế tốn đều có trình độ đại học, được trang bị đầy đủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về kế tốn tài chính tùy theo từng vị trí nhiệm vụ cụ thể. Các nhân viên đều có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong công việc.

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Các nhân viên đều được trang bị máy tính riêng, các máy tính đều được nối mạng Internet.

 Nhược điểm:

Mặc dù các nhân viên đều được trang bị máy tính nhưng trình độ tin học của nhân viên cịn yếu nên khơng khai thác hết được cơng dụng của máy tính trong việc hỗ trợ cơng tác kế tốn. Mặt khác, số lượng nhân viên kế tốn cịn hạn chế, cơng tác hạch tốn vẫn cịn thủ cơng nên khơng tránh khỏi những sai sót.

 Phương hướng khắc phục:

Bên cạnh việc cải thiện đội ngũ nhân viên kế toán, tuyển thêm lao động cũng như trang bị cho nhân viên các kiến thức về tin học thì công ty cần chú trọng đầu tư cho hệ thống hạ tầng kĩ thuật, mà cụ thể là công nghệ thông tin để phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn .

2.3.2. Về hình thức kế tốn Nhật ký chung:

 Ưu điểm:

- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân cơng lao động kế tốn. - Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế tốn ở mọi thời điểm, vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.

 Nhược điểm:

- Do kế toán vẫn thực hiện việc ghi chép thủ công nên lượng ghi chép nhiều, mất thời gian.

- Việc ghi chép có thể bị trùng lặp trong trường hợp doanh nghiệp có mở các sổ Nhật ký đặc biệt. Do vậy trước yêu cầu phải loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.

 Phương hướng khắc phục:

Công ty nên áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính.

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:

(1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi

sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.

Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

2.3.3. Về tài khoản kế toán

 Ưu điểm:

Kế tốn TSCĐ tại Cơng ty đã nghiên cứu và sử dụng các tài khoản chi tiết dựa trên từng loại TSCĐ để tính hao mịn, kết hợp với các tài khoản tổng hợp do BTC ban hành. Điều này giúp cho việc kế toán TSCĐ được dễ dàng, thuận tiện hơn.

 Nhược điểm:

Tuy đã mở tài khoản chi tiết cho từng loại TSCĐ nhưng do cơng tác kế tốn vẫn cịn thủ cơng nên kế tốn viên khơng thể theo dõi chi tiết TSCĐ đến từng đơn vị sử dụng, từng nhà cung cấp. Việc theo dõi như vậy vừa mất nhiều thời gian mà lượng sổ chi tiết mở ra cũng rất nhiều, tốn kém chi phí và khó khăn trong q trình lưu giữ.

 Phương hướng khắc phục:

Những khó khăn trên cho thấy sự bất cập trong công tác kế tốn thủ cơng, địi hỏi cơng ty cần đổi mới cơng tác hạch tốn kế tốn, trong đó việc áp dụng cơng nghệ thơng tin là điều tất yếu.

Lợi ích của kế tốn máy đối với việc hạch toán chi tiết TSCĐ:

- Kế tốn viên có thể theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng đơn vị sử dụng của tất cả các loại TSCĐ trong công ty một cách đơn giản, nhanh chóng.

- Kế tốn viên khơng cần phải mở sổ chi tiết vì mọi thơng tin đều lưu giữ trên máy tính, khi cần thơng tin gì thì kế tốn chỉ cần một vài thao tác đơn giản thì máy tính sẽ cung cấp mọi thơng tin liên quan đến tài sản.

- Tiết kiệm chi phí và thời gian.

2.3.4. Về qui trình hạch tốn kế tốn

 Ưu điểm:

Qui trình hạch tốn được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

 Nhược điểm:

Việc hạch tốn vẫn cịn thực hiện thủ cơng, máy tính chỉ sử dụng để hỗ trợ trong khâu tính tốn, do vậy trong trường hợp số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều sẽ dẫn đến sai sót.

 Phương hướng khắc phục:

Phát huy tối đa việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn. Công ty nên sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế kế toán thủ cơng, giảm thiểu sai sót trong khâu hạch tốn, nâng cao hiệu quả làm việc.

2.3.5. Về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo của công ty

 Ưu điểm:

Công ty chủ yếu sử dụng hệ thống chứng từ, báo cáo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Nhìn chung hệ thống này phù hợp với đặc thù trong quá trình quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành.

 Nhược điểm:

Do hệ thống tài khoản chưa được mở chi tiết nên không thể mở các sổ chi tiết theo dõi từng loại tài sản. Điều này làm cho việc theo dõi các loại tài sản không được đầy đủ, ảnh hưởng đến công tác quản lý.

 Phương hướng khắc phục:

Việc áp dụng hình thức kế tốn máy sẽ giải quyết được các khó khăn trên: - Trong các phần mềm kế tốn ln có cơng cụ trợ giúp q trình in báo cáo, sổ sách. Các báo cáo, sổ sách đều được thiết kế theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.

- Do trên máy tính, các tài sản ln được theo dõi chi tiết nên kế tốn có thể in ra các sổ chi tiết bất kì lúc nào.

- Phần mềm kế tốn cịn tích hợp các cơng cụ tra cứu, giúp kế tốn có thể in các báo cáo kế tốn quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý.

2.3.6. Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

 Ưu điểm:

Hiện nay, 100% nhân viên phịng kế tốn đều có máy tính được nối mạng Internet, các nhân viên đều sử dụng phần mềm MS Exel để tính tốn số liệu. Phần mềm này có ưu điểm :

- Phần mềm có tốc độ lọc dữ liệu nhanh, dễ sử dụng, được áp dụng phổ biển đối với các doanh nghiệp. Hiện nay thì doanh nghiệp khơng cần tốn chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.

- Phần mềm này có thể in được đầy đủ các báo cáo, sổ sách theo quy định.  Nhược điểm:

- Phần mềm này hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu, không thể liên kết giữa các phần hành kế tốn. Do đó nhân viên có thể sửa xóa chứng từ hoặc xóa đối tượng mặc dù đối tượng đó đã tham gia vào giao dịch kinh tế…

- Việc tính tốn hàng tháng trên excel có thể mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo và xác định kết quả kinh doanh.

- Phần mềm khơng có tính năng phân quyền, bất kì ai cũng có thể xóa một file exel , gây khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu.

- Dữ liệu của các năm phải lưu trữ trên nhiều file độc lập, theo thời gian thì khối lượng lữu trữ sẽ rất lớn.

- Phần mềm chỉ đáp ứng việc lập các sổ sách thơng thường, các phân tích mang tính thống kê quản trị là rất khó.

- Phần mềm excel khơng có chức năng backup, restore dữ liệu.  Phương hướng khắc phục:

Cần xây dựng một phần mềm kế toán TSCĐ dựa trên thực trạng về TSCĐ của Công ty TNHH Đức Huy nhằm thay thế phần mềm MS Excel. Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu chủ yếu sau:

- Phản ánh được tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ. - Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỨC HUY

3.1. XÁC ĐỊNH U CẦU: 3.1.1. Mơ tả bài tốn:

Khi có TSCĐ cần thanh lý, tài sản đó trước hết sẽ được chuyển vào kho. Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại xác định giá trị của tài sản cần thanh lý, sau đó căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại lập Biên bản thanh lý TSCĐ, một liên gửi cho Kế toán TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và một liên gửi cho đơn vị sử dụng . Kế toán TSCĐ lập Phiếu xuất kho, 1 liên gửi cho thủ kho để xuất kho TSCĐ cần thanh lý, 1 liên gửi cho khách hàng kèm hóa đơn. Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn TSCĐ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ để ghi tăng tiền mặt.

Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng ngun giá TSCĐ, Phịng hành chính-quản trị gửi Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành cho Kế tốn TSCĐ để ghi tăng ngun giá TSCĐ.

Khi có quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị, Phiếu điều chuyển TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phịng hành chính-quản trị và một bản gửi cho Kế tốn TSCĐ để theo dõi.

Cuối kì, kế tốn tiến hành khóa sổ. Căn cứ vào Sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết, Kế tốn tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ trong kì để báo cáo Ban giám đốc.

3.1.2. Phân tích yêu cầu:

Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm kế tốn TSCĐ tại Cơng ty TNHH Đức Huy là nhằm phục vụ công tác kế toán TSCĐ, giúp cho nhân viên kế tốn tiết kiệm được thời gian, cơng sức đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu về quản lý, giám sát tình hình về TSCĐ tại Công ty. Cụ thể:

- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến kế tốn TSCĐ thơng qua việc nhập các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Phiếu điều chuyển TSCĐ.

- Phần mềm phải đưa ra được các báo cáo, sổ sách cần thiết: + Thẻ TSCĐ

+ Sổ TSCĐ

+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ + Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu

+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao.

3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.2.1. Dữ liệu vào và thông tin ra hệ thống:

- Dữ liệu vào hệ thống:

+ Biên bản thanh lý TSCĐ

+ Biên bản sửa chữa TSCĐ lớn hoàn thành + Biên bản kiểm kê TSCĐ

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Phiếu điều chuyển TSCĐ

+ Quyết định xử lý tăng , giảm TSCĐ do kiểm kê + Quyết định xử lý tăng, giảm TSCĐ do đánh giá lại - Thông tin ra hệ thống:

+ Thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ

+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao + Báo cáo kiểm kê TSCĐ

+ Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu

+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn

3.2.2. Sơ đồ ngữ cảnh:

3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng

3.2.4. Ma trận thực thể chức năng

Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ:

Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ

Giá trị còn lại của TSCĐ