2.1 .KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỨC HUY
2.3.6. Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
Ưu điểm:
Hiện nay, 100% nhân viên phịng kế tốn đều có máy tính được nối mạng Internet, các nhân viên đều sử dụng phần mềm MS Exel để tính tốn số liệu. Phần mềm này có ưu điểm :
- Phần mềm có tốc độ lọc dữ liệu nhanh, dễ sử dụng, được áp dụng phổ biển đối với các doanh nghiệp. Hiện nay thì doanh nghiệp khơng cần tốn chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.
- Phần mềm này có thể in được đầy đủ các báo cáo, sổ sách theo quy định. Nhược điểm:
- Phần mềm này hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu, khơng thể liên kết giữa các phần hành kế tốn. Do đó nhân viên có thể sửa xóa chứng từ hoặc xóa đối tượng mặc dù đối tượng đó đã tham gia vào giao dịch kinh tế…
- Việc tính tốn hàng tháng trên excel có thể mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo và xác định kết quả kinh doanh.
- Phần mềm khơng có tính năng phân quyền, bất kì ai cũng có thể xóa một file exel , gây khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu.
- Dữ liệu của các năm phải lưu trữ trên nhiều file độc lập, theo thời gian thì khối lượng lữu trữ sẽ rất lớn.
- Phần mềm chỉ đáp ứng việc lập các sổ sách thông thường, các phân tích mang tính thống kê quản trị là rất khó.
- Phần mềm excel khơng có chức năng backup, restore dữ liệu. Phương hướng khắc phục:
Cần xây dựng một phần mềm kế toán TSCĐ dựa trên thực trạng về TSCĐ của Công ty TNHH Đức Huy nhằm thay thế phần mềm MS Excel. Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu chủ yếu sau:
- Phản ánh được tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ. - Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỨC HUY
3.1. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU: 3.1.1. Mô tả bài tốn:
Khi có TSCĐ mua mới, Ban hành chính-quản trị sẽ gửi TSCĐ kèm Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng, đồng thời gửi Biên bản giao nhận TSCĐ cho Kế toán TSCĐ để ghi sổ TSCĐ và mở thẻ TSCĐ để theo dõi. Hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao TSCĐ.
Khi có TSCĐ cần thanh lý, tài sản đó trước hết sẽ được chuyển vào kho. Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại xác định giá trị của tài sản cần thanh lý, sau đó căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại lập Biên bản thanh lý TSCĐ, một liên gửi cho Kế toán TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và một liên gửi cho đơn vị sử dụng . Kế toán TSCĐ lập Phiếu xuất kho, 1 liên gửi cho thủ kho để xuất kho TSCĐ cần thanh lý, 1 liên gửi cho khách hàng kèm hóa đơn. Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn TSCĐ lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ để ghi tăng tiền mặt.
Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng nguyên giá TSCĐ, Phịng hành chính-quản trị gửi Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành cho Kế tốn TSCĐ để ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Khi có quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị, Phiếu điều chuyển TSCĐ được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phịng hành chính-quản trị và một bản gửi cho Kế toán TSCĐ để theo dõi.
Cuối kì, Bộ phận kiểm kê, đánh giá lại tiến hành kiểm kê, đánh giá TSCĐ trong công ty. Bộ phận kiểm kê đánh giá lại lập Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ gửi cho Kế toán TSCĐ. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TCSĐ và quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch tốn.
Cuối kì, kế tốn tiến hành khóa sổ. Căn cứ vào Sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết, Kế tốn tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ trong kì để báo cáo Ban giám đốc.
3.1.2. Phân tích yêu cầu:
Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm kế tốn TSCĐ tại Cơng ty TNHH Đức Huy là nhằm phục vụ cơng tác kế tốn TSCĐ, giúp cho nhân viên kế tốn tiết kiệm được thời gian, cơng sức đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu về quản lý, giám sát tình hình về TSCĐ tại Cơng ty. Cụ thể:
- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến kế tốn TSCĐ thơng qua việc nhập các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Phiếu điều chuyển TSCĐ.
- Phần mềm phải đưa ra được các báo cáo, sổ sách cần thiết: + Thẻ TSCĐ
+ Sổ TSCĐ
+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ + Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao.
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.2.1. Dữ liệu vào và thông tin ra hệ thống:
- Dữ liệu vào hệ thống:
+ Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản sửa chữa TSCĐ lớn hoàn thành + Biên bản kiểm kê TSCĐ
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Phiếu điều chuyển TSCĐ
+ Quyết định xử lý tăng , giảm TSCĐ do kiểm kê + Quyết định xử lý tăng, giảm TSCĐ do đánh giá lại - Thông tin ra hệ thống:
+ Thẻ TSCĐ + Sổ TSCĐ
+ Báo cáo tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
+ Báo cáo đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo thanh lý TSCĐ + Phiếu thu
+ Phiếu xuất kho + Hóa đơn
3.2.2. Sơ đồ ngữ cảnh:
3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
3.2.4. Ma trận thực thể chức năng
3.2.4.1. Hồ sơ dữ liệu sử dụng
Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản kiểm kê TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Phiếu điều chuyển TSCĐ - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn
- Quyết định xử lý kiểm kê, đánh giá lại, thanh lý Các sổ và báo cáo đưa ra:
- Thẻ TSCĐ
- Danh mục TSCĐ
- Báo cáo tăng, giảm TSCĐ - Báo cáo kiểm kê TSCĐ - Báo cáo đánh giá lại TSCĐ - Báo cáo thanh lý TSCĐ - Sổ TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Sổ cái TK 211
3.2.4.2. Ma trận thực thể chức năng CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Biên bản giao nhận TSCĐ b. Biên bản thanh lý TSCĐ c. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
d. Biên bản kiểm kê TSCĐ
e. Biên bản đánh giá lại TSCĐ
f. Phiếu điều chuyển TSCĐ
g. Phiếu thu h. Phiếu xuất kho i. Hóa đơn k. Thẻ TSCĐ
l. Báo cáo tăng, giảm TSCĐ
m. Báo cáo kiểm kê TSCĐ
n. Báo cáo đánh giá lại TSCĐ
o. Báo cáo thanh lý TSCĐ
p. Sổ TSCĐ
q. Danh mục TSCĐ s. Quyết định xử lý kiểm kê, đánh giá lại, thanh lý r. Sổ cái TK 211 t. Sổ chi tiết TK 211 CÁC CHỨC NĂNG a b c d e f g h i k l m n o p q s r t 0.1 Cập nhật thông tin TSCĐ R C C, U 0.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ R R 0.3 Xử lý kiểm kê, đánh
giá lại, thanh lý TSCĐ R R R C C C R
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng
3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Hình 3.4 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.2.5.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 2:
Biểu đồ tiến trình “0.1 Cập nhật TSCĐ mới”
Biểu đồ tiến trình “0.2 Theo dõi sử dụng TSCĐ”
Hình 3.6: Tiến trình “Theo dõi sử dụng TSCĐ” Biểu đồ tiến trình “0.3 Kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ”
Biểu đồ tiến trình “0.4 Báo cáo”
Hình 3.8: Tiến trình “Báo cáo”
3.2.6. Mơ hình thực thể liên kếta) Bảng từ điển dữ liệu a) Bảng từ điển dữ liệu Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt Xác định tính chất các thuộc tính Thuộc tính lặp Thuộc tính tên gọi Thuộc tính mơ tả Thuộc tính mối liên kết 1. Biên bản giao nhận TSCĐ Số biên bản giao nhận Sobbgn X
Ngày giao nhận Ngaygn X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Sohieuts X
Nước sản xuất Nuocsx X
Năm sản xuất Namsx X
dụng
Công suất Cs X
Nguyên giá Nguyengia X
2. Biên bản thanh lý TSCĐ
Số biên bản thanh
lý Sobbtl X
Ngày thanh lý Ngaytl X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Shts X
Nước sản xuất Nuocsx X
Năm sản xuất Namsx X
Năm đưa vào sử
dụng Namsd X
Nguyên giá Nguyengia X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Giá trị hao mòn tới
thời điểm thanh lý Gthm X
Giá trị còn lại Gtcl X
Kết luận Kl X
Chí phí thanh lý Cptl X
Giá trị thu hồi Gtth X
Ngày ghi giảm Ngaygg X
3. Biên bản kiểm kê
Số biên bản kiểm
kê Sobbkk X
Ngày kiểm kê Ngaykk X
Tên tài sản Tents X
Mã số Maso X
Nơi sử dụng Nsd X
Số lượng theo sổ
kế toán Slkt X
Nguyên giá theo sổ
kế toán Ngkt X
Giá trị còn lại theo
Số lượng theo kiểm
kê Slkk X
Nguyên giá theo
kiểm kê Ngkk X
Giá trị còn lại theo
kiểm kê Gtclkk X
Số lượng chênh
lệch Sl X
Nguyên giá chênh
lệch Nguyengia X
Giá trị còn lại
chênh lệch Gtcl X
Ghi chú Ghichu X
4. Biên bản đánh giá lại
Số biên bản đánh
giá lại Sobbdgl X
Ngày đánh giá lại Ngaydgl X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
Tên, ký hiệu, quy cách cấp hạng
TSCĐ
Tents X
Số hiệu TSCĐ Shts X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Nguyên giá ghi sổ Nguyengia X
Hao mòn ghi sổ Haomon X
Giá trị còn lại ghi
sổ Gtclgs X
Giá trị còn lại theo
đánh giá lại Gtcldgl X
Chênh lệch tăng Tang X
Chênh lệch giảm Giam X
5. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
Số biên bản sửa
chữa Sobbsc X
Ngày sửa chữa Ngaysc X
Tài khoản Nợ TKNo X
Tài khoản Có TKCo X
cách cấp hạng TSCĐ
Số hiệu TSCĐ Shts X
Số thẻ TSCĐ SotheTSCĐ X
Bộ phận sử dụng Bpsd X
Thời gian bắt đầu
sử chữa Tgbd X
Thời gian kết thúc
sử chữa Tgkt X
Tên bộ phận sửa
chữa Tenbp X
Nội dung sửa chữa Noidung X
Giá dự tốn Gdt X
Chi phí thực tế Cptt X
Kết quả kiểm tra Ketqua X
6. Phiếu điều chuyển
Số phiếu Sophieu X
Ngày điều chuyển Ngaydc X
Đơn vị điều chuyển
đi Dvdi X
Đơn vị điều chuyển
đến Dvden X
Bộ phận quản lý Bpql X
Lý do điều chuyển Lydo X
Số thẻ tài sản cố
định Sothetscd X
Tên tài sản Tents X
Số lượng Sl X
Tình trạng Tt X
Ghi chú Ghichu X
7. Phiếu thu
Số phiếu Sophieu X
Ngày thu tiền Ngaythu X
Tài khoản nợ TKNo X
Tài khoản có TKCo X
Họ và tên người
nộp tiền Nguoinop X
Địa chỉ Diachi X
Số tiền Sotien X 8. Phiếu xuất kho
Số phiếu Sophieu X
Ngày xuất kho Ngayxk X
Tài khoản nợ Tkno X
Tài khoản có Tkco X
Họ tên người nhận
hàng Nguoinhan X
Địa chỉ người nhận Diachi X
Lý do xuất Lydo X
Kho xuất Tenkho X
Địa điểm Diadiem X
Tên, nhãn hiệu,
quy cách TSCĐ Tents X
Mã số Maso X
Đơn vị tính Dvt X
Số lượng yêu cầu Slyc X
Số lượng thực xuất Sltx X
Đơn giá Dg X
Thành tiền Thanhtien X
9. Bảng tính và phần bổ khấu hao
Số bảng Sobang X
Tháng khấu hao Thang X
Năm khấu hao Nam X
Số khấu hao trích
tháng trước Sokhttt X
Số khấu hao tăng
trong tháng Sokhtang X
Số khấu hao giảm
trong tháng Sokhgiam X
Số khấu hao trích
tháng này Sokhtn X
Tên tài sản Tents X
Thời gian sử dụng Tgsd X
Nguyên giá TSCĐ Nguyengia X
Số khấu hao Sokh X
Chi phí sx chung Cpsxc X
Chi phí quản lý
Chi phí bán hàng Cpbh X 10. Hóa đơn
Số hóa đơn Sohd X
Ngày hóa đơn Ngayhd X
Đơn vị bán hàng Dvbh X
Địa chỉ Diachi X
Mã số thuế Mst X
Số tài khoản Stk X
Điện thoại Dienthoai X
Họ tên người mua
hàng Nguoimua X
Tên đơn vị Donvi X
Địa chỉ Diachi X
Số tai khoản Sotk X
Hình thức thanh tốn Httt X Mã số thuế Mst X Tên hàng hóa, dịch vụ Tents X Đơn vị tính Dvt X Số lượng Sl X
Đơn giá Dongia X
Thành tiền Thanhtien X
b) Xác định các thực thể và các thuộc tính THỰC THỂ THUỘC TÍNH THỰC THỂ THUỘC TÍNH (1) Tài sản cố định Số thẻ TSCĐ Số hiệu TSCĐ Tên TSCĐ Mã loại TSCĐ Nước sản xuất Năm sản xuất Ngày mua Ngày ghi giảm Số kì khấu hao Nguyên giá Mã nguồn vốn Số lượng Đơn vị tính Mã đơn vị Mã nhà cung cấp Mã kho Mã khách hàng
(2) Loại TSCĐ Tên loại TSCĐMã loại TSCĐ (3) Nguồn vốn Tên nguồn vốnMã nguồn vốn
(4) Đơn vị Tên đơn vịMã đơn vị (5) Tài khoản
Mã tài khoản Tên tài khoản Cấp tài khoản (6) Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại (7) Kho Mã kho Tên kho Địa chỉ (8) Nhân viên Manv Tennv Chucvu
c) Xác định mối quan hệ giữa các thuộc tính
MỐI QUAN HỆ THỰC THỂ THUỘC TÍNH CỦA MỐI QUANHỆ
(1) Giao nhận Tài sản cố địnhĐơn vị Số biên bản giao nhậnNgày giao nhận
(2) Thanh lý Tài sản cố địnhĐơn vị
Số biên bản thanh lý Ngày thanh lý Chí phí thanh lý
Giá trị thu hồi Kết luận
(3) Sửa chữa
Tài sản cố định Đơn vị
Số biên bản sửa chữa Ngày sửa chữa
Giá dự tốn Chi phí thực tế Nội dung sửa chữa
Bộ phận sửa chữa Kết quả kiểm tra (4) Đánh giá lại Tài sản cố định
Đơn vị
Số biên bản đánh giá lại Ngày đánh giá lại
Giá trị còn lại theo đánh giá lại Chênh lệch tăng
Chênh lệch giảm (5) Kiểm kê
Tài sản cố định Đơn vị
Số biên bản kiểm kê Ngày kiểm kế Số lượng theo kiểm kê Nguyên giá theo kiểm kê Giá trị còn lại theo kiểm kê (6) Điều chuyển Tài sản cố địnhĐơn vị
Số phiếu Ngày điều chuyển Lý do điều chuyển (7) Thuộc Tài sản cố địnhLoại TSCĐ
(8) Thuộc Tài sản cố địnhNhà cung cấp (9) Xuất kho Tài sản cố định
Kho
Số phiếu Ngày phiếu
Lý do xuất Số lượng yêu cầu Số lượng thực xuất
Thành tiền (10) Có Tài sản cố địnhNguồn vốn
(11) Thu Tài khoảnĐơn vị
Số phiếu Ngày phiếu
Lý do nộp Số tiền
(12) Khấu hao Tài sản cố định Tài khoản
Số bảng Tháng khấu hao
Năm khấu hao Số khấu hao tháng trước Số khấu hao tăng trong tháng Số khấu hao giảm trong tháng
Số khấu hao tháng này (13) Bán hàng
Tài sản cố định Đơn vị
Số hóa đơn Ngày hóa đơn
3.3. THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN TSCĐ TẠI CƠNG TY TNHH ĐỨC HUY
3.3.1. Mơ hình dữ liệu quan hệ
Biểu diễn các thực thể
(1) TAISANCODINH (Sothetscd, Sohieuts, Tents, Maloai, Mancc, Manv, Madv,Makho,Makh, Nuocsx, Namsx, Ngaymua, Ngaysd, Sokikh, Nguyengia, Ngaygg)
(2) LOAITSCD (Maloai, Tenloai) (3) NGUONVON (Manv, Tennv) (4) DONVI (Madv, Tendv)
(5) NHACUNGCAP (Mancc, Tenncc, Diachi, Dienthoai) (6) TAIKHOAN (Matk, Tentk, Cap)
(7) KHO (Makho, Tenkho,, Diachi)
Chuyển các mối quan hệ thành lược đồ quan hệ tương ứng
(1) Giao nhận
BBGIAONHAN(Sobbgn, Ngaygn, Sothetscd, TKNo, TKCo). (2) Thanh lý
BBTHANHLY (Sobbtl, Ngaytl,Sothetscd, Cptl, Gtth, TKNo, TKCo, Kl).
(3) Sửa chữa
BBSUACHUA (Sobbsc, Ngaysc, Sothetscd, Gdt, Cptt, Ndsc, TKNo, TKCo).
(4) Đánh giá lại