Khi đã có được phương pháp và phần mềm kế tốn tương thích, kế tốn máy sẽ hiệu quả hơn kế tốn thủ cơng nhiều. Người sử dụng có thể quản lý, xử lý, lưu trữ dữ liệu một cách tiện lợi và chính xác, đồng thời cũng có thể lấy được thơng tin tài chính, kế tốn cần thiết một cách kịp thời mà không tốn nhiều công sức.
Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, những cơng việc tiếp theo mà người làm kế toán máy phải thực hiện là:
- Xử lý nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, xử lý trùng lặp, mã hoá) - Nhập dữ liệu:
+ Nhập các dữ liệu cố định (nhập 1 lần): Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho (khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục)
SV: Phạm Hồng Hạnh Lớp: K39 – 21.06
+ Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập dữ liệu, các thơng báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa/xố dịng dữ liệu, q trình phục hồi dịng dữ liệu đã xố,...
- Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xoá dữ liệu đã nhập.
- Xem và in sổ sách, báo cáo.
1.8.3.1 - Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ: là việc phân ra một cách có hệ thống các loại chứng từ có
đặc điểm giống nhau: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu,...
Mỗi một chứng từ có một màn hình nhập dữ liệu khác nhau, với các yếu tố khác nhau, tuân theo hệ thống chế độ kế toán hiện hành hoặc theo yêu cầu quản lý. Muốn nhập dữ liệu một chứng từ gốc nào đó, ta chỉ cần lựa chọn và nhập dữ liệu vào các ô cần thiết ngầm định sẵn.
Kế tốn chi phí ngun vật liệu thường xun phải sử dụng đến chứng từ xuất vật liệu. Khi nhập liệu phiếu xuất kho, người sử dụng thường chỉ nhập số lượng xuất là bao nhiêu, còn trị giá xuất kho là do máy tự động tính theo cơng thức doanh nghiệp đã ngầm định.
- Định khoản: là cách thức tính tốn, xem xét một nghiệp vụ kế toán phát sinh để
quyết định đúng đắn nghiệp vụ ấy cần sử dụng tài khoản nào và tài khoản được sử dụng như thế nào, hoặc bên Nợ, hoặc bên Có. Nguyên tắc định khoản tạo ra mối liên hệ đối ứng giữa các tài khoản.
- Cơng tác mã hố: là việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước
và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn, nhằm mục đích nhận diện dứt khốt, khơng nhầm lẫn một mẫu tin trong một tập hợp tin hay một cá thể trong một tập thể.
* Nhập dữ liệu:
- Thông thường, đối với kế tốn CPNVLTT thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục mà liên quan đến các phần hành kế toán trước, chỉ trừ khi bổ sung, mở rộng quy mô thêm vào danh mục.
- Người sử dụng nhập dữ liệu phát sinh kỳ báo cáo sau khi vào màn hình nhập liệu, xem thơng báo và hướng dẫn khi nhập, người sử dụng thực hiện thao tác quy trình nhập liệu mới.
* Xử lý dữ liệu:
Nếu thao tác sai, nhầm lẫn thì người sử dụng phải thành thạo quy trình sửa, xố
hoặc phục hồi dịng dữ liệu.
* Xem, in sổ sách, báo cáo:
Người sử dụng nên hiểu được mối quan hệ giữa các sổ sách, báo cáo và tìm hiểu
quy trình xử lý, luân chuyển sổ và số liệu của phần mềm doanh nghiệp đang áp dụng.
1.83.2 - Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp và kế tốn chi phí sản xuất chung:
Các bước thực hiện đối với hai phần hành kế tốn này được thực hiện tương tự như q trình kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, gồm các bước cơ bản: xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu và in sổ sách báo cáo.
1.8.3.3 - Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ:
Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154.
Nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xưởng.
Để phục vụ cho việc tính giá thành theo khoản mục, phần mềm có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí, kết hợp với các tài khoản chi phí để tập hợp các chi phí vào các sổ sách, báo cáo theo các khoản mục. Từ đó, lấy số liệu lên bảng tính giá thành theo khoản mục hoặc tập hợp chi phí theo khoản mục. Khi nhập dữ liệu, các chi phí phát sinh phải chia ra khoản mục chi phí để chương trình tập hợp.
1.8.3.4 - Kế tốn giá thành sản phẩm:
* Kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ:
Phần mềm kế tốn khơng thể tự xác định được khối lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế tốn phải xây dựng phương pháp tính tốn sản phẩm làm dở cuối kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chương trình.
* Q trình thực hiện tính giá thành:
- Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (hoặc máy tự chuyển từ cuối kỳ trước) - Tập hợp chi phí: Máy tự động tập hợp.
- Cập nhật sản xuất sản phẩm trong kỳ và làm dở cuối kỳ. - Tổng hợp số liệu.
- In báo cáo.
SV: Phạm Hồng Hạnh Lớp: K39 – 21.06
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY CHÈ SÔNG LÔ TUYÊN
QUANG
2.1/Đặc điểm tình hình chung của cơng ty chè sơng lơ
2.1.1.Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Cơng ty chè Sơng Lơ Tun Quang tiền thân là Xí nghiệp Nơng cơng nghiệp chè Tuyên Quang trực thuộc Tổng Công ty chè Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 374 NN - TCCB/QĐ ngày 11/3/1988 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm do sát nhập giữa Nông trường Sông Lô và Nhà máy chè Tuyên Quang.
Nông trường Sông Lô được thành lập từ năm 1970, là đơn vị sản xuất nông nghiệp chuyên trồng chè và sản phẩm thu hoạch là chè búp tươi.
Nhà máy chè Tuyên Quang được thành lập từ năm 1984, là một đơn vị sản xuất công nghiệp chuyên sản xuất chè đen xuất khẩu.
Sau khi sát nhập, Xí nghiệp nơng cơng nghiệp chè Tun Quang được chuyển giao về tỉnh quản lý và được đổi tên thành Công ty chè Sông Lô-Tuyên Quang theo Quyết định số 349/QĐ - UB ngày 15/05/1998 của UBND tỉnh Tuyên Quang.
Trụ sở của Công ty đặt tại xã Kim Phú- huyện Yên Sơn- tỉnh Tuyên Quang.
Cơng ty nằm trong vùng đất đỏ Bazan thuộc miền núi phía Đơng bắc của huyện, với tổng diện tích đất tự nhiên là 1.474 ha. Trong đó diện tích đất nơng nghiệp là 887.5 ha, độ dốc trung bình 5-10o điều kiện khí hậu và thổ nhưỡng rất thích hợp cho việc trồng cây cơng nghiệp dài ngày đặc biệt là cây chè.
Cơng ty có một Nhà máy chế biến đặt tại trụ sở của Công ty. Nhà máy được xây dựng từ năm 1984 và đưa vào sản xuất chính thức năm 1987. Dây chuyền sản xuất và chế biến chè chủ yếu của Liên Xơ chế tạo, theo thiết kế có cơng suất 48 tấn chè búp tươi/ ngày, từ nguyên liệu chè búp tươi được sản xuất trên cùng một dây chuyền công nghệ, sản xuất được 7 loại chè đen thành phẩm khác nhau về phẩm cấp chủ yếu để xuất khẩu:
- Chè đen OP: Loại I - Chè đen FBOP: Loại II - Chè đen P: Loại III - Chè đen PS: Loại IV - Chè đen BPS: Loại V - Chè đen F: Loại VI - Chè đen D: Loại VII
Đến năm 1993 do điều chuyển một số thiết bị héo, vị, sấy hiện tại cơng suất chỉ đạt 36 tấn chè búp tươi / ngày, công suất thực tế đạt 80% (28- 30 tấn/ ngày).
Từ năm 1996 theo nghị định số 01/CP , Công ty chè đã tiến hành giao khoán vườn chè lâu dài, định hướng ổn định cho các hộ kinh tế nhận khốn. Đến năm 1997 Cơng ty đã có 635 hộ nhận khốn với tổng diện tích là 641.7 ha tới thời điểm hiện nay Cơng ty cịn 596.5 ha, bình qn một hộ nhận gần 1 ha.
Sau 6 năm thực hiện giao khoán vườn chè lâu dài và ổn định cho các hộ công nhân cụ thể là năm 1996 - 2001 sản lượng chè tăng từ 2.533,7 tấn lên 4.550,0 tấn, năng suất tăng 33,8 tạ/ha.
Tuy nhiên, Cơng ty cũng gặp phải một số khó khăn đó là sự đối mặt gay gắt với thị trường, sự tụt giá trong tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là giá tiêu thụ của 3 loại chè
SV: Phạm Hồng Hạnh Lớp: K39 – 21.06
đen cấp cao giảm mạnh làm giảm doanh thu của Cơng ty từ đó ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cùng với những bước thăng trầm trong quá trình phát triển của ngành chè Việt Nam, sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, với kinh nghiệm sản xuất kinh doanh và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật , Công ty đã trải qua nhiều lần đổi mới, cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh đến nay đã tương đối ổn định và thực sự có hiệu quả. Hàng năm Công ty đã cung cấp cho thị trường tiêu dùng trong và ngoài nước trên 1.345,8 tấn chè. Với sản lượng đó đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của tồn ngành.
Mặc dù cịn nhiều khó khăn, sản phẩm của Công ty đã đứng vững trên thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước và cũng đạt được kết quả nhất định. Điều này được thể hiện qua một vài chỉ tiêu sau:
ĐVT: Tr.đồng Năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1.Tổng nguồn vốn 20.740 22.926 30.492 2.Doanh thu 15.745 19.233 36.605 3.Lợi nhuận 112 89 121 4.Nộp NSNN 1.302,5 1.368,2 2.250 5. Thu nhập BQ (Đ/người/tháng) 313.000 432.000 585.000
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công tychè Sông Lô chè Sông Lô
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Từ năm 1998, Xí nghiệp Nơng cơng nghiệp chè Tuyên Quang đổi tên thành Cơng ty chè Sơng Lơ. Thực chất đó chỉ là sự thay đổi về tên gọi, cịn tồn bộ công tác tổ chức sản xuất vẫn khơng có gì thay đổi. Cơng ty vẫn thực hiện hai nhiệm vụ sản xuất chính là sản xuất Nơng nghiệp và sản xuất Công nghiệp. sản phẩm của sản xuất Nông nghiệp (chè búp tươi) là nguyên liệu phục vụ cho sản xuất Cơng nghiệp (chè đen xuất khẩu). Do đó đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty vừa là sản xuất
nơng nghiệp, vừa sản xuất công nghiệp. Như chúng ta đã biết đặc điểm tổ chức sản xuất của hai ngành này là khác nhau.
- Ngành nông nghiệp: Gồm 18 cán bộ quản lý, chia thành 13 đội nhận khốn có nhiệm vụ sản xuất chè búp tươi. Mỗi đội có một đội trưởng thực hiện việc quản lý, theo dõi tình hình sản xuất ở đội mình phụ trách. Đồng thời mỗi đội chè phải chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả thực hiện theo phương pháp khốn mà cơng ty giao cho.
- Ngành công nghiệp: Hiện nay Công ty chỉ sản xuất loại sản phẩm là chè đen xuất khẩu. Do đó Cơng ty chỉ có một nhà máy chế biến chè đen đặt tại Công ty. Nhà máy gồm 210 công nhân viên, trong đó cơng nhân trực tiếp sản xuất là 172 người, được chia thành 6 tổ sản xuất với 5 tổ chè đen và 1 tổ cơ khí. Nhiệm vụ của Nhà máy là sản xuất chè đen xuất khẩu gồm 7 loại chè có phẩm cấp khác nhau như: Chè đen OP, FBOP, P, PS, BPS, F, D.
Việc sản xuất của Nhà máy được thực hiện theo 3 ca, mỗi ca 8 tiếng. - Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Cơng ty:
Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty chè Sông Lô áp dụng theo quy trình cơng nghệ phức tạp kiểu liên tục. Hoạt động sản xuất diễn ra ở các giai đoạn kế tiếp nhau, các đơn vị sản phẩm vận động từ giai đoạn này qua giai đoạn khác một cách liên tục cho đến khi hoàn thành (thành sản phẩm). Cịn sản phẩm hồn thành ở giai đoạn nhất định gọi là Bán thành phẩm (sản phẩm dở dang). Do đó đặc điểm sản xuất cơng nghệ của cơng ty là có sản phẩm dở dang.
Quy trình cơng nghệ sản xuất chè đen xuất khẩu ở Cơng ty chè Sơng Lơ có thể khái quát theo sơ đồ sau:
SV: Phạm Hồng Hạnh Lớp: K39 – 21.06 Trộn Thành phẩm Ngun liệu Héo Vị Lên men Sấy Sàng phân loại
Quy trình cơng nghệ chế biến chè được thực hiện qua 8 công đoạn sau:
- Nguyên liệu: Khi về đến nhà máy, chè búp tươi được phân theo 3 loại A, B,
C. Sau đó bảo quản bằng cách rải mỏng (khoảng 15-20 cm) , đảo tơi để chè khỏi ngốt.
- Héo chè: Đối với chè loại A, B nhiệt độ héo là 37- 40 độ , tốc độ máy 1 2,
độ dày trong băng chuyền từ 10 15 cm, qua máy héo khoảng 3 3,5 giờ, thuỷ phần cịn lại 6263% đối với ngun liệu chính, nhiệt độ từ 4245 độ, tốc độ máy từ 23, độ dày từ 1520 cm, qua máy héo 22,5 giờ, thuỷ phần còn lại 6365%.
- Vò chè: Trọng lượng mỗi khối 200-220 kg vò chè 3 lần (loại A, B), 2 lần (loại C) thời gian 120 phút và độ dập tế bào từ 75- 80%.
- Lên men: Thời gian từ 3- 4 giờ tuỳ theo từng loại chè, nhiệt độ phòng lên men từ 20 - 22 độ C, độ ẩm từ 95 - 98%.
- Sấy khô: Nhiệt độ sấy từ 95 - 110 độ C, thời gian sấy 25 phút, thuỷ phần còn lại sau khi sấy từ 3,5 - 5%, được gọi là chè bán thành phẩm.
- Sàng phân loại: Đổ lên sàng cho ra 4 loại số : che số 1, số 2, số 3, số 4 , sau đó để lại các số để rê lấy thành phẩm gồm có 7 loại: OP, FBOP, P, PS, BPS, F, D.
- Trộn: Chè sau khi được phân làm 7 loại, KCS nhặt để riêng từng loại và
đấu trộn theo yêu cầu của khách hàng.
- Thành phẩm: Đóng gói bao bì theo số lượng và chất lượng quy chuẩn, kẻ mã hiệu của Công ty rồi xuất khẩu theo đơn đặt hàng.
2.1.2.2. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty
Công ty chè Sơng Lơ tổ chức quản lý theo mơ hình trực tuyến, Ban Giám đốc Công ty gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
Giám đốc: Là đại diên pháp nhân của Cơng ty, là người có quyền hành cao nhất trong Cơng ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của Công ty.
Cùng giúp việc cho Giám đốc có 2 Phó Giám đốc (PGĐ), 1 PGĐ phụ trách nông nghiệp, 1 PGĐ phụ trách công nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực được phân cơng.
các phịng ban chun mơn nghiệp vụ của Cơng ty có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc được Giám đốc phân cơng.
- Phịng Kế hoạch: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, dự án và giao cho các đơn vị sản xuất để thực hiện kế hoạch , dự án; hàng tháng theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch và sơ kết báo cáo kế hoạch đã thực hiện.
- Phòng Ky thuật: gồm 2 bộ phận: Bộ phận kỹ thuật nơng nghiệp có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra và xử lý tình hình sâu bệnh cho cây chè. Bộ phận kỹ thuật cơng nghiệp có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào về số lượng,