1.3.2 .Đối với nền kinh tế
2.2. Thực trạng kế toán cho vay tại Agribank chi nhánh Quảng Xương
2.2.2. Vấn đề lưu trữ hồ sơ vay vốn của kế toán cho vay
Theo Điều 16 trong quyết định 666/QĐ-HĐQT-TDHO của chủ tịch Hội Đồng Quản Trị NHNo Việt Nam ban hành về “Quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam” quy định về hồ sơ cho vay:
Tùy theo loại khách hàng, loại cho vay, phương thức cho vay, bộ hồ sơ cho vay khách hàng và ngân hàng lập như sau :
Hồ sơ do khách hàng lập và cung cấp cho NHNo cho vay:
Đối với tổ chức : Tùy theo loại hình tổ chức, nếu thiết lập quan hệ tín dụng lần đầu phải gửi đến NHNo các giấy tờ sau:
Hồ sơ pháp lý (bản sao chứng nhận của cơ quan công chứng): - Quyết định thành lập (nếu pháp luật quy định phải có);
- Điều lệ doanh nghiệp hoặc văn bản pháp lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;
lệ tổ chức hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Giấy phép/ chứng chỉ hành nghề ( đối với ngành nghề theo quy định phải có);
- Giấy chứng nhận đầu tư;
- Quyết định giao vốn/ Biên bản góp vốn; - Danh sách thành viên sáng lập;
- Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu có); - Các giấy tờ khác.
Hồ sơ kinh tế:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ;
- Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ gần nhất;
- Các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của NHNo ( Bảng cân đối kế toán, báo cáo quyết toán 2 năm liền kề, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kiểm toán…).
Hồ sơ vay vốn:
- Giấy đề nghị vay vốn( theo mẫu);
- Dự án, phương án sản suất kinh doanh, dịch vụ, đời sống và các giấy tờ có liên quan đến dự án, phương án
- Các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các chứng từ liên quan đến sử dụng vốn vay ( xuất trình khi giải ngân tiền vay);
- Văn bản của cấp có thẩm quyền theo quy định của Điều lệ doanh nghiệp hoặc tổ chức về việc chấp thuận cho cầm cố, thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh để vay vốn.
- Các giấy tờ liên quan đến tài sản đảm bảo theo quy định ( giấy chứng nhận QSDĐ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, hợp đồng bảo hiểm tài sản, báo cáo tiến độ hình thành tài sản trong trường hợp nhận thế chấp bằng tài sản trong tương lai…)
Đối với hộ gia đình, cá nhân, tổ hợp tác
Hồ sơ pháp lý:
- Xuất trình chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, sổ hộ khẩu (nếu có) – đối với đại diện hộ gia đình, cá nhân – để đối chiếu với giấy đề nghị vay vốn;
- Hợp đồng hợp tác (đối với tổ hợp tác) – bản photo có chứng nhận của cơ quan công chứng hoặc chứng thực của UBND xã, phường, thị trấn;
- Giấy ủy quyền (nếu có) cho người đại diện (tổ trưởng tổ hợp tác/ thành viên khác trong gia đình) giao dịch với NHNo;
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với hộ gia đình, cá nhân, tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh).
hiện bảo đảm bằng tài sản:
+ Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn.
- Hộ gia đình, cá nhân, tổ hợp tác (trừ những hộ trên ) + Giấy đề nghị vay vốn;
+ Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Ngoài các hồ sơ vay vốn đã quy định ở trên, đối với:
- Hộ gia đình, cá nhân thơng qua tổ vay vốn, phải có thêm: Biên bản thành lập tổ vay vốn kèm theo danh sách thành viên;
- Hộ gia đình, cá nhân vay thơng qua doanh nghiệp, phải có thêm: Hợp đồng làm dịch vụ vay vốn của doanh nghiệp hoặc hợp đồng cung ứng vật tư tiền vốn, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân nhận khốn.
Khách hàng là người hưởng lương, khách hàng vay vốn phục vụ đời sống phải có giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập ổn định ( xác nhận của cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan quản lý chi trả thu nhập…) NHNo có thể thỏa thuận (bằng văn bản) với người vay vốn và các cơ quan quản lý trên về việc người vay ủy quyền cho cơ quan, đơn vị trích thu nhập của mình trả nợ cho ngân hàng.
Khách hàng vay mua cổ phần, vay xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, mua nhà ở: Tùy theo từng đối tượng cho vay, Tổng giám đốc hướng dẫn cụ thể bộ hồ sơ khách hàng cần lập và gửi cho ngân hàng.
Hồ sơ do ngân hàng lập:
Báo cáo thẩm định, tái thẩm định;
Biên bản họp hội đồng tư vấn tín dụng (nếu có);
Tờ trình gửi ngân hàng cấp trên (nếu có);
Các loại thơng báo: thông báo phê duyệt khoản vay, thông báo phê duyệt hạn mức tín dụng, thơng báo từ chối cho vay, thông báo nợ đến hạn, quá hạn….
Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập
Hợp đồng tín dụng/ Sổ vay vốn;
Giấy nhận nợ;
Hợp đồng bảo đảm tiền vay và các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng theo quy định;
Biên bản kiểm tra sau cho vay;
Biên bản xác định nợ rủi ro bất khả kháng (trường hợp nợ bị rủi ro);
Các giấy tờ khác.
Thực hiện bộ hồ sơ cho vay theo quy định của Chính phủ, NHNN Việt Nam; trường hợp Chính phủ, NHNN Việt Nam khơng quy định thì thực hiện theo các quy định trên.
Như vậy để có được một hợp đồng tín dụng, giữa ngân hàng và khách hàng địi hỏi phải có số lượng lớn các giấy tờ đảm bảo tiền vay. Về phía ngân hàng, việc sử dụng nhiều giấy tờ sẽ đảm bảo an tồn hơn cho từng món vay, do đó trong kế tốn cho vay, đặc biệt là trong cho vay đối với hộ sản xuất, việc lưu giữ hồ sơ chính là lưu giữ những chứng từ quan trọng và khơng chỉ lưu giữ đơn thuần mà chính là bảo quản một khối lượng tài sản lớn của Ngân hàng, qua đó bộ phận kế tốn phải ln theo dõi, kiểm tra thu hồi vốn đúng hạn cả gốc và lãi. Hồ sơ kế toán lưu giữ bao gồm : hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn… Hợp đồng tín dụng được ký kết giữa ngân hàng và khách hàng phải đầy đủ nội dung, hợp lệ, hợp pháp bao gồm : điều kiện vay vốn, mục đích sử dụng tiền vay, cách thức giải ngân, lãi suất, giá trị tài sản đảm bảo, các biện pháp xử lý tài sản đảm bảo…..
Bộ phận kế tốn sau khi nhận hồ sơ của bên tín dụng chuyển đến phải kiểm tra xác thực lại thông tin trên hồ sơ, sau khi kiểm tra lại thấy đủ điều kiện thì kế tốn tiến hành đăng ký số khế ước cho khách hàng, và sổ đăng ký số khế ước.
Đối với NHNo Quảng Xương, bộ hồ sơ cho vay phải được lưu giữ cẩn thận, chu đáo, dễ tìm, bảo đảm an tồn tuyệt đối, có danh mục theo dõi đối với mỗi khách hàng vay vốn và được lưu giữ tại phịng Kế tốn, phịng Tín dụng. Người được giao bảo quản hồ sơ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để mất, thất lạc hoặc sửa chữa nội dung của hồ sơ.
Phịng kế tốn lưu giữ các hồ sơ sau: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn và các loại giấy tờ khác.
Việc lưu giữ theo danh mục hồ sơ được thực hiện trên máy vi tính.
Các giấy tờ liên quan đến tài sản bảo đảm tiền vay của khách hàng được lưu giữ tại kho theo chế độ quy định như đối với các giấy tờ có giá.
Đối với hồ sơ do kế tốn lưu giữ , khi cần, cán bộ tín dụng sử dụng bản sao; việc xuất hồ sơ gốc phải có lệnh của Giám đốc NHNo Quảng Xương.
2.2.3. Việc tơn trọng tính pháp lý của chứng từ kế tốn cho vay.
Bộ chứng từ để nhận tiền vay bao gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và các chứng từ có liên quan. Trên các sổ vay, chứng từ cho vay phải có đầy đủ chữ ký của hai bên.
Phía đơn vị vay phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị vay hoặc người được ủy quyền ( phải có giấy ủy quyền) chữ ký của kế toán trưởng hoặc người ủy quyền (nếu là doanh nghiệp tư nhân không đăng ký chữ ký ở ngân hàng thì khơng cần chữ ký cuả kế tốn trưởng ). Các chữ ký này được đăng ký ở ngân hàng trong bộ hồ sơ xin mở tài khoản. Các chữ ký phải cùng là người, cùng mẫu.
Về phía ngân hàng : đối với những khoản vay trong mức phán quyết phải có chữ ký của cán bộ tín dụng thẩm định, trưởng phịng tín dụng, giám đốc ngân hàng hoặc người có thẩm quyền. Đối với các khoản vay trên mức phán quyết ngoài chữ ký của những người liên quan thì phải có sự phê duyệt của cấp trên cao hơn.
Chứng từ ghi sổ sau khi hạch toán song phải lưu nhật ký chứng từ : chứng từ gốc lưu trong hồ sơ riêng theo từng đơn vị, từng loại vay bảo đảm khớp đúng giữa số dư hai bảng kê khế ước với số dư trên sổ phụ tài khoản tiền vay.