2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ NỘI THẤT ÔTÔ MINH NGỌC
Mã số thuế: 0105541493
Địa chỉ: Số 88 phố Nhĩa Tân, P. Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Tên giao dịch: MINH NGOC AUTO CO.,LTD
Tên viết tắt: MINH NGOC AUTO CO.,LTD Đại diện pháp luật: VŨ XUÂN BẮC
Điện thoại: 0439947509 Website: minhngocauto.com Email: minhngocauto@gmail.com Ngày cấp giấy phép: 03/10/2011 Giấp phép kinh doanh: 0105541493
Tài khoản số: 0491000413025
Ngân hàng: VIETCOMBANK - CN THĂNG LONG
Ngành nghề chính: Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
Nhu cầu về ô tô của người Việt đang tăng và quy mô thị trường đang mở ra, trong đó có cả ngành kinh doanh phụ tùng ô tô. Xuất phát từ mong muốn nâng cấp, sửa chữa hoặc mua mới phụ tùng. Do đó, cơ hội và tiềm năng của ngành này rất lớn. Trong điều kiện đó Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc đã được thành lập.
Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc được thành lập và chính thức đi vào hoạt động trong lĩnh vực phụ tùng ô tô vào ngày 03/10/2011. Công ty nằm tại Số 88 phố Nghĩa Tân, P. Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Tiền thân của Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc chỉ là một Gara sửa chữa ô tô nhỏ chưa có sức cạnh tranh trên thị trường ơ tơ lúc bấy giờ. Nhưng qua q trình hoạt động, Cơng ty đã từng bước trưởng thành và đã tạo dựng được vị thế của mình trên thị trường ơ tơ đồng thời nhận được sự tin cậy và hài lịng của khách hàng.
Trải qua 10 năm hình thành và phát triển, Cơng ty đã phải chịu nhiều sức ép cạnh tranh trên thị trường ô tô để từ một cơng ty cịn non trẻ chưa có chỗ đứng trên thị trường ngày càng phát triển lớn mạnh. Công ty luôn không ngừng cố gắng và phấn đấu để làm hài lịng khách hàng với Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc niềm tin của khách hàng chính là yếu tố sống cịn của cơng ty. Đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng là mục tiêu mà công ty hướng tới. Công ty ln đặt ra và khơng ngừng hồn thiện các dịch vụ chăm sóc khách hàng, đa dạng hóa các sản phẩm phụ tùng, nội thất ô tô đồng thời thường xuyên thu thập ý kiến của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm của công ty và thái độ của nhân viên để kịp thời phát hiện thiếu sót và sửa chữa.
Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc hiện đang hoạt động trong nhiều ngành kinh tế Việt Nam. Trong đó phải kể đến các ngành:
- Bán thụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ơ tơ và xe có động cơ khác - Bán bn ơ tơ và xe có động cơ khác
- Bán lẻ ô tô con ( loại 12 chỗ ngồi trở xuống) - Đại lý ô tô và xe có động cơ khác
- Bán mơ tơ, xe máy
- Bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy
- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy
Trong đó, ngành nghề kinh doanh chính của cơng ty là “ bán thụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ơ tơ và xe có động cơ khác”
Ngồi ra cơng ty cịn rất nhiều sản phẩm phụ tùng và nội thất ô tô với nhiều mức giá khác nhau phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thơng qua q trình kinh doanh cơng ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu về chất lượng hàng hóa bán ra thị trường. Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ơ tơ Minh Ngọc có chức năng kinh doanh các mặt hàng phụ tùng và nội thất ô tô, phục vụ nhu cầu thị trường theo nguyên tắc kinh doanh có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách, hoạt động kinh doanh của pháp luật, không ngừng nâng cao đời sống của cơng nhân viên trong tồn công ty, tham gia các hoạt động từ thiện làm cho xã hội phát triển tốt đẹp hơn
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
a) Giám đốc:
Là người đứng đầu bộ máy quản lý của Cơng ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh, chịu trách nhiệm trước công ty về quản lý tài sản, nguồn vốn và chịu trách nhiệm pháp lý về thực hiện tổ chức kinh doanh của công ty. - Quyết định các vấn đề hoạt động hàng ngày của công ty;
- Là người định hướng và lập kế hoạch kinh doanh;
- Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức vụ khác trong công ty; - Tiếp xúc, gặp gỡ, quan hệ và giao dịch với khách hàng, ký kết các hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp...;
- Là người tuyển dụng lao động trong công ty;
- Là người đại diện theo pháp luật của công ty, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty.
- Là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc và làm việc dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Là cầu nối quan trọng nhất giữa các bộ phận trong công ty với với người lãnh đạo cao nhất của công ty.
- Trợ giúp, tư vấn cho giám đốc trong việc ra quyết định, giải quyết các vấn đề của công ty như vấn đề nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài, vấn đề nhân sự, ký kết cấc hợp đồng mới…
- Chuẩn bị các văn bản, tài liệu, soạn thảo hợp đồng kinh doanh trình lên giám đốc xem xét, ký kết...;
- Là người sắp xếp và bố trí địa điểm, thời gian của các cuộc họp trong công ty. Đồng thời cũng là người sắp xếp các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc của giám đốc côngty với các khách hàng và nhà cung cấp nhằm tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm đối tác mới;
- Trợ lý giám đốc còn là người truyền tải các yêu cầu, các ý kiến chỉ đạo của giám đốc tới các phịng, các bộ phận trong tồn bộ công ty, đồng thời phổ biến,hướng dẫn mọi người thực hiện theo.
c) Phịng Tài chính - kế tốn
Gồm 2 bộ phận tài chính và kế tốn:
Bộ phận tài chính có nhiệm vụ sau:
- Tiến hành trình lên giám đốc những khoản thu chi hàng ngày kịp thời. - Thực hiện theo dõi sổ quỹ.
- Có nghĩa vụ thay mặt cơng ty thực hiện các khoản nộp, đóng thuế đầy đủ vào Ngân sách nhà nước và thanh toán các khoản nợ đến hạn phải trả của công ty.
- Cuối mỗi tháng, quý và năm có nhiệm vụ báo cáo tình hình sử dụng quỹ của công ty, báo cáo về tổng tài sản và những thay đổi lớn trong q trình hoạt động.
- Có thể tư vấn, tham mưu, trình bày ý kiến, ý tưởng của mình về cách thức sử dụng và quản lý quỹ có hiệu quả hơn với giám đốc, đề xuất các vấn đề cần giải quyết.
Bộ phận kế tốn có những nhiệm vụ sau:
- Hạch toán các khoản thu và chi trong quá trình bán hàng phát sinh trong ngày.
- Lập các loại báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm và trình lên giám đốc. Thực hiện các yêu cầu của giám đốc bất cứ thời điểm nào khi được yêu cầu.
- Đề xuất các kiến nghị, ý tưởng mới hay tư vấn cho giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc trong giới hạn phạm vi và cơng việc của mình.
- Thực hiện những cơng việc khác nếu có u cầu của giám đốc.
d) Phịng kinh doanh, gồm 2 bộ phận: Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ:
- Giao dịch với khách hàng qua điện thoại.
- Bán hàng, tiếp nhận các đơn hàng, công nợ của khách hàng và tiến hành thu nợ.
- Có nghĩa vụ phải hồn thành nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty. Hằng ngày, bộ phận bán hàng tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại và hình thức bán hàng qua điện thoại là hình thức bán hàng chủ yếu của cơng ty.
Bộ phận kho: có nhiệm vụ là:
- Tiến hành nhập kho khi có đơn hàng về và xuất kho khi có toa hàng từ bộ phận bán hàng xuống.
- Kiểm kê thật cẩn thận danh mục hàng hóa cần xuất nhập kho theo đúng số lượng và chủng loại sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.Với những khách hàng ở Hà Nội, bộ phận vận chuyển của công ty phải giao hàng tận nơi mà khách yêu cầu.Còn đối với những khách hàng ngoại tỉnh, cơng ty sẽ gửi hàng hóa mà khách hàng đã đặt tới tận nơi như đã thỏa thuận trong hợp đồng thông qua hệ thống nhà xe.
e) Phịng chun nhập khẩu: có nhiệm vụ:
- Gặp gỡ, đàm phán, đặt mối quan hệ với các đối tác nước ngồi;
- Cung cấp các thơng tin về Cơng ty cho đối tác nước ngoài nếu được yêu cầu; - Đặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài về;
- Là người chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa nhập khẩu;
- Báo cáo với giám đốc và thông báo cho bộ phận kho, bộ phận bán hàng về kế hoạch nhập khẩu hàng hóa: thời gian, chủng loại, số lượng,..
- Hoàn thành các thủ tục về giấy tờ, chứng từ liên quan đến việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn và các chính sách kế tốn áp dụng tại công ty
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc áp dụng hình thức tổ chức tổ chức cơng tác bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi cơng việc kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn trung tâm, từ khâu thu nhập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Ở
phịng kế tốn, mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
a) Kế tốn trưởng:
Nhiệm vụ điều hành:
+ Có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Phải nắm được tồn bộ tình hình tài chính của cơng ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của cơng ty.
+ Tổ chức công tác quản lý và điều hành, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng tài chính-kế tốn.
+ Tổ chức cơng tác tài chính kế tốn và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển trong từng giai đoạn.
+ Thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt và giám sát tồn bộ cơng việc để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
Kế tốn trưởng Kế tốn bán hàng Thủ quỹ Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn cơng nợ
+ Chủ trì các cuộc họp hội, Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến cơng tác của phịng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban, họp chun đề của phịng tài chính-kế tốn.
+ Báo cáo thường xun tình hình hoạt động của Phịng tài chính-kế tốn cho Ban Tổng Giám Đốc Cơng ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.
Nhiệm vụ chun mơn:
- Cơng tác tài chính:
+ Là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn. Vốn của các dự án đầu tư quan trọng được chi cho các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh và Marketing…
+ Là người trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm bảo đảm cho cơng ty thực hiện được nghĩa vụ của nó đối với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty.
+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các báo biểu, biểu đồ; xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của Cơng ty theo định kỳ.
+ Đánh giá hiệu qủa quản lý sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lý và sử dụng vốn.
+ Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của Cơng ty, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu quả.
+ Kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã xây dựng. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân cơng.
+ Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của Công ty.
+ Tổ chức cải tiến và hồn thiện chế độ hạch tốn kế tốn, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính tốn số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ tồn bộ qúa trình hoạt động kinh doanh trong tồn Cơng ty.
+ Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế tốn hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp.
+ Tổ chức kiểm tra, kiểm sốt các hợp đồng kinh tế của Cơng ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty.
+ Tổ chức đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của tồn cơng ty. Thơng qua số liệu TCKT nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính khơng phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh.
+ Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá cơng tác thực hiện kế hoạch chi phí cơng ty, các đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, qúi, năm. Tổ chức cơng tác phân tích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lý trên cơ sở kết qủa phân tích và đánh giá.
Nhiệm vụ khác:
+ Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến cơng tác tài chính kế tốn do cơng ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lý kịp thời các vụ việc làm sai.
+ Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hồn thiện cơng tác kế tốn tồn cơng ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của Công ty.
+ Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phân