Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn trên phần mềm kế toán Misa
Ghi chú: :Nhập số liệu hàng ngày
:In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm :Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơngtin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.Cuối tháng/cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Côngty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc
Công ty chuyên kinh doanh về mặt hàng phụ tùng và nội thất ô tô, được nhập từ nhiều nguồn khác nhau có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu. Phương thức bán hàng được áp dụng chủ yếu là phương thức bán lẻ. Theo phương thức này thì cơng ty sẽ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Phương thức thanh tốn chủ yếu được áp dụng tại cơng ty là Phương thức thanh toán trực tiếp. Với phương thức này khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng, công ty thực hiện đồng thời ký nhận vào hóa đơn GTGT và giao hàng cho khách hàng, kế toán lập phiếu thu tiền mặt và ghi nhận doanh thu. Phương thức này được áp dụng chủ yếu trong trường hợp các khách hàng không thường xuyên mua, khối lượng mua khơng lớn hoặc những khách hàng có khả năng thanh tốn tiền ngay. Với hình thức này thường là thanh toán bằng tiền mặt. Ngồi ra, cơng ty cịn áp dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng.
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Nội dung doanh thu bán hàng
Doanh thu của cơng ty là tổng các lợi ích kinh tế cơng ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động bán hàng thơng thường của cơng ty góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu của cơng ty được ghi nhận khi hồn
thiện việc giao hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Hiện nay, cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy doanh thu bán hàng là giá bán chứ có thuế GTGT
Chứng từ sử dụng
Để tiến hành hạch toán doanh thu, các chứng từ ban đầu kế tốn sử dụng để ghi sổ bao gồm:
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo Có; …
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để theo dõi doanh thu bán hàng của đơn vị theo quy định của Nhà nước.
Ngồi ra cịn có các tài khoản 111 – Tiền mặt, tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng để theo dõi các khoản hàng mà khách hàng đã thanh tốn cho đoanh nghiệp.
Trình tự ln chuyển chứng từ
Sổ nhật ký chung: Kế tốn tổng hợp tổng hàng hóa bán ra của từng hóa đơn trên sổ nhật ký chung theo thứ tự hóa đơn
Trong tháng xảy ra các nghiệp vụ mua bán nào giữa cơng ty và khách hàng sẽ được hạch tốn vào sổ nhật ký chung theo thứ tự nghiệp vụ phát sinh Sổ cái: Căn cứ vào các số liệu đã ghi trên nhật ký chung, kế toán tổng hợp vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ: Ngày 30/10/2019, xuất hàng bán cho công ty TNHH TOYOTA HIROSHIMA Vĩnh Phúc – HT theo Hóa đơn GTGT số 0000087. Tổng tiền
thanh tốn của lơ hàng là 74.387.500 VND ( đã bao gồm thuế VAT). Công ty TNHH TOYOTA HIROSHIMA Vĩnh Phúc – HT chưa thanh toán tiền hàng. Kế tốn bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000087, Bảng kê chi tiết hàng hóa để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn MISA
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
Kế toán cập nhập vào phần mềm theo đường dẫn: Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Chứng từ bán hàng. Trong chứng từ bán hàng chọn “Bán hàng chưa thu tiền” Chọn “Không Kiêm phiếu xuất kho”. Tiếp tục nhập đầy đủ các
dữ liệu trong phần thông tin chung; phần chứng từ; phần hàng tiền và phần thuế theo mẫu sẵn có. Sau đó, nhấn Cất để lưu trữ.
Hình ảnh 3: Màn hình nhập Chứng từ bán hàng tab Hàng tiền
Bảng 2.1: Sổ nhật ký chung (Phần kế toán doanh thu bán hàng)
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
Bảng 2.2: Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ơ tơ Minh Ngọc)
2.2.2. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Nghiệp vụ kế toán phát sinh
Tại công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của Cơng ty là tổng tất cả các chi phí từ lúc mua hàng đến lúc hàng hóa có mặt tại kho của cơng ty, bao gồm: giá nhập hàng hóa từ các nhà cung cấp, chi phí vận chuyển hàng hóa về kho, thuế, …
Khi hàng hóa đã được đăng bán, được phép xác định doanh thu đồng thời giá trị hàng giá trị hàng hóa xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy, xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng giá kết quả kinh doanh.
Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho
Do tổng số loại hàng hóa tại cơng ty khơng lớn, hạch tốn đơn giản nên Công ty đã áp dụng phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ để tính trị giá vốn hàng xuất kho.
Theo phương pháp này, đơn giá bình qn của hàng hóa được tính theo cơng thức:
Trị giá thực tế hàng Trị giá thực tế hàng Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân số lượng hàng tồn số lượng hàng nhập đầu kỳ trong kỳ Trị giá thực tế = Số lượng hàng x Đơn giá thực tế hàng xuất kho xuất kho bình quân
Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Sổ chi tiết hàng hóa, …
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán để theo dõi giá vốn hàng bán của từng loại mặt hàng của công ty theo đúng quy định của Nhà nước.
Ngoài ra, cơng ty cịn sử dụng tài khoản 1561 – Hàng hóa để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua và đã nhập kho (tính theo trị giá mua vào).
Trình tự ln chuyển chứng từ
Kế tốn căn cứ vào trị giá và tình tình biến động của hàng hóa mua vào đã nhập kho và những chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp để tổng hợp và trình bày trên sổ nhật ký chung theo thứ tự phát sinh
Sổ cái: Căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp
Nghiệp vụ kế toán phát sinh
Nghiệp vụ: Ngày 10/12/2019, xuất kho hàng bán cho Công ty TNHH một thành viên TOYOTA Mỹ Đình 10 chiếc Thẻ GPS, đơn giá nhập (chưa có thuế GTGT) là 510.000 VND/chiếc, thuế suất thuế GTGT 10%.
Để hạch toán giá vốn hàng bán trên phần mềm, kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho. Kế toán cập nhập vào phần mềm theo đường dẫn: Nghiệp
vụ / Kho / Xuất kho. Nhập các thơng tin cần thiết, sau khi hồn thành nhấn Cất phần mềm sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và cập nhật các sổ liên quan: Sổ
Nhật ký chung, Sổ cái TK 632, …
Bảng 2.3: Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Công ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
2.2.4. Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính
Nội dung doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu tài chính của cơng ty là những khoản thu hoặc các khoản lãi liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính như tiền lãi vay, lãi tiền gửi, chiết
khấu thanh tốn được hưởng do mua hàng hóa, dịch vụ mà chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ sử dụng - Giấy báo có của ngân hàng - Giấy báo nợ của ngân hàng; …
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Kế tốn mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng khoản mục tiền gửi tại từng ngân hàng. Cuối kì, kết chuyển lợi nhuận từ doanh thu hoạt động tài chính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Thay vì hàng tháng khi các chứng từ được gửi đến cơng ty, người nhận hóa đơn sẽ chuyển đến phịng kế tốn, kế tốn có nhiệm vụ tập hợp và ghi chép lại để làm căn cứ ghi sổ. Thì cơng ty dựa trên thơng báo mà ngân hàng gửi đến để định khoản và lên sổ sách.
Nghiệp vụ kế toán phát sinh
Nghiệp vụ: Ngày 31/12/2019 thu tiền lãi Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam tháng 12/2019
Bảng 2.4: Giấy báo Có của ngân hàng về lãi tiền gửi
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
Kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn misa. Trình tự nhập liệu: vào Nghiệp vụ Chọn Ngân
hàng
Chọn Thu tiền. Tiếp theo nhập các dữ liệu cần thiết vào chứng từ Thu
tiền gửi (Bao gồm phần Thông tin chung; phần Chứng từ và phần Hạch tốn).
Hình ảnh 6: Màn hình nhập Thu tiền gửi
Bảng 2.5: Sổ cái TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
2.2.5. Kế tốn chi phí hoạt động tài chính
Nội dung chi phí hoạt động tài chính
Chi phí tài chính tại cơng ty là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính bao gồm lãi tiền vay; chiết khấu thanh toán, lãi mua hàng trả chậm; …
Chứng từ sử dụng - Giấy báo nợ
- Thông báo trả lãi vay; …
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính
Kế tốn mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng khoản mục lãi tiền vay. Cuối kì, kết chuyển tồn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng tháng khi các chứng từ được gửi đến cơng ty, người nhận hóa đơn sẽ chuyển đến phịng kế tốn, kế tốn có nhiệm vụ tập hợp và ghi chép lại để làm căn cứ ghi sổ.
Nghiệp vụ kế toán phát sinh
Nghiệp vụ: Ngày 31/10/2019, chi trả tiền lãi vay Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam tháng 10/2019
Bảng 2.6: Giấy báo Nợ của ngân hàng về lãi tiền vay
(Nguồn: Phòng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
Kế toán căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn misa. Trình tự nhập liệu: vào Nghiệp vụ Chọn
Ngân hàng Chọn Chi tiền. Tiếp theo nhập các dữ liệu cần thiết vào
chứng từ Ủy nhiệm chi (Bao gồm phần Thơng tin chung; phần Chứng từ và phần Hạch tốn). Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu chọn Cất để lưu trữ.
Bảng 2.7: Sổ cái TK 635 – Chi phí tài chính
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tô Minh Ngọc)
2.2.6. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
Nội dung kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh của cơng ty bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, trong đó:
+ Chi phí bán hàng bao gồm chi phí lương của bộ phận giao hàng; phí bảo hành; …
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí trả cho nhân viên; chi khấu hao TSCĐ; chi phí đồ dung văn phịng; …
Chứng từ sử dụng - Phiếu chi
- Hóa đơn mua hàng - Bảng thanh tốn lương
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; …
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
+ Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng dùng để theo dõi các khoản chi phí liên quan đến q trình bán hàng của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận bán hàng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng; …
+ Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để theo dõi các khoản chi phí liên quan đến q trình quản lý doanh nghiệp của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước bao gồm chi phí nhân viên quản lý; chi phí đồ dùng văn phịng; chi phí khấu hao TSCĐ; …
Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu chi; hóa đơn mua hàng; bảng lương; bảng khấu hao TSCĐ; … kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung phản ánh vào số cái tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh, đồng thời phản ánh vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nghiệp vụ kế toán phát sinh
Nghiệp vụ: Ngày 02/12/2019, chi tiền mặt thanh tốn phí vận chuyển hàng bán cho cơng ty cổ phần vận tải Hịa Phát số tiền là 1.120.000 đồng
Ở nghiệp vụ trên, cơng ty đã thanh tốn phí vận chuyển hàng bán bằng tiền mặt nên ta sử dụng phân hệ quỹ.
Hình ảnh 8: Giao diện phân hệ quỹ
Để lập phiếu chi tiền mặt, ta vào Nghiệp vụ chọn Quỹ Chọn Phiếu chi. Tiếp theo, ta điền đầy đủ các thơng tin cần thiết. Sau khi hồn tất việc nhập liệu để chi tiền, ta nhấn Cất phần mềm sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và cập nhật các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 642, …
Bảng 2.8: Sổ cái TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
(Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng ty TNHH phụ tùng và nội thất ô tơ Minh Ngọc)
2.2.7. Kế tốn thu nhập và chi phí khác
2.2.7.1. Kế tốn thu nhập khác
Nội dung thu nhập khác
Thu nhập khác của công ty chủ yếu phát sinh từ lãi thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các khoản thu chênh lệch phí.
Chứng từ sử dụng - Hóa đơn