1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1.1. Kế toán
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tồn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là tồn bộ thơng tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thơng tin hữu ích cho việc ra các quyết định về Kinh tế - Xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hố gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là q trình chuyển hố vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hố sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.
Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ…
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng.
Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:
+ Doanh thu bán hàng.
+Doanh thu cung cấp dịch vụ.
+Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia. Ngồi ra cịn có các khoản thu nhập khác.
Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác”, nếu khơng thỏa mãn điều kiện thì khơng hạch tốn vào doanh thu.
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chất thì khơng được ghi nhận doanh thu.
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản phẩm,… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm,… để phục vụ cho cung cấp thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính.
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế tốn. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thơng tin kế tốn để lập Báo cáo tài chính.
- Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn
giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.
- Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh
nghiệp đã xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, như: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ
cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, khơng đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng.
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế
GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong q trình sản xuất, lưu thơng đến tiêu dùng.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu
của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước khơng khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì khơng phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, dược phẩm, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngồi ra hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cịn phải nộp thuế GTGT).
Yêu cầu quản lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó có vị trí quan trọng để thực hiện quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với quá trình bán hàng của doanh nghiệp: Tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
Tiết kiệm chi phí.
Quản lý chặt chẽ các khoản thu từ khâu bán hàng, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, cơng nợ của khách hàng.
Kế tốn là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tồn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là tồn bộ thơng tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thơng tin hữu ích cho việc ra các quyết định về Kinh tế - Xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu quản lý về thành phẩm và bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ sau:
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình có và sự biến động của từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản làm giảm trừ doanh thu, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
+ Phản ánh và tính tốn chính xác kết quả từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và tình hình phân phối kết quả từng động.
+ Cung cấp các thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định doanh thu.
1.2.4. Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng
Các tài khoản sử dụng:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 131: Phải thu KH
TK 155: Thành phẩm
TK 157: Hàng gửi đi bán
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5118: Doanh thu khác
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp NN + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
+ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại
TK 5213: Giảm giá hàng bán Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Biên bản kiểm nghiệm( hàng hoá): Mẫu số 03- VT - Bảng thanh tốn hàng đại lý, ký gửi: Mẫu sơ 01-BH - Thẻ quầy hàng: Mẫu số 02- BH
- Phiếu thu: Mẫu số 01- TT - Phiếu chi: Mẫu số 02- TT
- Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05- TT - Biên lai thu tiền: Mẫu số 06- TT
- Giấy báo nợ - Giấy báo có - Uỷ nhiệm chi - Hố đơn GTGT
1.2.5. Các hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế tốn
Cơng tác kế toán ở các Doanh nghiệp bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng toàn bộ hệ thống báo cáo kế tốn thơng qua q trình ghi chép, theo dõi, tính tốn và xử lý số liệu trong hệ thống sổ sách. Việc quy định phải mở những loại sổ sách kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế tốn, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ
giữa các loại sổ sách kế tốn nhằm đảm bảo vai trị và chức năng của bộ phận kế toán được gọi là hình thức kế tốn.
Theo chế độ kế tốn hiện hành thì có 5 hình thức kế tốn, bao gồm: Hình thức nhật ký- sổ cái
Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký- sổ cái
+ Hình thức nhật ký chung:
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung
Mẫu sổ kế tốn:
- Sổ nhật ký chung( Mẫu số S03a- DN) - Sổ nhật ký thu tiền(Mẫu số S03a1- DN) - Sổ nhật ký mua hàng( Mẫu số S03a3- DN) - Sổ nhật ký bán hàng( Mẫu số S03a4- DN)
+ Hình thức chứng từ ghi sổ:
Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
Mẫu sổ kế toán:
- Chứng từ ghi sổ( Mẫu số S02a- DN)
- Sổ cái( Mẫu số S02c1- DN) + Hình thức nhật ký chứng từ: Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ Mẫu sổ kế toán: - Nhật ký chứng từ số 1( Mẫu số S04a1- DN) - Bảng kê số 1( Mẫu số S04b1- DN) - Nhật ký chứng từ số 2( Mẫu số S04a2- DN) - Bảng kê số 2( Mẫu số S04b2- DN)
- Nhật ký chứng từ số 3( Mẫu số S04a3- DN) - Nhật ký chứng từ số 4( Mẫu số S04a4- DN) - Nhật ký chứng từ số 5( Mẫu số S04a5- DN) - Nhật ký chứng từ số 6( Mẫu số S04a6- DN) - Nhật ký chứng từ số 7( Mẫu số S04a7- DN) + Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Hình 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
Quy trình kế tốn trên máy tính sẽ bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.
Bước này phải phân biệt hai loại chứng từ: các chứng từ được lập trước khi nhập vào máy (loại 1) và các chứng từ được lập sau khi đã nhập vào máy (loại 2) để chổ chức một cách hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ.
Bước 2:
+ Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành từng bộ để thuận tiện cho việc nhập vào máy tính và đối chiếu kiểm tra.
+ Đối với chứng từ loại 1, việc xử lý gồm: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ và chính xác của các thông tin, ghi mã số, định khoản,… vào phần thông tin bổ sung dành cho kế toán.
+ Đối với các chứng từ loại 2 cũng xử lý tương tự như trên. Nếu có sự cố cần phải theo dõi để điều chỉnh thơng tin trên máy vi tính trước đó thơng tin đã được nhập vào máy.
Bước 3:
Khi xuất hiện chứng từ kế toán đã phân loại kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Có thể tổ chức để nhiều người cùng nhập dữ liệu.
Bước 4:
Ngay sau khi nhập xong chứng từ vào máy, kế toán tiến hành in các chứng từ máy đã nhập thành các “Bảng tổng hợp chứng từ máy cùng loại”.
Bước 5:
Đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy để phát hiện sai sót và tiến hành hiệu chỉnh ( nếu có).
Bước 6:
Lập các sổ tổng hợp và BCTC theo định kỳ, sổ chi tiết và hệ thống báo cáo chi tiết tại thời điểm được u cầu. Các thơng tin này đều có thể hiển thị ra màn hình hoặc in ra giấy.
Bước 7:
+ Đối chiếu thông tin giữa các sổ và báo cáo kế toán ( nếu cần).
+ Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…
+ Bộ phận bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng khi đã kí kết hợp đồng với khách hàng phải chịu trách nhiệm về mức giá đã bán. Sau khi làm hợp đồng trình Ban Lãnh đạo kí duyệt. Do đó bộ phận kế tốn bán hàng chun trách vào cơng việc kế tốn của mình.
1.2.6. Quy trình hạch tốn kế tốn doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngồi giá bán (nếu có).
Đối với hàng hóa bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch tốn vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng.
Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận.
Các điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS 14):
Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa.
- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng.
Kế toán doanh thu bán hàng
Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kế tốn tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó.
Khi q trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở cho nghiệp vụ bán hàng: hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn Bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng, …
- Để phản ánh về các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng các tài khoản:
* TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này có 6 tài khoản cấp hai:
+ TK 5111: doanh thu bán hàng hóa + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản + TK 5118: Doanh thu khác.
* TK 3331 – Thuế GTGT: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp. Tài khoản này dùng chung cho cả 2 phương pháp tính thuế:
+ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
+ TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Ta có quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng:
Hình 1.7: Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp bao gồm : Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Các khoản