2.3.7 .Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
3.1. Phân tích hệ thống
3.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
Mơ tả chi tiết chức năng lá (Mô tả lại)
(1.1) Nhận đơn đặt hàng : Khi khách hàng có đơn hàng muốn đặt mua,
khách hàng sẽ chuyển đơn hàng cho Phòng kinh doanh hoặc trực tiếp cho Bộ phận Kế toán bán hàng, Kế toán sẽ nhận đơn đặt hàng của khách để chuẩn bị lập phiếu xuất kho
(1.2) Lập phiếu xuất kho: căn cứ vào đơn đặt hàng, kế toán lập phiếu
xuất kho để chuyển sang cho bộ phận kho
(1.3) Lập hóa đơn GTGT bán hàng: Căn cứ vào thông tin trên đơn đặt
(1.4) Lập phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng hay đặt
cọc tiền mua hàng trước, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền.
(1.5) Cập nhật giấy báo có: Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng qua
Ngân hàng, kế toán doanh thu bán hàng kiểm tra xem đã nhận được giấy báo có hay chưa để biết được khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng hay chưa.
(2.1) Nhận bảng kê hàng trả lại: Khi kiểm tra hàng hóa của Cơng ty
nếu thấy khơng đảm bảo như cam kết khách hàng sẽ lập bảng kê hàng trả lại và gửi cho bộ phận bán hàng.
(2.2) Lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng gửi
bảng kê hàng trả lại do lỗi kỹ thuật, hàng sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra. Nếu đúng, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật và chuyển cho bộ phận quản lý kho để tiến hành thủ tục nhập kho.
(2.3) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Khi khách hàng yêu cầu giảm giá
do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán, hàng hóa sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra. Nếu đúng sẽ lập phiếu giảm giá hàng bán.
(2.4) Nhận chương trình chiết khấu: Nhận chương trình chiết khấu từ
ban lãnh đạo, nếu đơn hàng của khách hàng đạt yêu cầu để nhận chương trình chiết khấu thì kế tốn sẽ thực hiện chiết khấu cho khách hàng ngay trên hóa đơn GTGT.
(2.5) Lập phiếu chi/ủy nhiệm chi: Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập, nếu trả lại tiền cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán doanh thu bán hàng tiến hàng lập phiếu chi/ủy nhiệm chi.
(2.6) Cập nhật GBN: Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập, khi trả tiền
khách hàng thơng qua hình thức chuyển khoản vào tài khoản tài ngân hàng thì kế tốn doanh thu bán hàng phải kiểm tra GBN được gửi lên từ bộ phận kế toán tiền gửi.
(3.1) Lập bảng kê hóa đơn bán hàng: kế tốn căn cứ vào các hóa đơn
GTGT và các chứng từ liên quan để lập lên bảng kê hóa đơn bán hàng phát sinh trong kỳ gửi lên Ban lãnh đạo.
(3.2) Lập Báo cáo giảm trừ doanh thu: Căn cứ vào hóa đơn hàng bán trả lại, phiếu giảm giá hàng bán và chương trình chiết khấu, bộ phận kế tốn bán hàng lập báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên cho ban lãnh đạo.
(3.3) Lập Báo cáo tổng hợp doanh thu: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận
Kế tốn doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã kí các chứng từ liên quan để lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên Ban Lãnh đạo.
(3.4) Sổ chi tiết TK 511: Khi có yêu cầu của Ban Lãnh đạo, tiến hành
lập báo cáo cho sổ chi tiết tài khoản 511.
(3.5) Lập báo cáo chi tiết doanh thu: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận Kế
toán doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã kí các chứng từ liên quan để lập báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng gửi lên Ban lãnh đạo.