Hình 2 .2 Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng ty
Hình 2.5 Trình tự luân chuyển phiếu chi
- Bước 1: Người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền (lập giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hoặc lệnh chi đã được Tổng Giám đốc ký duyệt) cho bộ phận duyệt chi (thường là Kế tốn trưởng).
kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh tốn và các nghiệp vụ phát sinh ký duyệt phiếu chi rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán.
- Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.
- Bước 4: Thủ quỹ chi tiền cho người nhận tiền đồng thời ghi vào sổ, người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, nhận lại liên 2, trả liên 1 cho thủ quỹ
- Bước 5: Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho Tổng Giám đốc
- Bước 6: Tổng Giám đốc kiểm tra lại phiếu chi, ký duyệt chuyển lại cho kế tốn thanh tốn.
2.2.5. Quy trình hạch tốn kế tốn
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bị trả lại.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền.
Hình 2.6: Trình tự kế tốn bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Hình 2.7:Quy trình hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Phải thu khách hàng Thuế GTGT Kết chuyển giảm trừ doanh thu CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 111,112 TK 131 TK 5211,5212,5213 TK 511 TK 3331 Thuế GTGT Số tiền đã thu ngay Doanh thu bán hàng Số tiền chưa thu TK 511 TK 3331 TK 111,112 TK 131 TK 333
- Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại
Hình 2.8: Quy trình hạch tốn giá vốn hàng bán bị trả lại
2.3. Đánh giá phần mềm kế tốn tại Cơng ty
Qua q trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing, tơi có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế tốn : Tổ chức kế tốn của Cơng ty là hợp lý, đáp
ứng được các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.
Cơ sở vật chất: Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính
để làm việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng. Tồn bộ hệ thống máy tính của Cơng ty cũng đều đã nối mạng internet.
Nhược điểm: Bộ phận kế tốn của Cơng ty vẫn chưa nắm rõ những ứng
dụng tin học trong kế tốn nên cơng tác kế tốn cịn gặp nhiều khó khăn, khối lượng cơng việc cần xử lý là rất lớn. Nhất là đối với kế toán doanh thu bán
TK632
TK 631, 611
hàng bởi Cơng ty chuyên kinh doanh phân phối các sản phẩm thiết bị y tế rất đa dạng và phong phú về mẫu mã cũng như chủng loại.
Giải pháp khắc phục: Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ
sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán doanh thu bán hàng.
2.3.2. Hình thức kế tốn áp dụng
Ưu điểm :
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, chỉ cần nhập một lần cho chứng từ gốc. Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế tốn ở mọi thời điểm vì vậy kịp thời cung cấp thơng tin cho nhà quản lý.
Nhược điểm :
Lượng ghi chép tương đối nhiều có thể gây ra việc ghi trùng lặp.
Giải pháp khắc phục : Cần có sự chun mơn hóa việc nhập chứng từ
và các bảng bằng các phần mềm kế toán tránh được sự trùng lặp.
2.3.3. Tài khoản sử dụng
Ưu điểm :
Tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing, các tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Nhược điểm :
+ Đối tượng khách hàng của Cơng ty chủ yếu là các bệnh viện lớn, có quan hệ lâu năm và thường nhập hàng với số lượng lớn, tuy nhiên bộ phận kế tốn của Cơng ty chưa theo dõi được khoản chiết khấu thương mại đối với những khách hàng tiềm năng này
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Giải pháp khắc phục :
+ Khi khách hàng mua sản phẩm với khối lượng lớn, thanh tốn nhanh hoặc những khách hàng có tiềm năng hoặc những khách hàng đã hợp tác với Công ty trong thời gian lâu dài, kế tốn Cơng ty phải mở TK 521 “ chiết khấu thương mại” để theo dõi:
Nợ TK 521: chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng (chi tiết cho khách hàng)
Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131: số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho khách hàng
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng sang TK 511 “Doanh thu bán hàng”
Nợ TK 511
Có TK 521
+ Để quản lý chi tiết doanh thu bán hàng phát sinh trên từng tài khoản, thì cần tách Tài khoản 511 thành 3 cấp, trong đó TK 5111 sẽ được chia theo từng loại hàng hóa:
+ Cần mở sổ chi tiết TK 156: để phản ánh chi tiết giá trị của từng sản phẩm chi tiết
2.3.4. Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập và ln chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được
thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí cơng tác bán hàng của Cơng ty. Sau khi ghi sổ kế tốn, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán
Ưu điểm :
Hệ thống sổ kế toán đơn giản giúp cho việc ghi sổ kế tốn dễ dàng.
Nhược điểm :
Vì khối lượng giao dịch của Công ty khá lớn nên việc ghi chép dễ bị trùng lặp, nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn
Giải pháp khắc phục :
Địi hỏi kế tốn viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ với chứng từ ghi sổ do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ nhật ký chung.
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Ưu điểm :
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing được trình bày hợp lý, rõ ràng, đúng theo quy chuẩn của Bộ Tài chính.
Nhược điểm :
Báo cáo kế tốn quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty
Giải pháp khắc phục :
Báo cáo kế toán quản trị cần được lập thường xuyên hơn để theo dõi chi tiết hơn các hoạt động của Cơng ty, đồng thời phải có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm kế tốn để việc lập các báo cáo chính xác và tiết kiệm thời gian.
2.3.7.Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Ưu điểm : Việc sử dụng chủ yếu cơng cụ kế tốn Excel giúp cho bộ phận
kế tốn dễ sử dụng.Cơng ty đang bước đầu áp dụng phần mềm kế toán máy vào hạch toán. Phần mềm đang dùng tại Công ty là 1C.
Nhược điểm : Công ty chưa tận dụng được tối ưu các chức năng của
phần mềm kế tốn vào cơng tác quản lý doanh nghiệp, vẫn cịn phụ thuộc rất nhiều vào Excel.
Giải pháp khắc phục : Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển,
Công ty cần tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là cần đào tạo cho nhân sự bộ phận kế tốn để có thể tận dụng tối đa các chức năng của phần mềm sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của Cơng ty, giảm bớt sự phụ thuộc vào Excel nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING 3.1. Phân tích hệ thống
3.1.1. Xác định u cầu và mơ tả bài tốn
3.1.1.1. Xác định yêu cầu cơ bản của bài tốn
Trong cơng tác quản lý bán hàng, hệ thống cần phải đáp ứng sao cho có thể thực hiện được cơng việc ngay trên máy tính thay cho những thao tác thủ cơng trước đây, nhằm tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí.
a. Hệ thống phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:
- Quản lý được danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục ngân hàng.
- Quản lý được doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu b. Đưa ra các chứng từ cần thiết:
- Phiếu nhập/ xuất.
- Phiếu thu/chi tiền, Hóa đơn GTGT - Giấy báo nợ, có.
c. Đưa ra được các báo cáo cần thiết: - Báo cáo tổng hợp doanh thu. - Bảng kê hoá đơn bán hàng. - Sổ chi tiết TK 511.
- Báo cáo tổng hợp hàng bán.
- Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng. - Báo cáo chi tiết doanh thu.
3.1.1.2. Mơ tả bài tốn
Với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là cung cấp các thiết bị y tế, khách hàng của Công ty chủ yếu là các bệnh viện, nên mức giá đưa ra ở mức giá chung và ít có sự biến động lớn. Quy trình kế tốn doanh thu bán hàng ở Công ty diễn ra như sau:
Khi nhận được yêu cầu cung cấp hàng hoá từ khách hàng, bộ phận quản lý bán hàng sẽ gửi bảng danh sách hàng hoá và bảng báo giá kèm theo cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ viết đơn đặt hàng bán gửi cho kế toán doanh thu bán hàng. Kế toán doanh thu bán hàng sẽ nhận được đơn đặt hàng bán và hợp đồng bán hàng từ khách hàng. Căn cứ vào chương trình chiết khấu từ ban lãnh đạo gửi về để xử lý chiết khấu thương mại cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đạt một chương trình chiết khấu. Hố đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên: 2 liên lưu lại quyển gốc ở phòng bán hàng, 1 liên giao cho khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế tốn lập phiếu thu rồi chuyển sang cho Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu tiền. Nếu khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản thì ghi nhận giấy báo có kèm theo chứng từ gốc và sổ chi tiết kèm theo do Ngân hàng gửi đến. Còn nếu khách hàng chưa thanh tốn thì kế tốn xác nhận chưa thu tiền và kế tốn cơng nợ theo dõi nợ phải thu của khách hàng.
Trường hợp trong hợp đồng, nếu hàng hố của Cơng ty khơng đảm bảo như cam kết thì khách hàng có thể gửi trả hàng hố hoặc giảm giá hàng bán ngay trên hóa đơn. Trường hợp giảm giá sẽ lập phiếu giảm giá và trừ trực tiếp trên hóa đơn.Trường hợp đã lập hóa đơn và chuyển hàng cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng thì căn cứ vào hố đơn chứng từ liên quan kế toán ghi vào khoản giảm trừ doanh thu, nhập kho hàng hoá và gửi tiền trả lại khách hàng hoặc ghi giảm nợ phải thu cho khách hàng. Nếu thanh tốn khách hàng
bằng tiền mặt thì lập phiếu chi, bằng tiền gửi thì lập ủy nhiệm chi sau đó căn cứ vào giấy báo nợ để hạch toán.
Hàng tháng căn cứ vào sổ cái, các chứng từ như phiếu thu/chi, giấy báo nợ/có, hố đơn GTGT bán hàng và các sổ hạch toán chi tiết liên quan kế toán lập các báo cáo tổng hợp tài khoản, bảng kê hoá đơn bán hàng, sổ chi tiết TK 511, báo cáo tổng hợp hàng bán, báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng, báo cáo chi tiết doanh thu...để báo cáo lên kế tốn trưởng. Sau đó, kế tốn trưởng trình lên Ban lãnh đạo của Công ty để Ban lãnh đạo nắm được tình hình doanh thu của Cơng ty đưa ra những quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp trong tương lai.
3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh Chiết khấu Chiết khấu Yê u Đơn đặt hàng
Phiếu giảm giá hàng bán Bảng kê HTL Hóa đơn GTGT Phiếu thu Phiếu chi G iấ y b áo n ợ / có Ủ y n h iệ m c h i P h iế u n h ập k h o P h iế u x u ất k h o Q Đ x ử õ i c ơ n g n ợ C h ư Hệ thống kế tốn doanh thu bán hàng Hệ thống kế toán doanh thu bán hàng Bộ phận kho Bộ phận kho Bộ phận quỹ Bộ phận quỹ Ngân hàng Ngân hàng Khách hàng Khách hàng 00
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
3.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá (Mô tả lại)
(1.1) Nhận đơn đặt hàng : Khi khách hàng có đơn hàng muốn đặt mua,
khách hàng sẽ chuyển đơn hàng cho Phịng kinh doanh hoặc trực tiếp cho Bộ phận Kế tốn bán hàng, Kế toán sẽ nhận đơn đặt hàng của khách để chuẩn bị lập phiếu xuất kho
(1.2) Lập phiếu xuất kho: căn cứ vào đơn đặt hàng, kế toán lập phiếu
xuất kho để chuyển sang cho bộ phận kho
(1.3) Lập hóa đơn GTGT bán hàng: Căn cứ vào thơng tin trên đơn đặt
(1.4) Lập phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng hay đặt
cọc tiền mua hàng trước, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền.
(1.5) Cập nhật giấy báo có: Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng qua
Ngân hàng, kế toán doanh thu bán hàng kiểm tra xem đã nhận được giấy báo có hay chưa để biết được khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng hay chưa.
(2.1) Nhận bảng kê hàng trả lại: Khi kiểm tra hàng hóa của Cơng ty
nếu thấy không đảm bảo như cam kết khách hàng sẽ lập bảng kê hàng trả lại và gửi cho bộ phận bán hàng.
(2.2) Lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng gửi
bảng kê hàng trả lại do lỗi kỹ thuật, hàng sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra. Nếu đúng, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật và chuyển cho bộ phận quản lý kho để tiến hành thủ tục nhập kho.
(2.3) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Khi khách hàng yêu cầu giảm giá
do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán, hàng hóa sẽ