Mẫu sổ kế toán:
- Chứng từ ghi sổ( Mẫu số S02a- DN)
- Sổ cái( Mẫu số S02c1- DN) + Hình thức nhật ký chứng từ: Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ Mẫu sổ kế toán: - Nhật ký chứng từ số 1( Mẫu số S04a1- DN) - Bảng kê số 1( Mẫu số S04b1- DN) - Nhật ký chứng từ số 2( Mẫu số S04a2- DN) - Bảng kê số 2( Mẫu số S04b2- DN)
- Nhật ký chứng từ số 3( Mẫu số S04a3- DN) - Nhật ký chứng từ số 4( Mẫu số S04a4- DN) - Nhật ký chứng từ số 5( Mẫu số S04a5- DN) - Nhật ký chứng từ số 6( Mẫu số S04a6- DN) - Nhật ký chứng từ số 7( Mẫu số S04a7- DN) + Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Hình 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
Quy trình kế tốn trên máy tính sẽ bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.
Bước này phải phân biệt hai loại chứng từ: các chứng từ được lập trước khi nhập vào máy (loại 1) và các chứng từ được lập sau khi đã nhập vào máy (loại 2) để chổ chức một cách hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ.
Bước 2:
+ Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành từng bộ để thuận tiện cho việc nhập vào máy tính và đối chiếu kiểm tra.
+ Đối với chứng từ loại 1, việc xử lý gồm: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ và chính xác của các thơng tin, ghi mã số, định khoản,… vào phần thông tin bổ sung dành cho kế toán.
+ Đối với các chứng từ loại 2 cũng xử lý tương tự như trên. Nếu có sự cố cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin trên máy vi tính trước đó thơng tin đã được nhập vào máy.
Bước 3:
Khi xuất hiện chứng từ kế toán đã phân loại kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Có thể tổ chức để nhiều người cùng nhập dữ liệu.
Bước 4:
Ngay sau khi nhập xong chứng từ vào máy, kế toán tiến hành in các chứng từ máy đã nhập thành các “Bảng tổng hợp chứng từ máy cùng loại”.
Bước 5:
Đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy để phát hiện sai sót và tiến hành hiệu chỉnh ( nếu có).
Bước 6:
Lập các sổ tổng hợp và BCTC theo định kỳ, sổ chi tiết và hệ thống báo cáo chi tiết tại thời điểm được u cầu. Các thơng tin này đều có thể hiển thị ra màn hình hoặc in ra giấy.
Bước 7:
+ Đối chiếu thông tin giữa các sổ và báo cáo kế toán ( nếu cần).
+ Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…
+ Bộ phận bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng khi đã kí kết hợp đồng với khách hàng phải chịu trách nhiệm về mức giá đã bán. Sau khi làm hợp đồng trình Ban Lãnh đạo kí duyệt. Do đó bộ phận kế tốn bán hàng chun trách vào cơng việc kế tốn của mình.
1.2.6. Quy trình hạch tốn kế tốn doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngồi giá bán (nếu có).
Đối với hàng hóa bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch tốn vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng.
Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận.
Các điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS 14):
Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa.
- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng.
Kế toán doanh thu bán hàng
Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kế tốn tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó.
Khi q trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở cho nghiệp vụ bán hàng: hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn Bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng, …
- Để phản ánh về các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng các tài khoản:
* TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này có 6 tài khoản cấp hai:
+ TK 5111: doanh thu bán hàng hóa + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản + TK 5118: Doanh thu khác.
* TK 3331 – Thuế GTGT: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp. Tài khoản này dùng chung cho cả 2 phương pháp tính thuế:
+ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
+ TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Ta có quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng:
Hình 1.7: Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp bao gồm : Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Các khoản giảm trừ doanh thu làm cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã đặt mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, khơng đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng.
Doanh thu bán hàng đã bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp đã xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại.
Để kế toán các khoản chiết khấu thương mại doanh nghiệp sử dụng tài khoản 5211 - Chiết khấu thương mại.
Để phản ánh nghiệp vụ kế toán hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng tài khoản 5212 - Giảm giá hàng bán.
Để phản ánh số lượng hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK 5213 - Hàng bán bị trả lại
Hình 1.8: Quy trình hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Phải thu khách hàng Thuế GTGT Kết chuyển giảm trừ doanh thu CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 111,112 TK 131 TK 5211,5212,5213 TK 511 TK 3331
CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TỐN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing
2.1.1.Giới thiệu khái quát về Công ty
Tên Công ty : Công ty Cổ Phần Thiết Bị Y Tế Việt Sing Tên viết tắt : VIETSINGMEDICAL., JSC
Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài :VIETSING MEDICAL DEVICES JOINT STOCK COMPANY
Mã số doanh nghiệp : 0102255092
Loại hình doanh nghiệp : Cơng ty cổ phần Vốn điều lệ : 3.000.000.000 VNĐ( ba tỷ đồng) Ngày thành lập: 14/05/2007
Điện thoại : 043 5563418 Fax: 043 5563416
Email: info@vietsingmedical.com
Trụ sở chính : Phịng 101, Tịa nhà Viễn Đơng, số 36 Hồng Cầu, P. Ơ Chợ Dừa, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh :
- Mua bán hóa chất xét nghiệm (Trừ hóa chất Nhà Nước cấm)
- Tư vấn đào tạo, và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử tin học. - Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo trì các loại máy móc Cơng ty kinh doanh. - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa (Khơng hoạt động mơi giới, đấu giá)
- Mua bán lương thực, thực phẩm (bao gồm cả thực phẩm bổ sung dinh dưỡng).
- Mua bán các thiết bị điện tử, thiết bị văn phịng, thiết bị viễn thơng. - Mua bán máy móc, thiết bị y tế, dụng cụ y tế thơng thường.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh.
- Tư vấn, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực thiết bị y tế, viễn thông
- Cho thuê các loại máy móc Cơng ty kinh doanh.
Kinh nghiệm:
- Từ khi thành lập đến nay, Công ty liên tục tìm kiếm các sản phẩm cơng nghệ mới và hiện đại nhất trên thế giới trong lĩnh vực chấn thương chỉnh hình để phối hợp cùng nhà sản xuất giới thiệu và đưa vào triển khai áp dụng tại Việt Nam.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật cột sống của hãng Paradigm Spine - Đức từ tháng 06/2007 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình khớp gối, khớp háng và nội soi khớp của hãng Smith & Nephew - Mỹ từ tháng 05/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Scient’X - Pháp từ tháng 08/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm xi măng ngoại khoa của hãng Heraeus - Đức từ tháng 12/2008 cho đến nay.
- Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Alphatec Spine – Mỹ từ tháng 08/2010 cho đến nay.
Khách hàng thân thiết:
Tại miền Bắc:
Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện TW Quân đội 108, Bệnh viện Saint Paul- Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2007 đến nay.
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ: Cung cấp hàng hoá từ năm 2009 đến nay
Bệnh viện Bưu điện - Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay
Bệnh viện 198 – Bộ Cơng An: Cung cấp hàng hố từ năm 2011
Tại miền Trung:
Bệnh viện Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay. Bệnh viện C Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay. Bệnh viện Đa khoa Khánh Hịa, Bệnh viện 199 – Bộ Cơng An, Quân y 87 từ năm 2011…
Tại miền Nam:
Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình, Bệnh viện 175 - Bộ Quốc phòng, Bệnh viện Nhân dân 115, Bệnh viện Nhân Dân Gia Định, Bệnh viện Triều An: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay
Bệnh viện Ngoại Thần kinh Quốc tế, Bệnh viện Đại học Y Dựơc TP HCM, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện Nguyễn Tri Phương: Cung cấp hàng hoá từ năm 2009 đến nay.
Các bệnh viện khác như:, Củ Chi, Thống Nhất, 30.4, ĐK Đồng Nai, STO Phương Đông, Trưng Vương, Pháp Việt, BV 7A – Bộ Công An, Hồng Đức, Thủ Đức…
2.1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC Trợ lý Tổng Giám đốc Phịng Tài chính - Kế tốn Phịng Tài chính - Kế tốn Phịng Hành chính - Nhân sự Phịng Dự án Phịng Kế hoạch- Tổng hợp Phịng Kinh doanh
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
2.2.Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Cơng ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing là một đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản riêng, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của Cơng ty.
Xuất phát từ vai trị quan trọng đó trong cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty nói chung và trong quản lý nền kinh tế nói riêng. Cơng ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing rất chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, khoa học.
Đặc điểm của bộ máy tổ chức kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức vừa phân tán, vừa tập trung.
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra tất cả các công tác kế tốn trong phạm vi của Cơng ty, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra việc xử lý sử dụng nguồn vốn và dự án của Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, hạch tốn chế độ tài chính. Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung sớm nhất trực tiếp của Kế tốn trưởng, đảm bảo chun mơn hóa lao động của các cán bộ kế tốn khơng chỉ phục vụ Hội đồng quản trị mà còn phải báo cáo lên Tổng Cơng ty và một số đối tượng khác. Chính vì vậy khối lượng cơng tác ở đây là khá lớn đối với nhu cầu quản lý và tổ chức cơng tác Kế tốn của Cơng ty. Phịng kế tốn địi hỏi đội ngũ kế tốn phải có trình độ nghiệp vụ và có kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, cộng với niềm đam mê cơng việc và lịng nhiệt tình do vậy mà phịng kế tốn ln ln hồn thành tốt cơng việc được giao.
- Phịng kế tốn có chức năng thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế tốn tài chính, phục vụ cho cơng tác quản lý. Qua đó thực hiện việc kiểm tra tình hình kinh doanh, việc sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn và mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy việc thực hiện đúng chính sách chế độ, hạch tốn kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, làm quyết toán hàng tháng, quý, năm, đối chiếu và xử lý, kiểm kê, chuẩn bị số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, so sánh với các năm trước, đưa ra các kết luận phù hợp cho quản lý.
- Phịng kế tốn có trách nhiệm đơn đốc cơng nợ với khách hàng, chuẩn bị tiền vốn cho kinh doanh. Kiểm tra, giám sát việc thu chi tài chính, hạch tốn các chi phí sản xuất...
Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty :
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng ty
Kế tốn trưởng : có chức năng giúp Ban Lãnh đạo Cơng ty tổ chức, chỉ
đạo thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính, kế tốn, thống kê, thơng tin, kinh tế và hạch toán của chi nhánh Công ty theo các quy định của Nhà nước đồng