doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.
1.4.10.1. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin, kiểm tra kiểm soát về tài sản và sự phát triển của tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế phát lý cùng với sự phát triển của công nghệ đã chứng minh sự ứng dụng của công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là tất yếu.
Kế tốn hiện nay có rất nhiều ưu điểm, nó giúp cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp trở lên đơn giản gọn nhẹ, giảm bớt được công việc của kế tốn. Vì thế, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng công nghệ thông tin với các phần mềm kế toán được xây dựng phù hợp với từng điều kiện, từng đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Khi đưa kế tốn máy vào sử dụng thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện công việc sau:
Bước 2: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy
Bước 3: Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn Bước 4: Lựa chọn và vận dụng hình thức kế tốn
Mỗi hình thức kế tốn đều có hệ thống sổ sách kế tốn và trình tự hệ thống hố thơng tin khác nhau, địi hỏi cần lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp.
Tuy nhiên, sù sử dụng hình thức kế tốn nào thì thơng thường q trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong hệ thơng kế tốn tự động được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.13. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy
Ghi Chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
SV: Lương Thị Giang Lớp: CQ47/21.06
Chứng từ kế toán ban đầu
Nhập liệu vào máy
Xử lý tự động theo chương trình Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ kế toán chi tiết - Sổ kế toán tổng hợp
- Báo cảo tài chính
1.4.10.2 Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
Tổ chức kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng phần mềm kế tốn thì phần mềm đó sẽ được lập và cài đặt sẵn cơng thức tính trị giá vốn của hàng đã bán, bút tốn thuế, xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý để xác định đúng đắn kết quả kinh doanh.
Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết với máy để in ra những báo cáo cho nhà quản trị.
Sơ đồ 1.14. Trình tự xử lý của máy có thể khái quát như sau
Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.
* Xử lý nghiệp vụ
- Phân loại chứng từ: Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất kho …
SV: Lương Thị Giang Lớp: CQ47/21.06
Khai báo các thông tin ban đầu cho máy
Dữ liệu đầu vào:
- Nhập các chứng từ liên quan đến giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN - Hàng hóa, doanh thu
- Các khoản giảm trừ doanh thu - Các chỉ tiêu phân bổ
Máy tính xử lý thơng tin đưa ra sản phẩm
Thơng tin đầu ra:
- Các sổ kế tốn chi tiết, sổ tổng hợp - Báo cáo kế toán doanh thu, kết quả - Báo cáo kết quả kinh doanh
- Định khoản: Kế toán bán hàng liên quan đến nhiều tài khoản, do đó việc xử lý các nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp. Tuỳ thuộc vào tính ưu việt của phần mềm kế toán mà cho phép định khoản theo cách nào trong các loại sau:
+ Định khoản 1 nợ 1 có + Định khoản 1 nợ nhiều có + Định khoản nhiều nợ 1 có + Định khoản nhiều nợ nhiều có * Phương pháp mã số
Mã doanh thu thường được gắn với mã của hàng hố ở Việt Nam. Do đó, doanh thu của hàng hố nào đã có mã số ngầm định cài đặt ở phần danh mục hàng hố đó.
* Nhập số liệu
Sau khi khai báo các thông số và nhập các dữ liệu vào danh mục người ta tiến hành nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu phát sinh của kỳ báo cáo.
* Xử lý trùng lặp
Trong phân hệ bán hàng, khi khách hàng thanh tốn tiền hàng, kế tốn có thể vào phân hệ “Bán hàng” chọn “Thu tiền” hoặc vào phân hệ “Quỹ” chọn “Phiếu chi” (Hoặc phân hệ “Ngân hàng” chọn “Gửi tiền vào ngân hàng”). Nhưng thường ưu tiên chọn Phân hệ “Quỹ” khi đó để khử trùng lặp. Vào phần “Bán hàng” chọn “Đối trừ chứng từ”.
Kế tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
* Xử lý nghiệp vụ
Kế tốn thực hiện trình tự kế tốn như đối với các chi phí khác: Phân loại chứng từ, định khoản, xử lý các bút toán trùng lặp, sử dụng phương pháp mã số chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (thường mã hoá trùng với mã của danh mục chứng từ, danh mục hàng hoá, danh mục TSCĐ…)
* Nhập liệu
Màn hình nhập liệu: Đối với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tương ứng. Mỗi màn hình nhập liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy, người sử dụng phải lựa chọn màn hình nhập liệu cho phù hợp.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Cuối kỳ, trước khi vào sổ sách, báo cáo kế toán cần phải thực hiện việc kết chuyển các khoản chi phí, doanh thu…ở một số phần mềm, người sử dụng không phải làm các bút toán bằng tay mà kết chuyển được thực hiện tự động thơng qua bảng kết chuyển, bảng này có thể cố định, thay đổi từ tháng này qua tháng khác.Thực hiện việc kết chuyển cuối kỳ. kiểm tra lại các số dư trên tài khoản chi phí hoặc có cịn hay khơng, nếu cịn thì tiến hành kết chuyển tiếp hoặc tìm nguyên nhân, Sau khi tiến hành các bút tốn kết chuyển, có thể xem, in, số sách, báo cáo kế tốn.