2.1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán
Để đảm bảo cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại Cơng ty TNHH Đầu tư SX & TM Bắc Hải được diễn ra thống nhất, thuận lợi và hiệu quả, cơng tác kế tốn của đơn vị được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Phịng kế tốn cơng ty lập kế hoạch và giao cho đơn vị trực thuộc. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự lãnh đạo của bộ máy quản lý của đơn vị.
Theo đó, tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty được tập trung tại phịng kế toán. Từ khâu quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế tốn và phân tích số liệu.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của Công ty TNHH Đầu tư SX & TM Bắc Hải nên tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức rất gọn nhẹ, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong cơng việc.
Kế tốn trưởng (Ngơ Thị Linh – 0948.291.788): Chỉ đạo thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê của DN, phân chia cơng việc cho từng nhân viên kế tốn, chịu trách
nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Kế tốn kho (Ngơ Thị Thủy – 01655.225.678): Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tất cả các loại hàng hóa trong kho, ghi nhận các nghiệp vụ tăng giảm hàng hóa của cơng ty. Kế tốn kho có trách nhiệm bảo quản hàng hóa trong kho của cơng ty, đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo thuế.
Thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán (Lê Thị Trang – 01683.497.083): Có trách
nhiệm quản lý tiền mặt, quản lý, hạch toán các khoản vốn bằng tiền. Phản ánh tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, TGNH, lập báo cáo quỹ hàng ngày, theo dõi khoản thanh tốn quỹ nhân viên, tập hợp chi phí bán hàng phát sinh.
Kế toán tổng hợp (Nguyễn Thị Tươi – 0973.422.726): Chịu trách nhiệm về
chun mơn, theo dõi tất cả các tài khoản cịn lại. Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái các tài khoản sau đó tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và lập báo cáo tài chính.
Các cơng việc kế tốn được phân cơng cho từng nhân viên kế tốn, song các công việc này đều nằm trong một quy trình thống nhất. Chính vì vậy, cơng việc của các nhân viên có quan hệ mật thiết với nhau không thể tách rời. Công việc này phải được kế tốn trưởng cơng ty chi phối điều hành trong một thể thống nhất để công tác kế tốn tiến hành trơi chảy.
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế tốn
2.1.4.2 Đặc điểm về hình thức kế toán và phần mềm kế toán
* Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hình thức kế tốn trên phần mềm chuyên dụng. Công ty TNHH Đầu tư SX & TM Bắc Hải cũng áp dụng hình thức này. Cơng việc kế tốn của Cơng ty được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn có tên gọi là phần mềm kế toán Fast Acounting, phần mềm này được xây dựng dựa trên nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung.
Phần mềm kế toán Fast Accounting gồm 10 phân hệ: Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay, Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu, Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả, Kế tốn hàng tồn kho, Kế tốn chi phí và tính giá thành, Kế tốn tài sản cố định, Kế tốn quản trị, Báo cáo tài chính.
Các phân hệ của phần mềm có mối liên hệ rất mật thiết với nhau, số liệu được cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngồi ra cịn chuyển thơng tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KT bán hàng 2 Thủ quỹ, KT ngân hàng Kế toán kho KT bán hàng 1 Kế tốn cơng nợ, doanh thu
chuyển sang phân hệ Kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế tốn, các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị…
Các phân hệ chính và nghiệp vụ:
Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay: Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phát hành và quản lý chứng từ thu chi tiền mặt, ủy nhiệm chi, theo dõi tạm ứng, thanh tốn hồn ứng và kê khai VAT khi cập nhật chứng từ gốc…
Phân hệ mua hàng – phải trả: Theo dõi mua hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp, theo dõi nhập hàng hóa, chi phí mua hàng, tự động phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng theo nhiều tiêu thức
Phân hệ bán hàng – phải thu: Theo dõi bán hàng, công nợ phải thu khách hàng, đối tượng công nợ…..
Phân hệ hàng tồn kho: Theo dõi và quản lý vật tư, hàng hóa tồn kho, tổng hợp xuất – nhập – tồn….
Phân hệ tài sản cố định: Cập nhật thẻ TSCĐ, tính khấu hao, điều chỉnh và phân bổ khấu hao TSCĐ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ….
Phân hệ kế toán tổng hợp: Thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu, lãi lỗ, tổng hợp sơ liệu kế tốn cuối tháng, khóa sổ kế tốn…
Các báo cáo: Liệt kê danh sách các báo cáo chính có trong phần mềm và một số chú ý về cách khai thác các báo cáo đó.
Sơ đồ 2.3. Quy trình xử lý số liệu trong phần mềm kế toán Fast Accounting
Căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế, làm căn cứ để nhập dữ liệu vào máy.
Máy căn cứ vào các chứng từ, các bảng kê, dữ liệu được nhập vào máy thông qua các lệnh và thao tác của người dùng. Từ đó, số liệu được cập nhập vào sổ Nhật ký chung. Các chứng từ ghi vào Sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời được máy xử lý.
Sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính
Lên báo cáo
Nghiệp vụ kinh tế phát
sinh
Lập chứng từ Nhập các chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tệp sổ cái
Số liệu được phản ánh từ Nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản.
Căn cứ Sổ kế toán chi tiết, máy tự động lập các Bảng tổng hợp số liệu chi tiết số phát sinh.
Cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh.
Máy tự động lập các Báo cáo tài chính và in ra theo yêu cầu người sử dụng.
Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu :
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớn các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn. Tại Công ty TNHH Đầu tư sản xuất và thương mại Bắc Hải việc áp dụng mã hóa được thể hiện như sau :
Danh mục vật tư hàng hóa.
Mã này chia làm 2 nhóm, 2 ký tự đầu là ký hiệu của loại hàng hóa, các ký tự tiếp theo là tên viết tắt của loại hàng hóa. Ví dụ như ta có bảng thể hiện danh mục vật tư một số hàng hóa như sau :
Mã hàng hóa Tên hàng hóa BN34KING Bình nước nóng ATI-34H KING BN24QUEEN Bình nước nóng ATI-24 QUEEN BN20DELUX Bình nươc nóng 20L-DELUX BN15CIVIC Bình nước nóng AI-15 CIVIC BN30HISTORY Bình nước nóng ATI-30 HISTORY KTSUPER1 Khay tắm Super 1 sọc
KTSUPER2 Khay tắm Super 2 sọc KTSUPER3 Khay tắm Super 3 sọc KTSUPER4 Khay tắm Super 4 sọc KT205 Khay tắm TS-205 KT207 Khay tắm TS-207 KT656 Khay tắm TS-656
KT834 Khay tắm TS-834 KT835 Khay tắm TS-835 KT5158 Khay tắm TS-5158 VTTS9005 Vòi tắm TS-9005 VTTS9006 Vòi tắm TS-9006 VTBPLN01 Vòi tắm BPLN-01 VTBPLN02 Vòi tắm BPLN-02 VTBPSN20 Vòi tắm BPSN-20 VTBPSN23 Vòi tắm BPSN-23 VTBPSN24 Vòi tắm BPSN-24 VTAPC50 Vòi tắm APC-50 VTAPC51 Vòi tắm APC-51 VTAPC52 Vòi tắm APC-52 VTAPS01 Vòi tắm APS-01 VTAPS02 Vòi tắm APS-02 BT9018 Bồn tắm AT-9018 BT9020 Bồn tắm AT-9020
BT0919TV Bồn tắm AT-0919TV (có ti vi) BT0935TV Bồn tắm AT-9035TV (có ti vi) BT9002 Bồn tắm AT-9002
BT916S Bồn tắm AT-916S (có ngược chiều)
Danh mục đơn vị khách hàng.
Để việc quản lý cũng dễ dàng hơn, công ty sử dụng mã kiểu ký tự cho từng đối tượng khách hàng, tùy theo đối tượng là ngân hàng hay nhà phân phối ở các loại hình khác nhau mà có 1 mã riêng nhất định. Danh mục khách hàng khơng có quy luật mã nhất định, thường mã hóa bằng tên viết tắt của
Mã khách hàng Tên khách hàng AK Công ty xây dựng An Khánh
HT Công ty TNHH Một thành viên Hà Thành GCL Công ty TNHH GCL Việt Nam
VM Công ty TNHH Một Thành Viên Đầu Tư Và Du Lịch Việt Mỹ
KB Công ty TNHH Kinh Bắc HD Công ty TNHH Hoa Dũng HDP Công ty TNHH HDP
HNC Công ty CP chuyển phát nhanh và dịch vụ TM HNC HH Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
SP Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Song Phương
(b) Vận dụng chế độ chính sách kế tốn tại cơng ty
Chế độ kế tốn cơng ty đang áp dụng:
Cơng ty đang sử dụng chế độ kế tốn áp dụng cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ hạch toán: VNĐ
Kỳ báo cáo: Theo năm.
Kê khai và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Do hàng hóa nhập xuất kho liên tục nên công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch tốn chi tiết hàng hóa tồn kho.
Cơng ty áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia
quyền.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng (khấu hao tuyến tính).
Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Chi phí phải trả dựa trên các ước tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa được sử dụng trong kỳ.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”.
Hệ thống tài khoản sử dụng và chế độ chứng từ kế tốn tại cơng ty: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản và chứng từ thống nhất do Bộ tài chính quy định, ban hành theo quyết định số QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
* Hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của cơng ty hàng năm bao gồm các loại sau:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bản thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
* Hệ thống báo cáo kế tốn quản trị: Cơng ty khơng lập báo cáo kế tốn quản trị.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI BẮC HẢI