Trường hợp này xảy ra khi số hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng do một số nguyên nhân như sai hỏng nhiều, chất lượng kém… bị khách hàng trả lại.
Khi nhận được biên bản trả lại hàng của khách hàng, phịng kinh doanh cử người đi kiểm tra, xác nhận thơng tin của biên bản. Công ty chấp nhận khách hàng trả lại tiền và thực hiện các thủ tục ghi sổ cho số hàng trả lại và doanh thu số hàng trả lại như sau :
Với số hàng trả lại: Bộ phận kho kiểm kê nghiệm số hàng sau đó viết phiếu nhập kho hàng bán trả lại. Phiếu nhập kho được nhập làm 3 liên : Liên 1 lưu gốc, liên 2 thủ kho sử dụng ghi thẻ kho, liên 3 giao cho bộ phận kế tốn ghi nhận vào sổ chi tiết hàng hóa, sổ nhật kí chung và sổ cái TK 632.
Đồng thời bên khách hàng lập hóa đơn GTGT cho số hàng đem trả lại. Căn cứ vào hóa đơn này kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật kí chung và sổ cái TK 531. Cuối kì kế tốn tập lập bảng tổng hợp bán hàng thể hiện khoản tổng hợp doanh thu hàng bán bị trả lại đối chiếu với sổ cái TK 531.
Trích dẫn nghiệp vụ phát sinh:
Ngày 29/01/2013, Cơng ty Hoa Dũng trả lại tồn bộ số hàng đã mua theo hóa đơn số HĐ49 ký ngày 11/01/2013 do xuất bán hàng sai về lỗi kỹ thuật. Số hàng này gồm 2 Khay tắm Super 2 Sọc, đơn giá 3.700.000 đ chưa bao gồm VAT. Và Công ty Hoa Dũng gửi kèm biên bản trả lại hàng. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng sau khi bộ phận kinh doanh xác nhận số hàng trả lại . Khách xuất trả lại hàng vào ngày 29/01 và gửi kèm hóa đơn GTGT của hàng trả lại. Công ty nhập kho hàng bị trả lại lập phiếu nhập kho số 32 làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đồng thời căn cứ vào hóa đơn GTGT hàng bán trả lại kế tốn vào sổ chi tiết bán hàng.
Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ:
Biên bản trả lại hàng hóa ngày 29/01/2013
Hóa đơn GTGT của hàng trả lại HD49
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG HĨA
Hơm nay, ngày 29 tháng 01 năm 2013. Tại Công ty TNHH đầu tư sản xuất và thương mại Bắc Hải Chúng tơi gồm có:
- Ông : Nguyễn Sơn Hà Phó Giám đốc - Anh : Lại văn Thành Nhân viên BH
- Chị : Nguyễn Thị Hoa Khách hàng: Công ty TNHH Hoa Dũng Ghi nhận việc trả lại số hàng đã mua theo Hóa đơn số 49 ngày 11/01/2013. . Tên mặt hàng : Khay tắm Super 2 Sọc.
. Số lượng : 2 chiếc .
. Đơn giá : 3.700.000 VNĐ . . Thành tiền : 7.400.000 VNĐ . . Thuế GTGT 10% : 740.000 VNĐ . Tổng cộng : 8.140.000 VNĐ .
Lý do trả lại hàng : Hàng sai về lỗi kỹ thuật
Ơng Nguyễn Sơn Hà - Phó Giám đốc Cơng ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hóa, chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
Anh Lại Văn Thành - Nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho chị Nguyễn Thị Hoa đầy đủ giá trị.
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bản gồm 1 trang, có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho công ty TNHH Đầu tư sản xuất và thương mại Bắc Hải 01 bản và một bản lưu hồ sơ.
Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký tên vào biên bản.
Ý kiến bổ sung khác (nếu có).
Hà Nội ngày 29 tháng 01 năm 2013
KHÁCH HÀNG GIÁM ĐỐC NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào biên bản trả lại hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, Kế toán lập phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sau đó phiếu nhập kho lại được chuyển cho phịng kế tốn để kế toán ghi sổ.
Biểu số 10 : Phiếu kế tốn tổng hợp CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI BẮC HẢI
79 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Ngày 31 tháng 1 năm 2013
Nội dung Tài khoản Vụ việc Ps nợ Ps có Kết chuyển hàng bán bị trả lại tháng 1/2013 511 7 400 000 Kết chuyển hàng bán bị trả lại tháng 1/2013 531 7 400 000 Cộng 7 400 000 7 400 000
Bằng chữ: Bảy triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn
NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên)
KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số do khách hàng lập kế toán vào sổ chi tiết bán hàng TK 511. Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 131. Đồng thời vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 531. Cuối kỳ kế toán lập phiếu kế toán kết chuyển doanh thu hàng trả lại sang TK 511
Chứng từ phiếu nhập kho làm căn cứ ghi nhận giá vốn. Kế toán căn cứ nhật ký chung và sổ cái TK 531. Số liệu trên sổ cái TK 531 được đối chiếu với số liệu hàng bán bị trả lại trên bảng hợp bán hàng. Cuối tháng kế toán lập phiếu kế toán kểt chuyển giảm giá hàng bán ghi giảm doanh thu tiêu thụ trong tháng.
Biếu sô 1 1 : Sổ cái tài khoản 531
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SX & TM BẮC HẢI
79 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mẫu số : S03-DN
(ban hành theo QĐ15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TKĐƯ Số phát sinh SH NT Trang sổ STT Dịng Nợ Có 29/1 HD49 11/1 Hàng bán bị trả lại HD49 131 7.400.000 31/1 PKT 31/1 Kết chuyển hàng bị trả lại 531511 511 7.400.000 Tổng số phát sinh nợ: 7.400.000 Tổng số phát sinh có: 7.400.000 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2013