. Tài khoản 611 khụng cú số dư cuối kỳ và được mở thành hai tài khoản cấp 2:
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
A BC 12 34 1Sắt vuụngKg500
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Thỏng 6 năm 2003.
Tờn đơn vị : Cụng ty cơ điện Trần Phỳ.
Đơn vị tớnh : đồng. STT thỏngNgày Diễn giải Tài khoảnđối ứng NợSố phỏt sinh Cú Nợ Số dư Cú
Số dư đầu thỏng 13.000.500
13/6 Mua sắt vuụng 152(2) 5.000.000 Thuế GTGT 10% 133(1) 500.000 16/6 Vay trả cho cụng ty 112 6.880.020
18/6 Mua động cơ 3 pha 152(1) 19.560.700 Thuế GTGT 10% 133(1) 1.956.070 ...............................
Cộng phỏt sinh 6.880.020 32.424.788
- 75 -
Nợ TK 141 : 2.750.000
( Chi tiết : Tạm ứng cho Nguyễn Quang Hựng ) Cú TK 111 : 2.750.000.
Khi số đồng đỏ mua bằng tiền tạm ứng đó về nhập kho xớ nghiệp với số thực chi là 2.750.000 đồng, kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn GTGT ngày 24/6/2003 và phiếu nhập kho ngày 25/6/2003 để hạch toỏn :
Nợ TK 1521 : 2.500.000
( Chi tiết Đồng đỏ : 2.500.000 ) Nợ TK 133 : 250.000 Cú TK 141 : 2.750.000
( Chi tiết Nguyễn Quang Hựng )
( Xem biểu số 2.19-Phiếu tạm ứng và biểu số 2.20-Phiếu chi trang 76, 77). + Trường hợp số thực chi theo chứng từ gốc nhỏ hơn số đó tạm ứng, căn cứ vào số thực chi kế toỏn ghi :
Nợ TK 152 : ( Chi tiết )
Nợ TK 133 (1) : ( Thuế VAT đầu vào ) Cú TK 141 : Số thực chi.
Để xử lý khoản tạm ứng chi khụng hết, kế toỏn ghi : Nợ TK 111 : Nếu nhập lại quỹ tiền mặt.
Nợ TK 334 : Khấu trừ vào lương.
Cú TK 141 : Số tạm ứng cũn thừa. (Chi tiết : Tờn người tạm ứng ).
+ Trường hợp số thực chi theo chứng từ gốc lớn hơn số tạm ứng, căn cứ vào số thực chi kế toỏn ghi :
Nợ TK 152 ( chi tiết )
Nợ TK 133.1 Cú TK 141
Sau đú, kế toỏn sẽ lập phiếu chi thanh toỏn bổ sung cho người nhận tạm ứng với lý do chi bự tạm ứng :
- 76 -
Nợ TK 141 ( Chi tiết tờn người tạm ứng ) Cú TK 111 ( Số tiền chi thờm )
+ Trường hợp nhận vật liệu từ nội bộ : Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toỏn ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết )
Cú TK 336 + Trường hợp nhận vật liệu từ gia cụng đến chế biến :
Đối với vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến, kế toỏn sẽ phản ỏnh trờn tài khoản 138 “ Phải thu khỏc ” để theo dừi cụng nợ riờng về vật liệu đưa đi gia cụng mà khụng phản ỏnh vào tài khoản 154 “ Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang ”. Cụ thể khi nhập kho vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toỏn ghi :
Nợ TK 152 ( Chi tiết )
Cú TK 138
Biểu số 2.19 :
Đơn vị : XNSXTBĐ. Mẫu số : 01- VT
PHIẾU TẠM ỨNG Số ............
Tờn tụi là : Nguyễn Quang Hựng.
Bộ phận cụng tỏc : Phũng kế hoạch vật tư.
Đề nghị tạm ứng : 2.750.000 đ ( bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Mua đồng đỏ. Thời hạn thanh toỏn : ......................
Ngày 24 thỏng 6 năm 2003
Duyệt tạm ứng : 2.750.000 đồng. Người xin tạm ứng Phụ trỏch bộ phận cụng tỏc Người duyệt
- 78 -Biểu số 2.20 : Biểu số 2.20 : Đơn vị : XNSXBĐ Mẫu số : 02- TT Địa chỉ : Gia Lõm. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC PHIẾU CHI Ngày 24 thỏng 6 năm 2003. Nợ : 141 Cú : 111 Họ tờn người nhận tiền : Nguyễn Quang Hựng.
Địa chỉ : Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện - Gia Lõm - Hà Nội. Lý do chi : Tạm ứng tiền mua đồng đỏ.
Số tiền : 2.750.000 đ ( Viết bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn.
Kốm theo : 01 Chứng từ gốc.
Đó nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn. Ngày 24 thỏng 6 năm 2003. Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký tờn, đúng dấu) ( ký, họ tờn ) ( ký, họ tờn ) ( ký, họ tờn ) ( ký, họ tờn ) Để theo dừi cỏc khoản chi mua nguyờn vật liệu bằng tiền mặt, căn cứ vào cỏc số liệu ở phiếu nhập kho, kế toỏn lập sổ Nhật ký chứng từ số 1 để phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú tài khoản 111“ Tiền mặt ”phần chi đối ứng Nợ với cỏc tài khoản liờn quan(Biểu số 2.21-trang 78 ).
- 79 -
Tương tự như nhật ký chứng từ số 1, kế toỏn lờn tiếp Nhật ký chứng từ số 2 “Tiền gửi ngõn hàng ” để phản ỏnh số phỏt sinh bờn cú tài khoản 112 đối ứng Nợ với cỏc tài khoản liờn quan ( Biểu số 2.22-trang 79 ).
- 78 -
Biểu số 2.21 :
Cụng ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khớ Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện.
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 Thỏng 6 năm 2003 Đơn vị tớnh : đồng S T T Ngày
Ghi Cú TK 111, ghi Nợ cỏc tài khoản
152(1) 152(2) 152(3) Cộng TK 152 153 331 133(1) Cộng Cú TK 111 1 5/6 257.523 257.523 3.000.000 300.000 3.557.523 2 8/6 5.500.000 5.500.000 16.500.000 550.000 22.550.000 3 10/6 13.095.000 13.095.000 1.309.500 14.404.500 4 15/6 6.700.000 3.320.200 10.020.200 1.002.020 11.022.220 5 ....... 6 ....... Cộng 69.530.330 25.540.225 10.020.200 105.090.755 13.369.907 .............. ............. ............... Đó ghi sổ cỏi ngày .... thỏng.....năm 2003.
Ngày ..... thỏng 6 năm 2003.
- 79 -
Biểu số 2.22 :
Cụng ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khớ Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện.
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 2
Thỏng 6 năm 2003
Đơn vị tớnh : đồng
STT Ngày Ghi Cú TK 112, ghi Nợ cỏc tài khoản
141 152 153 331 138 133 Cộng Cú TK 111 1 ....... 75.000 811.102 .............. 2 8/6 750.000 825.000 3 11/6 3.650.000 3.650.000 4 15/6 8.111.020 15.742.701 24.664.823 5 20/6 2.561.152 2.561.152 ....... ................ Cộng ........ 125.473.205 17.230.000 104.720.200 .............. .............. ................. Đó ghi sổ cỏi ngày .... thỏng.....năm 2003.
Ngày ..... thỏng 6 năm 2003.
- 80 -
- 81 -
Cuối thỏng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở cỏc sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn,
kế toỏn ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 “ Phải trả cho người bỏn ” ( Biểu số 2.23 ). Mỗi người bỏn được ghi vào một dũng trờn sổ. Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 gồm cỏc cột :
+ Cột thứ tự.
+ Cột tờn đơn vị hoặc người bỏn : ghi tờn từng đơn vị, người bỏn cú quan hệ thanh toỏn trong thỏng.
+ Cột số dư đầu thỏng : ghi số dư cuối thỏng trước của tài khoản 331, chi tiết cho từng người bỏn.
+ Phần ghi Cú TK 331, ghi Nợ cỏc TK : ghi số tiền phải thanh toỏn với người bỏn.
+ Phần ghi Nợ TK 331, ghi Cú cỏc TK : Phản ỏnh số tiền đó thanh toỏn cho người bỏn trong thỏng.
+ Cột số dư cuối thỏng : ghi số dư cuối thỏng của TK 331, chi tiết cho từng người bỏn.
Nếu dư Cú : Số tiền xớ nghiệp cũn phải trả cho người bỏn. Nếu dư Nợ : Số tiền xớ nghiệp ứng trước hoặc tiền hàng thừa.
Căn cứ vào số liệu ở dũng cộng trong sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn (TK 331 ) của từng người bỏn để ghi vào cỏc cột tương ứng trong Nhật ký chứng từ số 5. Sau khi ghi xong Nhật ký chứng từ số 5, kế toỏn phải cộng Nhật ký chứng từ số 5 để lấy số liệu ghi sổ cỏi TK 331. Cú thể thấy rừ, nhật ký chứng từ số 5 được mở ra với mục đớch tổng hợp số liệu về tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn của toàn xớ nghiệp, làm cơ sở ghi sổ Cỏi TK 331.
Với nguồn nhập vật liệu thụng qua tạm ứng, cuối thỏng kế toỏn tập hợp tất cả cỏc phiếu nhập vật liệu cú liờn quan đến tài khoản 141 “ Tạm ứng ” để vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Cú TK 141 ( Biểu số 2.24 ).
- 82 -
Biểu số 2.23 :
Cụng ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khớ
Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 5 Thỏng 6 năm 2003 S T T Tờn đơn vị hoặc người bỏn
Số dư đầu thỏng Ghi Cú TK 331, ghi Nợ cỏc TK Ghi Nợ TK 331, ghi Cú cỏc TK Số dư cuối thỏng
Nợ Cú 152 153 133(1) Cộng Cú TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Cú HT TT HT TT 1 Cụng ty TNHH Hải Võn 10.000.000 29.875.000 9.200.000 10.807.500 48.882.500 16.500.000 - 16.500.000 42.382.500 2 Cụng ty cơ điện Trần Phỳ 13.000.500 29.658.780 - 2.965.878 32.424.788 - 6.880.020 6.880.020 38.545.268 3 .......... 4 .......... Cộng 53.670.200 149.528.162 15.630.288 .......... 188.050.230 36.820.000 104.720.200 141.540.200 100.180.230
Đó ghi sổ cỏi ngày....thỏng.....năm 2003
- 83 -
(Ký, họ tờn ) (Ký, họ tờn ) (Ký, họ tờn )
Biểu số 2.24 :
Cụng ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khớ
Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 10 ( TRÍCH : GHI Cể TK 141 ) Thỏng 6 năm 2003 Đơn vị tớnh : đồng S T T Diễn giải Số dư đầu thỏng Ghi Nợ TK 141, ghi Cú cỏc TK Ghi Cú TK 141, ghi Nợ cỏc TK Số dư cuối thỏng Nợ Cú 111 ... Cộng Nợ TK 141 152 153 133(1) ... Cộng Cú TK 141 N ợ C ú 1 Nguyễn Quang Hựng 2.000.000 3.300.000 - 3.300.000 4.000.000 60.000 46.000 - 4.106.000
2 Nguyễn Thu Huyền 5.299.000 6.820.000 - 6.820.000 9.781.500 - 978.150 - 10.759.650
3 ..............................4 .............................. 4 ..............................
Cộng : 105.234.899 8.770.005
Đó ghi sổ cỏi ngày....thỏng.....năm 2003
- 84 -
- 85 -
- Kế toỏn tổng hợp xuất nguyờn vật liệu :
Quản lý vật liệu khụng những chỉ quản lý tỡnh hỡnh thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệu mà cũn phải quản lý cả việc xuất dựng vật liệu. Đõy là khõu quản lý cuối cựng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giỏ trị của nú vào giỏ trị sản phẩm. Kế toỏn vật liệu cần theo dừi được giỏ trị của từng loại vật liệu xuất dựng là bao nhiờu, sử dụng vào mục đớch gỡ, ở đõu.
Tại xớ nghiệp, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, vật liệu cũn được xuất kho cho cỏc yờu cầu khỏc của doanh nghiệp như : thuờ ngoài gia cụng, quản lý doanh nghiệp, xuất bỏn, ...
+ Trường hợp xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 14/6/2003 ( Biểu số 2.12 ), kế toỏn ghi : Nợ TK 621 : 13.420.000
Cú TK 1521 : 13.420.000
(Chi tiết : Tụn silic 70 x 250 : 13.420.000) + Trường hợp xuất vật liệu dựng cho sản xuất chung :
Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 16/6/2003 ( Biểu số 2.13 ), kế toỏn ghi : Nợ TK 627 : 3.780.012
Cú TK 1522 : 3.780.012
(Chi tiết : Sắt vuụng : 3.780.012)
+ Trường hợp xuất vật liệu để sử dụng vào một số nhu cầu khỏc như dựng cho quản lý doanh nghiệp, phục vụ cho quỏ trỡnh bỏn hàng,...kế toỏn cũng căn cứ vào phiếu xuất kho như trường hợp trờn để hạch toỏn cho cỏc đối tượng sử dụng như sau :
- 86 -
- 87 -
Nợ TK 241- ( 2412, 2413 ) Cú TK 152 ( Chi tiết )
+ Trường hợp xuất vật liệu để bỏn kế toỏn phản ỏnh trị giỏ của vật tư xuất bỏn trong kỳ :
Nợ TK 632
Cể TK 152 ( CHI TIẾT )
+ Trường hợp xuất vật liệu cho cụng ty để trừ vào số cụng ty cấp cho xớ nghiệp, kế toỏn ghi :
Nợ TK 336
Cú TK 152 ( Chi tiết )
+ Trường hợp xuất vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến, kế toỏn ghi : Nợ TK 138
Cú TK 152 ( Chi tiết )
Tại xớ nghiệp, kế toỏn tổng hợp xuất vật liệu được phản ỏnh trờn bảng phõn bổ số 2 ( Phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ ). Bảng này phản ỏnh giỏ trị vật liệu xuất dựng trong thỏng theo từng loại vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Bảng phõn bổ số 2 cũng được sử dụng làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ cỏc số phỏt sinh cú tài khoản 152. Kết cấu bảng phõn bổ số 2 gồm : cột thứ tự, cỏc cột phản ỏnh cỏc loại vật liệu và cụng cụ dụng cụ xuất dựng trong thỏng ( theo giỏ trị thực tế ) tương đương với cỏc dũng ngang phản ỏnh cỏc đối tượng sử dụng vật liệu, cụng cụ dụng cụ ( như cỏc TK 621, TK 627, TK 642,... ).
Bờn cạnh đú, việc tổng kiểm kờ tồn kho nguyờn vật liệu trờn sổ sỏch với số tồn kho nguyờn vật liệu thực tế tại kho được tiến hành vào thời điểm cuối thỏng 6 và cuối năm, trước khi lập bỏo cỏo quyết toỏn do ban kiểm kờ của cụng ty tiến hành. Cụng tỏc kiểm kờ được tiến hành toàn diện trờn cả 2 mặt : số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu trong kho. Căn cứ vào kết quả ghi trờn biờn bản kiểm kờ tồn kho nguyờn vật
- 88 -
liệu, hội đồng kiểm kờ ra quyết định xử lý, đồng thời kế toỏn nguyờn vật liệu dựa trờn quyết định đú để tiến hành ghi sổ.
- 89 -
Biểu số 2.25 :
Bộ thương mại
Cụng ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khớ
Xớ nghiệp sản xuất thiết bị điện. BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 ( Trớch )