- Phản ỏnh cỏc chi phớ thu mua
2.4.1.Xỏc định yờu cầu và mụ tả bài toỏn
+ Xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng + Xõy dựng cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp
2.4.1.Xỏc định yờu cầu và mụ tả bài toỏn
2.4.1.1. Mụ tả bài toỏn
Căn cứ vào phương ỏn tổ chức thi cụng, bản thiết kế thi cụng được duyệt, tiến độ thi
cụng cỏc đội làm giấy xin lĩnh vật tư. Đội trưởng ký vào giấy đề nghị, sau đú trưởng ban cụng trỡnh ký xỏc nhận rồi gửi lờn ban giỏm đốc duyệt. Sau khi được duyệt gửi lờn bộ phận vật tư. Dựa trờn bản thiết kế kỹ thuật, bộ phận vật tư dự trự khối lượng cho từng loại vật tư, chọn nhà cung cấp phự hợp, làm hợp đồng, lập đơn hàng. Khi đó cú đầy đủ giấy tờ
hợp lệ, nhà cung cấp sẽ cấp hàng cho bộ phận vật tư. Bộ phận vật tư bỏo cho kho để nhận vật tư
Khi vật tư về đến cụng ty hay kho của đơn vị, lỳc này thủ kho sẽ kiểm tra khối lượng và bộ phõn vật tư kiểm tra về chất lượng của vật tư. Nếu nội dung ghi trờn hoỏ đơn
hoỏ đơn giao và bảng tài khoản, bộ phận vật tư lập Phiếu nhập kho gồm 3 liờn và chỉ
mới ghi số lượng thực nhập mà chưa ghi giỏ trị nhập
Liờn 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, cuối thỏng gửi lờn phũng kế toỏn. Liờn 2: Giao cho nhõn viờn tiếp liệu.
Liờn 3: Lưu tại phũng vật tư để làm chứng từ gốc.
Thủ kho phải cú trỏch nhiệm sắp xếp cỏc loại vật tư trong kho một cỏch hợp lý, khoa học đỳng yờu cầu bảo quản của từng thứ, loại để tiện cho việc theo dừi và tiện cho cụng tỏc nhập , xuất.
Nguyờn vật liệu của cụng ty xuất theo định mức khối lượng thi cụng. Căn cứ vào hạn mức xuất vật tư được duyệt trong thỏng là số lượng sản phẩm sản xuất ra theo kế hoạch trong một thỏng nhõn (x) với định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm cụng việc.
Khi cú nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận sử dụng đề xuất yờu cầu lờn phũng vật tư, căn cứ vào hạn mức xuất vật tư được duyệt trong thỏng, bộ phận vật tư lập Phiếu xuất kho theo định mức( gồm 2 liờn và giao cả cho bộ phận sử dụng), bộ phận sử dụng mang
phiếu xuống kho xin lĩnh vật tư. Số lượng thực xuất trong thỏng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yờu cầu sử dụng và số thực xuất . Cuối thỏng thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực xuất trong thỏng để ghi thẻ kho và ký vào phiếu.Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ về phũng kế toỏn một liờn, kế toỏn thống kờ một liờn.
Đến cuối thỏng, thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất cho phũng kế toỏn và bộ phận kế toỏn vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu tớnh ra giỏ trị vật liệu nhập kho được tớnh bằng số tiền trờn hoỏ đơn và cỏc chi phớ liờn quan khỏc, từ đú hoàn thiện cột giỏ trị trong Phiếu nhập. Tiếp đú tớnh đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền của nguyờn vật liệu trong kỡ,
để tớnh được trị giỏ vật tư xuất kho trong kỡ, hoàn thiện cỏc chỉ tiờu về giỏ trị thực xuất trờn phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu.
Kế toỏn vật tư lập bảng kờ Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số liệu trờn thẻ kho của thủ kho, số liệu trờn sổ kế toỏn tổng hợp.
Kế toỏn vật tư sẽ xuống kho, cựng với thủ kho tiến hành kiểm kờ vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kờ thực tế và bảng kờ Nhập - Xuất - tồn lập biờn bản kiểm kờ.
Khi cú yờu cầu, kế toỏn vật tư phải lập bỏo cỏo Nhập - xuất - tồn kho nguyờn liệu
vật liệu , bỏo cỏo tồn kho gửi cho ban giỏm đốc
2.4.1.2. Phõn tớch yờu cầu:
Từ cụng việc của việc quản lớ vật tư, cần phải xõy dựng một hệ thống sao cho cụng việc quản lớ vật tư và kế toỏn vật tư trờn mỏy thay cho cụng việc thủ cụng trước đõy, và quản lớ vật tư hiệu quả hơn; phải đạt được cỏc yờu cầu sau:
● Phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh thụng qua nhập cỏc chứng từ: Phiếu nhập và phiếu xuất kho.Từ đầu vào là cỏc chứng từ trờn, đầu ra là cỏc sổ và cỏc bỏo cỏo:
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Bảng kờ Nhập - xuất - tồn vật tư Bỏo cỏo tồn kho
Bỏo cỏo Nhập -xuất -tồn
2.4.2.3. Cỏc hồ sơ thu thập được. m.Đơn đặt hàng
Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
----------❧❧----------
Đơn đặt hàng
Số: 001/2009 Kớnh gửi: Cụng ty ……………..
Cụng ty ………………….cú nhu cầu đặt hàng tại quý cụng ty theo mẫu yờu cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
STT Tờn mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Tổng cộng:
Thời gian giao hàng: Địa điểm giao hàng: Phương thức thanh toỏn:
- Thanh toỏn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thanh toỏn trước 50% giỏ trị hợp đồng, 50% cũn lại thanh toỏn sau khi giao hàng.
Hà Nội, ngày thỏng năm 2009
a.Hoỏ đơn giao