2.3 Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy của công ty
2.3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kếtốn cơng ty
Bộ máy kế tốn của Cơng ty gồm Kế toán trưởng và các kế toán viên. Kế tốn trưởng điều hành cơng việc chung của phòng, tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, giúp giám đơc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi và chấp hành các quy định của pháp luật Nhà nước. Các kế tốn viên có trách nhiệm theo dõi theo từng chun mơn và nghiệp vụ của mình như kế tốn tổng hợp và tính giá thành, kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định, thủ quỹ…
Sơ đồ 9: Tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty
Trưởng phịng KTTC Phó phịng KTTC KTT,cơng nợ nội bộ cty Tlương và CP KT Tiêu thụ, công nợ bán hàng KT TSCĐ XDCB,NLV, CCDC KT Nhập hàng nội bộ ngành, tồn kho Thủ Quỹ
Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
- Trưởng phịng kế tốn tài chính :
Chỉ đạo tổ chức hướng dẫn và kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính của tồn cơng ty theo luật kế tốn Nhà nước đã ban hành. Lập kế tốn tài chính hàng năm, định kì, đột xuất theo quy định. Ban hành các quy định tạm thời về quản lý, hạch toán kinh doanh, tài sản, chi phí nghiệp vụ kinh doanh và các định mức khoán cho các đơn vị trực thuộc theo điều kiện cụ thể của công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
- Phó phịng kế tốn tài chính :
Thay trưởng phịng kế tốn khi kế tốn trưởng đi vắng để giải quyết công việc theo nội dung bàn giao hoặc uỷ quyền. Thực hiện kế toán tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo quyết toán. Nghiên cứu đề xuất với trưởng phòng những vấn đề cầc cải tiến trong cơng tác kế tốn.
- Kế toán tiền: mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển nội bộ cơng ty, kế tốn cơng cụ, dụng cụ lao động, các khoản thanh tốn với ngân sách Nhà nước, theo dõi chi phí nghiệp vụ: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ của các quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình biến động các tài khoản tiền gửi của Công ty taị ngân hàng, lập các chứng từ thu, chi trình Trưởng phịng, Giám đốc Công ty ký duyệt trên cơ sở các giấy đề nghị, hợp đồng thanh toán.
- Kế toán TSCĐ và XDCB, ngun vật liệu, CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, tính tốn thực hiện trích khấu hao và theo dõi xây dựng, sửa chữa lớn các cơng trình của Cơng ty theo đúng chế độ quy định.
- Kế tốn tiêu thụ, cơng nợ bán hàng các loại Tôn, bao gồm: Bán buôn, bán lẻ, theo dõi chi tiết công nợ đến từng mã khách hàng, từng đại lý, chiết khấu được hưởng…và các khoản giảm trừ vào doanh thu bán hàng.
- Kế tốn nhâp hàng điều động ngành, cơng nợ nội bộ ngành, hàng hoá khác, tồn kho hàng hố: Theo dõi các khoản cơng nợ nội bộ ngành, thanh tốn các khoản cước phí vận chuyển nhập hàng điều động
- Thủ quỹ: Trực tiếp thu, chi tiền mặt.
+ Tiếp nhận chứng từ ngân hàng, thường xuyên nắm số dư các tài khoản tai ngân hàng để sử dụng tốt tiền chuyển kịp thời về Công ty.
Ngồi ra mỗi thành viên cịn thưc hiện chức năng kiểm soát tại chỗ ngay trong quá trình lập chứng từ, thu thập, phân loại các tài liệu kế tốn nhằm đảm bảo tính tn thủ, tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phản ánh trên chứng từ và sổ sách kế toán. Phản ánh, đề xuất các ý kiến tham mưu nhằm hồn thiện cơng tác quản lý tài chính, đặc biệt là việc đánh giá điều chỉnh các định mức tài chính, định mức kinh tế kỹ thuật…
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Cổ phần Tơn Vikor theo hình thức tập trung, loại hình tổ chức bộ máy tập trung tạo ra một mối liên hệ giữa các cán bộ kế toán. Cách tổ chức này giúp cho việc thu thập các thơng tin vừa chính xác vừa kịp thời, thuận tiện cho cơng tác kế tốn và dễ phân công công việc.
2.3.2.2 Đặc điểm về công tác kế tốn tại cơng ty:
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các văn bản, thông tư hướng dẫn kèm theo của Bộ tài chính. Niên độ kế tốn mà Cơng ty áp dụng là theo năm tài chính từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán thực hiện hàng tháng.
Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp: gồm 10 loại từ TK loại 0 đến loại 9 (cơng ty có sử dụng cả các TK đầu 6 để tập hợp chi phí: TK 621, TK 622, TK 627). Ngồi ra cơng ty đã xây dựng và đăng ký hệ thống tài
khoản cấp 2 phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty được thành lập vào cuối năm, bao gồm các báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán - Bảng cân đối số phát sinh - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Các chính sách kế tốn áp dụng:
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho của Cơng ty theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo nguyên tắc giá gốc. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay cơng ty hạch tốn theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ, thực hiện kế tốn máy thơng qua phần mềm kế tốn FAST ACCOUNTING.
2.3.3 Đặc điểm về cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty
2.3.3.1 Đặc điểm vật liệu của công ty
Công ty cổ phần Tôn Vikor là doanh nghiệp chuyên về sản xuất tôn mạ. Tuy chủng loại nguyên vật liệu không nhiều nhưng lại phải sư dụng một khối lượng lớn và giá trị cao. Do đó cần tiến hành phân loại NVL một cách hiệu quả và hợp lý để phù hợp với công tác quản lý và sử dụng
Tại công ty NVL được phân loại thành:
- Ngun vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của cơng ty (Tơn đen)
Nguyên liệu chính được chia ra làm nhiều loại: 0.24x1200xC, 0.30x1200xC, 0.32x1200xC; 0.33x1200xC, 0.34x1200xC, 0.35x1200xC, 0.40x1200xC, 0.41x1200xC.
- Nguyên liệu phụ : Tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm làm tăng thêm giá trị của sản phẩm.
Nguyên liệu phụ trong q trình sản xuất của cơng ty bao gồm: Kẽm, chất tẩy kiềm, Axit clohidric, amoni clorua, nhơm, bột phấn chì,...
- Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt của NVL có tác dụng tạo ra năng lượng cho quá trình sản xuất, bao gồm: Than và gas
Tài khoản 152 được chi tiết đến tài khoản cấp III. Do nguyên vật liệu chính chỉ có một loại là tơn đen nhưng có nhiều loại nên có tài khoản cấp III, tương tự cho nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu.
2.3.4 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
2.3.4.1 Đánh giá NVL nhập kho:
NVL trong cơng ty chủ yếu do mua ngồi chứ không thực hiện gia cơng chế biến hay trực tiếp nhập khẩu.
Ví dụ: Ngày 12/7/2014, Cơng ty mua khí hóa lỏng của Cơng ty Cổ phần kinh doanh năng lượng Thái bình theo hóa đơn 0000189. Tiền hàng chưa thanh toán, NVL mua về đã nhập kho.
Biểu 1. Hóa đơn GTGT số 189
HĨA ĐƠN Mẫu số:01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P
Liên 2: Giao cho người mua Số: 0000189
Ngày 12 tháng 07 năm 2014
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH NĂNG LƯỢNG THÁI BÌNH
Địa chỉ: Số nhà 73 - Đường Long Hưng - Tổ 36 - Phường Hồng Diệu – TP. Thái Bình Số tài khoản:
Điện thoại:0947852668 MST: 1000215423
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị : Công ty TNHH MTV Tôn Vinashin
Địa chỉ: Số 01 Quang Trung - Phường Quang Trung – TP. Thái Bình
Số tài khoản: 0211000000021 tại ngân hàng Vietcombank, Chi nhánh Thái Bình
Hình thức thanh tốn: MST: 0101798995 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giḠThành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Khí hóa lỏng Kg 13450 23.363,64 316.343.636 Cộng tiền hàng 316.343.636
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 31.643.364
Tổng cộng tiền thanh toán: 347.978.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi bảy triệu, chín trăm bảy tám nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng
Biểu 2. Trích Phiếu nhập kho ngày 12/7
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 07 năm 2014
Nợ: 152
Có: 331 Họ tên người giao hàng: Cơng ty CP kinh doanh năng lượng Thái Bình
Theo HĐ GTGT số 189 ngày 12 tháng 07 năm 2014 Nhập tại Kho:
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH
Mã số Đơn
vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo HĐ Thực nhập 1 Khí hóa lỏng kg 13.540 23.363,64 316.343.636 2 Cộng: 316.343.636 Ngày 12 tháng 07 năm 2014. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Như vậy, trị giá nhập kho của NVL khí hóa lỏng là 316.343.636đ
2.3.4.2 Đánh giá NVL xuất kho:
Công ty cổ phần Tôn Vikor khi xuất NVL, kế tốn tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước.
Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, giá thực tế NVL xuất kho được tính như sau:
Trị giá NVL xuất = Lượng NVL xuất * Đơn giá thực tế NVL mua trước
Kế tốn chi tiết NVL tại Cơng ty áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Trên cơ sở các thủ tục nhập, xuất kho vật tư, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất và thẻ kho
2.3.5 Tổ chức kế toán chi tiết NVL tại cơng ty
Hạch tốn chi tiết NVL là cơng việc hạch tốn kết hợp giữa kho và phịng kế tốn nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng thứ, từng loại NVL về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Sơ đồ 10: Sơ đồ nghiệp vụ nhập NVL
Sơ đồ 11. Sơ đồ nghiệp vụ xuất NVL
Hàng Thủ kho - K.Tra lượng hàng - Ghi thẻ kho Kế toán NVL - K.tra chứng từ. - Viết phiếu nhập kho - K.Tra chứng từ. - Ghi sổ kế toán Hàng - Kiểm tra lượng hàng - Ghi thẻ kho - K.tra chứng từ. - Viết phiếu xuất
kho
- K.Tra chứng từ. - Ghi sổ kếtoán
Chế độ kế toán quy định tất cả các loaị vật liệu khi về đến kho đều phải làm thủ tục kiểm tra và nghiệm thu vật liệu.Sau khi đã có kết luận số lượng hàng hố đó đạt u cầu về chất lượng kĩ thuật, mỹ thuật, đáp ứng yêu cầu của thiết kế cơng trình thì kế tốn nhận hố đơn bán hàng của đơn vị cung cấp .Thủ kho có trách nhiệm đối chiếu thực nhập với hố đơn bán hàng,sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng vời từng loại , kế toán viết phiếu nhập kho trên cơ sở thực nhập.Phiếu nhập kho được thành 3 liên:
Liên 1: Lưu taị kho
Liên 2:Kẹp chứng từ
Liên 3:Lưu tại phịng kế tốn
Định kì kế tốn lập: “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” để theo dõi thuế GTGT đầu vào và báo cáo cơ quan thuế.
2.3.5.1 Thủ tục nhập kho
Chứng từ sử dụng:
-Yêu cầu nhập vật tư -Phiếu báo giá
-Biên bản họp hội đồng báo giá -Hợp đồng kinh tế
-Hóa đơn giá trị gia tăng -Biên bản kiểm nghiệm vật tư -Phiếu nhập kho
Phần lớn các vật liệu mua ngồi của cơng ty đều được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng kinh tế. Việc ký kết các hợp đồng này được thực hiện
theo đúng pháp lệnh hợp đồng kinh tế. Vào cuối mỗi năm, công ty đều cử người đến tận các đơn vị đối tác đánh giá tình hình thực tế và lập biên bản đánh giá nhà thầu để chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng kinh tế vào đầu năm sau. Hợp đồng kinh tế được ký kết dựa trên cơ sở các qui định về chất lượng - theo đúng thông số kỹ thuật do phòng kỹ thuật sản xuất yêu cầu, về khối lượng - do phòng kế hoạch sản xuất lập và giá cả có sự thẩm định của hội đồng thẩm định giá vật tư của công ty.
Tất cả các vật liệu trước khi nhập kho đều phải qua sự kiểm nhận của các bộ phận liên quan. Phòng KCS sẽ kiểm nhận về chất lượng và viết phiếu báo kết quả kiểm tra chất lượng. Hội đồng nghiệm thu công ty sẽ kiểm nhận về số lượng và lập biên bản nghiệm thu số lượng hàng tại hiện trường (cho những nguyên liệu đổ vào bãi của phân xưởng) hoặc biên bản kiểm nhập vật tư (cho những nguyên vật liệu nhập vào tổng kho). Hội đồng nghiệm thu công ty bao gồm đại diện các phịng: phịng vật tư, phịng kế tốn, phịng KCS và đại diện của người bán.
Sau khi tiến hành đầy đủ các thủ tục trên, phòng vật tư sẽ căn cứ vào các biên bản trên và hoá đơn giá trị gia tăng để viết bốn liên phiếu nhập kho: một lưu tại phịng vật tư, một liên do kế tốn vật liệu giữ, một liên kèm với các chứng từ khác sẽ được giao cho kế toán thanh toán, một liên giao cho đơn vị quản lý vật liệu (thủ kho; tổ giao nhận vật tư). Liên do thủ kho hoặc tổ giao nhận vật tư giữ là căn cứ để ghi thẻ kho hoặc sổ theo dõi vật tư, sau đó sẽ được chuyển cho phịng kế tốn
Ví dụ: : Ngày 16/09/2014 cơng ty nhập mua thép lá cán nguội loại 0,27x1200, số lượng 270.360kg, đơn giá 15.150 đồng/kg, 0,28x1200 số lượng 94.270kg, đơn giá 15.002 đồng/kg, 0,30x1200 số lượng 162.710kg, đơn giá 14.938 đồng/kg của cơng ty CPTM và sản xuất Thái Bình. Thuế GTGT 10%.
Biểu số 3: Giấy báo giá 1
Công ty CPTM sản xuất Thái Bình Địa chỉ : Số 168-Phố Minh Khai Thành phố Thái Bình - Tỉnh Thái Bình Điện thoại: 0363.363.202 – 0982.581.069
GIẤY BÁO GIÁ
Kính gửi quý khách: Nguyễn Trung Tuyến
Địa chỉ: Công ty TNHH MTV Tôn Vinashin, số 01- Quang Trung, Thái Bình.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.150 4.095.954.000
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.002 1.414.238.540
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.938 2.430.561.980
Tổng 7.940.754.520
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm bốn mươi triệu bảy trăm năm mươi tư nghìn năm trăm hai mươi đồng.
Hàng được vận chuyển tận nơi. Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT.
Thái Bình, ngày 29 tháng 08 năm 2014
Giám đốc
Biểu số 4: Giấy báo giá 2 Công ty Thương mại Ngọc Biển
Địa chỉ : Số 81- Phường Kỳ Bá thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình ĐT: 0363.848.284 DĐ: 0912.961.275
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc -----------------------------
GIẤY BÁO GIÁ
Kính gửi quý khách: Nguyễn Trung Tuyến
Địa chỉ: Công ty TNHH MTV Tôn Vinashin, số 01- Quang Trung, Thái Bình.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.160 4.098.657.600
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.100 1.423.477.000
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.936 2.430.236.560
Tổng 7.952.371.160
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm năm mươi hai triệu ba trăm bảy mươi mốt nghìn một trăm sáu mươi đồng.
Hàng được vận chuyển tận nơi. Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT.
Thái Bình, ngày 03 tháng 09 năm 2014
Giám đốc
Biểu số 5: Yêu cầu nhập vật tư
Công ty TNHH MTV tôn Vinashin
Địa chỉ: Số 01 – Quang Trung