2.3 Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy của công ty
2.3.4.1 Đánh giá NVL nhập kho:
NVL trong cơng ty chủ yếu do mua ngồi chứ không thực hiện gia công chế biến hay trực tiếp nhập khẩu.
Ví dụ: Ngày 12/7/2014, Cơng ty mua khí hóa lỏng của Cơng ty Cổ phần kinh doanh năng lượng Thái bình theo hóa đơn 0000189. Tiền hàng chưa thanh tốn, NVL mua về đã nhập kho.
Biểu 1. Hóa đơn GTGT số 189
HÓA ĐƠN Mẫu số:01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/13P
Liên 2: Giao cho người mua Số: 0000189
Ngày 12 tháng 07 năm 2014
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH NĂNG LƯỢNG THÁI BÌNH
Địa chỉ: Số nhà 73 - Đường Long Hưng - Tổ 36 - Phường Hồng Diệu – TP. Thái Bình Số tài khoản:
Điện thoại:0947852668 MST: 1000215423
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị : Công ty TNHH MTV Tôn Vinashin
Địa chỉ: Số 01 Quang Trung - Phường Quang Trung – TP. Thái Bình
Số tài khoản: 0211000000021 tại ngân hàng Vietcombank, Chi nhánh Thái Bình
Hình thức thanh tốn: MST: 0101798995 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giḠThành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Khí hóa lỏng Kg 13450 23.363,64 316.343.636 Cộng tiền hàng 316.343.636
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 31.643.364
Tổng cộng tiền thanh toán: 347.978.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi bảy triệu, chín trăm bảy tám nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng
Biểu 2. Trích Phiếu nhập kho ngày 12/7
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 07 năm 2014
Nợ: 152
Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty CP kinh doanh năng lượng Thái Bình
Theo HĐ GTGT số 189 ngày 12 tháng 07 năm 2014 Nhập tại Kho:
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH
Mã số Đơn
vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo HĐ Thực nhập 1 Khí hóa lỏng kg 13.540 23.363,64 316.343.636 2 Cộng: 316.343.636 Ngày 12 tháng 07 năm 2014. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Như vậy, trị giá nhập kho của NVL khí hóa lỏng là 316.343.636đ
2.3.4.2 Đánh giá NVL xuất kho:
Công ty cổ phần Tơn Vikor khi xuất NVL, kế tốn tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước.
Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, giá thực tế NVL xuất kho được tính như sau:
Trị giá NVL xuất = Lượng NVL xuất * Đơn giá thực tế NVL mua trước
Kế tốn chi tiết NVL tại Cơng ty áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Trên cơ sở các thủ tục nhập, xuất kho vật tư, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất và thẻ kho
2.3.5 Tổ chức kế toán chi tiết NVL tại cơng ty
Hạch tốn chi tiết NVL là cơng việc hạch tốn kết hợp giữa kho và phịng kế tốn nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng thứ, từng loại NVL về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Sơ đồ 10: Sơ đồ nghiệp vụ nhập NVL
Sơ đồ 11. Sơ đồ nghiệp vụ xuất NVL
Hàng Thủ kho - K.Tra lượng hàng - Ghi thẻ kho Kế toán NVL - K.tra chứng từ. - Viết phiếu nhập kho - K.Tra chứng từ. - Ghi sổ kế toán Hàng - Kiểm tra lượng hàng - Ghi thẻ kho - K.tra chứng từ. - Viết phiếu xuất
kho
- K.Tra chứng từ. - Ghi sổ kếtoán
Chế độ kế toán quy định tất cả các loaị vật liệu khi về đến kho đều phải làm thủ tục kiểm tra và nghiệm thu vật liệu.Sau khi đã có kết luận số lượng hàng hố đó đạt u cầu về chất lượng kĩ thuật, mỹ thuật, đáp ứng yêu cầu của thiết kế cơng trình thì kế tốn nhận hố đơn bán hàng của đơn vị cung cấp .Thủ kho có trách nhiệm đối chiếu thực nhập với hố đơn bán hàng,sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng vời từng loại , kế toán viết phiếu nhập kho trên cơ sở thực nhập.Phiếu nhập kho được thành 3 liên:
Liên 1: Lưu taị kho
Liên 2:Kẹp chứng từ
Liên 3:Lưu tại phịng kế tốn
Định kì kế tốn lập: “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” để theo dõi thuế GTGT đầu vào và báo cáo cơ quan thuế.
2.3.5.1 Thủ tục nhập kho
Chứng từ sử dụng:
-Yêu cầu nhập vật tư -Phiếu báo giá
-Biên bản họp hội đồng báo giá -Hợp đồng kinh tế
-Hóa đơn giá trị gia tăng -Biên bản kiểm nghiệm vật tư -Phiếu nhập kho
Phần lớn các vật liệu mua ngồi của cơng ty đều được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng kinh tế. Việc ký kết các hợp đồng này được thực hiện
theo đúng pháp lệnh hợp đồng kinh tế. Vào cuối mỗi năm, công ty đều cử người đến tận các đơn vị đối tác đánh giá tình hình thực tế và lập biên bản đánh giá nhà thầu để chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng kinh tế vào đầu năm sau. Hợp đồng kinh tế được ký kết dựa trên cơ sở các qui định về chất lượng - theo đúng thơng số kỹ thuật do phịng kỹ thuật sản xuất yêu cầu, về khối lượng - do phòng kế hoạch sản xuất lập và giá cả có sự thẩm định của hội đồng thẩm định giá vật tư của công ty.
Tất cả các vật liệu trước khi nhập kho đều phải qua sự kiểm nhận của các bộ phận liên quan. Phòng KCS sẽ kiểm nhận về chất lượng và viết phiếu báo kết quả kiểm tra chất lượng. Hội đồng nghiệm thu công ty sẽ kiểm nhận về số lượng và lập biên bản nghiệm thu số lượng hàng tại hiện trường (cho những nguyên liệu đổ vào bãi của phân xưởng) hoặc biên bản kiểm nhập vật tư (cho những nguyên vật liệu nhập vào tổng kho). Hội đồng nghiệm thu công ty bao gồm đại diện các phịng: phịng vật tư, phịng kế tốn, phịng KCS và đại diện của người bán.
Sau khi tiến hành đầy đủ các thủ tục trên, phòng vật tư sẽ căn cứ vào các biên bản trên và hoá đơn giá trị gia tăng để viết bốn liên phiếu nhập kho: một lưu tại phịng vật tư, một liên do kế tốn vật liệu giữ, một liên kèm với các chứng từ khác sẽ được giao cho kế toán thanh toán, một liên giao cho đơn vị quản lý vật liệu (thủ kho; tổ giao nhận vật tư). Liên do thủ kho hoặc tổ giao nhận vật tư giữ là căn cứ để ghi thẻ kho hoặc sổ theo dõi vật tư, sau đó sẽ được chuyển cho phịng kế tốn
Ví dụ: : Ngày 16/09/2014 công ty nhập mua thép lá cán nguội loại 0,27x1200, số lượng 270.360kg, đơn giá 15.150 đồng/kg, 0,28x1200 số lượng 94.270kg, đơn giá 15.002 đồng/kg, 0,30x1200 số lượng 162.710kg, đơn giá 14.938 đồng/kg của cơng ty CPTM và sản xuất Thái Bình. Thuế GTGT 10%.
Biểu số 3: Giấy báo giá 1
Công ty CPTM sản xuất Thái Bình Địa chỉ : Số 168-Phố Minh Khai Thành phố Thái Bình - Tỉnh Thái Bình Điện thoại: 0363.363.202 – 0982.581.069
GIẤY BÁO GIÁ
Kính gửi quý khách: Nguyễn Trung Tuyến
Địa chỉ: Công ty TNHH MTV Tôn Vinashin, số 01- Quang Trung, Thái Bình.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.150 4.095.954.000
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.002 1.414.238.540
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.938 2.430.561.980
Tổng 7.940.754.520
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm bốn mươi triệu bảy trăm năm mươi tư nghìn năm trăm hai mươi đồng.
Hàng được vận chuyển tận nơi. Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT.
Thái Bình, ngày 29 tháng 08 năm 2014
Giám đốc
Biểu số 4: Giấy báo giá 2 Công ty Thương mại Ngọc Biển
Địa chỉ : Số 81- Phường Kỳ Bá thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình ĐT: 0363.848.284 DĐ: 0912.961.275
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc -----------------------------
GIẤY BÁO GIÁ
Kính gửi q khách: Nguyễn Trung Tuyến
Địa chỉ: Cơng ty TNHH MTV Tơn Vinashin, số 01- Quang Trung, Thái Bình.
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.160 4.098.657.600
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.100 1.423.477.000
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.936 2.430.236.560
Tổng 7.952.371.160
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm năm mươi hai triệu ba trăm bảy mươi mốt nghìn một trăm sáu mươi đồng.
Hàng được vận chuyển tận nơi. Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT.
Thái Bình, ngày 03 tháng 09 năm 2014
Giám đốc
Biểu số 5: Yêu cầu nhập vật tư
Công ty TNHH MTV tôn Vinashin
Địa chỉ: Số 01 – Quang Trung TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình
Cộng hồ xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
----------------------------- YÊU CẦU NHẬP VẬT TƯ
Hôm nay ngày 05 tháng 09 năm 2014
Họ và tên người yêu cầu: Nguyễn Trung Tuyến Đơn vị cơng tác: Phịng kế hoạch
- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất tháng 09 quý III năm 2014.
- Đề nghị giám đốc cho mua một số vật tư như sau:
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
1 0,28 x 1200 x C Kg 270.360
2 0,29 x 1200 x C Kg 94.270
3 0,30 x 1200 x C Kg 162.710
Lý do nhập: Phục vụ cho dây chuyền mạ kẽm hoạt động được liên tục và hiệu quả
Thái Bình, ngày 05 tháng 09 năm 2014
Người đề nghị Giám đốc
(Ký tên) (Ký tên)
Biểu số 6:Biên bản họp hội đồng giá Công ty TNHH MTV tôn Vinashin
Địa chỉ: Số 01 – Quang Trung TP Thái Bình- Tỉnh Thái Bình
Cộng hồ xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
-----------------------------
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG GIÁ
Hôm nay ngày 05 tháng 09 năm 2013
Thành phần họp hội đồng gồm có:
1. Đồng chí: Phạm Kim Tuyền Chức vụ: Chủ tịch hội đồng giá 2. Đồng chí: Nguyễn Trung Tuyến Chức vụ: Uỷ viên
3. Đồng chí: Nguyễn Văn Hồ Chức vụ: Uỷ viên
- Căn cứ vào quyết định 09 ngày 28/02/2005 của Ban Giám đốc Cơng ty TNHH MTV tơn Vinashin Thái Bình.
- Căn cứ vào phiếu báo giá
+ Giấy báo giá số 01 của cơng ty CPTM sản xuất Thái Bình + Giấy báo giá số 02 của công ty Thương mại Ngọc Biển
Sau khi thảo luận và đối chiếu các bảng báo cáo giá của các nhà cung cấp, hội đồng giá thống nhất nội dung sau:
- Duyệt giá mua hàng của công ty CPTM sản xuất Thái Bình - Chi tiết gồm:
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.150 4.095.954.000
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.002 1.414.238.540
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.938 2.430.561.980
Tổng 7.940.754.520
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm bốn mươi triệu bảy trăm năm mươi tư nghìn năm trăm hai mươi đồng.
(Đơn giá trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng)
Biểu số 7: Hợp đồng kinh tế
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
-----------------------------
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 108/HĐKT-VT
Căn cứ Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội khố XI thơng qua ngày 14/06/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006
Căn cứ luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006
Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên
Hôm nay, ngày 10/09/2014 tại công ty TNHH MTV tôn Vinashin. Chúng tôi gồm:
I/Cơng ty TNHH MTV tơn Vinashin Thái Bình (gọi tắt là bên A)
- Địa chỉ: Số 01- Phường Quang Trung, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình
- Điện thoại: 0363.848.409 Fax: 84.036.848.959
- Số TK giao dịch: 0211.000.000.021 - Tại: Ngân hàng Ngoại Thương Thái Bình. - Mã số thuế: 1000215423
- Đại diện: Ơng Phạm Kim Tuyền - Chức vụ: Giám đốc
II/Cơng ty Cổ phần thương mại sản xuất Thái Bình (gọi tắt là bên B)
- Địa chỉ: Số 168-Phố Minh Khai, thành phố Thái Bình , tỉnh Thái Bình
- Số TK giao dịch: 0211.020.082.024 - Tại: Ngân hàng Ngoại Thương Thái Bình. - Mã số thuế: 1006213542
- Đại diện: Ông Phạm Văn Đức - Chức vụ: Giám đốc
Hai bên thống nhất thoả thuận ký hợp đồng với nội dung sau đây:
ĐIỀU 1: QUY ĐỊNH CHUNG
1.1 Sản phẩm: Thép lá cán nguội dạng cuộn
1.2Tiêu chuẩn: Sản xuất theo tiêu chuẩn JIS G3141, SPCC- 1B
1.3Nhà sản xuất: Posco Việt Nam
ĐIỀU 2: KÍCH THƯỚC, SỐ LƯỢNG, TRỊ GIÁ
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá
(đồng) Thành tiền
1 Thép lá cán nguội 0,28x1200 Kg 270.360 15.150 4.095.954.000
2 Thép lá cán nguội 0,29x1200 Kg 94.270 15.002 1.414.238.540
3 Thép lá cán nguội 0,30x1200 Kg 162.710 14.938 2.430.561.980
Tổng 7.940.754.520
Bằng chữ: Bảy tỷ chín trăm bốn mươi triệu bảy trăm năm mươi tư nghìn năm trăm hai mươi đồng.
- Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng
- Đơn giá trên được hiểu đã kể đến chi phí vận chuyển và các chi phí khác
ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC THANH TỐN
Thanh tốn bằng chuyển khoản trong vòng 45 ngày kể từ ngày giao hàng xong và có đủ chứng từ thanh tốn hợp lệ.
ĐIỀU 4: QUY CÁCH, CHẤT LƯỢNG, CHẾ ĐỘ BẢO HÀNH, THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN
- Quy cách: Hàng có quy cách mã hiệu đúng với biểu kê trên - Chất lượng : Mới 100%
2/ Thời gian và địa điểm giao nhận
- Thời gian giao hàng: Giao hàng đủ trước ngày 20/09/2014
- Địa điểm giao hàng: Giao hàng tại kho Công ty TNHH MTV tôn Vinashin.
ĐIỀU 5: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
- Bên A: + Tổ chức tiếp nhận hàng khi bên B thơng báo có hàng + Thanh toán theo đúng điều 2 của hợp đồng
- Bên B:
+ Có trách nhiệm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian.
+ Bồi thường mọi thiệt hại có liên quan do chất lượng quy cách của hàng hố của B gây ra + Có trách nhiệm cung ứng đầy đủ cho bên A các tài liệu kỹ thuật liên quan đến vấn đề sử dụng hàng hoá của B
+ Bên B có trách nhiệm cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ và hoàn toàn chịu trách nhệm về nguồn gốc xuất xứ.
ĐIỀU 6: CAM KẾT CHUNG
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Không bên nào tự ý sửa chữa hoặc huỷ bỏ hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết, nếu không giải quyết được thì sẽ đưa ra tồ án kinh tế Thái Bình giải quyết, kết luận của toà án là cơ sở để hai bên thực hiện.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký kết đến hết ngày 01/10/2014 và được lập thành bốn bản, mỗi bên hai bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Biểu 8: Hóa đơn GTGT
Đơn vị bán: Công ty
Cổ phần thương mại sản xuất Thái Bình
Địa chỉ: Số 168-Phố Minh Khai, thành phố Thái Bình , tỉnh Thái Bình Số TK: 0211.020.082.024 tại Ngân hàng Ngoại thương Thái Bình
Điện thoại: 0363.363.202 MST: 1006213542
Họ tên người mua hàng: Trần Minh Hoàn
Đơn vị mua: Cơng ty TNHH MTV tơn Vinashin Thái Bình
Địa chỉ : Số 01- Phường Quang Trung, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình