2.2.1. Đặc điểm vật tư tại cụng ty
Là một cụng ty xõy dựng, nguyờn vật liệu tại cụng ty rất đa dạng và mỗi nguyờn vật liệu lại cú nhiều chủng loại khỏc nhau như gạch (gạch vỡ, gạch đặc, gạch kớnh, …), đỏ, ngúi, thộp, cỏc loại bột bả, sơn, v..v..
Cỏc loại nguyờn vật liệu sử dụng trong xõy dựng cú đặc điểm là khỏ cồng kềnh và đũi hũi phải cú kỹ thuật trong cụng tỏc quản lý. Do số lượng kho vật tư của cụng ty
khỏ nhiều nờn việc theo dừi nhập – xuất – tồn vật tư của cụng ty cần được kiểm soỏt sỏt sao, khi một đơn vị cụng trỡnh hay một cụng trỡnh được hoàn thành, lượng vật tư cũn chưa sử dụng hết cần được trả lại cho nhà cung cấp để bảo đảm cụng ty khụng bị ảnh hưởng bởi biến động giỏ cả và sự biến đổi chất lượng của cỏc nguyờn vật liệu.
Cụng tỏc kế toỏn vật tư của cụng ty sẽ do nhõn viờn kế toỏn vật tư phụ trỏch, việc giỏm sỏt cỏc kho do cỏn bộ nghiệm thu phụ trỏch.
2.2.2. Quản lý nhập – xuất vật tư tại cụng ty
2.2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Húa đơn mua hàng
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư
Tài khoản sử dụng:
Bộ phận kế toỏn của cụng ty sử dụng cỏc tài khoản trong quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu:
TK 152. Tài khoản cấp 2: TK 1521 - Vật liệu chớnh TK 1522 - Vật liệu phụ
TK 1523 – Nhiờn liệu
TK 1524 - Phụ tựng thay thế. TK 153 – Cụng cụ dụng cụ.
2.2.2.2. Phõn loại vật tư tại cụng ty
Phõn loại nguyờn vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng cú hiệu quả là cụng tỏc cần thiết đối với cỏc doanh nghiệp chuyờn về xõy dựng. Trong cụng tỏc quản lý nhập – xuất vật tư, việc phõn loại vật tư cần rất được chỳ trọng.
Căn cứ vào nội dung và yờu cầu quản trị doanh nghiệp, cỏc loại vật tư tại cụng ty Cổ phần đầu tư và xõy dựng Tiền Phong được chia thành cỏc loại sau:
Loại vật tư 1:
Nhiờn liệu: xăng, dầu
Loại vật tư 2:
Nguyờn vật liệu phụ: chổi, phụ gia,…
Cụng cụ, dụng cụ: cụng cụ dụng cụ thi cụng (mỏy khoan, mỏy bơm, giằng giỏo, …); cụng cụ dụng cụ văn phũng (bàn ghế, quạt cõy, …) Việc phõn loại vật tư được đăng ký quản lý trờn mỏy vi tớnh, tổ chức quản lý theo từng kho.
2.2.2.3. Qui trỡnh nhập – xuất vật tư tại cụng ty
Qui trỡnh nhập – xuất vật tư tại cụng ty bao gồm cỏc giai đoạn sau:
1 – Lập kế hoạch sử dụng vật tư:
Khi chuẩn bị khởi cụng hạng mục cụng trỡnh, phũng vật tư căn cứ vào kế hoạch thi cụng, bỏo cỏo định mức vật tư, bỏo cỏo nhập – xuất – tồn nguyờn vật liệu (NVL ) để lập kế hoạch NVL sử dụng cho cụng trỡnh. Đồng thời, hàng thỏng, phũng vật tư cũng phải lập kế hoạch sử dụng NVL cho thỏng đú.
Cỏc bản kế hoạch được lập trước khi đưa vào ỏp dụng cần được sự ký duyệt của trưởng phũng vật tư và giỏm đốc.
2 – Mua vật tư:
Cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh mua hàng: Lập phiếu yờu cầu mua hàng
Kiểm tra và phờ duyệt phiếu yờu cầu mua hàng Kiểm tra mẫu và thương lượng giỏ
Đặt và mua hàng Chuẩn bị nhập hàng Tiếp nhận hàng
3 – Nhập vật tư
Kiểm tra hàng nhập:
Mọi hàng húa khi mua về trước khi nhập kho phải được kiểm tra. Về số lượng: do người giao hàng và thủ kho kiểm tra
Về chất lượng: do cỏn bộ vật tư kiểm tra.
Đối với hàng kiểm tra khụng đạt, cỏn bộ phũng vật tư sẽ ghi biờn bản giao lại số hàng đú cho nhà cung cấp hoặc xử lý theo thương lượng tựy vào từng trường hợp.
Nhập:
Khi hàng đó được kiểm tra đạt yờu cầu, kế toỏn vật tư căn cứ vào húa đơn bỏn hàng và cỏc chứng từ liờn quan lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn: liờn 1 lưu tại bộ phận lập phiếu, liờn 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú lại chuyển về cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
4 – Xuất vật tư
Bộ phận cú nhu cầu sử dụng lập bỏo kế hoạch vật tư, cú chữ ký của trưởng bộ phận rồi chuyển cho phũng vật tư. Cỏn bộ phũng vật tư sẽ kết hợp với bỏo cỏo vật tư tồn tại kho xem xột phiếu bỏo này, đủ điều kiện sẽ ký duyệt, nếu chưa hợp lý thỡ yờu cầu điều chỉnh, ký và thụng bỏo cho kế toỏn vật tư về thụng tin vật tư cần xuất. Kế toỏn vật tư căn cứ vào phiếu bỏo kế hoạch đó được ký duyệt tiến hành lập phiếu xuất kho, cột số lượng thực xuất bỏ trống để thủ kho ghi khi vật tư đó được xuất. Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất xuống kho để nhận vật tư, thủ kho ghi số lượng vật tư thực xuất vào cột để trống. Phiếu xuất được lập thành 3 liờn:
Liờn 1: lưu ở phũng vật tư.
Liờn 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển lại cho phũng kế toỏn để kế toỏn ghi trị giỏ vật tư xuất.
Liờn 3: Người nhận vật tư giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng.
2.2.2.4. Phương phỏp hạch toỏn chi tiết vật tư tại cụng ty
Cụng ty sử dụng phương phỏp mở thẻ song song. Việc hạch toỏn được thực hiện tại 2 nơi: phũng kế toỏn và kho
- Tại kho, thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn của từng thứ vật tư theo chỉ tiờu số lượng.
- Tại phũng kế toỏn tài chớnh, khi nhận được cỏc chứng từ nhập – xuất kho, kế toỏn phõn loại chứng từ theo từng nghiệp vụ và nhập liệu cho chứng từ vào mỏy. Khi cần thụng tin chi tiết vật tư, kế toỏn thực hiện lệnh in ra cỏc sổ và bỏo cỏo như: Sổ chi tiết vật tư, Bỏo cỏo tồn kho, …
Hạch toỏn vật tư, cụng ty tiến hành vào cuối mỗi quý và cuối năm đối với tất cả cỏc kho. Cụng việc kiểm kờ do kế toỏn vật tư, thủ kho và cỏn bộ phũng vật tư thực hiện. Phương phỏp kiểm kờ là cõn đong, đo, đếm số lượng vật tư cũn trong kho tại thời điểm kiểm kờ, kết quả ghi trờn Biờn bản kiểm kờ vật tư hàng húa.