2.4.1. Mục tiờu của hệ thống
- Xõy dựng hệ thống mới khắc phục được những vấn đề cũn tồn tại của hệ thống cũ và cú nhiều sự trợ giỳp hơn với cụng việc quản lý của cỏc nhõn viờn.
- Khả năng truy cập dữ liệu nhanh chúng, thao tỏc vào dữ liệu và xuất thụng tin đơn giản, chớnh xỏc, dễ thực hiện.
- Khả năng khắc phục lỗi tốt.
2.4.2. Xỏc định yờu cầu và mụ tả bài toỏn
2.4.2.1. Mụ tả bài toỏn
Mụ tả hoạt động của hệ thống nhằm giỳp người đọc dễ dàng nắm bắt được một cỏch cụ thể, rừ ràng qui trỡnh hoạt động của hệ thống.
Tham gia vào quỏ trỡnh quản lý nhập – xuất vật tư này cú: Phũng kế toỏn tài chớnh, Phũng vật tư, và cỏc kho.Cụ thể:
Hỡnh 5: Sơ đồ mụ tả bài toỏn
1 – Nhập kho
- Trước khi vật tư được nhập về, cỏn bộ phũng vật tư gọi điện thụng bỏo trước cho thủ kho để sắp xếp chỗ để hàng và sắp xếp nhõn viờn cú mặt tại kho để bốc dỡ hàng.
+ Mọi vật tư khi nhập kho đều phải được tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng.
+ Nếu vật tư khụng đạt yờu cầu, cỏn bộ phũng vật tư sẽ lập biờn bản giao nhận với nội dung trả lại vật tư khụng đạt chuẩn gửi nhà cung cấp.
- Nếu vật tư đạt yờu cầu, cỏn bộ phũng vật tư kiểm tra tớnh chớnh xỏc của húa đơn bỏn hàng, nếu cú sai sút thỡ trả lại húa đơn cho nhà cung cấp, nếu khụng cú sai sút gỡ thỡ lập biờn bản đó giao nhận đủ vật tư, đồng thời chuyển húa đơn bỏn hàng cho kế toỏn vật tư để lập phiếu nhập.
+ Khi vật tư và húa đơn bỏn hàng đạt yờu cầu, kế toỏn vật tư lập phiếu nhập vật tư căn cứ vào húa đơn và cỏc chứng từ liờn quan. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn: liờn 1 lưu tại phũng vật tư, liờn 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú lại chuyển về cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
2 – Xuất kho
- Cỏc đội thi cụng khi cú nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết phiếu bỏo kế hoạch vật tư gửi cho phũng vật tư. Cỏn bộ vật tư kiểm tra phiếu bỏo kế hoạch. Nếu phiếu khụng hợp lý hoặc khụng đủ điều kiện cung ứng thỡ gửi trả cho đội yờu cầu. Nếu phiếu bỏo kế hoạch hợp lý cỏn bộ phũng vật tư gọi điện cho thủ kho bỏo kiểm tra xem cũn đủ vật tư xuất dựng hay khụng. Nếu khụng cũn đủ, thỡ thụng bỏo lại cho đội trưởng đội thi cụng.
- Nếu phiếu bỏo kế hoạch đủ điều kiện cung ứng, cỏn bộ phụ trỏch cung tiờu sẽ bỏo cho kế toỏn vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào thụng tin vật tư ghi trong phiếu kế hoạch.
- Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất được lập xuống kho để lĩnh vật tư, thủ kho bàn giao vật tư cho người phụ trỏch nhận vật tư của đội yờu cầu theo số lượng vật tư ghi trong phiếu. Đồng thời thủ kho ghi thụng tin thẻ kho.
3 – Kiểm tra, đối chiếu
- Cứ cuối tuần, thủ kho chuyển tồn bộ phiếu nhập – phiếu xuất đó ghi số lượng thực nhập, thực xuất cho kế toỏn vật tư để sắp xếp và lưu lại cỏc chứng từ này. Kế toỏn vật tư tiến hành tổng hợp, đối chiếu và ghi sổ chi tiết vật tư, lập bảng kờ nhập – xuất – tồn vật tư .
- Cuối thỏng, kế toỏn vật tư cựng cỏn bộ phũng vật tư xuống kho mang theo bảng kờ tiến hành kiểm kờ thực tế và lập biờn bản kiểm kờ.
4 – Lập bỏo cỏo
Căn cứ vào bảng kờ Nhập – xuất – tồn, kế toỏn vật tư lập bỏo cỏo sử dụng vật tư và bỏo cỏo nhập – xuất – tồn chuyển cho phũng vật tư và Giỏm đốc.
2.4.2.2. Phõn tớch yờu cầu
Qua những mụ tả chi tiết trỡnh bày ở trờn ta rỳt ra một số kết luận sau:
- Đầu vào của hệ thống là cỏc chứng từ nhập/xuất , quy trỡnh nghiệp vụ kế toỏn: cỏch thức ghi chộp chứng từ, sổ sỏch, tớnh giỏ… Đầu ra của hệ thống là cỏc Sổ và Bỏo cỏo.
- Hệ thống mới được xõy dựng phải giỳp người sử dụng giảm tải khối lượng cụng việc ghi chộp sổ sỏch hàng ngày và khối lượng tớnh toỏn, thống kờ số liệu cuối kỳ.
- Nhanh chúng đưa ra cỏc bỏo cỏo, số sỏch vào cuối kỳ, bổ sung cỏc tớnh năng cần thiết.
- Ngoài ra, hệ thống mới phải cú khả năng truy cập dữ liệu nhanh chúng, thao tỏc vào ra dữ liệu đơn giản, chớnh xỏc, dễ thực hiện, cú khả năng thụng bỏo lỗi tốt, giao diện trỡnh bày đẹp, dễ hiểu, dễ đọc, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.
2.4.2.3. Cỏc hồ sơ thu thập được
Bỏo kế hoạch vật tư tuần:
Thẻ kho
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTTQL NHẬP – XUẤT VẬT TƯ VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG CỦA BÀI TỐN QUẢN Lí NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CễNG TY CỔ PHẨN ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG TIỀN PHONG
3.1. Mụ hình nghiệp vụ của bài toỏn
3.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh
3.1.2. Biểu đồ phõn cấp chức năng
Hỡnh 5: Biểu đồ phõn cấp chức năng
3.1.3. Đặc tả cỏch thức thực hiện chức năng lỏ
(1.1) Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho và cỏn bộ vật tư sẽ dựa vào hoỏ đơn bỏn hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cỏch, mẫu mó, chất lượng… theo cỏc chỉ tiờu của cụng ty.
(1.2) Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giỏ trị vật liệu nhập kho ghi trờn hoỏ đơn (ghi giỏ đớch danh).
(1.3) Ghi thẻ kho: ghi dựa trờn số lượng thực tế nhập kho (trờn phiếu nhập). (2.1) Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toỏn vật tư phải liờn hệ với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, lấy kết quả để so sỏnh với số lượng vật tư được yờu cầu.
Số lượng vật tư tồn kho được tớnh theo cụng thức: Số lượng tồn hiện tại = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong kỳ
(2.2) Viết phiếu xuất kho: Kế toỏn vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trờn cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yờu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trờn), ghi trờn cột yờu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
(2.3) Ghi thẻ kho: Thủ kho ghi vào thẻ kho dựa trờn số lượng thực xuất.
(3.1) Ghi sổ chi tiết vật liệu: kế toỏn cập nhật số liệu từ chứng từ, chương trỡnh quản lý nhập – xuất vật tư xử lý số liệu sẽ đưa ra từng nghiệp vụ nhập, xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
(3.2) Lập bảng kờ Nhập - Xuất - Tồn: kế toỏn vật tư sau khi cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toỏn, phần mềm xử lý số liệu và đưa ra được bảng kờ Nhập - Xuất - Tồn vật tư.
Tồn cuối kỳ được tớnh như sau: Số lượng tồn cuối kỡ = Số lương tồn đầu kỡ + Tổng số lượng nhập trong kỡ - Tổng số lượng xuất trong kỡ Giỏ trị tồn cuối kỡ = Giỏ trị tồn đầu kỡ + Tổng giỏ trị nhập trong kỡ - Tổng giỏ trị xuất trong kỡ
(3.3) Kiểm kờ thực tế: Cuối thỏng, kế toỏn vật tư, cỏn bộ vật tư sẽ cựng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế tỡnh hỡnh tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kờ thực tế và bảng kờ nhập - xuất - tồn để lập biờn bản kiểm kờ thực tế theo mẫu.
(4.1) Bỏo cỏo sử dụng vật tư: Phần mềm kế toỏn sẽ xử lý số liệu, từ cỏc chứng từ nhập, xuất vật tư để đưa ra bỏo cỏo về sử dụng vật tư cho thi cụng.
(4.2) Bỏo cỏo Nhập - xuất - tồn kho vật tư: Dựa vào bảng kờ nhập - xuất - tồn để lập bỏo cỏo theo chỉ tiờu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).
3.1.4. Ma trận thực thể chức năng
Các hụ̀ sơ dữ liợ̀u
a. Húa đơn bỏn hàng b. Danh mục tài khoản c. Phiếu nhập
d. Phiếu xuất e. Thẻ kho
f. Bảng kờ nhập – xuất – tồn g. Biờn bản kiểm nghiệm vật tư h. Sổ chi tiết vật tư
i. Bỏo cỏo sử dụng vật tư j. Bỏo cỏo nhập – xuất – tồn
Các chức năng nghiợ̀p vụ a b c d e f g h i j
1. Nhập kho R R C U
2. Xuất kho R C U
3. Kiểm tra, đối chiếu R R R R C C
4. Bỏo cỏo R R C C
3.1.5. Mụ hình hóa tiến trình xử lý
3.1.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
3.1.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý chi tiết mức 1
Biểu đồ của tiến trỡnh “1.0 – Nhập kho”
Biểu đồ của tiến trỡnh “3.0 – Kiểm tra, đối chiếu”
3.2. Mụ hình khỏi niệm dữ liệu: mụ hình E-R
3.2.1. Liệt kờ, chớnh xỏc hóa, chọn lọc thụng tin
Tờn chớnh xỏc của cỏc đặc trưng Viết gọn tờn đặc trưng
Đỏnh dấu loại ở mỗi bước
1 2 3
b. DANH MỤC TÀI KHOẢN
Số hiệu tài khoản Số hiệu TK √
Tờn tài khoản Tờn TK √
c. PHIẾU NHẬP
Số phiếu nhập Số phiếu N √
Ngày nhập Ngày nhập √
(Số hiệu) Tài khoản nợ/phiếu nhập TK nợ N √ (Số hiệu) Tài khoản cú/phiếu nhập TK cú N √
Tờn người giao Tờn NG √
Địa chỉ người giao Địa chỉ NG √
Lớ do nhập Lớ do nhập √
Số thứ tự STT √
Tờn vật tư Tờn VT √
Mó vật tư Mó VT √
Đơn vị tớnh ĐVT √
Số lượng nhập Số lượngN √
Đơn giỏ nhập Đơn giỏ N √
Thành tiền nhập Thành tiền N √
Tổng số tiền nhập Số tiềnN √
Số tiền bằng chữ ST bằng chữ √
Tờn người lập phiếu Tờn người lập phiếu √ Tờn người giao hàng Tờn NG √ Thủ kho Thủ kho √ Giỏm đốc √ d. PHIẾU XUẤT
Số phiếu xuất Sồ phiếu X √
Ngày xuất Ngày xuất √
(Số hiệu)Tài khoản nợ/phiếu xuất TK nợ X √
(Số hiệu)Tài khoản cú/phiếu xuất TK cú X √
Tờn người nhận Tờn NN √
Địa chỉ người nhận Địa chỉ NN √
Lớ do xuất Lớ do xuất √
Tờn kho Tờn kho √
Địa điểm kho Địa điểm √
Số thứ tự STT √
Tờn vật tư Tờn VT √
Mó vật tư Mó VT √
Đơn vị tớnh ĐVT √
Đơn giỏ xuất Đơn giỏX √
Thành tiền xuất Thành tiền X √
Tổng số tiền xuất Số tiền X √
Số tiền bằng chữ ST bằng chữ √
Tờn người lập phiếu Tờn người lập phiếu √ Tờn người nhận hàng Tờn NN √ Thủ kho Thủ kho √ Giỏm đốc Giỏm đốc √ e. THẺ KHO Ngày lập thẻ Ngày lập √ Tờn vật tư Tờn VT √ Đơn vị tớnh ĐVT √ Mó vật tư Mó VT √
Số phiếu xuất Số phiếu X √
Số phiếu nhập Số phiếu N √
Diễn giải Diễn giải √
Số lượng nhập Số lượng N √
Số lượng xuất Số lượng X √
Số lượng tồn Số lượng tồn √
g. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tờn kho √ Tờ số √ Tờn vật tư Tờn VT √ Mó vật tư Mó VT √ Đơn vị tớnh ĐVT √ Số chứng từ (Phiếu nhập, xuất) Số CT √
Diễn giải Diễn giải √
Số lượng nhập Số lượng N √
Đơn giỏ nhập Đơn giỏ N √
Thành tiền nhập Thành tiền N √
Số lượng xuất Số lượng X √
Đơn giỏ xuất Đơn giỏ X √
Thành tiền xuất Thành tiền X √
Số lượng tồn đầu kỡ SL tồn ĐK √
Đơn giỏ tồn đầu kỡ ĐG tồn ĐK √
Thành tiền tồn đầu kỡ TT tồn ĐK √
Số lượng tồn trong kỡ SL tồn ĐK √
Đơn giỏ tồn trong kỡ ĐG tồn ĐK √
Thành tiền tồn trong kỡ TT tồn ĐK √
Số lượng tồn cuối kỡ SL tồn CK √
Đơn giỏ tồn cuối kỡ ĐG tồn CK √
Thành tiền tồn cuối kỡ TT tồn CK √
3.2.2. Xỏc định cỏc thực thể và cỏc thuộc tớnh
Tờn kho Kho (mó kho, tờn kho, địa chỉ)
Loại vật tư Loại vọ̃t tư (mó_loại vt, tờn _loại vật tư, mụ tả) Tờn vật tư Vọ̃t tư (mó VT, tờn VT, mụ tả VT)
Tờn người giao Người giao (mó NG, tờn NG, địa chỉNG)
Tờn nhà cung cấp Nhà cung cṍp (mó nhà CC, tờn nhà CC, địa chỉ, điện
thoại, số TK)
Tờn người nhận Người nhọ̃n (mó NN, tờn NN, địa chỉ NN)
Số hiệu tài khoản nợ, Số hiệu tài khoản cú Tài khoản (số hiệu TK, tờn TK, nhúm TK)
Số lượng tồn đầu kỡ, TT tồn đầu kỡ Tụ̀n đầu kỡ (mó VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK)
3.2.3. Xỏc định mối quan hệ và thuộc tớnh
Động từ Nhập, Xuất
<Nhọ̃p>
Cõu hỏi Trả lời
Nhập cỏi gỡ? VẬT TƯ
Ai nhập? NGƯỜI GIAO
Ở đõu? KHO
Ai nhận? THỦ KHO
Bằng cỏch nào? Số phiếu N
Khi nào? Ngày nhập
Tại sao nhập? Lớ do N
Theo cỏi gỡ? Đơn giỏ N
Bao nhiờu? Số lượng N
Số tiền N
<Xuṍt>
Cõu hỏi Trả lời
Xuất cỏi gỡ? VẬT TƯ
Ai xuất? THỦ KHO
Ở đõu? KHO
Ai nhận? NGƯỜI NHẬN
Bằng cỏch nào? Số phiếu X
Khi nào? Ngày xuất
Tại sao xuất? Lớ do X
Theo cỏi gỡ? Đơn giỏ X
Bao nhiờu? Số lượng X
3.2.4. Mụ hình E – R
3.3. Thiết kế chương trình ứng dụng
3.3.1. Mụ hình logic
3.3.1.1. Chuyển mụ hỡnh E – R sang mụ hỡnh quan hệ
Biểu diễn cỏc thực thể
TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN (số hiệu TK, tờn TK, loại TK).
NHÀ CUNG CẤP => NHÀ CUNG CẤP (mó nhà cc, tờn nhà cc, địa chỉ, điện
thoại).
ĐƠN VỊ NHẬN => ĐƠN VỊ NHẬN (mó đv nhận, tờn đv nhận, địa chỉ, điện
thoại).
NGƯỜI GIAO => NGƯỜI GIAO (mó NG, tờn NG, địa chỉ NG). NGƯỜI NHẬN => NGƯỜI NHẬN (mó NN, tờn NN, địa chỉ NN). KHO => KHO (mó kho, tờn kho, địa chỉ kho, mó thủ kho).
MÃ LOẠI VẬT TƯ => MÃ LOẠI VẬT TƯ (mó loại VT, tờn loại VT, mụ tả
loại VT).
VẬT TƯ => VẬT TƯ (mó VT, tờn VT, đơn vị tớnh VT, mụ tả VT). TỒN ĐẦU KỲ => TỒN ĐẦU KỲ (mó VT, mó kho, SL tồn, ĐG tồn).
Biểu diễn cỏc mối quan hệ
<NHẬP> PHIẾU NHẬP (số phiếu N, mó VT, mó NG, mó nhà cc, ngày nhập,
TK nợ, TK cú, lý do N, đơn giỏ N, số lượng N, số tiền N, tờn thủ kho).
<XUẤT> PHIẾU XUẤT (số phiếu X, mó VT, mó NN, mó đv nhận, ngày xuất,
TK nợ, TK cú, lý do X, đơn giỏ X, số lượng X, số tiền X, tờn thủ kho).
<THUỘC 1> NGƯỜI GIAO (mó NG, mó nhà cc, tờn NG, địa chỉ NG). <THUỘC 2> NGƯỜI NHẬN (mó NN, mó đv nhận, tờn NN, địa chỉ NN). <THUỘC 3> VẬT TƯ (mó VT, mó loại VT, tờn VT, đơn vị tớnh, mụ tả VT).
Chuẩn húa
Tất cả cỏc quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT đều đó ở dạng chuẩn 3, do đú ta chỉ cần chuẩn húa 2 quan hệ này:
Chuẩn húa PHIẾU NHẬP
PHIẾU NHẬP chứa thuộc tớnh lặp (mó VT, số lượng N, đơn giỏ N) nờn chưa ở 1NF, tỏch phiếu nhập thành hai quan hệ:
DềNG PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mó VT, đơn giỏ N, số lượng N) PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, TK cú, mó NG, mó nhà cc, lý do N, số tiền N, mó kho).
Chuẩn húa PHIẾU XUẤT
PHIẾU XUẤT chứa thuộc tớnh lặp (mó VT, số lượng X, đơn giỏ X) nờn chưa ở 1NF, tỏch phiếu nhập thành hai quan hệ:
DềNG PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mó VT, đơn giỏ X, số lượng X). PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, mó NN, mó đv nhận, lý do X, số tiền X, mó kho).
3.3.1.2. Biểu đồ quan hệ của mụ hỡnh dữ liệu
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Phi chuẩn húa cỏc quan hệ trờn:
PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, TK cú, mó NG, mó nhà cc, lý do N, số tiền N, mó kho, thủ kho).
PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, mó NN, mó đv nhận, lý do X, số tiền X, mó kho, thủ kho).
DềNG PHIẾU NHẬP VÀ DềNG PHIẾU XUẤT cú cấu trỳc gần giống nhau ta gộp chung thành quan hệ DềNG NHẬP (Số phiếu, mó VT, đơn giỏ, số lượng). TÀI KHOẢN # Số hiệu TK KHO # Mó kho DềNG PHIẾU NHẬP # Số phiếu N