Quy định về quản lý hóa đơn

1.2. Những nội dung cơ bản của chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ hiện hành

1.2.4. Quy định về quản lý hóa đơn

1.2.4.1. Đối với cơ quan thuế

Quản lý hóa đơn tại cơ quan thuế: Hóa đơn do cơ quan thuế tự in, đặt in thì

hàng tháng bộ phận Ấn chỉ phải tiến hành lập báo cáo tình hình nhập, xuất hóa đơn gửi lãnh đạo Cục thuế; đồng thời bảo quản, lưu giữ hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.

Quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của người nộp thuế: Cơ quan thuế nhận,

nhập thơng báo phát hành, các báo cáo về tình hình sử dụng, mất hỏng,... hóa đơn của người nộp thuế; thực hiện theo dõi kiểm tra số liệu báo cáo nhằm xác định và xử lý những sai sót, sai phạm liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn của người nộp thuế. Song song với đó, cơ quan thuế cũng phải tiến hành kiểm tra việc in, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn của người nộp thuế.

1.2.4.2. Đối với đối tượng sử dụng hóa đơn

Tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn cho CQT, chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo. Trong báo cáo phải ghi rõ chính xác số lượng, tên, ký hiệu số hóa đơn đã sử dụng, tổn thất, số còn tồn để CQT kiểm tra. Riêng các loại hóa đơn thu phí dịch vụ, tem, vé, thẻ,… thì khơng phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà chỉ ghi theo tổng số hóa đơn.

Phải tiến hành lưu trữ, bảo quản hóa đơn của đơn vị mình theo đúng quy định. Cụ thể:

15

- Đối với hóa đơn chưa lập: Hóa đơn tự in được lưu trữ trong hệ thống máy

tính theo chế độ bảo mật thơng tin, cịn hóa đơn đặt in thì được bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Đối với hóa đơn đã lập: Tại các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định

lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, nhưng ở các tồ chức, hộ, cá nhân khác thì được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, cá nhân đó.

Khi hóa đơn đặt in bị in sai, in thừa, hết giá trị sử dụng, số hóa đơn bị mất... tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn đó. Trước khi hủy, đơn vị phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hủy (riêng đối với tổ chức thì phải thành lập thêm Hội đồng hủy hóa đơn). Sau đó, tiến hành hủy hóa đơn theo quy định (cắt góc, ngâm hóa chất...) và phải nộp báo cáo lại cho cơ quan thuế chậm nhất 05 ngày kể từ ngày thanh hủy.

1.2.4.3. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn

In hóa đơn theo đúng hợp đồng đã ký, không được giao lại bất kỳ khâu nào trong q trình in hóa đơn cho tổ chức in khác thực hiện.

Quản lý, bảo quản các bản phim, bản kẽm và các cơng cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn. Trường hợp muốn sử dụng các bản phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ các bản phim, bản kẽm.

Hủy hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các cơng cụ có tính năng tương tự dùng để tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in.

Thanh lý hợp đồng in với tổ chức, cá nhân đặt in hoá đơn.

Lập báo cáo về việc nhận in hoá đơn và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp một năm hai lần theo đúng quy định.