2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế tốn tại Văn phịng Thanh tra Chính
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn tại VPTTCP được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, mọi cơng viêc kế tốn được tập hợp tại phịng Tài vụ. Dưới sự phân công chỉ đạo của Kế toán trưởng bộ phận kế toán bao gồm 07 người với 05 người phụ trách kế toán các phần hành, thủ quỹ, kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng. Dựa vào các phần hành kế toán phát sinh, tổ chức bộ máy kế tốn có các vị trí như sau:
- Kế toán tổng hợp - Kế toán tiền lương, phụ cấp
- Kế toán phụ trách theo dõi thu tiền sai phạm qua thanh tra - Kế toán thanh toán
- Kế toán theo dõi các khoản thu, chi qua ngân hàng và kho bạc nhà nước
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn tại VPTTCP
(Nguồn: Văn phịng Thanh tra Chính phủ)
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, chỉ đạo cơng tác lập dự tốn, quyết tốn kinh phí, đề xuất với Chánh Văn phịng đơn vị về cơng tác tài chính, phân tích tình hình tài chính của đơn vị và chịu trách nhiệm với cấp trên về cơng việc được giao trong phịng. Các kế tốn viên theo dõi từng phần hành kế toán, lập, tập hợp chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành kế toán được giao phụ trách. Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ.
Qua khảo sát về năng lực trình độ của các cán bộ kế tốn trong phịng Tài vụ, tất cả các kế tốn đều là nữ, có trình độ Đại học trở lên, trong đó có 3/7 người trình độ thạc sĩ và có tuổi đời từ 28 đến 46.
Trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn tiền lương, phụ cấp Kế tốn Tài sản Kế tốn thanh tốn Kế tốn theo dõi thu hồi tiền sai phạm qua thanh tra Thủ quỹ
Cơng tác tổ chức nhân sự kế toán theo tinh thần của Nghị định 130/2005/NĐ-CP về quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước để đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, giao trách nhiệm về từng cá nhân để nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc. Tuy nhiên, với yêu cầu ngày một cao của sản phẩm kế tốn, đặc biệt khi việc đưa cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn thì việc đào tạo cán bộ để làm chủ công nghệ là hết sức cần thiết. Hơn nữa, cần có cá nhân có chun mơn về cơng nghệ thông tin phụ trách công tác chuyển giao công nghệ tại đơn vị nhưng chưa thực hiện được. Mặc dù các khóa tập huấn cán bộ, nâng cao trình độ chun mơn của VPTTCP và Bộ Tài chính vẫn được tổ chức thường xun ít nhất 2 lần/năm. Tuy nhiên, cơng tác tổ chức kế toán tại đơn vị vẫn cần được quan tâm và xây dựng để bắt kịp yêu cầu thông tin.
2.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn và cơng tác ghi chép ban đầu
Để tổ chức công tác thu nhận thơng tin ban đầu kế tốn tại VPTTCP đã tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của nhà nước. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại VPTTCP được quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Thực tế tại VPTTCP, tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số lượng nghiệp vụ mà kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị thể hiện ở 4 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu về lao động tiền lương bao gồm một số chứng từ như: bảng chấm cơng (mẫu C01-aHD), bảng thanh tốn tiền lương (Mẫu C02a-HD)...
- Chỉ tiêu vật tư bao gồm một số chứng từ như: Phiếu nhập kho (Mẫu C20-HD), phiếu xuất kho (mẫu C21-HD), giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ ( C22-HD)...
- Chỉ tiêu tiền tệ bao gồm một số chứng từ như: Phiếu chi (Mẫu C31- BB); Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu C32-HD); Giấy đề nghị mua vé máy bay…
- Chỉ tiêu tài sản cố định bao gồm những chứng từ như: Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu C52-HD); Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu C53-HD)…
Qua thực tiễn quan sát, công tác vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn được ln chuyển qua 04 bước chính theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại VPTTCP
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán.
Qua khảo sát thực tế việc vận dụng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thơng tư số 185/2010/TT-BTC tại cơ quan, kế tốn sử dụng thường xuyên 32/54 chứng từ. Các chứng từ chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến cơng tác phí như: bảng chấm cơng, giấy báo là thêm giờ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ...liên quan đến chỉ tiêu tài sản cố định như ơ tơ, máy văn phịng: bảng tính hao mịn tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố định...và các chứng từ loại khác như bảng kê séc, giấy rút dự tốn ngân sách. Nhìn chung, nội dung chứng từ kế toán được lập rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm của từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra , ký chứng từ kế toán Phân loại sắp xếp, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,…đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế tốn hiện hành, là căn cứ tiến hành các phần hành kế toán khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm kế tốn được đơn vị sử dụng. Đặc điểm chính của cơ quan nhà nước nói chung và VPTTCP nói riêng là phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh tốn, tạm ứng và nhiều quy trình và định mức kèm theo. Do đó, Thanh tra Chính phủ đã ban hành quy trình thanh tốn, tạm ứng áp dụng trong tất cả nghiệp vụ phát sinh trong cơ quan trong đó nhấn mạnh tính hợp lệ của chứng từ kế toán “Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua hàng
phải là chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính” và “Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của thủ trưởng và đóng dấu của đơn vị phát hành”.
Một điểm đáng lưu ý khác là mặc dù đơn vị đã áp dụng hình thức kế tốn máy và tiếp nhận các chứng từ máy, điều này đặc biệt thuận tiện cho các cán bộ cơng tác tại địa phương có thể liên hệ với Phịng Tài vụ cho tạm ứng, thanh tốn từ xa qua chuyển khoản ngân hàng, tuy nhiên hình thức này chưa được áp dụng rộng rãi do nhiều nguyên nhân. Chứng từ kế tốn vẫn áp dụng thủ cơng theo các chứng từ in sẵn mẫu.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán.
Sau khi, chứng từ kế toán được lập, kế tốn phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Chánh Văn phịng duyệt.
Qua quan sát thực tế, chứng từ kế toán tại VPTTCP đều được kiểm tra hai lần.
tốn tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra chứng từ kế toán, tham khảo ý kiến của kế toán trưởng, xem xét các chứng từ liên quan và đối chiếu với định mức kinh phí đã được ban hành. Đây là khâu ban đầu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trung thực và chi đúng mục đích với cơng việc, nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh tỉnh đối nhiều cho nên việc kiểm tra chứng từ kế tốn tại phịng Tài vụ chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đơi khi cịn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN,… khơng được phát hiện kịp thời. Điều này được khắc phục bởi lần kiểm tra thứ hai.
Kiểm tra lần hai: Chứng từ phát sinh sẽ được giao cho Vụ Kế hoạch- Tài Chính và Tổng hợp xem xét lại và đối chiếu với các quy định về chỉ tiêu, định mức, đúng mục đích, đúng nhiệm vụ hay khơng, và được tổng hợp, xem xét đưa ra ý kiến phản hồi cho phòng Tài vụ. Vụ Kế hoạch-Tài chính và Tổng hợp có khả năng u cầu giải trình đối với cán bộ, nhân viên với những nghiệp vụ có tính nghi ngờ cao.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi đơn vị. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu tại VPTTCP là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế tốn của các đơn vị thường phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện nay, đơn vị đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế tốn tại các đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Tại VPTTCP, các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thơng tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Việc lưu trữ chứng từ kế tốn do Phịng Tài vụ đảm nhận. Theo đó, chứng từ lưu sổ có thời gian lưu trữ là 20 năm, chứng từ khơng trực tiếp ghi sổ có thời gian lưu trữ là 10 năm. Chứng từ được lưu trữ trên các giá, kệ, tủ bằng thép và có khóa để đảm bảo không bị mối, mọt ẩm mốc gây hư hại chứng từ. Đối với những chứng từ quan trọng cần được đối chiếu trong thời gian dài được lưu trữ tại két của đơn vị.
Đối với chứng từ điện tử, đơn vị chưa xây dựng được hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử. Tùy vào tình hình thực tế, đơn vị sẽ yêu cầu hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử nếu có phát sinh trên số lượng lớn.
Về quy trình luân chuyển chứng từ, đối với từng loại nghiệp vụ phát sinh liên quan tới từng phần hành kế toán mà chứng từ kế toán sẽ luân chuyển qua các bộ phận trong Phòng tài vụ nhưng đều phải được Chánh Văn phịng thơng qua.
Một số chứng từ thực tế được sử dụng tại đơn vị được minh hoạ trong
Phụ lục 03.
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
VPTTCP đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại chế độ kế toán HCSN tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 185/2010/TT-BTC và căn cứ vào đặc điểm đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản tại đơn vị.
VPTTCP sử dụng 22/43 tài khoản trên bảng cân đối tài khoản và 1/7 tài khoản ngồi bảng là tài khoản 008-Dự tốn chi hoạt động. Cụ thể:
- Loại 1: Tiền và vật tư
Kế toán tại VPTTCP sử dụng TK 111 - Tiền mặt và TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc (chi tiết: TK 1121- tiền gửi tại ngân hàng, TK 1122- tiền gửi tại kho bạc).
- Loại 2: Tài sản cố định.
Kế toán VPTTCP sử dụng TK 211 - TSCĐ hữu hình (Chi tiết: TK 2111- Nhà cửa, vật kiến trúc; TK 2113 – Phương tiện vận tải truyền dẫn; 2114- Thiết bị, dụng cụ quản lý), TK 213 - TSCĐ vơ hình (TK 2131 – Giá trị quyền sử dụng đất; TK 2132 – Phần mềm máy tính), TK 214 - Hao mịn TSCĐ.
- Loại 3: Thanh tốn.
Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa VPTTCP và các dịch vụ mua ngồi, các quan hệ thanh tốn lẫn nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới và với cán bộ, nhân viên trong đơn vị, kế toán sử dụng TK 312 - Tạm ứng, TK 331 – Các khoản phải trả; TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương (Chi tiết TK 3321 - BHXH, TK 3322 – BHYT), TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước, TK 334 - Phải trả công chức, viên chức.
- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ.
Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết tốn các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán sử dụng TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động, TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
- Loại 5: Các khoản thu.
Đơn vị sử dụng TK 511 – Các khoản thu ( Chi tiết : TK 5118 – Thu khác). - Loại 6: Chi hoạt động.
Các khoản chi tại VPTTCP sử dụng TK 661- Chi hoạt động ( Chi tiết TK 6612 – Chi hoạt động năm nay; TK 6613 – Chi hoạt động năm sau).
để phản ánh số dự tốn kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự tốn kinh phí hoạt động ra sử dụng
Nhìn chung, việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị ở tỉnh hiện nay đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn, quỹ cơng, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn chưa quan tâm tới nhu cầu thơng tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị mà chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành quy định để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị đơn vị.
2.2.4. Thực trạng tổ chức vận dụng hình thức kế toán và sổ kế toán
Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức kế tốn là Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế tốn Nhật ký chung; Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế tốn trên máy vi tính. Tại VPTTCP, kế tốn áp dụng Hình thức kế tốn Nhật ký Chung và đã thực hiện tin học hóa trên máy vi tính. Đơn vị hiện sử dụng phần mềm kế tốn IMAS 8.0 do Bộ Tài chính phát hành.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở để theo dõi các tài khoản thường