3.3. Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Văn phịng
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế tốn và cơng tác ghi chép
chép ban đầu
Đối với lập, lưu chuyển chứng từ: Trước hết, các đơn vị cần phải thực
hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài ra, trong khâu lập chứng từ, đơn vị cần có những lưu ý cụ thể như sau:
- VPTTCP cần bổ sung thêm phần xác định và phân định rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thơng tin thu thập trên các chứng từ kế tốn.
- Khi ứng dụng phần mềm kế tốn cần hồn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau:
+ Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và quy định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết theo yêu cầu quản lý; chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định, cịn chứng từ hướng dẫn thì đơn vị thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp lập cho phù hợp; kế tốn phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của cơng tác kế tốn.
tốn máy có thể theo cách là từng cá nhân thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khái thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc trong bộ máy kế toán tổ chức một cá nhân chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác số liệu và kết xuất báo cáo.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ:
Khâu kiểm tra chứng từ đã tương đối hồn thiện. Tuy nhiên, trong q trình kiểm tra chứng từ, kế tốn cần tập hợp và phân tích các sai sót phát sinh. Nếu những sai sót mang tính hệ thống, lặp đi lặp lại nhiều lần thì cần khắc phục quy trình kế tốn kịp thời nhằm giảm thiểu tối đa sai lệch thơng tin kế tốn có thể xảy ra.
Đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ:
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm các đơn vị nên lưu trữ tồn bộ thơng tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Kế toán VPTTCP cần phải nắm rõ quy định lưu trữ tài liệu theo Luật Kế toán để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
3.3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại VPTTCP về cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu, phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu chính sách tài chính. Tuy nhiên trong quá trình vận dụng các tài khoản kế tốn và trong phương pháp hạch toán thực tế tại các đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ, cung cấp thơng tin hữu ích hơn, và cũng như để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Đối với việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản kế toán
các đơn vị cần nắm rõ nội dung kinh tế của mỗi tài khoản để khai thác, sử dụng đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị nội bộ và phù hợp với đặc điểm quản lý Thanh tra Chính phủ, cũng như để phát huy hết hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế tốn vào trong cơng tác kế tốn, VPTTCP cần thực hiện việc mã hóa các đối tượng kế toán. Cụ thể:
Đối với các tài khoản kế tốn khơng có u cầu quản lý chi tiết: Sử
dụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán.
Đối với các tài khoản kế tốn có u cầu quản lý chi tiết:
- Căn cứ vào yêu cầu hạch toán chi tiết làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính, u cầu cung cấp thơng tin để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan cấp trên và của đơn vị để mở chi tiết thơng qua việc mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán.
- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế tốn theo
mối quan hệ của chúng.
Như vậy, việc mã hóa tài khoản kế tốn được xây dựng trên nguyên tắc bố trí tài khoản kế tốn theo Chế độ Kế tốn HCSN hiện hành kết hợp với các bộ mã độc lập, mỗi bộ mã chứa đựng các thông tin khác nhau theo yêu cầu quản lý và được thống nhất. Danh mục chi tiết cho từng bộ mã sẽ được bổ sung, sửa đổi tùy theo yêu cầu thực tế. Các giá trị mã số cụ thể của các bộ mã được cấp một lần và duy nhất trong hệ thống trừ một số trường hợp đặc biệt. Các bộ mã được xây dựng và thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý và chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động.
thường xuyên năm nay Vụ Tổ chức Cán bộ đã sử dụng bao gồm Tài khoản 46121; Mã Vụ, Cục; Mã Phòng, ban; Mã Cán bộ cơng chức.
3.3.4. Giải pháp hồn thiện hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế tốn
Như đã trình bày ở chương 2, hiện nay VPTTCP vận dụng hình thức kế toán Nhật ký Chung trong cơng tác kế tốn kết hợp với tin học hóa. Về cơ bản hình thức này phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế tốn và đây cũng là hình thức có cách ghi chép đơn giản, thích hợp với mọi quy mô và được áp dụng phổ biến ở nhiều đơn vị HCSN. Tuy nhiên, trong khi yêu cầu ngày càng cao về hệ thống hóa và đa dạng các luồng thơng tin kế tốn thì phần mềm kế tốn đang được áp dụng VPTTCP cịn nhiều thiếu sót, các mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu so sánh, phân loại thông tin kế tốn, chưa cách thức phân loại mẫu sổ cịn truyền thống, thực hiện theo yêu cầu của văn bản chính sách mà chưa quan tâm tới theo dõi thông tin phục vụ quản lý nội bộ. Vì vậy, VPTTCP cần phải nâng cấp, bổ sung các tính năng cho phần mềm hiện có về hệ thống sổ hoặc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.
3.3.5. Giải pháp hồn thiện hệ thống báo cáo tài chính, phân tích vàcơng khai báo cáo tài chính cơng khai báo cáo tài chính
Hồn thiện hệ thống báo cáo tài chính
VPTTCP về cơ bản thiết lập hệ thống báo cáo theo chế độ kế toán hiện hành. Với sự giúp đỡ của công nghệ thông tin, công tác lập báo cáo đã trở lên đơn giản, dễ dàng và có thể truy xuất bất cứ khi nào nhà quản trị cần. Tuy nhiên, một thực trạng phát sinh tại đơn vị là phải xin điều chỉnh báo cáo sau khi nộp. Nguyên nhân của thực trạng này có thể do áp lực về mặt thời gian và số lượng công việc phải là thủ công như công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Để khắc phục thực trạng này, trước mắt kế toán cần tập trung lập báo cáo sớm, kiểm tra đối chiếu số liệu định kỳ thường xuyên, tránh tập trung cơng
việc đến sát ngày nộp báo cáo.
Về cơng tác phân tích báo cáo tài chính.
Mặc dù yêu cầu về chấp hành các quy định tài chính trong cơ quan hành chính nói chung và VPTTCP nói riêng ln được đặt lên hàng đầu trong những năm qua. Trong chính sách về cải cách hệ thống hành chính, cơng tác về phân tích báo cáo tài chính tại cơ quan hành chính cần được quan tâm hơn nữa. Tại VPTTCP, báo cáo tài chính mới đưa ra số liệu ở dạng khoản, mục, việc đối chiếu so sánh, tính tốn để đưa ra nhận xét khách quan là chưa có.
Về cơng tác cơng khai báo cáo tài chính
Cơng khai báo cáo tài chính có ý nghĩa lớn trong việc giám sát tài chính, minh bạch hóa việc sử dụng ngân sách ở khu vực nhà nước. Điều này càng có ý nghĩa hơn trong q trình hội nhập sâu rộng hiện nay. Tại VPTTCP hiện nay, báo cáo tài chính của đơn vị sẽ được trình Tổng Thanh tra Chính phủ xem xét, cơ quan tài chính đồng cấp – Vụ Kế hoạch -Tài chính và Tổng hợp, Kho bạc Nhà nước Quận Cầu Giấy, Cơ quan Thống kê.
Các cá nhân có thẩm quyền và có nhu cầu tra cứu thơng tin có thể liên hệ với Phịng Tài vụ - VPTTCP.
3.3.6. Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn
Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn là một trong những cơng việc quan trọng hàng đầu tại mọi đơn vị có tổ chức hạch tốn kế tốn.
Hiện tại, kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị mới chỉ dừng lại ở việc phân công trách nhiệm của kế tốn trưởng, cần có một văn bản chính thức quy định cụ thể sự cần thiết của cơng tác kiểm tra kế tốn cũng như vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong công tác kiểm tra kế tốn.
Ngồi ra, cần cân nhắc kiểm tra kế tốn là một phần hành kế tốn. Qua đó giao trách nhiệm kiểm tra kế toán cho một cá nhân cụ thể, chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng và tồn bộ đơn vị.
Đối với kiểm tra việc tuân thủ chấp hành quy chế chi tiêu của đơn vị, Phòng Tài vụ cần quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong đơn vị để xây dựng mơ hình kiểm tra kiểm soát hiệu quả.
3.3.7. Giải pháp hồn thiện tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn
Tại VPTTCP mới chỉ áp dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn qua việc ứng dụng phần mềm kế tốn. Kế tốn vẫn giải quyết nhiều cơng việc bằng tay như in chứng từ, chưa sử dụng chứng từ giấy thay cho chứng từ điện tử, so sánh số liệu thủ cơng… nên cơng việc giải quyết cịn chậm, sai sót xảy ra cịn nhiều. Để hồn thiện tổ chức ứng dụng CNTT đòi hỏi VPTTCP cần áp dụng một số giải pháp sau:
- Thứ nhất, cần đào tạo nhân lực làm chủ được cơng nghệ thơng tin. Hiện nay, các phần mềm có thể được gia công để phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị, do đó, cần có cán bộ am hiểu kế tốn, bộ máy đơn vị và CNTT đóng vai trị kiến trúc sư cho phần mềm.
- Thứ hai, để có thể xử lý cơng việc kế toán trên số lượng lớn, truy xuất thơng tin kế tốn bất kể khi nào, đơn vị cần xây dựng hệ cơ sở dữ liệu tài chính, đồng nhất với các đơn vị dự tốn liên quan. Điều này vừa giúp cơng nghệ thơng tin hóa triệt để các nghiệp vụ phát sinh không chỉ trong đơn vị mà còn cả hệ thống quản lý HCSN.
- Thứ ba, thiết lập hệ thống thông tin nội bộ (mạng LAN), giúp kế toán tiếp nhận thơng tin từ xa, khơng cần phải tới từng phịng ban để nhận công văn, chứng từ…nhằm chun mơn hóa từng khâu trong quy trình kế tốn.
3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp.
3.4.1. Về phía nhà nước, cơ quan chủ quản
- Thực hiện đổi mới cơ chế tài chính đối với đơn vị HCSN nói chung và
chức thực hiện nhiệm vụ, nhân lực, tài chính, tài sản khi cung cấp dịch vụ gắn với nhu cầu của xã hội.
- Hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và hỗ trợ đẩy mạnh cơ chế tự chủ của các đơn vị HCSN, khuyến khích sự tham gia đóng góp của tập thể cán bộ nhân viên trong từng đơn vị.
- Nhà nước tiếp tục giữ vai trò chủ đạo, tăng cường đầu tư cho xây dựng cơ sở vật chất các hoạt động công cơ bản và thực hiện cơ cấu lại chi thường xuyên NSNN đối với các cơ quan hành chính cơng
3.4.2. Về phía Văn phịng Thanh tra Chính phủ
- VPTTCP căn cứ vào đặc điểm hoạt động, phân cấp quản lý, phân cấp
kế toán của đơn vị, căn cứ vào chế độ tài chính áp dụng cho các đơn vị HCSN để tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với quy mơ và loại hình hoạt động, phù hợp với chế độ tài chính, kế tốn HCSN, bảo đảm phát huy được hiệu quả sử dụng nguồn lực một cách tối ưu. Việc xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phải đảm bảo bám sát hướng dẫn tại Thông tư liên tịch 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30/05/2014 để quy chế chi tiêu nội bộ thực hiện tốt vai trò là căn cứ cho Thủ trưởng đơn vị điều hành việc quyết tốn, sử dụng các nguồn tài chính và là cơ sở pháp lý để KBNN thực hiện kiểm soát chi.
- Lãnh đạo các đơn vị và các cán bộ kế tốn phải có sự thay đổi thực sự trong nhận thức về CNTT, về phần mềm kế tốn ứng dụng vào cơng tác kế tốn. Nếu khơng có sự nhận thức đầy đủ về vai trò của CNTT mà chỉ dừng lại ở kế tốn thủ cơng truyền thống với sự trợ giúp giản đơn của máy tính thì đó là lực cản lớn nhất đối với đơn vị trong điều kiện phát triển hiện nay.
- Bồi dưỡng một đội ngũ kế tốn khơng những giỏi về chun mơn kế tốn mà cịn thành thạo về tin học. Bên cạnh đó, các đơn vị nên xây dựng quy định phân công, phân quyền và quản trị mạng, quản trị người dùng trong tổ chức cơng tác kế tốn dựa trên những nguyên tắc chung và từ phần mềm kế
tốn nhằm cụ thể hóa các chức năng, nhiệm vụ của các kế tốn phần hành theo cơng việc được phân cơng.
KẾT LUẬN
Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới hệ thống pháp luật đối với các lĩnh vực kinh tế, khu vực nhà nước với lòng cốt là các đơn vị hành chính cũng đã khơng ngừng đổi mới, cập nhật, hồn thiện và góp phần tích cực trong cơng tác quản lý tồn diện các mặt đời sống xã hội cua nhân dân. Trong đó, một nội dung quan trọng khơng ngừng được đổi mới là tổ chức công tác kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tuy nhiên, cùng với xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay cịn cần nhiều sự điều chỉnh để hoàn thiện hơn nữa và tiến gần hơn với chuẩn mực kế toán quốc tế.
Đứng trước yêu cầu bắt nhịp với thế giới, Văn phịng Thanh tra Chính phủ cũng từng bước thay đổi để phù hợp với thực tế phát sinh. Cơng tác đổi mới tổ chức kế tốn tại Văn phịng Thanh tra Chính phủ cũng khơng nằm ngồi mục tiêu này.
Với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phịng
Thanh tra Chính phủ” tác giả đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý luận và
thực tiễn nhằm đưa ra giải pháp, cụ thể:
- Luận văn đã nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Trên cơ sở lý luận, tác giả đã nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế tốn tại Văn phịng Thanh tra Chính phủ, nghiên cứu những ưu điểm, hạn chế của tổ chức cơng tác kế tốn từ chính sách tài chính kế tốn đến khả năng vận dụng thực tiễn như vận dụng tổ chức bộ máy; hệ thống chứng từ; hệ thống tài