2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế tốn tại Văn phịng Thanh tra Chính
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
VPTTCP đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại chế độ kế toán HCSN tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 185/2010/TT-BTC và căn cứ vào đặc điểm đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản tại đơn vị.
VPTTCP sử dụng 22/43 tài khoản trên bảng cân đối tài khoản và 1/7 tài khoản ngồi bảng là tài khoản 008-Dự tốn chi hoạt động. Cụ thể:
- Loại 1: Tiền và vật tư
Kế toán tại VPTTCP sử dụng TK 111 - Tiền mặt và TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc (chi tiết: TK 1121- tiền gửi tại ngân hàng, TK 1122- tiền gửi tại kho bạc).
- Loại 2: Tài sản cố định.
Kế toán VPTTCP sử dụng TK 211 - TSCĐ hữu hình (Chi tiết: TK 2111- Nhà cửa, vật kiến trúc; TK 2113 – Phương tiện vận tải truyền dẫn; 2114- Thiết bị, dụng cụ quản lý), TK 213 - TSCĐ vơ hình (TK 2131 – Giá trị quyền sử dụng đất; TK 2132 – Phần mềm máy tính), TK 214 - Hao mịn TSCĐ.
- Loại 3: Thanh tốn.
Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa VPTTCP và các dịch vụ mua ngồi, các quan hệ thanh tốn lẫn nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới và với cán bộ, nhân viên trong đơn vị, kế toán sử dụng TK 312 - Tạm ứng, TK 331 – Các khoản phải trả; TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương (Chi tiết TK 3321 - BHXH, TK 3322 – BHYT), TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước, TK 334 - Phải trả công chức, viên chức.
- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ.
Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết tốn các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán sử dụng TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động, TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
- Loại 5: Các khoản thu.
Đơn vị sử dụng TK 511 – Các khoản thu ( Chi tiết : TK 5118 – Thu khác). - Loại 6: Chi hoạt động.
Các khoản chi tại VPTTCP sử dụng TK 661- Chi hoạt động ( Chi tiết TK 6612 – Chi hoạt động năm nay; TK 6613 – Chi hoạt động năm sau).
để phản ánh số dự tốn kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự tốn kinh phí hoạt động ra sử dụng
Nhìn chung, việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị ở tỉnh hiện nay đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn, quỹ cơng, đồng thời góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn chưa quan tâm tới nhu cầu thơng tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị mà chủ yếu sử dụng các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành quy định để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị đơn vị.
2.2.4. Thực trạng tổ chức vận dụng hình thức kế toán và sổ kế toán
Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức kế tốn là Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế tốn Nhật ký chung; Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế tốn trên máy vi tính. Tại VPTTCP, kế tốn áp dụng Hình thức kế tốn Nhật ký Chung và đã thực hiện tin học hóa trên máy vi tính. Đơn vị hiện sử dụng phần mềm kế tốn IMAS 8.0 do Bộ Tài chính phát hành.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở để theo dõi các tài khoản thường xuyên phát sinh nghiệp vụ kinh tế như: Sổ cái tài khoản 1121 để theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến chỉ tiêu tiền tệ, đồng thời theo dõi nguồn đối ứng (TK – 46121, TK – 66121)
Ngồi ra, đơn vị cịn lập sổ theo dõi theo chỉ tiêu là người, chỉ tiêu tài sản, chỉ tiêu tiền lương…
Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế tốn, kế tốn tiến hành in ra giấy tồn bộ số liệu sổ kế tốn tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết và đóng thành quyển, sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.
Thực tế, trình tự ghi sổ kế tốn đã được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ theo đúng quy định. Phần mềm kế toán hỗ trợ số liệu sau khi định khoản kế toán được nhập vào ngay sổ kế toán chi tiết. Kế toán muốn lập sổ kế tốn tổng hợp sẽ trích xuất dữ liệu từ sổ kế tốn chi tiết dưới sự giúp đỡ của phần mềm kế tốn. Do đó, sổ kế tốn được lập tương đối nhanh gọn, sai sót thấp, phục vụ nhu cầu thơng tin ngay đối với từng đối tượng.
Một số sổ kế toán thực tế được sử dụng tại đơn vị được minh hoạ trong
Phụ lục 04 bao gồm:
- Sổ cái tài khoản 1121. - Sổ cái tài khoản 312. - Sổ cái tài khoản 3321. - Sổ tài sản cố định.
2.2.5. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống BCTC và cơng khaiBCTC BCTC
Hệ thống báo cáo kế tốn ở VPTTCP hiện nay được xây dựng trên cơ sở quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.
Qua thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính được hàng quý theo quy định. Các phần mềm kế toán ứng dụng tại các đơn vị đã cho phép việc lập hầu hết các Báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, việc lập các báo cáo này chỉ cần thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện song việc xử lý dữ liệu điều chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo tài chính được lập tại VPTTCP bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản;
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng; - Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động;
- Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo hình thức rút dự tốn tại KBNN;
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước;
- Báo cáo số dư dự toán Ngân sách Nhà nước. - Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi; - Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết tốn năm trước chuyển sang;
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Cuối năm kế tốn tại phịng Tài vụ lập các Báo cáo tài chính, Chánh Văn phịng và Tổng Thanh tra Chính phủ đơn vị ký duyệt, sau đó nộp cho Vụ kế hoạch và các cơ quan tài chính liên quan.
Như vậy, nhìn chung cơng tác lập Báo cáo tài chính tại đơn vị về cơ bản đều chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,… nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, nguồn kinh phí của các đơn vị.
Tuy nhiên, thực tế cũng cho thấy hệ thống Báo cáo kế tốn phục vụ u cầu cung cấp thơng tin quản lý nội bộ của đơn vị chưa được đánh giá cao. Cơng tác kế tốn mới chỉ dừng lại ở xây dựng quy trình kế tốn, hạch tốn đúng, đủ theo chế độ kế tốn hiện hành cịn việc phân tích, xử lý thơng tin kế tốn để cung cấp cơ sở cho công tác quản lý cịn đơn điệu, thơng tin cung cấp chưa đa
dạng, đa chiều, chưa có tính quản trị cao.
Thông qua các số liệu, kết quả tổng hợp báo cáo tài chính đã lập hàng năm, đơn vị đã tiến hành đối chiếu, tính tốn và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của đơn vị. Nội dung phân tích của các đơn vị này chủ yếu tập trung vào phân tích tình hình thực hiện dự tốn thu - chi, tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí, tình hình quản lý, sử dụng tài sản. Mục đích của việc phân tích tình hình tài chính ở VPTTCP nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong q trình sử dụng tài sản, tiền và kinh phí của Nhà nước; cung cấp thông tin đã xử lý theo yêu cầu quản lý theo chế độ tài chính hiện hành. Tuy nhiên, phương pháp phân tích chỉ mới dừng lại ở phương pháp so sánh. Chính vì thế, việc đánh giá tình hình thực hiện dự tốn thu - chi, tình hình chấp hành các chế độ chi tiêu, chính sách quản lý tài chính của Nhà nước cịn khá chung chung mà chưa đề ra những giải pháp cụ thể để tiết kiệm chi và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí kể cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Một số báo cáo kế toán thực tế sử dụng tại đơn vị được minh hoạ trong
Phụ lục 05 bao gồm: Báo cáo tài chính năm 2013,
2.2.6. Thực trạng cơng tác tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán làm một trong những công cụ hết sức quan trọng, đảm bảo cho cơng tác kế tốn tại đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách nhà nước về kinh tế, tài chính thơng qua hoạt động kiểm sốt, giám sát chính xác, khách quan. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hạn chế, thiếu sót trong tổ chức cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý tài chính, chống những hành vi gian lận vi phạm chế độ tài chính, kế tốn. Trên thực tế quan sát, cán bộ kế tốn đã nhận thức được vai trị, ý nghĩa của cơng tác kiểm tra kế tốn nhưng chưa tổ chức vận dụng triệt để Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC về Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các đơn vị có sử dụng kinh
phí NSNN.
Căn cứ vào đối tượng tham gia kiểm tra kế toán hiện nay tại các đơn vị có hai loại kiểm tra: Kiểm tra nội bộ và kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền
Kiểm tra nội bộ: Trên thực tế, Phòng Tài vụ chưa tổ chức được bộ phận
kiểm tra kế toán riêng. Việc kiểm tra kế toán chủ yếu do Kế toán trưởng và các kế tốn viên thực hiện. Cơng tác kế tốn thường tập trung vào những nội dung sau:
Một là: Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo tài chính về đảm bảo chế độ kế tốn; chế độ, chính sách quản lý tài sản và nguồn kinh phí tại đơn vị.
Hai là: Kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết trong q trình tổng hợp số liệu, thơng tin kế tốn. Trong mỗi phần hành cơng việc, kế tốn viên trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn, sau đó thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế tốn chi tiết mình quản lý.
Ba là: Kiểm tra chất lượng và hiệu quả tổ chức bộ máy kế tốn, mối quan hệ giữa Phịng Tài vụ với các phòng, ban khác trong đơn vị.
Kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền: Cơng tác kiểm tra
kế tốn tại VPTTCP cịn chịu sự kiểm tra của Vụ Kế hoạch-Tài chính và Tổng hợp, cơ quan kiểm tốn Nhà nước. Nội dung kiểm tra chủ yếu xoay quanh vấn đề kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về tài chính, kế tốn.
Nhìn chung, kiểm tra kế tốn tại đơn vị thực hiện nghiêm túc thường xuyên và cách thức đa dạng. Giữa các khâu kiểm tra có tính liên kết, có thơng tin phản hồi tích cực. Tuy nhiên, trong kiểm tra nội bộ, cơng tác kiểm tra có
tính rời rạc hơn cả nên vẫn cịn những sai sót kế tốn chỉ đến khi đơn vị thực hiện kiểm tra cuối kỳ hoặc kiểm tra của cơ quan chức năng có thẩm quyền mới phát hiện được.
2.2.7. Thực trạng tổ chức vận dụng, ứng dụng công nghệ thông tintrong tổ chức cơng tác kế tốn trong tổ chức cơng tác kế tốn
Việc ứng dụng CNTT tại VPTTCP nói riêng và các đơn vị HCSN nói chung đã được triển khai hơn chục năm trở lại đây. Các thiết bị phần cứng và phần mềm được trang bị và nâng cấp liên tục cập nhật theo các quy định mới nhất về chế độ kế tốn HCSN của Bộ Tài chính.
Hiện nay, phịng Tài vụ VPTTCP sử dụng phần mềm kế toán IMAS 8.0 do trung tâm tin học Bộ Tài chính cung cấp. Phần mềm IMAS đảm bảo tuân thủ đúng các quy định và thông lệ của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được ban hành và cập nhật theo các văn bản mới nhất quy định về kế toán HCSN.
Phần mềm IMAS xử lý, lưu trữ hệ thống các chứng từ kế toán phát sinh, và cho ra các sổ, thẻ và báo cáo tài chính theo chế độ kế tốn đơn vị HCSN theo quyết đinh 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Quyết định 215-QĐ/BTCQTTW ngày 19/12/2006 của Ban Tài chính-Quản trị Trung ương. Đặc biệt, IMAS2013 được cập nhật Hệ thống mục lục ngân sách theo quyết định mới nhất, Quyết định 33/2008/QĐ – BTC ngày 02/06/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Chế độ kế toán Ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc nhà nước theo Quyết định 120/2008/QĐ-BTC.
Chương trình IMAS 8.0 đáp ứng được các nội dung của thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn.
chính kế tốn của nhiều loại hình đơn vị HCSN khác nhau.
Ngồi ra, đơn vị còn sử dụng phần mềm Quản lý ngân sách được xây dựng nhằm kết hợp cùng với hệ thống TABMIS hỗ trợ đầy đủ các quy trình nghiệp vụ liên quan đến cơng tác quản lý, điều hành và quyết tốn ngân sách nhà nước cho cơ quan tài chính các cấp.
Phần mềm giúp cho cơ quan tài chính khai thác dữ liệu từ hệ thống TABMIS và các hệ thống có liên quan một cách đầy đủ, nhanh chóng, chính xác; đồng thời cung cấp các báo cáo đáp ứng công tác điều hành và quyết tốn của địa phương.
Chương trình đáp ứng theo Công văn số 9763/BTC-NSNN ngày 25/07/2011 về việc cấu trúc và định dạng file dữ liệu điện tử về báo cáo thu, chi theo Mục lục NSNN. Phần mềm Quản lý ngân sách đảm bảo tuân thủ đúng các quy định và thông lệ của hệ thống chuẩn mực về hệ thống mục lục ngân sách đã được ban hành theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC và mã ĐVQHNS theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC.
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Văn phịng Thanhtra Chính phủ tra Chính phủ
2.3.1. Những kết quả đạt được