2.1. Những đặc điểm kinh tế của Công ty TNHH Nam Ngân ảnh hưởng đến
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
* Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của cơng ty gồm
những người góp vốn vào công ty (từ 2 người trở lên và không quá 50 người). Hội đồng thành viên họp ít nhất mỗi năm một lần. Hội đồng thành viên có quyền và nhiệm vụ sau:
Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn;
Quyết định mức lương, thưởng và các lợi ích khác đối với Chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng;
Thơng qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty;
Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diên; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty;
Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty
* Ban Giám đốc: Gồm giám đốc và 2 phó giám đốc là phó giám đốc kinh
doanh và phó giám đốc tài chính
Giám Đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.Giám đốc có quyền và các nhiệm vụ sau:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty;
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
Kiến nghị phướng án, cơ cấu tổ chức của cơng ty;
Trình báo cáo quyết tốn tài chính hằng năm lên hội đồng thành viên; Tuyển dụng lao động;
Và một số quyền và nhiệm vụ khác được trình bày đầy đủ trong bản điều lệ của cơng ry
Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc trong các công tác về kinh doanh tiêu thụ sản phẩm.
Phó giám đốc tài chính: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách về tình hình tài chính của cơng ty.
* Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh xây
dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thụ sản phẩm nghiên cứu thị trường, thành lập các kênh phân phối sản phẩm, đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký; phối hợp với phịng tài chính kế tốn để xác định tình hình cơng nợ theo các hoạt động kinh tế và đôn đốc việc thu hồi cơng nợ.
* Phịng tổ chức - hành chính tổng hợp: Có chức năng tham mưu cho
giám đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý hiệu quả, đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương, phân phối tiền lương hợp lý. Chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động như thôi việc, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ khác liên quan đến người lao động. Xây dựng kế hoạch mua bán trang thiết bị văn phòng hằng năm. Tổ chức tiếp khách, chuẩn bị xe đưa đón lãnh đạo, cán bộ đi hội họp, cơng tác.
* Phịng kế tốn: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống
kê và tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất; hạch toán kinh tế theo quy định của nhà nước, quy chế của công ty, thực hiện những việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh
Đề xuất lên giám đốc các phương án tổ chức kế tốn, đồng thời thơng tin cho các ban lãnh đạo nhữnh hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong cơng ty. Ngồi ra phịng kế tốn cịn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân phối thu nhập và thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Lên quyết toán tổng hợp cuả đơn vị theo đúng kì quy định của doanh nghiệp
* Phịng vật tư: Tính tốn đảm bảo đủ vật tư cho các phân xưởng sản
xuất và lắp ráp cũng như các vật tư cần thiết cho các hoạt động khác của cơng ty
* Phịng vận tải: Điều hành việc vận chuyển hàng hố cuả cơng ty từ
khi nhập khẩu cho đến khi bán ra.
* Phịng kỹ thuật: Tính tốn và đảm bảo các thông số kỹ thuật cho
việc sản xuất và lắp ráp sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm, hàng hoá
* Trung tâm sửa chữa: Chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc các loại
và đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
* Cửa hàng đại lý: Nơi trưng bày và bán các sản phẩm của công ty * Ban bảo vệ: Đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn cho tồn cơng ty, trơng coi hàng hố về mặt số lượng, thực hiện tốt cơng tác bảo quản hàng hoá cùng với thủ kho.
* Thủ kho: Theo dõi nhập - xuất - tồn các loại hàng hoá, sản phẩm về
mặt số lượng hằng ngày. Cuối tháng lập báo cáo bảng kê nhập - xuất - tồn để gửi lên phịng kế tốn cùng với bộ phận bảo vệ thực hiện tốt cơng tác bảo quản hàng hố của cơng ty
Mơ hình tổ chức quản lý của Cơng ty TNHH Nam Ngân bao gồm các phịng ban có cơ cấu gọn nhẹ phối hợp với nhau rất ăn ý, mỗi phịng ban đều có sự sắp xếp điều hành phù hợp, đảm bảo đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc cùng với đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty
2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.3.1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hố tại cơng ty
Công ty TNHH Nam Ngân chuyên nhập khẩu các loại xe, phụ tùng xe hoặc mua ngồi về bán hàng hố này bao gồm các loại xe như :
Ơ tơ tải tự đổ
Cần trục bánh lốp
Xe Kia morning số sàn hoặc số tự động
Hyundai getz, i30
Ben tự đổ 25 tấn
Cần cẩu không tự hành
Cẩu tự hành hiệu Dong Yang của Hàn Quốc
Ơ tơ kéo hiệu sam sung
Ơ tơ tải khơng thùng hiệu HD 18 tấn
Ơ tơ kéo xe hỏng
Ơ tơ đầu kéo Huyndai
Xe cẩu tự hanh Huyndai
Cẩu Unic 3.2 tấn
Cẩu không tự hành
Các loại xe buýt
...
Bên cạnh đó doanh nghiệp cịn thực hiện các dich vụ như:
Dịch vụ vận tải
Sửa chữa bảo dưỡng xe 5 tấn
..
Đặc điểm của các loại sản phẩm hàng hố này là có giá trị kinh tế cao, thời gian sử dụng lâu dài và thường sử dụng trong ngành công nghiệp, giao thông vận tải, và phục vụ nhu cầu các tổ chức kinh tế, cá nhân khác..
đơn đặt hàng, bán theo lô, bán trực tiếp cho người tiêu dùng, gửi bán đại lý, bán theo hợp đồng.
Đối với nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thường dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên khách hàng, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh tốn. Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh tốn. Hiện nay trong kinh doanh cơng ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động kinh doanh của cơng ty có cơ sở vững chắc về pháp luật do đó cơng ty có thể chủ động lập kế hoạch bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.
2.1.3.2. Khái quát quá trình kinh doanh của cơng ty.
Với hệ thống các bãi bán xe và chi nhánh đã nói ở trên; khi nhập hàng về cơng ty để tại kho Nam Ngân( ngồi ra cịn có các kho: Kho CaBin...) sau đó bán trực tiếp tại kho hoặc chuyển xe tới các bãi bán xe
Cơng ty ln đặt vấn đề uy tín lên hàng đầu, đối với hoạt động thương mại thì ln đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, phương châm “hợp tác cùng có lợi”, đảm bảo đúng thời gian, địa điểm giao hàng, đúng quy cách, phẩm chất hàng hố, do đó cơng ty ngày càng được các khách hàng tín nhiệm. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hoặc khi khách có nhu cầu mua hàng, phịng kinh doanh cùng với giám đốc (phó giám đốc) tiến hành thoả thuận làm hợp đồng. Phòng kinh doanh làm đề nghị xuất xe cho khách, Thủ kho làm phiếu xuất kho chỉ ghi nhận về số lượng sau đó chuyển phiếu này lên phịng kế tốn để tiến hành hạch toán
Trong cơng tác sản xuất thì tại các phân xưởng lắp ráp tiến hành lắp ráp đóng thùng cho các loại xe tải, lắp hệ thống máy lạnh, và các bộ phận khác tuỳ theo
yêu cầu của khách (thơng qua phịng kỹ thuật) hoặc kế hoạch kinh doanh của công ty (thơng qua phịng kinh doanh, phịng kỹ thuật)
* Xuất phát từ một công ty thương mại nên sau khi mở rộng kinh doanh thì hoạt động thương mại vẫn chiếm phần lớn hoạt động kinh doanh của cơng ty, hoạt động này có doanh thu hàng năm chiếm khoảng70 % doanh thu của hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp bao gồm cả hoạt động lắp ráp và dịch vụ. Do hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phức tạp bao gồm cả thương mại, dịch vụ, do thời gian thực tập có hạn và do giới hạn của bài viết nên trong bài chuyên đề này chỉ đi sâu vào hoạt động thương mại bán hàng, và xác định kết quả kinh doanh mà khơng đề cập đến q trình dịch vụ.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
2.1.4.1. Bộ máy kế tốn tập trung
Cơng ty TNHH Nam Ngân là một doanh nghiệp có quy mơ vừa, số lượng chủng loại hàng hoá kinh doanh đa dạng.Với đặc điểm này để tổ chức công tác kế tốn đạt hiệu quả cao cơng ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến, tập trung.Theo đó tồn bộ cơng tác kế tốn được tập trung thực hiện tại phịng kế tốn- tài vụ. Phịng kế tốn tài vụ của cơng ty có 6 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 4 kế toán viên và một thủ quỹ. Bộ máy kế tốn của cơng ty được khái qt qua mơ hình sau:
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế tốn của cơng ty
Kế toán trưởng
* Chức năng và nhiệm vụ của mỗi thành viên phịng kế tốn
+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về kế tốn của cơng ty.
Kiểm tra giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế tốn, đơn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nước ban hành đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tài sản của cơng ty, tính tốn khấu hao tăng giảm số tài sản cố định trong năm.
Báo cáo cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của cơng ty như: Báo cáo với cơ quan thuế về tình hình làm nghĩa vụ với nhà nước.
Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của cơng ty về vốn và nguồn vốn để tham mưu cho lãnh đạo biết về tình hình tài chính của cơng ty để đề ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, cùng giám đốc cơng ty chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty bao gồm: Phê duyệt các văn bản, giấy tờ sổ sách liên quan đến tài chính.
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập báo cáo tài chính. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó tập hợp và tính tốn các khoản thuế phải nộp
+ Thủ quỹ: Thực hiện các khoản thu chi tiền mặt tại ngân quỹ của công
ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chếp kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và tiền mặt hiện có tại quỹ. Thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của cơng ty.
Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi thu chi và thanh toán tiền mặt đối với các đối tượng khác trong và ngồi cơng ty. Lập đầy đủ, chính xác các chứng từ thanh toán cho khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác
+ Kế tốn tiền gửi: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay
Ngân hàng; các khoản thu chi bàng tiền gửi; ký quỹ mở LC, các khoản lãi vay...Phối hợp với thủ quỹ và kế toán trưởng quản lý vốn bằng tiền của cơng ty.
+ Kế tốn hàng hố: Theo dõi và đối chiếu tình hình nhập - xuất- tồn
sản phẩm hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàng.
+ Kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình
hình doanh thu, cơng nợ với khách hàng.
+ Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính ra tiền lương, các khoản trích
theo lương, các khoản phải trả cho cán bộ cơng nhân viên trong công ty. Cuối tháng, phải lập bảng thanh toán lương đồng thời kế tốn phải tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ.
Các cán bộ làm cơng tác kế tốn tại cơng ty đều có trình độ Đại học trở lên, trình độ chun mơn đồng đều mỗi người được chun mơn hố theo phần hành đồng thời cũng ln có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót
2.1.4.2. Mối quan hệ của bộ máy kế tốn với các phịng ban khác trongcơng ty cơng ty
Phịng kế tốn có quan hệ mật thiết với các phịng ban khác trong cơng ty như: Phịng kế tốn tính và thanh tốn lương cho tồn cơng ty; thống kê, tổng hợp số liệu giúp cho các phịng ban khác có kế hoạch hoạt động hiệu quả hơn.
Thơng tin do kế tốn cung cấp làm bộ phận quan trọng trong tồn bộ hệ thống thơng tin kinh tế của cơng ty. Qua q trình thu thập, xử lý phân tích và cung cấp thông tin của kế tốn là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng như tình hình khinh doanh của cơng ty. Nói chung mọi hoạt động của phịng kế tốn đều có quan hệ mật thiết với các phòng ban khác trong tồn
* Cùng với sự phát triển của cơng ty, bộ máy kế tốn cũng ngày càng
hồn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho cơng ty về vấn đề tài chính giúp cơng ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách kế tốn của cơng ty ln hồn thành đúng thời gian quy định. Cơng tác hạch tốn kế tốn trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn luôn tuân thủ ngun tắc kế tốn nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời nhu cầu thơng tin cho q trình quản lý. Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. Cùng với việc kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng hố đã cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo cơng ty. Nhờ có hệ thống kế tốn của cơng ty được tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.
Tại cơng ty có đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ vững vàng, sử dụng thành thạo máy vi tính giúp cho cơng tác kế tóan được nhanh gọn chính xác. Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với cơng tác kế tốn