Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán. Từ các sổ kế tốn, kế tốn sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay khơng.
Sổ kế tốn có 2 loại :
+ Sổ kế tốn tổng hợp: Là sổ các phần kế tốn tổng hợp, đó là: Sổ nhật ký, Sổ cái, Sổ kế tốn tổng hợp.
+ Sổ kế toán chi tiết: Là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Việc lựa chọn hình thức sổ kế tốn bao gồm việc xác định số lượng, kết cấu các loại sổ: Mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ. Trong thực tế có năm hình thức sổ kế tốn (hình thức kế tốn) mỗi hình thức có ưu nhược điểm khác nhau do đó từng doanh nghiệp khi tổ chức hệ thống sổ kế tốn phải lựa chọn hình thức kế tốn cho hợp lý. Để lựa chọn phải dựa trên 4 cơ sở sau:
- Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh (đơn giản hay phức tạp của mỗi doanh nghiệp).
- Căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp. - Căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
- Căn cứ vào điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn.
Một doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức kế tốn sau:
1.5.1. Hình thức sổ Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kinh tế) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ
Các loại sổ được sử dụng trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả là:
* Sổ Nhật ký chung: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, thực hiện phản ánh theo quan hệ thời gian
Ngồi ra cịn có thể mở sổ: Nhật ký thu tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký chi tiền.
* Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Sổ cái tài khoản: 511, 512, 521, 531, 532, 632, 421, 641, 642, 711, 635. * Các sổ kế toán chi tiết:
- Sổ chi tiết thanh toán với ngươi mua - Sổ theo dõi thuế GTGT
Sơ đồ 1.11. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu:
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết -Sổ nhật ký tiền gửi NH Bảng tổng hợp chi tiết
1.5.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đặc điểm của hình thức này là sử dụng sổ kế toán chủ yếu là sổ“ Nhật ký - Sổ cái” để kết hợp ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống vào tài khoản kế toán, các chứng từ gốc( hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày hay định kỳ). Sau khi được định khoản chính xác thì được ghi một dịng vào Nhật ký - Sổ cái.
Ngồi việc hạch tốn vào“ Nhật ký - Sổ cái” các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được hạch toán vào sổ chi tiết như: Sổ chi tiết vật tư hàng hố, Sổ chi tiết chi phí, Sổ chi tiết thu chi tiền mặt, thanh tốn thu hồi cơng nợ, phải thu, phải trả...
Hình thức“ Nhật ký - Sổ cái ” đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Sử dụng hình thức này khơng cần lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ có số lượng các nghệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, sử dụng ít tài khoản kế tốn.
Sơ đồ 1.12. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.5.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập Chứng từ ghi sổ ghi và“ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trước khi ghi vào Sổ cái.
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại NHẬT KÝ SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết theo từng thời kỳ
Các sổ kế toán sử dụng bao gồm:
* Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán thực hiện ghi chép theo thứ tự thời gian dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đảm bảo an toàn cho Chứng từ ghi sổ có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi sổ ở Sổ cái
* Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản kế toán (mở cho từng tài khoản kế toán).
* Các Sổ kế toán chi tiết: Ghi tương tự như hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chun mơn hố kế tốn, dễ áp dụng điện toán kế toán. Tuy nhiên số lượng chứng từ ghi sổ lập nhiều, số lượng công việc ghi chép nhiều nên dễ trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ, cuối tháng ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo.
Thông thường doanh nghiệp sử dụng những sổ kế toán sau : - Sổ cái các TK 111, 112, 131, 156, 157, 511... - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Các sổ - thẻ kế toán chi tiết như : + Sổ tài sản cố định.
+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá. + Thẻ kho.
+ Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua.. + Sổ chi tiết tiêu thụ.
ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan và sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ có liên quan tới chi tiết, kế toán ghi vào các Sổ kế toán chi tiết tương ứng.
Sơ đồ 1.13. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.5.4. Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Tập hợp và hệ thống hố các chứng từ phát sinh vào bên Có của tài khoản và kết hợp phân tích nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Các loại Sổ kế tốn được sử dụng chủ yếu trong q trình bán hàng:
- Nhật ký - Chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ, tài chính phát sinh theo vế của tài khoản.
Nhật ký chứng từ số 8 dùng để phán ánh số phát sinh bên Có của tài khoản 155, 157, 131, 511, 512, 641, 642, 911.
- Bảng kê: Được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký - Chứng từ được.
Bảng kê số 10: Hàng gửi bán
Bảng kê số 11: Phản ánh tình hình thanh tốn tiền lương với người mua và người đặt hàng.
Sổ cái TK 511, 512, 641, 642,.. Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
- Sổ theo dõi thanh tốn với người mua
Sơ đồ 1.14. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.5.5. Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ
trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và bài báo cáo tài chính theo quy định .
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại của hình thức kế tốn đó nhưng khơng giống hồn tồn mẫu sổ mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký- Sổ cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm Sổ kế tốn tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.15. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức trên máy vi tính
Ghi chú :
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế tốn quản trị BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
TNHH NAM NGÂN