- Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển Bắc Nam Việt là một cơng ty có tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, ban lãnh đạo của cơng ty là những người có năng lực và trình độ quản lý điều hành. Cơng ty gồm 6 phòng ban và các đội thợ đảm nhiệm thi công, lắp đặt các thiết bị và cơng trình do Cơng ty giao.
- - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vẫn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Giám đốc công ty: Là người điều hành cao nhất trong công ty và người
chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, quyết định
SV:Nguyễn Vũ Hồng Lớp: CQ50/21.08 Khách hàng có thể gọi điện đặt hàng, đến trực tiếp kho công ty để mua hàng Xuất hàng bán Khách hàng nhận tiền và thanh tốn ngay tồn bộ tiền hàng
Căn cứ vào nhu cầu thị trường, định kì
nhập kho tạo nên lượng tồn kho sẵn có
51
quản lý điều hành sản xuất của tồn cơng ty. Giám đốc cơng ty có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các bên có liên quan.
- Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách trực tiếp phịng kinh doanh và
phịng hành chính. Là người hỗ trợ hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cùng với giám đốc tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.
- Phó giám đốc kế hoạch - kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc các
vấn đề kỹ thuật, phụ trách phòng nghiên cứu – phát triển, phòng kỹ thuật và quản lý đội thợ.
- Phịng tài chính: thực hiện chức năng quản lý các vấn đề thu chi
trong mọi hoạt động của cơng ty, đáp ứng các nhu cầu tài chính cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như: thu mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị sản xuất, trả cơng lao động và các chi phí cho hoạt động hỗ trợ khác, đảm bảo tính minh bạch nhất quán, phù hợp với pháp luật và quy định của Việt Nam.
Tổ trực thuộc: tổ kho vận, là bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của kế tốn kho hàng, có chức năng đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư kiểm kê, lập báo cáo nhập - xuất - tồn lên phịng kế tốn.
- Phịng hành chính: thực hiện chức năng: lập kế hoạch và tuyển
dụng, đào tạo nhân sự đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, xây dựng và áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, thực hiện việc tính lương hợp lý, đánh giá năng lực nhân viên, đề bạt khen thưởng/kỷ luật.
Quản lý và đảm bảo mơi trường làm việc thích hợp, an tồn lao động, vệ sinh lao động, phịng chống cháy nổ, cơng nghệ thơng tin.
- Phịng kinh doanh: thực hiện các công tác tiếp thị, lập hồ sơ đấu
thầu, tham gia đấu thầu. Quản lý thực hiện các hợp đồng kinh tế của Công ty và tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Phịng dự án: quản lí, tổ chức thực hiện thi cơng, lập dự, tốn
nghiệm thu cơng trình xây dựng. Kiểm tra theo dõi việc thực hiện tiến độ, chất lượng, thu hồi vốn, biện pháp thi cơng, biện pháp an tồn lao động hiệu quả của các dự án…
Tổ trực thuộc: đội thi công xây dựng số 1 và đội thi công xây dựng số 2.
- Phòng kỹ thuật: thực hiện chức năng lập kế hoạch và thực hiện
bảo trì, sửa chữa thiết bị trong sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tổ chức thực hiện các cơng trình theo hợp đồng kinh tế. Đảm bảo việc lắp đặt các thiết bị đúng yêu cầu kỹ thuật, thông số công nghệ
Tổ trực thuộc: Đội thi công lắp đặt số 1 và đội thi công lắp đặt số 2 trực tiếp lắp đặt các thiết bị sản phẩm và xây dựng cơng trình.
- Phịng vật tư - thiết bị: Tìm hiểu và khai thác thị trường cung cấp
nguyên vật liệu, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về tiêu thụ. Tổ trực thuộc: Xưởng sản xuất chế tạo thiết bị.
SV:Nguyễn Vũ Hoàng 53 Lớp: CQ50/21.08
Sơ đồ 20: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Giám đốc cơng ty
Phó giám đốc KH- KT Phó giám đốc kinh doanh
PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG DỰ ÁN PHỊNGVT - TB PHỊNGTÀI CHÍNH PHỊNG KINH DOANH PHỊNG HÀNG CHÍNH DỘI THI CƠNG LẮP ĐẶT SỐ 1 ĐỘI THI CỒN LẮP ĐẶT SỐ 2 ĐỘI THI CỒN XÂY DỰNG SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG SỐ 2 XƯỜNG SẢN XUẤT CHÉ TÀO THIẾT BỊ TỔ KHO VẬN TỔ BẢ VỆ, TỔ VS, TÀI XẾ
2.1.4.Đặc điểm tổ chức kế tốn tại Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển Bắc Nam Việt
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Công ty cổ phần đầu ta xây dựng và phát triển Bắc Nam Việt Để thuận lợi cho việc bán hàng, mặt khác để đảm bảo sổ sách kế tốn trong cơng ty, công ty đã lựa chọn ghi sổ kế tốn theo hình thức tập trung. Có một phịng kế tốn cho cả cơng ty làm nhiệm vụ kế toán như thu thập, kiểm tra, hạch toán các chứng từ và lập báo cáo cuối kỳ, cuối năm cho công ty. Bộ máy kế tốn của cơng ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm của công ty, đáp ứng dược yêu cầu cung cấp thông tin kế toán
Sơ đồ 21: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN KHO HÀNG
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế tốn:
Kế tốn trưởng
SV: Nguyễn Vũ Hồng 55 Lớp: CQ50/21.08
Kế toán trưởng là người tổ chức, chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, tài chính, thơng tin kế tốn trong tồn cơng ty. Hướng dẫn, thể chế và cụ thể hố kịp thời các chính sách, chế độ tài chính – kế tốn của Nhà nước và Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về cơng tác tài chính – kế tốn và kế hoạch của Cơng ty.
Kế toán tổng hợp
-Hạch toán kế tốn và lập báo cáo tổng hợp cho tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
-Tiếp nhận những chứng từ, báo cáo kế tốn từ các phịng ban và đội sản xuất gửi về để tiến hành hạch tốn tổng hợp cho tồn doanh nghiệp, hàng tháng tổng hợp số liệu trình kế tốn trưởng.
-Hỗ trợ các bộ phận kế toán khác khi cần thiết và thay mặt kế toán trưởng thực hiện các cơng tác kế tốn khi kế tốn trưởng vắng mặt.
Kế toán kho hàng:
-Theo dõi tình hình xuất, nhập vật tư, hàng hố. Thường xun đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư, hàng hoá.
-Theo dõi số lượng hàng hoá, sản phẩm đã được xác định là tiêu thụ. -Theo dõi doanh thu bán hàng chi tiết cho từng loại mặt hàng. Xác định kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo theo quy định.
Kế tốn thanh tốn:
-Có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi tiền mặt thanh tốn với ngân hàng và ngân sách nhà nước, đảm bảo đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả hoạt động của đơn vị. Tập hợp và kiểm tra chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
trung như trên. Bộ máy kế tốn cơng ty nhẹ gọn, đảm bảo tính thống nhất, kịp thời các thông tin giúp ban giám đốc quản lý tài chính, theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Thủ quỹ, thủ kho:
-Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hố và lập báo cáo cho phịng Kế hoạch – Tài vụ.
-Thực hiện thu, chi tiền và quản lý, theo dõi q trình thu, chi tiền của cơng ty..
2.1.4.2. Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Công ty
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định mà Bộ Tài chính đã phát hành. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo đúng chế độ quy định. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế tốn Nhật ký chung đối với kế tốn thủ cơng và Cơng ty cũng sử dụng máy vi tính để tính tốn, lập và in bảng biểu, sổ sách kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
SV: Nguyễn Vũ Hồng 57 Lớp: CQ50/21.08
Sơ đồ 22: Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ nhật ký
đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.4.3. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Khi áp dụng phần mềm kế toán, tất cả các yếu tố đầu vào được liên kết với nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng là BCTC nhằm cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Việc ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn chính là việc nâng cao hiệu suất cơng tác kế tốn thơng qua tính năng vượt trội của phần mềm. Như vậy, phần mềm kế toán là phương tiện trợ giúp cho kế tốn trong việc tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn một cách chính xác và hiệu quả. Nhận thức được vị trí, vai trị của việc ứng dụng thơng tin kế tốn, ngay từ ngày bắt đầu thành lập, công ty đã sử
SV: Nguyễn Vũ Hoàng 59 Lớp: CQ50/21.08
dụng phần mềm kế toán CNS Accounting để phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi cơng hồn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái, sổ chi tiết…
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CNS được làm tự động thơng qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết,
sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động. Cuối kì kế tốn, nhân viên kế toán thực hiện in các sổ sách chứng từ và ký nhận, đóng dấu.
SV: Nguyễn Vũ Hồng 61 Lớp: CQ50/21.08
Sơ đồ 23 : Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CNS Accounting mà cơng ty sử dụng có thể mơ tả như sau
Mã đối tượng kế tốn Nội dung nghiệp vụ Bút tốn kết chuyển 2.1.4.3. Chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển Bắc Nam Việt hiện đang áp dụng chế độ kế tốn cơng ty theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/09/2006, áp dụng 29 chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư phát hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Chứng từ gốc
Máy vi tính
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê, …
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, sổ NKC, …
Máy tự động kết chuyenr dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế tốn cần thiết
Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển Bắc Nam Việt hiện đang tổ chức thực hiện hình thức kế tốn và sổ sách theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể như sau:
- Niên độ kế tốn: niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
- Kỳ lập báo cáo tài chính: Cơng ty lập báo cáo theo Quý
- Chế độ kế toán áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung.