Sơ đồ 14 : Kế toán xác định kết quả bán hàng
2.1 Giới thiệu về công tyTNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.
Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phịng Kế tốn của Công ty TNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng góp phần khơng nhỏ vào việc hồn thành kế hoạch kinh doanh hàng năm của cơng ty. Có thể nói phịng Kế toán là người trợ lý đắc lực cho Giám đốc trong việc ra các quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả. Phịng Kế tốn có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép và tổng hợp thơng tin về tình hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của Cơng ty một cách chính xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động thương mại mà bộ máy Kế toán của Chi nhánh được tổ chức như sau:
Sơ đồ 20: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Quản lý, điều hành chung tồn bộ cơng việc trong
phịng, tổ chức cơng tác kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý, xem xét tính khả thi của các phương án kinh doanh và tham mưu cho Giám đốc, lập báo cáo tài chính.
Kế tốn bán hàng:
- Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng.
- Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán.
- Lập báo cáo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu.
- Phụ trách quản lý hàng hố, cơng cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hố, cơng cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
- Ngồi ra, kế tốn bán hàng cũng phải kết hợp ghi sổ chi tiết thanh toán người bán, người mua. Đồng thời, đôn đốc nhân viên bên kinh doanh thu hồi các khoản công nợ đến hạn.
Thủ quỹ:
- Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
- Phụ trách giao dịch với ngân hàng, như chuyển khoản, rút séc… theo dõi số dư tài khoản tại ngân hàng.
Kế toán tổng hợp và thuế:
- Sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế tốn trưởng lập báo cáo tài chính.
- Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng hoá, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tính tốn, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
- Hàng tháng, in các loại sổ sách cần thiết từ phần mềm để đóng sổ và báo cáo.
2.1.4.2 Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại công ty.
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính
Các chính sách kế tốn chung
-Cơng ty đã áp dụng Chuẩn mực kế tốn Việt Nam, chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện kèm theo.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VND).
- Niên độ kế tốn của Cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
-Hình thức sổ kế tốn mà Cơng ty áp dụng: Chứng từ ghi sổ -Nguyên tắc xác định hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo bình qn gia quyền.
+ Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dữ trữ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ -Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ : theo nguyên giá + Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
-Chính sách thuế - Các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước
+ Thuế giá trị gia tăng (VAT): áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế. + Thuế thu nhập cá nhân: Thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo quy định của hiện hành của Nhà nước. Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp chính thức trong kỳ sẽ được quyết tốn với cơ quan thuế địa phương.
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp: Công ty phải nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức 22%
-Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán số 14.
Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
-Hệ thống chứng từ kế tốn được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của cơng ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ kế tốn được tổ chức ở cơng ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phịng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của cơng ty.
-Các chứng từ có liên quan đến lao động tiền lương gồm: bảng chấm công, bảng chấm cơng làm thêm giờ, bảng thanh tốn tiền lương ...
-Các chứng từ có liên quan đến hàng tồn kho gồm: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, hàng hố...
-Các chứng từ liên quan đến bán hàng: hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...
-Các chứng từ liên quan đến tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán....
-Các chứng từ liên quan đến TSCĐ: biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định...
Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán.
Tài khoản kế tốn là cơng cụ của các doanh nghiệp dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Căn cứ hệ thống tài khoản kế toán trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị mình, cơng ty TNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng đã áp dụng vào chi tiết hoá hệ thống tài khoản.
Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán.
Các doanh nghiệp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình sẽ áp dụng các hình thức sổ kế tốn khác nhau. Các điều kiện đó bao gồm: đặc điểm và loại hình kinh doanh cũng như qui mơ kinh doanh, u cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị; trình độ nghiệp vụ và năng
lực của cán bộ kế tốn; điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của mỗi đơn vị.
Để phù hợp với doanh nghiệp của mình, cơng ty TNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng đã lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ với kế tốn thủ cơng và Cơng ty cũng sử dụng máy vi tính để tính tốn, lập và in bảng biểu kế tốn để góp phần làm giảm khối lượng cơng việc cho kế tốn. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự.
Sơ đồ 21: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ
SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng đối chiếu số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ Quỹ Sổ Thẻ TK chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (1) (2) (4) (3) (6) (6) (5)
1. Hàng ngày (định kỳ) căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp tiến hành phân loại, tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ quỹ tiền mặt và sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
3. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 4. Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh.
5. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
6. Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh các TK và bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập báo cáo kế toán.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các báo cáo tài chính đều được lập theo mẫu quy định tại Quyết định số
48/QĐ-BTC/2006 của Bộ Tài Chính:
- Bảng cân đối kế toán ( mẫu biểu số: B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( mẫu biểu số: B02- DN)
- Báo các lưu chuyển tiền tệ ( mẫu biểu số: B03-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính( mẫu biểu số: B09-DN)
Cuối kì kế tốn, kế tốn tổng hợp sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính. Thời hạn gửi báo các năm chậm nhất đối với Công ty theo quy định là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2.1.4.3 Đặc điểm phần mềm kế tốn áp dụng ở Công ty
Thực tế hiện nay tại doanh nghiệp chưa có một phần mềm chính thức trong việc thực hiện công tác kế tốn của các cán bộ trong phịng Kế tốn. Hiện nay Thanh Tùng dùng phần mềm Microsoft Office Excel.
- Ưu điểm
Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợp vớidoanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính tốn quản lý việc bán hàng được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ít.
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm nàyhiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp khơng phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm này.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…)
- Nhược điểm
Phần mềm exel hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu vì thế khơng đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thơng tin hoạt động tốt. Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thơng tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hồn tồn là thủ cơng.
Phần mềm excel khơng có tính năng phân quyền, thơng tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an tồn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khơn lường.
Việc tính tốn hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh là khơng kịp thời.
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty năm 2014 và năm 2015. Biểu 01: Năm 2014
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2014
Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Mã
số
Kỳ này Kỳ trước
A B 1 3
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1 82,605,217,635 60,036,789,124
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2 - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
10 82,605,217,635 60,036,789,124
4. Giá vốn hàng bán 11 80,015,707,123 58,657,398,976
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
20 2,589,510,512 1,379,390,148
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 1,656,422 1,030,578
7. Chi phí tài chính 22 437,866,228 378,923,873
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23
8. Chi phí bán hàng 24 -
9. Chi phí quản lý kinh doanh 25 2,121,323,108 975,763,235 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh
30 31,977,598 25,733,618
11. Thu nhập khác 31 -
12. Chi phí khác 32 -
13. Lợi nhuận khác 40
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 31,977,598 25,733,618
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 7,035,058 5,661,396
16. Chi phí thuế TNDN hỗn lại 52 - -
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 24,942,540 20,072,222
Biểu 02: Năm 2015
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2015
Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Mã
số
Kỳ này Kỳ trước
A B 1 3
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1 108,375,007,392 82,605,217,635
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2 - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
10 108,375,007,392 82,605,217,635
4. Giá vốn hàng bán 11 103,017,805,020 80,015,707,123
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
20 5,357,792,656 2,589,510,512
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 1,093,048 1,656,422
7. Chi phí tài chính 22 459,008,654 437,866,228
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23
8. Chi phí bán hàng 24 - -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2,711,624,861 2,121,323,108 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh
30 2,188,252,189 31,977,598
11. Thu nhập khác 31 - -
12. Chi phí khác 32 - -
13. Lợi nhuận khác 40
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 2,188,252,189 31,977,598
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 - 7,035,058
16. Chi phí thuế TNDN hỗn lại 52 214,773,634 -
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quảbán hàng tại công ty TNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng. bán hàng tại công ty TNHH một thành viên thương mại Thanh Tùng. 2.2.1 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng.
2.2.1.1.1 Phương thức bán hàng tại Công ty.
Công ty chỉ áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp dưới hai hình thức: Bán bn và bán lẻ. Khách hàng của công ty chủ yếu là mua bán với một số lượng lớn hàng hóa nên hình thức tiêu thụ chủ u của cơng ty là bán buôn.
Bán bn qua kho: Hàng hóa, thành phẩm được nhập kho rồi mới xuất
bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hóa, thành phẩm có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh toán (thanh tốn ngay hoặc nhận nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng.
Bán bn trực tiếp khơng qua kho có tham gia thanh tốn: Hình thức
này thành phẩm, hàng hóa khơng nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty sản xuất xong hoặc mua hàng về.
2.2.1.1.2 Phương thức thanh tốn tại Cơng ty
Thanh toán trả ngay: Tức là thanh tốn trực tiếp tại cơng ty bằng tiền
mặt. Cơng ty áp dụng hình thức thanh tốn này đối với khách hàng có nhu cầu thanh tốn ngay, khách hàng khơng thường xuyên, khách hàng mới, khách hàng mua lẻ với số lượng ít hay khách hàng đã từng nợ dây dưa với công ty.
Thanh toán sau (thanh toán chậm): Phương thức này được công ty áp
dụng đối với các khách hàng truyền thống, thường xun hay khách hàng đã có uy tín đối với cơng ty. Thời hạn thanh toán chậm nhất thường là 15 ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT và thanh tốn chuyển khoản qua tài khoản của cơng ty tại các ngân hàng. Theo phương thức này người bán giao hàng cho người mua thì người mua khơng thanh tốn ngay mà chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản cơng nợ phải thu từ người mua.
Người mua ứng tiền trước: Công ty áp dụng phương thức này đối với
khách hàng đặt mua hàng theo yêu cầu hoặc khách hàng mua hợp đồng với số lượng hàng hóa lớn mà cơng ty khơng thể đáp ứng ngay được.
2.2.1.1.3 Chính sách giá cả
Cơng ty áp dụng chính sách giá cả theo từng loại khách hàng: Với khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên. Đối với khách hàng truyền thống, thường xuyên của công ty hay khách hàng mua hợp đồng với số lượng lớn thì cơng ty có chế độ ưu đãi như giảm giá hàng bán, cho khách hàng