1.3. QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM
1.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Để đảm bảo cho cuộc kiểm tốn có hiệu quả, kế hoạch kiểm toán phải được tạo cho mọi cuộc kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 quy định “ Kế hoạch kiểm tốn phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm tốn; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cho cuộc kiểm tốn hồn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán trợ giúp KTV phân cơng cơng việc cho trợ lý kiểm tốn và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về cơng việc kiểm tốn “. Trong giai đoạn này KTV thực hiện những bước công việc sau:
- Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán - Lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể - Thiết kế chương trình kiểm tốn.
1.3.1.1. Chuẩn bị kế hoạch kiểm tốn
Quy trình kiểm tốn được bắt đầu khi KTV và cơng ty kiểm tốn tiếp nhận khách hàng. Trên cơ sở thư mời kiểm tốn, KTV sẽ tiến hành các bước cơng việc cần thiết bao gồm:
a. Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
KTV cần thu thập các thông tin sau về khách hàng để thực hiện ký hợp đồng: Những hiểu biết tổng quan về nền kinh tế, lĩnh vực hoạt động, tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp… KTV trả lời các câu hỏi sau: Đơn vị khách hàng có nhu cầu kiểm toán đã kiểm toán lần nào chưa? Nếu đã được kiểm tốn thì tạo sao cơng ty kiểm tốn trước đây lại khơng thực hiện kiểm toán nữa? Tại sao đơn vị khách hàng lại mời cơng ty kiểm tốn mình thực hiện kiểm tốn? Việc này có gì mờ ám, rủi ro khơng? Mức phí kiểm tốn như thế nào? Có phù hợp với thời gian kiểm tốn khơng? Mục đích của cuộc kiểm tốn nahừm giải quyết vấn đề gì? Doanh nghiệp được kiểm tốn thuộc loại hình doanh nghiệp nào? Sau khi có các thơng tin trên, KTV sẽ đánh giá rủi ro của hợp đồng kiểm toán và đi đến quyết định có ký hợp đồng kiểm tốn hay khơng?
b. Soạn thảo vào ký hợp đồng kiểm toán
Sau khi cơng ty kiểm tốn quyết định chấp nhận kiểm tốn cho khách hàng công việc tiếp theo là ký kết hợp đồng kiểm tốn. Đây là sự thỏa thuận chính thức giữa cơng ty kiểm toán với khách hàng về việc thực hiện kiểm tốn và các dịch vụ có liên quan khác. Ban giám đốc tiến hành thảo luận trực tiếp với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng kiểm tốn. Sau khi có sự thống nhất giữa cơng ty kiểm tốn và khách hàng, đại diện của 2 bên tiến tới ký kết hợp đồng kiểm toán. Việc ký kết hợp đồng kiểm toán phải được thực hiện trước khi tiến hành cơng việc kiểm tốn nhằm bảo vệ quyền lợi của khách hàng và của cơng ty kiểm tốn.
1.3.1.2. Lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể
a. Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động
- Hiểu biết về môi trường hoạt động và các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến đơn vị khách hàng gồm có mơi trường kinh doanh chung, mơi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị khách hàng, môi trường pháp lý.
- Hiểu biết về đơn vị khách hàng: gồm các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu; sở hữu, các bên liên quan và mơ hình quản lý của đơn vị khách hàng; các thay đổi lớn trong đơn vị khách hàng; hiểu biết về hệ thống kế toán của đơn vị khách hàng; kết quả kinh doanh của đơn vị khách hàng.
Qua việc tìm hiểu KH và môi trường kinh doanh, KTV xác định được rủi ro tiềm tàng (IR) đối với khoản mục CPBH và CPQLDN. Đối với các rủi ro phát hiện tại giai đoạn lập kế hoạch có ảnh hưởng đến khoản mục CPBH và CPQLDN, thực hiện thủ tục kiểm tốn cơ bản cho rủi ro đó. Các thủ tục kiểm tốn cơ bản này cần được bổ sung vào chương trình kiểm toán cơ bản của khoản mục CPBH và CPQLDN.
b. Đánh giá hệ thống KSNB và rủi ro kiểm sốt
KTV sử dụng các xét đốn của mình cùng các thủ tục phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu để thu thập các thông tin sau:
- Mơi trường kiểm sốt: Các giá trị đạo đức có được truyền thơng và thực thi trong doanh nghiệp hay khơng? Nếu có sai phậm thì có bị xử lý khơng, việc xử lý có cơng bằng khơng? Các nhà quản lý và nhân viên của đơn vị khách hàng có đủ năng lực khơng? Thái độ của nhà quản lý về KSNB? Phân định quyền hạn trách nhiệm trong kế toán CPBH và CPQLDN như thế nào?
- Quy trình đánh giá rủi ro: các nhà quản lý xác đinh rủi ro liên quan đến khoản mục CPBH và CPQLDN như thế nào và có cách xử lý ra sao với các rủi ro đó?
- Giám sát các hoạt động kiểm sốt: Việc giám sát có được thực hiện thường xun, hiệu lực khơng? Đơn vị khách hàng có bộ phận kiểm sốt nội bộ khơng ? Nếu có thì có đủ năng lực khơng? Đơn vị khách hàng có thường xun theo dõi và chỉnh sửa các sai sót của hệ thống KSNB khơng?
KTV có thể trao đổi với BGĐ về gian lận, sai sót để biết được thái đọ, cách ứng xử với rủi ro của BGĐ và trao đổi với bộ phận KSNB để biết được đánh giá của bộ phận KSNB với các rủi ro tiềm tang, rủi ro kiểm soát liên quan đến khoản mục CPBH và CPQLDN; các thủ tục mà bộ phận KSNB đã thực hiện để phát hiện sai sót.
Từ đó, KTV đánh giá rủi ro kiểm soát (CR) tại đơn vị khách hàng về CPBH và CPQLDN và đề ra các yếu tố, phương pháp giúp hạn chế rủi ro.
c . Phân tích sơ bộ BCTC
KTV dựa vào bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh BCTC để lấy số liệu cho việc so sánh, lập các tỷ số rồi so sánh, chỉ ra sự biến động của các thông tin liên quan đến CPBH và CPQLDN và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro của các thơng tin đó.
d . Đánh giá rủi ro và xác định mức trọng yếu
Đánh giá rủi ro
Khi lập kế hoạch kiểm tốn, KTV phải thực hiện cơng việc đánh giá rủi ro kiểm toán, xác định xem rủi ro kiểm toán (AR) xảy ra là cao hay thấp bao gồm: đánh giá rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR).
Rủi ro kiểm toán (AR): là rủi ro (khả năng) mà KTV đưa ra ý kiến nhận xét khơng thích hợp khi BCTC đã được kiểm tốn vẫn cịn có những sai sót trọng yếu.
Rủi ro tiềm tàng (IR): là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong BCTC chứa đựng những sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, cho dù có hay khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Rủi ro kiểm sốt (CR): là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong BCTC khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện và sửa chữa kịp thời.
Rủi ro phát hiện (DR): Là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong BCTC khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà trong q trình kiểm tốn, KTV khơng phát hiện được.
KTV thường biểu diễn mối quan hệ giữa các loại rủi ro trong kiểm tốn theo mơ hình sau:
AR = IR x CR x DR DR = AR / (CR x IR)
Việc vận dụng mơ hình này giúp cho KTV xác định được rủi ro phát hiện dự kiến một cách thích hợp dựa trên rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đã được KTV đánh giá, cùng với mức độ rủi ro kiểm tốn có thể chấp nhận được đã được KTV dự kiến trước cho một cuộc kiểm toán. Trong thực tế, trước khi lập kế hoạch kiểm toán, thường với tinh thần chỉ đạo của các doanh nghiệp kiểm toán, để hạ thấp rủi ro nhằm đảm bảo tính thận trọng, các KTV thường dự kiến và ấn định mức rủi ro kiểm toán trong khâu lập kế hoạch thường thấp hơn mức rủi ro kiểm tốn có thể chấp nhận được nhằm tạo một khoảng lề an toàn cho KTV. Việc tạo ra một khoảng lề an toàn rộng đến mức độ nào tùy thuộc vào kinh nghiệm và khả năng xét đốn chun mơn nghề nghiệp của mỗi KTV gắn với mỗi đơn vị được kiểm toán.
Xác định mức trọng yếu
Theo chuẩn mực số 320 : Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thơng tin (một số liệu kế tốn) trong báo cáo tài chính. Thơng tin được coi là trọng yếu có ngĩa là nếu thiếu thơng tin đó hoặc thiếu chính xác về thơng tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.
Mức trọng yếu: Là một mức giá trị do kiểm toán viên xác định tùy thuộc vào tầm quan trọng và tích chất của thơng tin hay sai sót được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là nội dung của thơng tin cần phải có. Tính trọng yếu của thơng tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
Khi ước tính mức trọng yếu cho khoản mục CPBH và CPQLDN, KTV thực hiện các bước sau:
Bước 1: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu
Đây là việc làm của KTV để xác định mức sai phạm tối đa nhưng vẫn chấp nhận được, có nghĩa là tại mức sai phạm này BCTC vẫn được coi là trung thực hợp
lý hay những sai phạm này vẫn chưa ảnh hưởng tới quyết định của người sử dụng BCTC. Việc ước tính này chủ yếu địi hỏi kinh nghiệm và trình độ của KTV, thường do cơng ty kiểm tốn chỉ đạo cho KTV. Tiêu chí xác định mức trọng yếu có thể là doanh thu, lợi nhuận trước thuế, vốn chủ sở hữu, tổng tài sản. Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu là 5%-10% lợi nhuận trước thuế, 0,5%-3% doanh thu, 1%-2% vốn chủ sở hữu và tổng tài sản.
Bước 2: Phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu cho CPBH và CPQLDN.
Các khoản mục CPBH và CPQLDN sẽ lần lượt được phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu. cơ sở để phân bổ mức trọng yếu cho các khảon mục này là: kinh nghiệm của KTV và chi phí kiển tốn cho khoản mục CPBH và CPQLDN. khoản mục CPBH và CPQLDN là khoản mục khá phức tạp, dễ xảy ra gian lận sai sót nên thường được phân bổ mức trọng yếu cao.
e. Xác định phương pháp chọn mẫu – cỡ mẫu:
Mẫu có hai loại là mẫu thống kê và mẫu phi thống kê. Phương pháp chọn mẫu có hai phương pháp là chọn mẫu xác xuất và chọn mẫu phi xác suất. phương pháp chọn mẫu xác suất sử dụng lý thuyết xác suất thống kê để đánh giá kết quả mẫu, và các phần tử được lựa chọn ngẫu nhiên vào mẫu; được dùng để chọn mẫu thống kê (thường xuyên) và mẫu phi thống kê (ít). Phương pháp chọn mẫu phi xác suất là phương pháp dựa vào xét đoán của KTV để chọn mẫu, các phần tử có thể khơng được lựa chọn ngẫu nhiên vào mẫu; được dùng để chon mẫu phi thống kê. KTV có thể chọn một trong hai phương pháp để chọn mẫu cho khoản mục CPBH và CPQLDN.
KTV xác định hệ số rủi ro ( dựa vào cơ sở đánh giá IR, CR, DR); mức trọng yếu thực hiện ( 50%-75% mức trọng yếu tổng thể); khoảng cách mẫu để xác định cỡ mẫu của nhóm nghiệp vụ có giá trị lớn hơn khoảng cách mẫu, nghiệp vụ đặc biệt và cỡ mẫu của nhóm nghiệp vụ khơng đặc biệt và có giá trị nhỏ hơn khoảng cách mẫu.
1.3.1.3. Thiết kế chương trình kiểm tốn
Chương trình kiểm tốn là một bảng liệt kê, chỉ dẫn các thủ tục kiểm tóan chi tiết tương ứng với mục tiêu kiểm toán của các cơng việc kiểm tốn cụ thể được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Chương trình kiểm tốn cho khoản mục CPBH và CPQLDN chỉ dẫn mục tiêu kiểm tốn, nội dung, lịch trình, phạm vi của các thủ tục kiểm toán cụ thể khi tiến hành kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN. (Chi tiết xem phụ lục 03 và 04 -chương trình kiểm tốn mẫu khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của VACPA).