1.3. QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM
1.3.2. Thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này KTV có thể thực hiện các thử nghiệm về khảo sát KSNB và thử nghiệm kiểm tra chi tiết hoặc chỉ thực hiện các thử nghiệm kiểm tra chi tiết. Trong trường hợp hệ thống KSNB được đánh giá là hiệu quả, đáng tin cậy KTV thường thực hiện đánh giá hệ thống KSNB để đánh giá lại một lần nữa xem rủi ro kiểm sốt có thực sự như nhận định ban đầu của KTV khơng để từ dó có cơ sởtăng cường hay giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. Nếu hệ thống KSNB thật sự đáng tin cậy như đánh giá ban đầu thì KTV sẽ giảm bớt các thử nghiệm cơ bản giúp tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm tốn mà vẫn đảm bảo được chất lượng của cuộc kiểm toán. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là khơng hiệu quả thì KTV sẽ bỏ qua các thử nghiệm kiểm soát và tiến hành ngay các thử nghiệm cơ bản vì lúc này hệ thống KSNB của khách hàng không đáng tin cậy.
1.3.2.1. Thực hiện khảo sát về KSNB
Mục đích của khảo sát: hiểu rõ cơ cấu KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN; đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát. Trên cơ sở kết quả khảo sát về KSNB, kiểm toán viên sẽ xác định phạm vi kiểm toán và thiết kế các khảo sát cơ bản thích hợp.
Nội dung của khảo sát KSNB:
KTV cần áp dụng các thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đối với CPBH và CPQLDN trên các khía cạnh: Sự hiện hữu (thiết kế) chính sách kiểm sốt, các quy định về kiểm soát nội
bộ ; việc áp dụng (vận hành) các quy chế kiểm sốt nội bộ; tình hình thực hiện các ngun tắc tổ chức kiểm sốt nội bộ.
. Khảo sát về sự hiện hữu (thiết kế) chính sách kiểm sốt, các quy định về kiểm sốt nội bộ
Mục tiêu: đảm bảo quy chế và thủ tục KSNB đối với CPBH và CPQLDN tồn
tại, đầy đủ và thích hợp
Thủ tục: + KTV thu thập, tìm hiểu và kiểm tra các chính sách và quy định của
đơn vị áp dụng đối với các hoạt động liên quan đến CPBH và CPQLDN.
+ KTV thực hiện kỹ thuật phỏng vấn những ngừoi có liên quan về việc thiết kế các quy chế và thủ tục kiểm soát.
Khảo sát về việc áp dụng (vận hành) các quy chế kiểm soát nội bộ
Mục tiêu: đảm bảo quy chế và thủ tục KSNB đối với CPBH và CPQLDN hiệu
lực và hiệu lực liên tục.
Thủ tục: + KTV thực hiện kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi bảng câu hỏi
đến các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan
+ KTV tiến hành quan sát việc thực hiện các công việc của các cá nhân, bộ phận có theo đúng các quy định đã ban hành hay khơng
+ KTV có thể yêu cầu các bộ phận có liên quan tiến hành thực hiện lại để KTV kiểm tra
+ Kiểm tra các tài liệu và dấu hiệu chứng minh cho các thủ tục KSNB đac được thực hiện (dấu hiệu phê chuẩn, dấu hiệu kiểm tra...)
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ
Trong quá trình kiểm tra sự thiết kế và vận hành của các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ đối với chi phí hoạt động, KTV cần xem xét đơn vị có tơn trọng các nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các khâu kiểm sốt nội bộ hay khơng.
1.3.2.2. Thực hiện các khảo sát cơ bản cho khoản mục CPBH và CPQLDN
a, Phân tích các thơng tin tài chính
KTV dựa vào BCTC để lấy số liệucho việc so sánh hay lập các tỷ suất rồi so sánh, chỉ ra sự biến động của các thông tin và đưa ra định hướng cho các kiểm tra chi tiết tiếp theo.
- So sánh CPBH và CPPQLDN kỳ này với kỳ trước hoặc với số kế hoạch, số dự toán đã điều chỉnh thoe sản lượng tiêu thụ của đơn vị khách hàng. Mọi sự biến động cần tìm hiểu nguyên nhân cụ thể để xem xét tính hợp lý hay những nghi ngờ về khả năng sai phạm.
- Phân tích sự biến động của CPBH và CPQLDN hàng tháng, trên cơ sở kết hợp với doanh thu và giải thích sự biến động lớn, nếu có. So sánh tỷ trọng CPBH, CPQLDN trên doanh thu để xem có biến đọng qua các kỳ khơng?
- So sánh CPBH và CPQLDN kỳ này với ước tính của kiểm tốn viên nhằm phát hiện biến động hợp lý
- Xem xét sự biến động của từng khoản mục chi phí trong CPBH và CPQLDN qua các tháng để xem xét các sự biến động lớn và tìm hiểu ngun nhân.
Phân tích các thơng tin phi tài chính như mơi trường kinh doanh, đặc thù kinh doanh, giá cả thị trường, về chính sách của nhà nước,.. vì các thơng tin phi tài chính có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến thơng tin tài chính của CPBH và CPQLDN rất đa dạng.
b, Kiểm tra chi tiết về CPBH và CPQLDN
Do những khoản CPBH và CPQLDN thường đã được khảo sát, kiểm tra số liệu liên quan ở các chu kỳ trước nên khi kiểm tra CPBH và CPQLDN, KTV thường kết hợp kết quả khảo sát chi phí ở các chu kỳ khác. Khi kiểm toán CPBH và CPQLDN, KTV thường quan tâm đến những khoản chi phí có số tiền phát sinh lớn, dễ gian lân sai sót như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí khác bằng tiền,… đặc biệt là khoản chi phí có biến động bất thường mà khơng mở rộng kiểm tra chi tiết đối với tất cả các khoản chi phí.
- Lập bảng kê chi tiết các khoản mục CPBH và CPQLDN theo từng tháng trong năm, đánh giá tính hợp lý của việc trình bày đồng thời đối chiếu tổng chi phí với sổ tài khoản CPBH và CPQLDN.
- Rà sốt các khoản mục chi phí có sự biến động bất thường trong năm, kỳ được xác định trong quá trình phân tích ( số tiền lớn, giao dịch khác thường, điều chỉnh giảm…)tiến hành kiểm tra chứng từ gốc để đảm bảo các khảon chi phí này có thực, phân loại đúng và đánh giá tính hợp lý của việc ghi nhận.
- Đối với các chi phí liên quan đến các chu kỳ khác như chi phí nguyên vật liệu, chi phí cơng cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản chi phí và phân bổ khác KTV thực hiện đối chiều với giấy tờ làm việc của các KTV khác để có kết luận phù hợp.
- Đối với khoản chi phí bằng tiền, ngồi việc đối chiếu với kết quả của kiểm toán viên, KTV cần lựa chọn mẫu chứng từ, sổ kế tốn chi tiết để kiểm tra tính hợp lý, tính tốn đánh giá và ghi sổ nghiệp vụ xem có đầy đủ và đúng đắn không.
- Chọn mẫu chứng từ kiểm tra hóa đơn, u cầu thanh tốn của nhà cung cấp, các bảng tính tốn kèm theo, các phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cùng các chứng từ kèm theo như duyệt chi của BGĐ, định mức chi…
- Xây dựng các ước tính độc lập với các khoản chi phí mang tính chất định kỳ, ít biến động hoặc gắn liền với doanh thu ( các khoản tiền thuê, hoa hồng, phí bản quyền…) và so sánh với số chi phí đã ghi sổ, tìm hiểu các chênh lệch lớn.
- Đối chiếu với các văn bản quy định nội bộ về định mức chi tiêu với các khảon chi tiêu thực tế của doanh nghiệp.
- Xem xét tính hợp lý của các khoản chi phí có tính chất nhạy cảm như chi phí hao hồng, quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách, chi tiền phạt, chi tư vấn pháp luật, kiện tụng tranh chấp…
Thủ tục kiểm tra chi tiết về khoản mục CPBH và CPQLDN - Sự phát sinh
KTV kiểm tra các chứng từ làm căn cứ ghi nhận CPBH và CPQLDN có đầy đủ khơng, có hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, có được phê duyệt đúng đắn khơng? Ví dụ
như chi phí nhân viên bán hàng thì kiểm tra bảng phân bổ tiền lương xem có đầy đủ khơng, có được cấp có thẩm quyền phê duyệt không? Kiểm tra các tài liệu khác để chứng minh cho tính có thật của nghiệp vụ: kế hoạch bán hàng, kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng, kế hoach sữa chữa TSCĐ, kế hoạch mua bằng phát minh, sang chế, kế hoach đào tạo cán bộ quản lý và quyết định của BGĐ về phê duyệt các kế hoạch trên.
- Sự tính tốn, đánh giá
Kiểm tra xem cơ sở tính tốn đối với các khoản CPBH và CPQLDN xem có đảm bảo tin cậy khơng, kiểm tra kết quả tính tốn có chính xác khơng. KTV tính tốn lại rồi đối chiếu hoặc yêu cầu khách hàng giải trình nếu có nghi ngờ. Kiểm tra tính tốn phân bổ CPBH và CPQLDN có hợp lý, đúng đắn, nhất quán với các kỳ trước hay không bằng cách kiểm tra xem các chính sách phân bổ CPBH và CPQLDN có hợp lý khơng, các tiêu thức phân bổ các chi phí gián tiếp như thế nào, việc ghi sổ các chi phí đó đã đúng chưa.
- Tính đầy đủ:
Đối chiếu giữa số lượng chứng từ về CPBH và CPQLDN với sổ cái tài khoản 641,642 để kiểm tra việc ghi sổ có đầy đủ khơng? Có bỏ sót hay ghi trùng nghiệp vụ khơng? Đối chiếu các nghiệp vụ trên tài khoản 133 và 641, 642 để kiểm tra xem việc ghi nhậ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì có nghiệp vụ tương ứng trên tài khoản 641 chi phí bán hàng và tài khoản 642 chi phí quản lý doanh ngiệp hay khơng?
- Tính đúng kỳ
Đối chiếu ngày tháng phát sinh nghiệp vụ trên chứng từ với ngày, tháng ghi sổ chứng từ đó. So sánh ngày tháng cập nhật trên sổ chi tiết CPBH, CPQLDN với sổ chi tiết tài khoản đối ứng có liên quan. Kiểm tra các nghiệp vụ bất thường, các nghiệp vụ đầu và cuối niên độ kế tốn có giá trị lớn.
- Tính đúng đắn
Đọc nội dung các khoản chi phí trong sổ kế toán chi tiết để kiểm tra xem việc phân loại các khỏan chi phí có đúng đắn hay khơng để phát hiện ra các khảon chi
phí khơng được phép hạch tốn vào CPBH, CPQLDN và khơng được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp thoe quy định của luật thuế TNDN. Kiểm tra việc phân loại chi phí theo khoản mục có phù hợp với chính sách, chê độ kế tốn khơng. Kiểm tra việc ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán tương ứng và xem xét quan hệ đối ứng tài khoản trong hạch tốn xem có chính xác và phù hợp với chế độ kế tốn khơng?
- Sự cộng dồn và trình bày
Kiểm tra việc tính tốn lũy kế phát sinh CPBH và CPQLDN trên từng sổ chi tiết, sổ tổng hợp, để đánh giá tính đầy đủ, chính xác của số liệu cộng dồn. KTV cộng lại số liệu lũy kế phát sinh đã kết chuyển của tài khoản 641, 642 để đối chiếu với kết quả của doanh nghiệp. Xem xét, đánh giá việc trình bày, cơng bố thơng tin CPBH và CPQLDN trên BCTC về tính phù hợp với quy định của chế độ kế toán và sự nhất quán giữa số liệu trên BCTC với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị