1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO
1.3.3.2 Phân loại kiểm soát theo chức năng:
Xét theo chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:
Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh kết quả với dự toán hoặc so sánh với kỳ trước hay với các đối thủ khác. Các chương trình quan trọng của đơn vị phải được soát xét để xác định mức độ hoàn thành.
Quản trị hoạt động: Người quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo
cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với kế hoạch đã đề ra. Việc soát xét phải tập trung vào cả ba mục tiêu của KSNB.
Phân chia trách nhiệm hợp lý: Để hạn chế những cơ hội hay điều kiện thuận lợi cho hành vi sai sót, gian lận có thể xảy ra thì việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp cần được xem xét một cách nghiêm túc và được coi như một loại kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện hiệu quả. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu:
Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
Phải tách biệt giữa các chức năng sau: Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản; chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản; chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế tốn.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm sốt nói chung. Các hệ thống thông tin ngày nay được xử lý phần lớn bằng chương trình trên máy tính kết hợp với một số thủ tục được xử lý thủ cơng. Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin có thể chia làm hai loại:
Kiểm sốt chung: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng.
Kiểm soát ứng dụng: Là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ
thể. Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được xét duyệt của nhà quản lý. Kiểm soát ứng dụng tập trung vào kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm sốt q trình xử lý và cuối cùng là kiểm soát dữ liệu đầu ra.
Kiểm soát chung và kiểm sốt ứng dụng có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau. Kiểm soát chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đưa ra các đề xuất để sửa đổi và hồn thiện hệ thống, từ đó làm cho kiểm sốt chung đầy đủ và hữu hiệu hơn.
Kiểm soát vật chất: Đây là hoạt động kiểm soát “cứng”, một loại hoạt động
kiểm sốt thường được nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong đơn vị. Kiểm sốt vật chất là hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ. Bên cạnh đó, kiểm sốt vật chất còn bao gồm việc định kỳ kiểm kê tài sản và đối chiếu số liệu với sổ sách. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định của doanh nghiệp.
Phân tích rà sốt: Là việc so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu
dự tốn, giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để các nhà quản lý có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.