2.2 KHẢO SÁT THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
2.2.4.3 Hoạt động kiểm soát:
Bảng 2.4 Thống kê kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CĨ KHƠNG
3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
6 1
cáo tài chính khơng? (60%) (40%)
41. Chứng từ có được ký tên và xét duyệt đầy đủ khơng? 26/30 4/30 (87%) (13%) 42. Sổ sách kế tốn có được ghi chép kịp thời, đầy đủ và 27/30 3/30
theo đúng chuẩn mực, quy định không? (90%) (10%)
43. Doanh nghiệp có sự tách biệt giữa nhân viên thực hiện 20/30 10/30 nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ sách kế toán, giữa nhân viên (67%) (33%) ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản
và phê chuẩn nghiệp vụ không?
44. Hệ thống máy tính có buộc khai báo user, password 13/30 17/30
trước khi đăng nhập sử dụng khơng? (43%) (57%)
45. Có phân quyền cho từng user theo chức năng khơng? 16/30 14/30
(như xem, thêm, sửa, xóa) (53%) (47%)
46. Các dữ liệu quan trọng có được backup định kỳ không? 26/30 4/30 (87%) (13%) 47. Nhà quản lý có thường xuyên rà soát lại các thủ tục 17/30 13/30 kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp (57%) (43%) khơng?
Theo kết quả khảo sát cho thấy:
Ưu điểm:
- Hầu hết các doanh nghiệp đều coi trọng việc ký tên và xét duyệt đầy đủ chứng từ (87%).
- Hệ thống sổ sách kế toán được các doanh nghiệp thực hiện khá tốt, có khoảng 90% doanh nghiệp có sổ sách kế toán được ghi chép kịp thời, đầy đủ và theo đúng chuẩn mực, quy định. Các dữ liệu quan trọng luôn được backup định kỳ (87%).
Tồn tại:
- Kết quả khảo sát cho thấy chỉ có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính, có khoảng 43% hệ thống máy tính các doanh nghiệp có buộc khai báo user, password trước khi đăng nhập sử dụng và có khoảng 53% doanh nghiệp có phân quyền cho từng user theo chức năng.
- Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống kế toán vẫn chưa được tốt lắm. Việc phân chia trách nhiệm riêng biệt giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ kế toán, giữa nhân viên ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản với phê chuẩn nghiệp vụ chỉ được 67% doanh nghiệp thực hiện.
- Có đến 43% nhà quản lý các doanh nghiệp khơng thường xun rà sốt lại các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Nguyên nhân:
Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý theo kiểu gia đình nên việc ứng dụng hệ thống thơng tin vào quản lý và lập BCTC chưa được chú trọng.
Nhà quản lý các doanh nghiệp chưa chú trọng đến hệ thống KSNB. 2.2.4.4 Thông tin và truyền thông:
Bảng 2.5 Thống kê kết quả khảo sát về thơng tin và truyền thơng
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CĨ KHÔNG
4. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG 4.1 Thơng tin
48. Doanh nghiệp có nhận được thơng tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không?
4/30 (13%) Chưa bao giờ 3/30 (10%) Hiếm 11/30 (37%) Thỉnh thoảng 12/30 (40%) Thường xuyên
62
49. Nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà 27/30 3/30
quản lý không? (90%) (10%)
50. Các kênh thơng tin hiện tại có đảm bảo rằng thơng tin 26/30 4/30 cung cấp cho bên ngồi và thơng tin doanh nghiệp nhận (87%) (13%) được từ bên ngồi là hợp lý và hữu ích cho các đối tượng sử
dụng?
4.2 Truyền thơng
51. Những cá nhân, tập thể đạt thành tích ln được thơng báo rộng rãi trong doanh nghiệp:
14/30 (47%) Hồn tồn đồng ý 11/30 (37%) Đồng ý 4/30 (13%) Không đồng ý 1/30 (3%) Hồn tồn khơng đồng ý
0% Khơng có ý kiến
52. Nhân viên trong doanh nghiệp luôn báo cáo các sự cố ngay lập tức cho nhà quản lý:
15/30 (50%) Hoàn toàn đồng ý 11/30 (37%) Đồng ý 3/30 (10%) Không đồng ý 1/30 (3%) Hồn tồn khơng đồng ý 0/30 (0%) Khơng có ý kiến
53. Các bộ phận trong doanh nghiệp luôn cung cấp thông tin để hỗ trợ lẫn nhau để cơng việc đạt hiệu quả cao:
14/30 (47%) Hồn tồn đồng ý 6/30 (20%) Đồng ý 5/30 (17%) Khơng đồng ý 4/30 (13%) Hồn tồn khơng đồng ý 1/30 (3%) Khơng có ý kiến
Theo kết quả khảo sát cho thấy:
Ưu điểm:
- Kết quả khảo sát cho thấy có 40% doanh nghiệp thường xuyên nhận được thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư; 37% doanh nghiệp thỉnh thoảng nhận được các thông tin trên; 10% doanh nghiệp hiếm khi nhận được thông tin và 13% doanh nghiệp chưa bao giờ nhận được các thông tin trên. Thông tin phản ánh đúng, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được các cơ hội kinh
doanh và cạnh tranh với các đối thủ cũng như dự đốn các rủi ro có thể tác động đến tồn doanh nghiệp. Có khoảng 87% doanh nghiệp có kênh thơng tin hiện tại đảm bảo rằng thông tin cung cấp cho bên ngồi và thơng tin doanh nghiệp nhận được là hợp lý và hữu ích cho đối tượng sử dụng.
- Thông tin từ bên dưới lên cũng không kém phần quan trọng, tạo ra môi trường làm việc và tinh thần hợp tác cao. Kết quả khảo sát cũng cho thấy có 90% nhân viên cấp dưới có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý.
- Việc truyền thông những cá nhân tập thể đạt thành tích rộng rãi trong tồn doanh nghiệp được các doanh nghiệp chú trọng (84%). Điều này giúp những cá nhân và tập thể có tinh thần hang say làm việc, tạo hiệu quả công việc cao.
Tồn tại:
Các bộ phận trong doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc cung cấp thông tin để hỗ trợ lẫn nhau. Có đến 30% các bộ phận trong doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin hỗ trợ lẫn nhau để giúp công việc đạt hiệu quả cao.
Nguyên nhân:
Nhà quản lý các bộ phận trong doanh nghiệp chưa phổ biến cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin hỗ trợ lẫn nhau.
2.2.4.5 Giám sát:
Bảng 2.6 Thống kê kết quả khảo sát về giám sát
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CĨ KHƠNG
5. GIÁM SÁT
54. Hệ thống kiểm sốt nội bộ ln tạo điều kiện để các nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày:
14/30 (47%) Hoàn toàn đồng ý 9/30 (30%) Đồng ý 1/30 (3%) Không đồng ý 5/30 (17%) Hồn tồn khơng đồng ý 1/30 (3%) Khơng có ý kiến
55. Định kỳ doanh nghiệp tiến hành đối chiếu giữa số liệu của phịng kế tốn và số liệu thực tế:
2/30 (7%) Hàng tháng 5/30 (17%) Hàng quý 19/30 (63%) Hàng năm 4/30 (13%) Khi có nhu cầu 0/30 (0%) Khơng bao giờ
56. Doanh nghiệp có các chương trình đánh giá định kỳ về 17/30 13/30
sự hữu hiệu của hệ thống KSNB không? (57%) (43%)
57. Hệ thống KSNB có được điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn không?
10/30 (33%) Chưa bao giờ 9/30 (30%) Hiếm khi 6/30 (20%) Thỉnh thoảng 5/30 (17%) Thường xuyên
58. Sau đợt giám sát, doanh nghiệp có lập báo cáo và đưa ra 18/30 12/30 những yếu kém của hệ thống KSNB và đưa ra các giải pháp (60%) (40%) khắc phục không?
Theo kết quả khảo sát cho thấy:
Ưu điểm:
- Hoạt động giám sát tại các doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương cũng chỉ ở mức tương đối, 77% các doanh nghiệp đồng ý rằng hệ thống KSNB luôn tạo điều kiện để các nhân viên các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
- Các doanh nghiệp định kỳ có tiến hành đối chiếu giữa số liệu của phịng kế tốn và số liệu thực tế, có 7% doanh nghiệp tiến hành đối chiếu hàng tháng, 17% doanh nghiệp tiến hành đối chiếu hàng quý, 63% doanh nghiệp tiến hành đối chiếu hàng năm và 13% doanh nghiệp tiến hành đối chiếu khi có nhu cầu.
Tồn tại:
Chỉ có 57% doanh nghiệp có chương trình đánh giá định kỳ về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và sau đợt giám sát chỉ có 60% doanh nghiệp có lập báo cáo và đưa ra những yếu kém của hệ thống KSNB và đưa ra giải pháp.
Nguyên nhân:
Lãnh đạo các doanh nghiệp chưa quan tâm và chưa thực sự chú trọng đến việc xây dựng hệ thống KSNB.
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH GỐM SỨ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
2.3.1 ƯU ĐIỂM
- Nhìn chung các doanh nghiệp gốm sứ theo mẫu khảo sát trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã tạo dựng được môi trường văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sự chuyên nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên.
- Các phòng ban chức năng được thành lập và phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận, từng nhân viên một cách rõ ràng.
- Các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức được các doanh nghiệp được xây dựng rất tốt. Các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc khuyến khích nhân viên thực hiện và tuân thủ các vấn đề về đạo đức.
- Các doanh nghiệp khá quan tâm đến việc thiết lập mục tiêu, nhận dạng các sự kiện đánh giá rủi ro hoạt động kinh doanh, rủi ro về môi trường hoạt động, điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu chung của đơn vị và các mục tiêu cụ thể.
- Về thông tin và truyền thông trong hệ thống KSNB cũng được các doanh nghiệp chú trọng. Các doanh nghiệp đều có quan tâm đến chất lượng thông tin và thực hiện truyền thông để cung cấp thông tinh một cách kịp thời và chính xác.
Qua kết quả khảo sát ta thấy, nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Bình Dương đều có thiết lập hệ thống KSNB và phân tích, đánh giá theo 5 nhân tố cấu thành của hệ thống KSNB: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát, góp phần ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong q trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần làm tăng mức độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo đạt được các mục tiêu mà các doanh nghiệp đã đề ra.
2.3.2 NHỮNG HẠN CHẾ
- Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Bình Dương do có quy mơ về vốn và hoạt động thường hạn hẹp nên họ thường đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu. Vì vậy, các doanh nghiệp này ít quan tâm đến đầu tư, tuyển dụng thêm lao động, sợ chi phí tăng cao, điều này ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm sốt chung tồn đơn vị.
- Các doanh nghiệp chưa thực hiện chính sách tuyển dụng nhân viên một cách cơng khai bằng văn bản, phù hợp với từng vị trí và u cầu cơng việc, chưa hỗ trợ nhân viên trong việc nâng cao trình độ chun mơn của mình đảm bảo đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Chế độ tiền lương, tiền thưởng trong các doanh nghiệp này chưa được các nhà quản lý quan tâm đúng mức, chưa trả tiền lương, tiền thưởng xứng đáng với công sức người lao động bỏ ra, điều này khơng khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên dẫn đến hiệu quả làm việc không cao.
- Nhà quản lý và nhân sự chủ chốt về tài chính trong các doanh nghiệp theo mẫu khảo sát cũng có sự thay đổi, điều này cho thấy các doanh nghiệp nên xem xét lại chính sách lương thưởng và chế độ giữ chân những người này để góp phần cho hệ thống KSNB vận hành tốt hơn.
- Vai trò của hệ thống KSNB vẫn chưa được các doanh nghiệp đánh giá cao.
- Còn nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm trên máy tính để lập báo cáo tài chính, điều này làm gia tăng tỷ lệ rủi ro sai sót. Hoạt động kiểm sốt đối với hệ thống kế tốn vẫn chưa được tốt lắm. Vẫn cịn tình trạng chồng chéo giữa nhân viên thực hiện nghiệp vụ với nhân viên ghi sổ kế toán, giữa nhân viên ghi chép sổ sách với bảo quản tài sản và giữa bảo quản tài sản với phê chuẩn nghiệp vụ.
- Hoạt động kiểm soát trong các doanh nghiệp cũng được quan tâm nhưng chưa đúng mức. Nguyên tắc cần thiết của kiểm sốt là ủy quyền và phân cơng trách nhiệm lại chưa được đảm bảo gây ảnh hưởng đến các mục tiêu của hoạt động kiểm soát.
- Hoạt động giám sát chưa được các nhà quản lý trong các doanh nghiệp theo mẫu khảo sát quan tâm đúng mức và khơng có xu hướng đều chỉnh kịp thời khi nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém của hệ thống KSNB hiện tại.
2.3.3 NGUYÊN NHÂN
Nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương theo mẫu khảo sát cũng đã có nhiều nỗ lực trong việc xây dựng hệ thống KSNB cho riêng mình. Tuy nhiên vẫn còn một số nguyên nhân khiến hệ thống KSNB chưa thật sự hữu hiệu:
- Các doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống KSNB hữu hiệu.
- Nhiều nhà quản lý cũng chưa được đào tạo chuyên sâu về hệ thống KSNB. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB vẫn cịn mang tính tự phát, dựa vào kinh nghiệm và chưa được tổ chức một cách hệ thống.
- Hầu hết các doanh nghiệp không đủ năng lực để phân chia trách nhiệm, để nhân viên kiêm nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo vệ tài sản. Điều đó dễ dẫn đến việc gian lận, mất mát tài sản.
- Chưa có hướng dẫn cụ thể từ Nhà nước hay cơ quan chức năng nào về hệ thống KSNB, chưa có mơ hình KSNB cụ thể nào áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp để các doanh nghiệp tại Việt Nam tham khảo và thực hiện. Báo cáo COSO được thiết lập để áp dụng cho các cơng ty tại Hoa Kỳ nên có một số tiêu chí về đánh giá hệ thống KSNB không phù hợp với đặc điểm kinh doanh của các công ty tại Việt Nam.
- Các doanh nghiệp chưa xây dựng chính sách sử dụng lao động tốt nên khơng tạo được động lực khuyến khích người lao động nhiệt tình trong cơng việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
- Do những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB như vấn đề con người, yếu tố không chắc chắn của rủi ro, điều kiện hoạt động thay đổi,…
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua việc trình bày và đánh giá thực trạng về hệ thống KSNB của các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương được khảo sát cho thấy các doanh nghiệp có vận dụng lý thuyết KSNB vào thực tế để kiểm soát và quản lý hoạt động tại đơn vị mình nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, việc thiết lập hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp trong mẫu khảo sát còn tự phát, chưa hệ thống nên vẫn còn nhiều điểm khiến hệ thống KSNB chưa phát huy hết sự hữu hiệu như: về phân chia trách nhiệm, quyền hạn; đánh giá và phân tích những rủi ro,…Qua chương 3, tác giả xin được đề xuất một số giải pháp để giúp các doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống KSNB được hữu hiệu hơn.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO
CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH GỐM SỨ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH
DƯƠNG
3.1 QUAN ĐIỂM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO
CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH GỐM SỨ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương được tác giả đề xuất dựa trên các quan điểm sau:
3.1.1 QUAN ĐIỂM KẾ THỪA
Hiện tại, các doanh nghiệp gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương chưa xây dựng được một hệ thống KSNB hoàn chỉnh. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát, hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp đã hình thành một cách tự phát và chưa có tính hệ thống. Tuy nhiên, có một số bộ phận đã hoạt động và phát huy hiệu quả như: tạo dựng được mơi trường văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sự chuyên nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên, các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức được các doanh nghiệp xây dựng rất tốt, thông tin và truyền thông trong hệ